Macのフォルダを整理する：既存ファイルと日々の自動化

すでにたまったファイルの整理と、明日から届くファイルの自動化は、設定する場所が異なります。Mac版では Organize で既存のファイルの保存先を提案・確認し、Watch Folders と Rules で継続的な作業を自動化できます。

#使い分けを決める

#1. 既存のファイルを選択

NameQuickで整理したいファイルを選び、Organize を開きます。最初は少数のファイルで試してください。

実行前の確認では、名前も変更する Rename files と、書類の本文を読む Read file contents を選べます。本文を読む設定では、文書やPDFのテキストが解析に使われます。画像・音声・動画の中身を読むための設定ではありません。

OrganizeはManaged AIまたは対応するクラウドAIで利用できます。ローカルモデルでは利用できません。ローカルモデルで使えるSmart Renameとは区別してください。

#2. 提案されたフォルダを確認

AIが保存先のフォルダを提案します。フォルダ名だけでなく、どんなファイルを入れる場所かという説明も確認します。説明が曖昧なときは編集し、不足するフォルダを追加してください。

たとえば、仕事と個人の書類が混ざっている場合は、次のように用途を分けられます。

書類/
  仕事/
    請求書/
    契約書/
  個人/
    保険/
    住まい/

これは構成例です。最初から階層を増やしすぎず、実際に探すときの単位でまとめます。フォルダの構成に問題がなければ Use these folders で進みます。

#3. 移動先と名前を確認して適用

ファイルが保存先ごとに表示されます。必要なものは Move to… で保存先を変更し、動かしたくないものは Leave in place を選びます。

Needs a look に入ったファイルは、適切な保存先を個別に確認してください。元の名前と候補の名前も見比べ、確認できたら Move を実行します。移動後は Undo で一括処理を取り消せます。

移動前の確認をキャンセルすると、提案はファイルに適用されません。Managedでは実行前に表示される回数の見積もりを確認してください。

#4. 新しいファイルには監視フォルダとルール

整理が終わったら、新しいファイルの入口を1つ決めます。たとえばスキャナーの保存先を「受信」フォルダにします。

1. 入口のフォルダを Watch Folder に登録します。
2. 手動処理で確認済みの命名プリセットを選びます。
3. Rules で、書類の種類などの条件と、移動先を設定します。
4. 確認用のファイルを追加して、名前と保存先を確かめます。
5. 動作を確認してから通常の書類を流します。

監視フォルダは自動で動きます。手動処理の「確認してから名前変更」とは別の動作なので、定期的に履歴も確認してください。

詳しい条件とアクションはRulesのガイド（英語）、監視の設定はWatch Foldersのガイド（英語）にあります。

#データの扱いを確認

Organizeで本文の読み取りを有効にした場合、テキストは選択したクラウドAIへ送信されます。Managed AIはNameQuickのサービス、ご自身のAPIキーでは選択したAI事業者で処理します。ローカル処理を前提とする書類には、Organizeを使う前にこの違いを確認してください。

名前だけをまず整えたい場合はPDFの命名ガイドへ。初めて使う方は使い始めのガイドをご覧ください。