領収書・請求書の整理方法：電子保存のフォルダ構成とファイル名ルール

領収書と請求書は、「受付フォルダに集める → 20260924_青葉商事_11000_請求書.pdf のように取引年月日・取引先・金額でファイル名をそろえる → 年ごとのフォルダへ移す」の3段階で整理すると、あとから探しやすくなります。 メールの添付やダウンロードで受け取ったPDFは電子帳簿保存法の「電子取引」にあたり、データのまま保存するのが原則です。紙で受け取った領収書は、スキャンしても原本の扱いは別に考えます。

この記事では、個人事業主や小規模な会社を想定して、書類の集め方、ファイル名とフォルダのルール、電子帳簿保存法で確認しておきたい点、NameQuickでの自動化を順に紹介します。税務・法律上の助言ではありません。ご自身の保存方法が要件を満たすかどうかは、国税庁の資料や顧問の税理士に確認してください。

#受け取り方で保存の考え方が変わる

整理を始める前に、手元の書類を受け取り方で分けます。同じ領収書でも、紙で受け取ったものとデータで受け取ったものでは、保存の基本が異なるためです。

電子取引とスキャナ保存の詳細は、後半の電子帳簿保存法で押さえておきたいことで説明します。

#領収書・請求書をデータで整理する5つの手順

#1. 受付フォルダを決める

新しい書類を最初に置く場所を決めます。ダウンロードフォルダ、デスクトップ、メールの受信箱に散らばっていると、月末にどこを探せばよいかわからなくなります。

おすすめは、受け取り方に合わせて受付フォルダを2つ作る方法です。

• 受付_データ：メールの添付やダウンロードで受け取ったPDF
• 受付_スキャン：紙の書類をスキャン・撮影した画像やPDF

電子取引データと紙の控えが混ざらないため、あとで保存先を分けやすくなります。iCloud Drive、Dropbox、Google ドライブ、OneDrive、Boxの同期フォルダの中に作れば、スマホで撮影した書類もパソコンの同じフォルダに届きます。

#2. 紙の領収書はスキャンかスマホ撮影でデータにする

紙の領収書やレシートは、週に1回など日を決めてまとめてデータにします。感熱紙のレシートは時間がたつと印字が薄くなることがあるため、早めに読み取っておくと安心です。

• スキャナー：PDFまたはJPEGで保存し、保存先を 受付_スキャン にします。
• スマホ：iPhoneの「メモ」や「ファイル」アプリ、Androidの「Google ドライブ」アプリなどにある書類スキャン機能を使うと、傾きや影を補正して保存できます。保存先は同期フォルダ内の 受付_スキャン にします。
• 撮影のコツ：明るい場所で、書類の四隅が入るように撮ります。日付・店名・金額が読めるかを、その場で確認します。

読み取った後も、紙の原本はすぐに捨てずに保管します。月ごとの封筒やクリアファイルにまとめておけば十分です。紙を処分してよいかは、後述のスキャナ保存の要件を確認してください。

#3. ファイル名を「取引年月日_取引先_金額」にそろえる

ファイル名のルールを1つ決め、すべての書類に同じ順番で付けます。この記事では、次の形を使います。

取引年月日_取引先_金額_書類の種類.pdf
20260924_青葉商事_11000_請求書.pdf

• 日付を先頭に置くと、名前順に並べるだけで日付順になります。月ごとのフォルダを作らなくても、月別にまとまって表示されます。
• 項目の間はアンダースコア（_） で区切ります。スペースは環境によって扱いが変わるため避けます。
• Windowsで使えない記号（\ / : * ? " < > |）は入れません。
• 同じ日・同じ取引先・同じ金額の書類が重なるときは、末尾に請求書番号を足すなどして区別します。
• 自分が発行した請求書は、請求先を取引先にして、種類を「請求書控」などにすると、受け取った請求書と区別できます。

