取引先の請求書・発注書・税務書類を整理する

取引先・仕入先の請求書、発注書、クレジットノート（減額伝票）、取引先や支払元から届く年末の税務書類、ドイツの費用書類を整理します。Mac と Windows で、ポータルのダウンロード、メール添付、スキャン、購買システムの出力に使えるワークフローです。

領収書は領収書と経費、明細書は銀行明細と財務PDFを参照してください。

仕上がりと必要な項目#

以下の例の会社名・金額・番号はすべて架空です。ファイルの拡張子は変更されません。

AIモデルは書類のテキストを読み、スキャンはページ画像から読み取ります。別の内蔵OCR工程はありません。番号や合計の位置は取引先ごとに異なるため、元の書類と候補名を照合します。元のファイル名だけで種類を決めないことも大切です。

ファイル名・振り分け語句・フォルダ名は例の表記を使います。自分の語句にも変更できますが、Preset とルールで同じ語句にそろえてください。

混在フォルダ用の Preset を作る#

プリセット→ 新規プリセット→ 文章で指定を開き、次の指示を入力します。仕入先の請求も請求書として INV- を付け、発注書とは区別します。

書類の種類を判断し、対応する種類コードを必ず名前に含めてください。
請求書・仕入先からの請求：日付_取引先_INV-番号_合計-通貨
発注書：日付_取引先_PO-番号_合計-通貨
クレジットノート：日付_取引先_CN-番号_合計-通貨
取引先・支払元の税務書類：対象年_Tax-Form_発行元

日付は書類の日付を YYYY-MM-DD で、税務書類は対象の税年を使ってください。
取引先・発行元は Inc.、LLC、GmbH を除く短い名前にし、同じ相手は同じ表記にしてください。単語間はハイフンでつなげてください。
合計は小数2桁、小数点はドットとし、ハイフンでISO通貨コードをつなげてください。
読めない値は推測せず MISSING と書いてください。
INV-、PO-、CN-、Tax-Form、MISSING はこの表記を変えないでください。
税務番号、IBAN、BIC/SWIFTコード、口座番号の全部・一部、カード番号、住所、電話番号は含めないでください。

機密情報の除外は標準動作ではなく、この Preset の指示によるものです。入力した指示どおりに除外されたかも確認します。Preset の有効な変更は自動保存されます。

請求書だけのフォルダなら#

ファイル名のパターンも使えます。 構成要素を追加から、次の順に組み立てます。

1. 「新しい項目…」で Invoice date、続けて「新しい項目…」で Vendor を追加します

2. 「固定テキスト…」で INV を追加します

3. 「新しい項目…」で Invoice number、続けて Total を追加します

日付には YYYY-MM-DD を指定します。Total の この項目の指示を追加に、小数2桁・ドット・ハイフン・ISO通貨コードの形式を指定してください。区切りは _ を選び、 すべての区切りに使用でそろえます。INV の直後だけ - にするには カスタム… を使います。

見つからない場合は、日付・取引先を ファイルをスキップにして確認待ちにし、番号・合計は 代替テキストを使用で MISSING を指定します。条件分岐はないため、書類によって INV-・PO-・CN- を切り替えられません。混在なら 文章で指定 を使うか、種類ごとに Preset を分けます。

ドイツの費用書類#

工事業者（Handwerker）やサービス事業者（Dienstleister）の書類には、Gewerk（工種：Elektro、Sanitaer、Reinigung）と Kostenart（費用区分：Material、Dienstleistung、Wartung）を追加できます。冒頭の例と同じ形式にするには、ドイツの費用書類を先に判定し、この場合だけ「日付_取引先_工種_費用区分_合計-通貨」にする例外を 文章で指定 に追記します。両項目は短くし、不明なら推測せず省きます。 ファイル名のパターン で項目を追加する場合は 見つからない場合 → 省略（任意） を使います。

まずサンプルでテストする#

混在用の Preset を、 このプリセットをテスト→ サンプルファイルを選択…→ プリセットをテストで、請求書・発注書・スキャンをそれぞれ試します。種類コード、番号、通貨、除外した情報を照合してください。テストは NameQuick 側では無料ですが、Self-Managed のクラウド提供元では料金が発生する場合があります。

単発の一括処理#

Mac・Windows の クイックリネームでは、ファイルを追加する前に処理モードで Preset を選び、 追加するファイルの候補の適用 を 先に確認 にします。これは 設定→ 名前変更 にあるものと同じ設定です。Preset と確認設定は、どちらもファイル追加時に取り込まれます。

