レシートを購入日・購入先・金額で整理する

スマートフォンの写真、スクリーンショット、スキャンPDF、メール添付、ポータルからのダウンロードで届くレシートを、購入日・購入先・合計額・通貨・大まかな分類で命名して整理します。Mac と Windows に対応し、カード利用控えや店舗のレシート、旅費・食事代、立替購入、サブスクリプションの領収書に使えます。

仕入先の請求書と銀行明細・金融PDFは別の例を参照してください。電子保存に合わせたフォルダ構成とファイル名ルールの考え方は、ブログの領収書・請求書の整理方法で解説しています。

名前の変化#

例の会社名・金額・数値はすべて架空です。拡張子は変わりません。

振り分け語は例の英語表記で統一します。独自の語に変える場合は、Preset とルールの条件に同じ語を指定してください。

名前に含める情報を決める#

AI モデルが文書を読みます。写真・スクリーンショット・スキャンは、独立した内蔵 OCR 処理を挟まず、モデルが画像から読み取ります。薄い印字、しわ、斜めの撮影では読み違いがあるため、候補を確認してください。

次の情報はファイル名に含めないよう、Preset の指示に明記します。標準で除外されるわけではありません。

• カード番号の全桁・一部、銀行番号・口座番号、納税者番号。
• 自宅・請求先の住所、電話番号、顧客ID。

Preset を作る#

プリセット→ 新規プリセット→ ファイル名のパターンを開きます。 構成要素を追加で次の順に追加し、各項目の この項目の指示を追加に読み取り方を指定します。

1. Purchase date

   新しい項目… で Purchase date を作り、「購入日を YYYY-MM-DD で。印刷日は使わない」と指示します。

2. 「新しい項目…」で Merchant を作り、「Inc./LLC/GmbH を除き、語間をハイフンでつないだ短い名前」と指示します

3. 「固定テキスト…」で Receipt を追加します

4. Total

   新しい項目… で Total を作り、「小計ではなく最終合計。小数点以下2桁、ドット区切りの後にハイフンと通貨コード。例：57.20-USD」と指示します。

5. 「新しい項目…」で Category を作り、「Travel、Meals、Software、Office、Supplies、Other のどれか1つ」と指示します

各項目の指示にも、前節の機密情報を含めない旨を書き添えてください。区切り文字を _ にし、 すべての区切りに使用で統一します。完成形は「購入日_購入先_Receipt_合計額-通貨_分類」という構成です。これは説明であり、貼り付ける書式ではありません。

各項目の 見つからない場合は、Purchase date と Merchant を ファイルをスキップにして確認待ちにします。Total は 代替テキストを使用で MISSING、Category は 省略（任意） にします。MISSING は自分で指定する目印です。

特定顧客の立替分だけに使う Preset では、公開してよい場合のみ 固定テキスト… で末尾に Client-Acme を追加できます。

文章で指定する場合#

組み立て式の代わりに、 プリセット → 新規プリセット → 文章で指定へ次の指示を貼り付けても構いません。どちらの方法でも、有効な編集は自動保存されます。

レシートを「日付_購入先_Receipt_合計額-通貨_分類」の順に命名してください。
日付は印刷日ではなく購入日を使い、YYYY-MM-DD にしてください。
購入先は Inc./LLC/GmbH を省き、語間をハイフンでつないだ短い名前にしてください。
合計額は小計ではなく最終合計を使い、小数点以下2桁、ドット区切りにしてください。
通貨はレシートで確認できる通貨コードを使ってください。
分類は Travel、Meals、Software、Office、Supplies、Other のいずれか1つとし、判断できなければ省略してください。
値を推測しないでください。分類以外の値が見つからない場合は MISSING と書いてください。
カード番号（全桁・一部）、銀行番号・口座番号、納税者番号、自宅・請求先の住所、電話番号、顧客IDは絶対に名前に含めないでください。
Receipt、Travel、Meals、Software、Office、Supplies、Other、MISSING はこの綴りを保ってください。

サンプルで確かめる#

このプリセットをテスト→ サンプルファイルを選択…→ プリセットをテストで、写真・スクリーンショット・スキャンを含む3～5件を試します。日付・購入先・合計額・通貨・分類と、機密情報の混入を確認してください。テストは NameQuick 側では無料ですが、Self-Managed のクラウド提供元から料金が発生する場合があります。

一度だけ処理する#

Mac・Windows とも、 クイックリネームでは、ファイルを追加する前に処理モードで Preset を選び、 追加するファイルの候補の適用 を 先に確認 にします。これは 設定→ 名前変更 にあるものと同じ設定です。両設定はファイル追加時に記録されます。

ドラッグ＆ドロップか ファイルを追加で追加し、すべての候補を比較します。 {n}件の名前を適用で適用できる候補をまとめて確定します。n は表示件数です。

行ごとの編集や選択分だけの適用はできません。誤りがあれば適用せず、バッチの処理が終わるまで待ってから クリアで一覧を空にします。ファイル自体は削除されません。Preset を修正して このプリセットをテスト で確かめ、新しいコピーを追加し直してください。この経路では振り分けルールは実行されません。