実際の変更例は次のとおりです。会社名・店名・金額はすべて架空です。

#4. 年ごとのフォルダに移す

名前を付けたら、受付フォルダから年ごとのフォルダへ移します。年の下は、データで受け取った書類と紙の控えに分けておきます。

経理書類/
├── 受付_データ/          メールの添付・ダウンロードのPDFを保存
├── 受付_スキャン/        スキャン・撮影した画像やPDFを保存
├── 要確認/               日付・取引先・金額が読み取れなかったもの
├── 2026/
│   ├── 電子取引/          データで受け取った・送った書類
│   │   ├── 20260915_ひかり通信_5500_領収書.pdf
│   │   └── 20260924_青葉商事_11000_請求書.pdf
│   └── スキャン/          紙の書類の控え（原本は紙で保管）
│       ├── 20260903_さくらタクシー_2480_領収書.pdf
│       └── 20260911_みどり文具店_1320_領収書.jpg
└── 2025/
    ├── 電子取引/
    └── スキャン/

• 決算期が12月以外の法人は、2026年度 のように事業年度でフォルダを作ります。
• 勘定科目別に分けたい場合は、年フォルダの下に 旅費交通費、消耗品費 などのフォルダを作る方法もあります。科目の判断は、会計ソフトや税理士との取り決めに合わせてください。
• 事業用と個人用の書類は、いちばん上のフォルダから分けます。

#5. 月末に受付フォルダを空にする

月に1回、受付フォルダに書類が残っていないかを確認します。毎月届くはずの請求書や領収書（家賃、通信費、クラウドサービスなど）が見当たらなければ、その月のうちにダウンロードしておきます。会計ソフトへの入力や経費精算もこのタイミングでまとめると、抜け漏れに気づきやすくなります。

#電子帳簿保存法で押さえておきたいこと

電子帳簿保存法は、税法で保存が義務付けられている帳簿や書類を、電子データで保存するときのルールを定めた法律です。国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトでは、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つに分けて説明されています。領収書・請求書の整理に関わりが深いのは、後の2つです。

#メールやダウンロードで受け取った書類は電子取引

請求書や領収書をメールの添付ファイルで受け取った場合や、ウェブサイトからダウンロードした場合は「電子取引」にあたります。書類を送った側も同じです。2024年1月以降は、こうした電子取引データを紙に印刷して保存するだけでは足りず、データのまま保存する必要があります（国税庁「令和6年1月からの電子取引データの保存方法」）。

保存するときは、主に次の3点が求められます（国税庁のパンフレット）。

1. 改ざん防止のための措置：タイムスタンプ、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または改ざん防止のための事務処理規程を定めて守る、などの方法があります。事務処理規程のサンプルは国税庁のサイトに掲載されています。
2. 「日付・金額・取引先」で検索できること（検索要件）
3. ディスプレイやプリンタ等の備え付け：保存したデータを画面や紙ですぐに確認できるようにしておくこと

なお、システムや社内の準備が間に合わないなどの「相当の理由」があり、税務調査などの際にデータのダウンロードの求めと、印刷した書面の提示・提出の求めに応じられる場合は、上記の要件に沿った対応をせずにデータを保存できる猶予措置も設けられています（前述の国税庁資料）。

#ファイル名で検索要件に対応する方法

専用のシステムを使わない場合の方法として、国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】では、次の2つが紹介されています。

• 規則的なファイル名を付ける：取引年月日・取引先・金額を決まった順番でファイル名に入れ、フォルダの検索機能で探せるようにする方法です。国税庁の資料では 20221031_(株)国税商事_110000 のような形式の例が示されています。
• 索引簿を作る：表計算ソフトで、ファイルごとに日付・金額・取引先などを入力した一覧を作る方法です。索引簿のサンプルも国税庁のサイトにあります。

この記事の 取引年月日_取引先_金額_書類の種類 というルールは、前者の考え方に沿ったものです。Finderやエクスプローラーで「青葉商事」や「202609」と検索すれば、取引先や月で絞り込めます。

