研究論文PDFを年・著者・短い題名・状態で整理する

NameQuick 3 はMacとWindowsで、学術誌論文、プレプリント、会議論文、学位論文、ワーキングペーパー、データベースから取得したPDFを整理できます。まず候補を確認して名前を変更し、必要に応じて監視フォルダで継続処理します。

ファイル名の形を決める#

例の人名・社名はすべて架空です。拡張子は変わりません。

基本形は year_author_title_status です。刊行年4桁、筆頭著者の姓、意味のある3〜6語をハイフンでつないだ題名を使い、状態は文書に明記された場合だけ加えます。掲載誌・会議名や文書種別は任意です。全著者名、題名代わりのDOIや長い識別子、推測した年・掲載先は入れません。

特定著者の資料集なら author_year_title も便利です。すべて刊行済みなら状態は省けます。日本語の題名も使えますが、文字種が混在すると意図しない並び順になることがあります。

プリセットを作って試す#

プリセット→ 新規プリセット→ ファイル名のパターンを開きます。 構成要素を追加→ 新しい項目… で Year、Author、Short title、Status を追加します。

各項目の この項目の指示を追加に条件を書きます。年は「ダウンロード日ではなく文書に印刷された刊行年」、著者は「筆頭著者の姓を原文の綴りで使い、創作しない」と指定します。区切りを _ にし、 すべての区切りに使用で統一します。

見つからない場合は、年・著者なら ファイルをスキップで確認待ちにするか、 代替テキストを使用で Unknown を指定します。題名は ファイルをスキップ、状態は 省略（任意） にします。

代わりに 文章で指定を使う場合は、次を貼り付けます。

year_author_short-title_status の順にし、要素を _ で区切る。
year: 文書に印刷された刊行年4桁だけを使い、ダウンロード日や推測の日付を使わない。
author: 筆頭著者の姓を原文の綴りで使い、名前を創作しない。
short-title: 題名を意味のある3〜6語に短縮し、語を - でつなぐ。DOIや長い識別子を題名の代わりにしない。
status: 文書で確認できる Published、Draft、Preprint、Accepted のみ。なければ省略する。
年か著者が不明なら Unknown とする。題名が不明ならスキップする。
全著者名や推測の掲載先を足さず、拡張子は変えない。

このプリセットをテスト→ サンプルファイルを選択…→ プリセットをテストで、実際の論文3〜5件を試します。プリセットの有効な編集は自動保存されます。

文字情報のあるPDFはテキストとして読みます。Managedでは15ページ超のPDFは先頭15ページだけを送り、 履歴の処理記録に Partial document sent（文書の一部を送信）と表示されます。題名欄は通常1ページ目なので影響は小さいものの、後半にしかない情報には注意してください。

一度だけまとめて名前を変える#

先に 設定→ 名前変更→ 追加するファイルの候補の適用を 先に確認にします。 クイックリネームに表示される 追加するファイルの候補の適用 も同じ設定です。

今回はテスト済みプリセットを選びます。 スマートリネームを使う場合も、選択はファイル追加前です。モードと適用設定は追加時点で記録されます。PDFをドラッグするか ファイルを追加で クイックリネーム に入れ、候補をすべて比較します。例えば 4件の名前を適用なら、準備済みの4件をまとめて適用します。

行ごとの編集や選択分だけの適用はできません。不備があれば適用せず、処理完了後に クリアで一覧だけを空にします。ファイルは消えません。プリセットを修正・再テストし、新しいコピーを追加し直します。

監視フォルダで継続的に取り込む#

設定 → フォルダ→ フォルダを追加で、空のテスト用フォルダを接続します。処理モードはテスト済みプリセット、適用方法は 先に確認にします。接続時に既にあるファイルは基準扱いで、名前変更されません。接続後にPDFを入れて試します。

候補は すべてのファイル に、新しい名前が付いた状態で届きます。1件ずつなら、ファイルを選んで詳細の 適用 を使います。名前をその場で編集したら 編集を適用です。3件をまとめて処理するなら、 新しい名前 3件 のフィルタで絞り込み、一覧の見出しの すべて適用 を使います。元の名前を残すなら 元の名前のままにする を使います。

承認すると、名前変更後のルールによる移動も実行される場合があります。結果が安定してから 自動で名前を変更へ切り替えます。NameQuickの起動が必要です。Macではウィンドウを閉じても動作しますが、Windowsでは閉じると終了するため最小化してください。

名前変更ごとに処理記録が残ります。 履歴 の 取り消すや 4件すべて取り消すは、記録された名前変更・移動を可能な範囲で戻します。元の場所に別のファイルがある、対象が移動・削除済み、他アプリで開いている場合などは失敗することがあります。取り消しのやり直しはできません。

任意：名前変更後に振り分ける#

ルールの ファイルの名前変更後は監視フォルダ内のファイルだけが対象で、 クイックリネーム には働きません。判定対象は完成後の名前などのファイル属性で、本文や文書の状態ではありません。分類したい語をプリセットで名前に入れます。

新規ルールは有効な状態で作られるため、設定中はスイッチをオフにして 一時停止中 にします。有効な編集は自動保存されます。

移動は ファイルを移動→ フォルダに移動を使うと、新しい名前を維持できます。必要なら 場所： で監視フォルダを限定します。

名前に含む語句： はカンマ区切りのどれか1つに一致すれば対象です。年別は年ごとに1ルール必要です。{year} は処理年であり刊行年ではないため、ここでは固定フォルダを指定します。分野別は Topic 項目を名前に足し、分野ごとに1ルール作ります。状態語を日本語にする場合は検索語も合わせます。

検証で確認してから有効に戻します。 設定 → 名前変更 の 一致するすべてのルールを実行は初期状態でオフなので、最初に一致したルールだけが動きます。要確認、未刊行、年別の優先順にしてください。

タグはMacではFinderタグになり、WindowsのPDFでは 履歴 内だけに残ります。ルールの詳細も参照してください。

文献管理ソフトへ渡す#

整理したPDFを文献管理ソフトの取り込み用フォルダへ渡し、書誌情報と引用はそちらで管理します。他アプリも名前変更するフォルダを、NameQuickの監視先にしないでください。

よくある質問#

著者と年はどう見つけますか？#

題名欄や刊行情報の行を読みます。不明なら 見つからない場合 の選択に従いますが、モデルは読み違えることもあるため原文と照合してください。

明確な題名がない場合は？#

Short title の 見つからない場合 を ファイルをスキップ にして、自分で名前を付けます。

スキャンや2段組の論文も読めますか？#

スキャンPDF（例：scan_001.pdf）や紙面の写真は、AIモデルがページ画像を読みます。命名用の独立したローカルOCR処理はありません。2段組や不鮮明なスキャンは難しく、確認が必要です。ローカルモデルではスキャンPDFを最大3ページの画像にするため、画像対応モデルが必要です。

Zoteroの代わりになりますか？#

なりません。引用の検証、参考文献一覧の作成、撤回状況の確認は行いません。Zotero、Mendeley、Papersなどを引き続き書誌情報の管理に使ってください。

プライバシー：ManagedはNameQuickのEUクラウドで処理し、AI学習には使わず、処理後に削除します（遅くとも24時間以内）。Self-Managedのクラウドキーでは選んだ提供元へ直接送信します。ローカルモデル（Mac・WindowsのOllama、LM Studio、Apple Silicon MacのMLX）は端末内で解析しますが、インストール、ダウンロード、ライセンス・更新確認にはインターネットを使います。データの取り扱いを参照してください。