継続運用は監視フォルダで受け取る#

空のレシート受け付けフォルダを用意し、 設定 → フォルダ→ フォルダを追加で接続します。フォルダの処理選択欄で Preset を選び、適用方法は 先に確認にします。Preset 選択で命名がすぐ有効になるため、テスト用コピーから始めてください。接続時にすでにあるファイルは基準として扱われ、名前変更されません。

NameQuick を起動しておく必要があります。Mac はウインドウを閉じても動作を続けますが、Windows は閉じると終了するため、最小化してください。

保留した候補は すべてのファイル に、新しい名前が付いた状態で並びます。振り分けも試すため、承認は次節のルールを設定してから行います。ファイルを選んで詳細の 適用 で承認するか、名前をその場で編集して 編集を適用で確定します。まとめて承認するなら、 新しい名前 3件 のようなフィルタで絞り込み、一覧の見出しの すべて適用 を使います。元のままなら 元のまま保持 または 元の名前のままにする を使います。名前を承認すると、有効な名前変更後のルールが実行されます。

名前変更後に振り分ける#

サイドバーの ルールで ファイルの名前変更後を使います。対象は監視フォルダ内のファイルだけです。全ルールで 場所： を条件に追加し、上の受け付けフォルダを指定してください。

条件が調べるのはファイルの属性と完成したファイル名で、本文の金額・購入先・分類・文書種別は読めません。 名前に含む語句： はコンマで区切った語句のどれか1つを含めば一致し、 名前が一致するパターン： は正規表現です。振り分け用の語は Preset で名前に書き出します。

新規ルールは有効状態で作られ、有効な変更は自動保存されます。設定中はスイッチをオフにして 一時停止中 にし、 検証で最近のファイルに対する判定を再現して確かめてから、スイッチをオンにして 実行中 にします。検証ではファイルは移動しません。

以下はすべて ファイルを移動→ フォルダに移動で、新しい名前を保って固定の移動先へ送ります。タグが必要な行では タグを設定も指定します。

設定 → 名前変更 の 一致するすべてのルールを実行は初期状態でオフです。この例でもオフにして、最初に一致したルールだけを実行します。MISSING のルールを先頭に置き、顧客別など対象が絞られたルールを続けます。立替用は顧客ごとに1つ作成してください。他に一致するルールがなければ、Office・Supplies・Other や分類なしのファイルは受け付けフォルダに残ります。

年別にしたい場合は Expenses/2026/Travel のような固定フォルダを作り、ルールの移動先を毎年更新します。{year}・{month}・{day} は処理日時から作られ、購入日を表しません。分類・購入先・顧客・口座・金額を展開するトークンはありません。

タグは Mac では Finder タグです。Windows では対応形式のファイルのプロパティにだけ書き込まれ、File Explorer での表示は保証されません。

履歴から戻す#

履歴で処理の記録を確認し、 取り消すまたは {n}件すべて取り消すで、記録された名前変更・移動を可能な範囲で戻せます。戻し先に同名ファイルがある、ファイルが移動・紛失している、開かれている場合などは失敗することがあります。無制限ではなく、やり直し機能もありません。履歴と取り消しも確認してください。

このワークフローで行わないこと#

• 経費の記録・管理や経費精算書の作成、カード明細や立替精算の照合は行いません。
• 税務上の分類や税務・財務の助言はせず、経費管理・会計ソフトの代わりにはなりません。
• 不鮮明なレシートの正確な読み取りは保証せず、ルールで本文の金額・分類を読むこともできません。

よくある質問#

写真やスクリーンショットも読めますか？#

はい。AI モデルが画像を読みます。読み違いがあるため、適用前に名前の候補を確認してください。

合計額や購入先が見つからない場合は？#

ファイル名のパターン では 見つからない場合 で項目ごとに 省略（任意）、 ファイルをスキップ、 代替テキストを使用 を選びます。 ファイルをスキップ は確認待ちにし、 代替テキストを使用 は指定した文字を使います。NameQuick が目印を自動で付けることはありません。

カード番号が名前に入ることはありますか？#

上記の Preset では含めないよう指示しています。標準で除外されるわけではないため、適用前に番号などが混ざっていないか確認してください。

ルールで金額や購入先別に分けられますか？#

Preset が完成名に書き出した金額や購入先の文字列なら、条件に使えます。ルールがレシート本文を読むことはありません。

データの扱い#

Managed はキー不要の NameQuick の EU クラウド AI で、内容は AI 学習に使われず、一時保存データは処理後に削除されます。Self-Managed で自分のクラウド API キーを使う場合、内容（ファイル自体を含む場合があります）はその提供元へ直接送られます。ローカルモデルは端末上で解析します（Mac・Windows：Ollama、LM Studio／Apple Silicon 搭載の macOS 14 以降：MLX）が、インストール、ダウンロード、ライセンス・更新確認にはインターネットを使います。解析時に AI が文書全体を見ることと、Preset の指示でファイル名に含める情報を制限することは別です。データとプライバシーとローカル AI モデルを参照してください。