一方、「1万円以上」のような金額や日付の範囲を指定した検索は、ファイル名ではできません。ただし、税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、範囲を指定する検索と、複数の項目を組み合わせる検索の要件は不要とされています（一問一答【電子取引関係】）。

#検索要件が不要になる場合

国税庁の資料によると、ダウンロードの求めに応じられるようにしたうえで、次のどちらかに当てはまる場合は、検索要件そのものが不要とされています。

• 2年前（法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下である
• 電子取引データを印刷した書面を、取引年月日その他の日付と取引先ごとに整理して、提示・提出できるようにしている

検索要件が不要でも、データの保存と改ざん防止の措置は必要です。また、要件がかからない場合でも、ファイル名をそろえておけば自分で探すときに役立ちます。

#紙の領収書をスキャンしたら捨ててよいか

紙で受け取った領収書や請求書は、紙のまま保存できます。スキャナ保存は任意の制度で、読み取ったデータを原本の代わりとして保存し紙を処分するには、解像度（200dpi以上）やカラー画像での読み取り、決められた入力期間とタイムスタンプ（またはそれに代わる措置）などの要件を満たす必要があります（国税庁：スキャナ保存関係、一問一答【スキャナ保存関係】）。

ファイル名をそろえるだけで、スキャナ保存の要件を満たせるわけではありません。要件に対応した仕組みを使わない場合は、スキャン画像は探すための控えとし、紙の原本も保存期間のあいだ保管しておくのが確実です。

#保存期間

保存期間は、事業の形態や書類の種類によって異なります。

• 法人：帳簿・書類は原則7年間です。欠損金が生じた事業年度などは10年間です（タックスアンサー No.5930）。
• 個人事業主：帳簿や書類の種類、青色申告かどうかなどにより、5年または7年です（個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について）。
• 消費税の課税事業者：仕入税額控除のために保存する請求書等は、原則7年間です（タックスアンサー No.6496）。

電子取引データも、それぞれの税法で決められた期間保存します。いつから数えるかを含め、ご自身に当てはまる期間は税理士に確認してください。

#NameQuickで名前変更と振り分けを自動化する

NameQuickは、ファイルの内容を読み取り、分かりやすい名前を付けて整理するWindows・Mac向けアプリです。この記事の手順のうち、書類を開いて日付・取引先・金額を確かめ、名前を付けて年ごとのフォルダへ移す作業（手順3と4）を任せられます。スマホのスキャンアプリではないため、書類はスキャン・撮影したファイルや、メールに添付されたPDFとして受付フォルダに入れます。

• 請求書ソフトなどで作られた、文字情報を含むPDFは、テキストとして読み取ります。
• スキャンしたPDFやスマホで撮った画像は、選んだAIモデルがページの画像から読み取ります。名前を付けるために、別のOCR処理を挟むことはありません。

#1. プリセットにファイル名のルールを登録する

プリセットで Written instructions（文章で指定）を選び、次のような指示を保存します。自社名や書類の種類は、実際の運用に合わせて書き換えてください。

経理書類のファイル名を「取引年月日_取引先_金額_書類の種類」の順で付け、各項目をアンダースコアでつないでください。
取引年月日は西暦8桁（YYYYMMDD）にしてください。領収書は支払日、請求書は請求日（発行日）を使い、支払期限やスキャンした日は使わないでください。
取引先は書類の発行元の名称から、「株式会社」「有限会社」「合同会社」などの法人格を省いたものにしてください。
自社（〇〇株式会社）が発行した請求書は、請求先を取引先とし、書類の種類を「請求書控」にしてください。
金額は税込の合計金額を、カンマや「円」を付けずに数字だけで書いてください。
書類の種類は「領収書」「請求書」「請求書控」「見積書」「納品書」のいずれかにしてください。
日付・取引先・金額が読み取れない場合は推測せず、その項目を「要確認」にしてください。
カード番号、口座番号、電話番号、住所は名前に含めないでください。
元の拡張子は変えないでください。

