契約書・法務文書を確認して名前変更・仕分けする

NameQuick 3 を使い、Mac と Windows で契約書、NDA（秘密保持契約書）、SOW（業務範囲記述書）、賃貸借契約・通知、署名済み PDF、Word の草案・修正履歴付き文書、法務書簡・通知、ポリシー、取締役会決議、案件資料のローカルコピーを整理します。

NameQuick 3 のアプリ画面は英語で表示されます。このページでは操作名を画面の表示どおり英語で示し、初めて出てくるときに日本語の意味を添えています。

本ページは法的助言ではありません。NameQuick は弁護士、CLM（契約ライフサイクル管理システム）、DMS（文書管理システム）、案件管理システムを代替しません。正式な記録は既存の管理システムに残します。以下の人名・会社名・住所はすべて架空です。

#名前の例

拡張子は変えず、ルールで照合する種類名は英語にします。

Renewal-Notice は更新通知、Policy-Update はポリシー更新です。住所風の表記は架空の物件識別子です。REVIEW は利用者が選んだ目印で、NameQuick が自動付与するものではありません。

#1. プリセットを作る

Presets（プリセット）→ New Preset（新規プリセット）→ Filename template（ファイル名のパターン）を開きます。 Add part（構成要素を追加）→ New field…（新しい項目…）で次の4項目を作り、それぞれ Add instructions for this part（この項目の指示を追加）で指示を設定します。

ファイルの更新日時から署名日を推定しません。区切りを _ にし、 Use for all gaps（すべての区切りに使用）で統一します。 If not found（見つからない場合）は、日付と当事者・案件の項目では Use text（代替テキストを使用）を選んで REVIEW を入力し、状態は Leave out（省略（任意））にします。

構成：文書の日付 → 文書の種類 → 当事者または案件 → 状態（任意）
各項目の区切り：_

プリセットとルールの有効な変更は自動保存され、保存ボタンはありません。

#文章で指定する場合

別案として Written instructions（文章で指定）に次を入力します。除外事項は上の方式でも各項目の指示に加えます。

順序は date_document-type_parties-or-matter_status、区切りは _。
日付は YYYY-MM-DD。文書に見える日付・当事者・状態だけを使う。
種類は英語にする。重要項目が不明なら推測せず REVIEW と書く。
記載のない状態は省略する。
契約が有効か、法的に執行可能か、失効したか、締結済みかを判断しない。
有効期限が見える場合は案件の補足に Expires-YYYY-MM-DD と書き、Expired と判断しない。
法的結論、機密条項・法務メモ、口座・保険証券・案件の番号全体、
個人識別番号、自宅住所、電話番号、署名画像・印影は名前に含めない。

#2. テストする

Test this Preset（このプリセットをテスト）→ Choose a sample file…（サンプルファイルを選択…）→ Test Preset（プリセットをテスト）で、スキャンした賃貸借契約書、署名済み NDA、不明瞭な書簡を1件ずつ試し、本文と候補名を照合します。テストは NameQuick では無料ですが、Self-Managed のクラウド提供元では課金される場合があります。

#3. 既存ファイルの一括処理

フォルダのコピーで作業します。 Quick Rename（クイックリネーム）で、ファイル追加前に Review before applying（適用前に確認）をオンにします。これは Settings（設定）→ Renaming（名前変更）の Apply suggestions from files you add（追加したファイルの候補名を適用）を Review（確認）にするのと同じです。

プリセットを選び、 Add files（ファイルを追加）でまず3件を追加します。全候補を本文と照合し、正しければ Apply 3 names（3件の名前を適用）で適用します。誤りがあれば適用せず、 Clear（クリア）で一覧を空にし、プリセットを修正・テストし、新しいコピーを追加します。 Quick Rename には行ごとの編集機能はありません。

#4. 継続的な取り込み

空の取り込みフォルダを用意し、 Settings → Folders（フォルダ）→ Add folder（フォルダを追加）で接続します。処理モードに契約書用のプリセット、適用設定に Hold for Review（確認待ちにする）を選びます。接続時点ですでにあるファイルは名前変更されません。

新しいコピーを入れ、サイドバーの Review で本文と候補を照合します。 Apply this name（この名前を適用）または Apply and next（適用して次へ）で承認します。修正は名前欄を直接編集し、 Apply edit（編集を適用）で確定します。変更しない場合は Keep original（元のまま保持）を選びます。

NameQuick の起動が必要です。Windows ではウィンドウを閉じると終了するため、最小化します。

#5. 承認後に仕分けする

Rules（ルール）→ After a file is renamed（ファイルの名前変更後）を使います。監視フォルダ専用で、 Quick Rename は対象外です。条件は変更後のファイル名と属性を調べ、文書内容は読みません。

新しいルールは有効なので、まず Disable（無効にする）で無効にします。設定後に Proof（検証）ペインを確認し、 Enable（有効にする）で有効にします。

Policy, Resolution はカンマ区切りで、どちらかに一致すれば対象です。 Settings → Renaming の Run all matching Rules（一致するすべてのルールを実行）は初期値がオフで、最初に一致したルールだけを実行します。REVIEW のルールを先にします。確認待ちの名前を承認すると、これらのルールが動きます。

パスの {year}/{month} は契約日でなく処理年月なので、契約年のフォルダ分けには使いません。当事者・顧客・物件のトークンはありません。Finder のタグは Mac 専用です。Windows の PDF タグは NameQuick の History（履歴）内だけに残ります。

#取り消しと制限

History → Undo（取り消す）で、記録された名前変更・移動を可能な範囲で戻せます。ファイルを別途移動した、開いている、元の場所に同名ファイルがある場合などは失敗することがあります。

NameQuick は法的リスクの評価、文書の承認・署名、保存期間の決定を行いません。

#よくある質問

#内容から契約書を命名できますか？

はい。PDF のテキストや見える内容を読み、スキャン・写真はモデルがページ画像を直接読みます。別の OCR 工程は不要です。低品質のスキャンや手書きは正確に読める保証がないため、適用前に確認します。

#署名済みか分かりますか？

記載や署名が見える場合だけ反映できます。署名の真正性や電子署名の状態は検証しません。不明なら REVIEW または Skip file（ファイルをスキップ）を使います。

#当事者や日付が見つからない場合は？

If not found の Skip file は確認待ちにし、 Use text は指定した REVIEW などの文字列を書き込みます。

#機密文書にも使えますか？

組織の方針を確認してください。Managed は EU クラウドで処理し、AI 学習に使わず処理後に一時データを削除し、Self-Managed のローカルモデル（Ollama、LM Studio、Apple Silicon の MLX）なら解析を端末内に留められます。クラウド API キーを使う場合は、選択した提供元へ内容を送信します。プライバシーとローカルモデルをご覧ください。