PDFの内容からファイル名を自動で付ける方法

scan_001.pdfという名前だけでは、請求書か契約書か分かりません。NameQuickはPDFの文字やスキャン画像を読み取り、その内容からファイル名を提案します。既存の名前の置換や連番追加とは異なり、ファイルごとに違う情報を名前に使えます。

このガイドではMac版の手動処理で、候補を確認してから変更する方法を説明します。初めての場合は使い始めのガイドからどうぞ。

#どの情報を名前に入れるか決める

後から検索するときに使う情報を、3〜4項目に絞ると扱いやすくなります。

日付はYYYY-MM-DDにすると、名前順でも日付の順に並びやすくなります。住所、口座番号など、ファイル名に残す必要のない情報は含めないでください。

#PDFを追加して命名プリセットを設定

1. NameQuickにPDFがあるフォルダを追加します。
2. 同じ種類の書類を数件選びます。
3. Naming Presets で、項目を組み合わせたファイル名の形式、または文章による命名の指示を設定します。
4. 手動処理を Review before renaming にして、候補を確認してから適用します。

請求書用の指示例です。

PDF本文の請求日、取引先の正式名称、請求書番号を読み取り、「YYYY-MM-DD_取引先_請求書番号」の形式で名前を付けてください。請求日と支払期限を混同しないでください。確認できない項目は推測せず、省略してください。

AIが必ず正しく抽出するとは限りません。特に請求日と支払期限、発行者と宛先が入れ替わっていないか確認してください。

#文字PDFとスキャンPDFの違い

文字を選択できるPDFはテキストを読み取れます。スキャンしたPDFはOCRや画像の解析を使います。薄い印字、傾き、手書き文字、複数の請求書が入った1つのPDFでは、必要な情報が読み取れないことがあります。

• 不鮮明な書類は、読みやすい原本やスキャンに差し替えます。
• 1ファイルに複数の書類がある場合、どの書類の情報を使うか明確にします。
• パスワード付きPDFは、内容にアクセスできる状態で試してください。

名前の候補が不適切なファイルは、まとめて承認せずに個別に修正します。

#内容が送信される先

Mac版のSelf-Managedでローカルモデルを使う場合、内容はMac内で処理されます。ご自身のクラウドAPIキーを使う場合は、そのAI事業者に送信します。Managed AIはNameQuickのEU経由のサービスで処理し、内容を永続保存やモデル学習に使用しません。

解析できる形式や精度は、書類と選択したAIによって異なります。詳しくはAIの設定とデータの扱い（英語）をご確認ください。

#毎回届くPDFを自動で整理

命名ルールが安定したら、スキャナーの保存先やダウンロード用フォルダを Watch Folder に設定できます。振り分け先は Rules で指定します。

監視フォルダは自動処理です。手動処理の確認モードが、監視フォルダにも適用されるとは考えず、最初に確認用のファイルで動作を確かめてください。フォルダ整理と自動化のガイドもご覧ください。

#よくある質問

#元のファイル名に日付がなくても付けられますか？

はい。書類の本文に日付があり、AIが読み取れる場合は、その日付を名前に使えます。ファイルの更新日時と書類上の日付は別物なので、命名の指示でどちらを使うか指定してください。

#PDFを分割したり、会計処理をしたりする機能ですか？

この機能はファイル名の変更と整理を支援するものです。PDFの分割や会計処理を行う手順ではありません。

#料金はいくらですか？

MacのSelf-Managedは50回までカード不要・期限なしで試せます。体験後はUS$ 69の買い切りで、クラウドAPIの利用料は別途かかります。Managedは月額US$ 12からで、14日間・250回の体験をチェックアウトで開始できます。料金と条件をご確認ください。