項目を組み立てて作る Filename template（ファイル名のパターン）も使えます。日付・取引先・金額の If not found（見つからない場合）を Skip file（ファイルをスキップ）にすると、どれかが見つからないファイルは不完全な名前にならず、確認待ちになります。

保存したら Test this Preset（このプリセットをテスト）で、PDF・スキャン・スマホ写真を3〜5件試し、日付と金額が書類と一致するかを確かめます。

#2. 受付フォルダを監視フォルダにする

Settings（設定）→ Folders（フォルダ）で 受付_データ と 受付_スキャン を監視フォルダに追加し、作ったプリセットを選びます。最初は Hold for Review（確認待ちにする）にしておくと、名前の候補がサイドバーの Review（確認）に並び、承認するまでファイル名は変わりません。名前が安定してきたら、フォルダごとに Apply automatically（自動で適用）へ切り替えられます。

監視は、NameQuickが起動している間だけ動きます。Windowsではウィンドウを閉じるとアプリが終了するため、最小化しておきます。監視を始める前からフォルダにあったファイルは自動では処理されないので、過去の書類は設定後に少しずつ受付フォルダへ移して処理します。

メールで届くPDFは、承認した送信者の添付PDFを監視フォルダへ取り込むメール取り込みも使えます。

#3. ルールで年ごとのフォルダへ移す

ルールの After a file is renamed（ファイルの名前変更後）で、完成したファイル名をもとに移動先を決めます。ルールが調べるのはファイル名などの属性で、書類の本文ではありません。そのため、日付や「要確認」がファイル名に入っていることが前提になります。

移動は Move the file（ファイルを移動）→ move it into a folder（フォルダに移動）で、固定のフォルダを指定します。 Settings → Renaming（名前変更）の Run all matching Rules（一致するすべてのルールを実行）がオフ（初期状態）なら、上から順に確認して最初に一致したルールだけが実行されます。「要確認」のルールをいちばん上に置いてください。

移動先のパスに {year} や {month} を使うこともできますが、これは処理した日の年月で、書類の日付ではありません。去年の領収書を今年処理すると今年のフォルダに入ってしまうため、この記事ではファイル名の先頭の日付で振り分けています。3月決算の法人なら、2026年度 フォルダ用の条件を次のように書けます。

^(2026(0[4-9]|1[0-2])|2027(0[1-3]))[0-9]{2}_

新しい年（年度）が始まったら、その年のルールを追加します。設定中はルールを Disable（無効にする）にしておき、 Proof（検証）で最近のファイルへの一致を確かめてから Enable（有効にする）にします。

#4. 確認と取り消し

名前変更の記録は History（履歴）に残り、 Undo（取り消す）で可能な範囲で元に戻せます。ファイルが移動済み・使用中などの場合は戻せないことがあります。詳しくは履歴と取り消しをご覧ください。名前の変更やフォルダの移動で、PDFや画像の中身が書き換わることはありません。

あとから書類を探すときは、ファイル名での検索に加えて、内容検索も使えます。NameQuickのライブラリにあるファイルを、コンピュータ内の索引とデバイス上の文字認識（OCR）で、本文の語句から探せます。

#NameQuickがしないこと

• 会計ソフト（freee、マネーフォワード、弥生など）とは連携しません。仕訳、経費精算、金額の集計、表計算ファイルへの書き出しも行いません。
• 勘定科目や、経費にできるかどうかの判断はしません。
• 読み取りは完璧ではありません。薄い印字、しわ、手書きの領収書は読み違えることがあるため、日付と金額は必ず確認してください。

#データの扱いと料金

• Managed：APIキーは不要です。NameQuickのEU経由のサービスで処理し、内容を永続保存やAI学習には使いません。
• Self-Managed（自分のAPIキー）：内容を、選んだAI事業者へ直接送ります。事業者の利用料が別途かかります。
• Self-Managed（ローカルモデル）：Ollama、LM Studio（Apple Silicon搭載のMacではMLXも）を使い、内容をパソコン内で解析します。取引先名や金額を外部に送りたくない場合に向いています。インストールやモデルのダウンロード、ライセンスの確認にはインターネットを使います。

