メール取り込み：承認した送信者のPDFを監視フォルダへ

NameQuick 3 の メール取り込みは、承認した送信者から届くPDF添付ファイルを、読み取り専用のIMAP接続で監視フォルダへコピーします。MacとWindowsで利用でき、取り込んだPDFには、そのフォルダの命名方法と確認設定が適用されます。

取り込むのはPDFだけです。接続時には、メールへのアクセスについて次のように表示されます。

1. 自動処理する監視フォルダを用意する#

接続前に、保存先を監視フォルダとして追加します。自動処理には、 プリセットで用意した命名設定、または スマートリネームを使用します。フォルダが実際に監視中であることも確認してください。追加方法は監視フォルダを参照してください。

テストには空のフォルダを使い、確認設定を 先に確認にしておくことをおすすめします。取り込まれたPDFに適用される名前を確認してから、運用に合った設定に調整できます。初回の確認では過去のPDFも対象になることがあるため、普段使うフォルダとは分けて試すと確認しやすくなります。

自動処理できる保存先がない場合は、次の案内が表示されます。

フォルダを作るだけではなく、NameQuickで監視対象に追加し、自動処理を有効にしてから接続に進んでください。命名設定の選び方はプリセットと名前変更モードで確認できます。

2. 受信トレイを接続する#

サイドバーで プリセット と ルールの隣にある メール取り込み を開き、 受信トレイを追加を選びます。 受信トレイを接続の画面で、次の項目を設定してください。

アプリパスワードの取得先は、画面内の どこで取得できますか？ から開けます。プロバイダー側の手順は変わるため、取得方法はこのリンク先の案内を確認してください。通常のログイン用パスワードとアプリパスワードを混同しないようにします。

プロバイダー別の接続条件#

メールプロバイダー では、Gmail、iCloud Mail、GMX、Web.de、Fastmail、Yahoo Mail、Proton Mail Bridge、Custom IMAPを選べます。

入力内容と保存先を確認したら、 受信トレイを接続を選びます。接続しただけで、すべての送信者からPDFを取り込むわけではありません。次に、信頼できる送信者を承認します。

3. PDFを受け取る送信者を承認する#

誰からPDFが届きますか？ では、任意のスキャンでPDFを送っている送信者の候補を確認できます。このスキャンの説明は次のとおりです。

候補を確認し、信頼できる送信者だけに 監視を選びます。候補をまとめて承認する すべて監視は、表示された送信者をすべて信頼できる場合に使ってください。スキャンを使わず、メールアドレスを手動で追加することもできます。

承認の範囲には、特定のメールアドレスだけを対象にする 完全一致のアドレスと、同じドメインを対象にする ドメイン全体があります。判定に表示名は使われません。見慣れた会社名が表示されていても、実際のアドレスやドメインを確認してから承認してください。

たとえば、請求書を送る一つのアドレスだけを対象にしたい場合は 完全一致のアドレス を選びます。 ドメイン全体 は対象が広くなるため、そのドメイン全体からの取り込みを認める場合に限って使います。

新しい候補を探す 新しい送信者を検出は、取り込みとは別の、メタデータだけを読むスキャンです。送信者を候補として提案しますが、その送信者のPDFをダウンロードすることはありません。候補の検出と取り込みの承認は別の操作です。

注意表示のある送信者を承認する場合は、表示された注意事項を確認したうえで それでも監視する… を選びます。この操作で承認されるのは、その完全一致のアドレスだけです。ドメイン全体への承認にはなりません。

4. メール側の保留とフォルダ側の確認を区別する#

承認した送信者を名乗っていても、その送信者からのメールだと検証できない場合は 確認待ちになります。保留中はPDFをダウンロードしません。送信者や表示された情報を確認し、取り込みを認めるかどうかを判断してください。

5. 接続状態と最新の確認結果を見る#

すぐに確認を実行するには 今すぐ確認を選びます。 最新の確認では、その回に追加されたPDF、すでに存在したPDF、保留された項目、拒否された項目、再試行待ちの件数を確認できます。新しいファイルが増えていなくても、結果の内訳を確認してください。

確認待ちの件数が表示されている場合は、保留中の項目も確認してください。認証が必要な状態では、確認を繰り返すだけでなく、プロバイダー側で使えるアプリパスワードを確認して更新します。

メールボックスの範囲は 自動です。利用できる場合は すべてのメールを使い、それ以外の場合は読み取るメールボックスがアプリに表示されます。想定したメールが対象になっていないときは、この表示も確認してください。

バックグラウンドで確認するには、NameQuickを起動しておく必要があります。Macではウィンドウを閉じてもアプリは動作を続けますが、Windowsではウィンドウを閉じるとアプリが終了します。Windowsで取り込みを続ける間は、ウィンドウを閉じないでください。メールの到着と同時に取り込まれることを保証する機能ではありません。

6. 接続情報とPDFの処理先を理解する#

アプリパスワードは、お使いのコンピューターのmacOS KeychainまたはWindows Credential Managerに保存され、NameQuickには送信されません。プロバイダー側でアプリパスワードを取り消すと、メールへのアクセスを終了できます。

通常の定期確認では、承認した送信者のメールだけをサーバーに要求します。候補を探す任意のスキャンはこれとは別で、送信者と件名を読み取るだけです。NameQuickはメールのマーク付け、移動、削除を行いません。

取り込んだPDFは、選択したモードに従って、ほかの監視フォルダのファイルと同じように命名されます。Managedでは内容をEU内のクラウドで処理し、AIの学習には使用しません。Self-ManagedでクラウドのAPIキーを使う場合は選択したプロバイダーに内容を送信し、ローカルモデルを設定した場合は端末上で処理します。詳細はデータとプライバシーを参照してください。

7. 送信者の承認を取り消す・受信トレイを切断する#

特定の送信者からの取り込みを止めるには、対象の送信者の 承認を取り消すを選び、確認画面で対象を確かめて取り消します。確認画面には、取り込み済みのファイルについて次の説明があります。

受信トレイ全体の接続を解除するには、対象の受信トレイの 接続を解除を選びます。受信トレイはNameQuickから削除されますが、取り込み済みのファイルは保存先に残り、その履歴も維持されます。

記録された操作は 履歴で確認できます。取り消しの対象や手順については履歴と取り消しを参照してください。メールへのアクセス権自体も無効にする場合は、プロバイダー側でアプリパスワードを取り消してください。