ドラッグ＆ドロップか ファイルを追加で追加します。全候補を比較し、 {n}件の名前を適用で準備済みの候補をまとめて適用します。以下、{n} は件数です。

行ごとの編集や選択した候補だけの適用はできません。誤りがあれば適用せず、処理終了を待って クリアで一覧を空にします。ファイル自体は消えません。Preset を修正して このプリセットをテスト で確かめ、新しいコピーを追加し直します。この方法で追加したファイルには、名前変更後のルールは実行されません。

定期的な受け入れは監視フォルダで#

設定 → フォルダ→ フォルダを追加で、空の受け入れフォルダを選びます。処理の選択欄で Preset、適用の選択欄で 先に確認を選んでください。Preset を選んだ時点で命名が有効になるため、空の状態で接続してからテスト用コピーを入れます。接続時にすでにあったファイルは基準として扱われ、名前変更されません。

NameQuick は起動したままにします。Mac はウインドウを閉じても動作しますが、Windows は閉じると終了するため、最小化してください。

保留した候補は すべてのファイル に、新しい名前が付いた状態で表示されます。 新しい名前 3件 のようなフィルタで絞り込めます。ファイルを選んで詳細の 適用 で承認するか、行内で修正して 編集を適用を押します。まとめて承認するときは一覧の見出しの すべて適用 を使います。変更しないものには 元のまま保持 または 元の名前のままにする を使います。保留名を承認すると、有効な名前変更後のルールが実行されます。次のルールを設定してから、テスト用コピーの候補名を確認して承認してください。

種類コードで移動するルール#

サイドバーの ルール→ ファイルの名前変更後を使います。対象は監視フォルダ内のファイルだけです。条件はファイルの属性と確定した名前を調べるもので、内容から金額・取引先・カテゴリ・書類種類を判定できません。そのため、振り分け語句を Preset で必ず名前に書き込みます。

ルールも有効な変更は自動保存され、新規作成時は有効です。設定中はスイッチをオフにして 一時停止中 にします。

共通条件の 場所： を受け入れフォルダにします。 名前に含む語句： はカンマ区切りの語句のいずれかで一致し、 名前が一致するパターン： は正規表現を使います。

移動は ファイルを移動→ フォルダに移動を選びます。新しい名前は維持され、移動先はルールごとに固定です。タグには タグを設定を使い、下表の移動先と固定タグを設定します。

工種ごとにルールを作ります。_Elektro_ の前後の _ は、取引先名 Sample-Elektro だけに一致するのを防ぎます。タグは名前からコピーされません。Mac では Finder タグ、Windows では対応するファイル形式のプロパティへの書き込みで、File Explorer に表示されるとは限りません。

検証で最近のファイルに対する判定を再現し、結果を確認します。実ファイルは移動されません。確認後に、スイッチをオンにして 実行中 にします。

設定 → 名前変更 の 一致するすべてのルールを実行は初期状態でオフなので、最初に一致したルールが実行されます。Check first を先頭に置き、より具体的な条件から並べてください。パスの {year}・{month}・{day} は処理時の日付で、書類の日付ではありません。取引先・カテゴリ・顧客・口座・金額用のパストークンはありません。

履歴とプライバシー#

履歴には処理の記録が並びます。 取り消すや {n}件すべて取り消すで、記録された名前変更・移動を可能な範囲で戻せます。移動先に同名ファイルがある、ファイルが移動されている・見つからない、使用中であるなどの場合は失敗します。無制限ではなく、やり直し機能もありません。履歴と取り消しも参照してください。

Managed はキー不要の NameQuick のEUクラウドAIを使い、内容をAI学習には利用せず、一時保存データは処理後に削除します。Self-Managed で自分のクラウドキーを使うと、内容（場合によりファイル自体）が提供元へ直接送られます。ローカルモデル（Mac・Windows の Ollama、LM Studio、Apple Silicon・macOS 14以降の MLX）は端末上で分析しますが、インストール、ダウンロード、ライセンス・更新確認にはインターネットを使います。AIは書類全体を見るため、ファイル名からの除外は別途 Preset の指示で管理します。データのプライバシーとローカルAIモデルで確認してください。

よくある質問#

請求書番号と合計も取り出せますか？#

はい。テキストやページ画像から読み取れます。ただし、画質の悪いスキャンも含め、誤読がないとは保証できません。番号と合計は元の書類と照合してください。

発注書と仕入先の請求はどう分けますか？#

文章で指定 で種類コードを指定し、発注書を PO-、請求書を INV- にします。 ファイル名のパターン を使う場合は種類ごとに Preset が必要です。

税務番号やIBANが名前に入ることはありませんか？#

Preset で含めないよう明示します。自動で除外されるわけではないため、候補名も確認してください。

会計ソフトの代わりになりますか？#

いいえ。請求書の承認・支払い・記帳、発注書と請求書の照合や三点照合、買掛金の照合・消し込み、経費算入の判断、税務申告は行いません。会計・買掛金管理・ERPソフトを置き換えるものではありません。