手紙・通知書を日付・差出人・宛先・件名で整理する

NameQuick 3 は Mac と Windows で、スキャン・ダウンロード・撮影した手紙や通知書を、日付・差出人・宛先・件名で見つけやすい名前に変更できます。

NameQuick 3 のアプリ画面は英語で表示されます。このページでは操作名を画面の表示どおり英語で示し、初めて出てくるときに日本語の意味を添えています。

紙の封書をスキャンした scan_001.pdf、ポータルやメールから保存した PDF、スマートフォンで撮った JPG/HEIC、ダウンロードした通知書が対象です。行政機関や学校からの手紙、添え状や応募用の手紙、保存した業務上の書簡、送付済みの控えにも使えます。契約書・署名済み合意書は契約書の例、取引先からの請求書は請求書の例を参照してください。

#名前変更の例

以下のファイル名に使う人名・組織名・日付はすべて架空です。この例では ASCII 文字を使います。拡張子は NameQuick がそのまま維持します。_to_ は「宛て」を表す区切り語です。

#読み取る項目と除外する情報

AI が文書を読み、スキャンや写真ではページ画像を直接読み取ります。別途の内蔵 OCR 工程はありません。薄い文字、傾いたページ、手書きは誤読されることがあるため、特に人名・組織名を確認します。

住所・郵送先住所、電話番号、顧客番号・参照 ID、口座番号、国民識別番号・社会保障番号は名前に含めません。これはアプリの既定動作ではなく、次の指示で除外するものです。

#1. 手紙用のプリセットを作る

Presets（プリセット）→ New Preset（新規プリセット）→ Filename template（ファイル名のパターン）を開きます。

Add part（構成要素を追加）から New field…（新しい項目…）で、Document date（文書の日付）、Sender（差出人）、Recipient（宛先）、Subject（件名）をこの順に作ります。Sender と Recipient の間には Fixed text…（固定テキスト…）で to を挟みます。

Add instructions for this part（この項目の指示を追加）で、日付には「手紙の日付または送付日を YYYY-MM-DD で」と指定します。差出人は発送元の組織・個人、宛先は明確な受取人とし、不明なら推測せず省略するよう指定します。件名には3〜6語で要約するよう指示します。上記の個人情報を除外し、差出人・宛先・件名は英数字とハイフンで表記するよう指示します。

Separators（区切り文字）で _ を選び、 Use for all gaps（すべての区切りに使用）を適用します。必要なら Whole name（名前全体）に Cleanup（整形）を適用します。

各項目の If not found（見つからない場合）は、Sender と Recipient を Leave out（省略（任意））、Document date を Skip file（ファイルをスキップ）にします。日付が見つからないファイルは推測せず確認待ちになります。代わりに Use text（代替テキストを使用）へ CHECK を指定することもできます。CHECK は自分で決める「要確認」の目印で、アプリ固有の状態ではありません。

Test this Preset（このプリセットをテスト）→ Choose a sample file…（サンプルファイルを選択…）→ Test Preset（プリセットをテスト）で試します。テストは NameQuick 側では無料ですが、Self-Managed のクラウド提供元には利用料が発生する場合があります。プリセットとルールの有効な変更は自動保存され、保存用のボタンはありません。

#2. 単発のファイルをまとめて処理する

Quick Rename（クイックリネーム）では、ファイル追加前に Review before applying（適用前に確認）をオンにします。これは Settings（設定）→ Renaming（名前変更）→ Apply suggestions from files you add（追加するファイルの候補の適用）を Review（先に確認）にするのと同じです。方針は追加時に決まるため、必ず先に切り替えます。

作成したプリセットを選び、ドラッグ＆ドロップまたは Add files（ファイルを追加）で追加します。全候補を原本と照合し、適用可能なものが4件なら Apply 4 names（4件の名前を適用）でまとめて適用します。操作名の数字は対象件数によって変わります。

誤りがあれば適用せず、 Clear（クリア）で一覧だけを空にします。ファイル自体は消えません。プリセットを修正・テストして、元ファイルの新しいコピーを追加し直します。 Quick Rename に行ごとの編集機能はありません。

#3. 定期的に届く郵便を受け取る

Settings → Folders（フォルダ）→ Add folder（フォルダを追加）で、空の受取フォルダ（例：Correspondence Inbox）を接続します。処理に作成したプリセット、適用方法に Hold for Review（確認待ちにする）を指定してから、新しいファイルを入れます。接続時からあるファイルは基準として登録され、名前変更されません。