Self-Managedは、Mac版・Windows版とも50回の名前変更をカード不要・期限なしで試せます。体験後は1台分US$ 69の買い切りです。Managedは月額US$ 12から。14日間・50回の体験をチェックアウトで開始できます。表示価格は米ドルです。最新のプラン条件をご確認ください。Mac版はmacOS 11以降に対応しています。

ダウンロードを選ぶして、まずは数件の領収書のコピーで試してみてください。

#よくある質問

#領収書を整理するいちばん簡単な方法は？

受付フォルダを1つ決め、週に1回、紙の領収書をスキャンしてそこへ保存し、ファイル名を「取引年月日_取引先_金額_領収書」にそろえて年ごとのフォルダへ移す方法です。紙の原本は、月ごとの封筒などにまとめて保管します。

#請求書は、受け取った分と発行した分を分けるべきですか？

分けておくと探しやすくなります。この記事の例では、ファイル名の種類を「請求書」と「請求書控」で分けています。フォルダでも分けたい場合は、年フォルダの下に 受領 と 発行 を作り、ルールの条件にその語句を使います。

#電子帳簿保存法に合わせたファイル名の付け方は？

国税庁の一問一答では、取引年月日・取引先・金額を決まった順番でファイル名に入れ、フォルダの検索機能で探せるようにする方法が紹介されています。たとえば 20260924_青葉商事_11000_請求書.pdf です。日付は西暦8桁、金額は数字だけにしておくと検索しやすくなります。

#ファイル名をそろえれば、電子帳簿保存法に対応できますか？

ファイル名は「日付・金額・取引先で検索できること」への対応方法の一つです。電子取引データの保存では、ほかに改ざん防止の措置（事務処理規程など）や、画面やプリンタで確認できる環境も求められます。ご自身の保存方法が要件を満たすかは、国税庁の資料や税理士に確認してください。

#紙の領収書は、スキャンしたら捨ててもいいですか？

紙の原本を処分するには、スキャナ保存の要件（解像度、入力期間、タイムスタンプなど）を満たす必要があります。要件に対応した仕組みを使っていない場合は、スキャン画像は控えとし、紙の原本も保存期間のあいだ保管してください。

#領収書や請求書は何年保存すればいいですか？

法人は原則7年（欠損金が生じた事業年度などは10年）、個人事業主は書類の種類などにより5年または7年です。消費税の課税事業者が仕入税額控除のために保存する請求書等は、原則7年です。数え始める日を含め、国税庁のタックスアンサーや税理士で確認してください。

#スマホで撮った領収書の写真にも名前を付けられますか？

はい。NameQuickはWindows・Mac向けのアプリなので、写真を同期フォルダなどでパソコンに移してから処理します。AIモデルが画像から日付・店名・金額を読み取ります。読み違えることがあるため、適用前に候補を確認してください。

#NameQuickはfreeeやマネーフォワードと連携できますか？

いいえ。NameQuickは会計ソフトとは連携せず、読み取った内容をデータとして書き出す機能もありません。会計ソフトへの入力はそれぞれのソフトで行い、NameQuickはその根拠になる書類ファイルの名前と保存場所を整えるために使います。

#Windowsでも使えますか？

はい。Windows版でも、監視フォルダ、プリセット、ルールによる移動、確認、履歴からの取り消しを使えます。Managedのほか、自分のAPIキーやローカルモデル（Ollama、LM Studio）を使うSelf-Managedも選べます。MLXとFinderタグはMac専用です。

レシートの項目を細かく設定したい場合はレシートを購入日・購入先・金額で整理する、請求書が混在するフォルダには混在する財務書類フォルダの名前変更と振り分けも参考にしてください。