保留したファイルはサイドバーの Review（確認）に表示されます。 Apply this name（この名前を適用）、 Apply and next（適用して次へ）で承認するか、名前を直接編集して Apply edit（編集を適用）を押します。4件選んだ場合は Apply selected (4)（選択項目を適用（4件））、元の名前を残すなら Keep original (4)（元の名前を保持（4件））を使います。

宛先がなく to が残ったら、ここで削除します。送付済みの控えには、拡張子の前に _Sent を追加してから適用します。この目印は自動追加されません。

監視には NameQuick の起動が必要です。Mac ではウィンドウを閉じても動きますが、Windows では閉じると終了するため最小化します。

#4. 名前変更後にフォルダへ振り分ける

Rules（ルール）→ After a file is renamed（ファイルの名前変更後）は監視フォルダ内のファイルだけに作用し、 Quick Rename のファイルには適用されません。条件が調べるのは完成した名前やファイルの属性で、本文ではありません。

新しいルールは有効なので、 Disable（無効にする）で設定中は止め、 Proof（検証）を確認してから Enable（有効にする）にします。移動操作には Move the file（ファイルを移動）→ move it into a folder（フォルダに移動）を使います。

宛先・差出人の語ごとに1ルール作ります。 name contains はカンマ区切りの候補のどれか1つに一致すれば成立します。宛先や差出人を差し込むトークンはありません。移動先パスの {year}・{month} は処理時点の年月なので、手紙の日付による年別フォルダには使いません。

Settings → Renaming の Run all matching Rules（一致するすべてのルールを実行）は既定でオフです。最初に一致したルールだけが実行されるため、CHECK・_Sent を優先するなら上に置きます。宛先と差出人が両方入る名前も、順序で移動先が決まります。保留中にはまだ移動せず、名前を承認すると名前変更後のルールが動きます。

タグは Mac では Finder タグです。Windows では形式に対応するプロパティハンドラーがある場合だけ File Explorer のプロパティに反映され、PDF のタグは NameQuick の History（履歴）にのみ残ります。

Mac の Finder、Windows の File Explorer で使える宛先別の構成例です。Inbox を入口に使う場合は、接続先と is in の指定も合わせてください。

Correspondence/
├── Inbox/
├── J-Doe/
├── Sample-Household/
├── Sent/
└── Check/

差出人別なら Sample-Authority、Sample-Insurer、Northstar-Books を用意します。

#履歴と注意点

History には操作の記録が残ります。 Undo（取り消す）、4件なら Undo all 4（4件すべて取り消す）で、記録された名前変更と移動を可能な範囲で戻せます。ファイルが移動済み、または開いている場合や、戻し先に同名ファイルがある場合は失敗することがあります。無制限の取り消しや、取り消し後のやり直し機能はありません。

NameQuick は法的・契約上の意味を解釈したり、法的助言や差出人が本物かの確認をしたりしません。郵便・記録管理システムの代わりにはならず、保存・廃棄も決めません。

Managed は NameQuick の EU クラウドで処理し、AI 学習には利用しません。Self-Managed のクラウド API では選択した提供元へ送信します。機密性の高い郵便には Self-Managed のローカルモデル（Mac／Windows は Ollama または LM Studio、Apple Silicon 搭載で macOS 14 以降なら MLX）を使えば解析を端末内に留められますが、インストール・ライセンス確認・更新確認にはインターネットを使います。詳しくはデータのプライバシーとローカル AI モデルを参照してください。

#よくある質問

#差出人と宛先はどう見分けますか？

レターヘッドや From 欄を差出人、宛名欄を受取人として読みます。不明な項目は省略する指示にし、適用前に取り違えを確認します。

#住所が名前に入ることはありますか？

上の除外指示では入れない想定ですが、保証ではありません。候補に番地や郵便番号などが混ざっていないか確認します。

#スキャンや写真も使えますか？

はい。モデルがページ画像を直接読みます。薄い文字や斜めのページでは誤読することがあるため、読める状態の原稿を用意して結果を確認してください。

#手書きの手紙にも対応できますか？

読み取りは不安定で、NameQuick 自体が手書きを自動で警告することはありません。 If not found → Skip file、または Use text の CHECK を使い、読めたように見える結果も人が確認してください。