メール取り込み：承認した送信者のPDFを監視フォルダへ
MacとWindowsのNameQuick 3で、読み取り専用IMAP接続から承認済み送信者のPDF添付ファイルを取り込み、監視フォルダの設定で命名する方法を説明します。
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NameQuick 3 の Email Ingest（メール取り込み）は、承認した送信者から届くPDF添付ファイルを、読み取り専用のIMAP接続で監視フォルダへコピーします。MacとWindowsで利用でき、取り込んだPDFには、そのフォルダの命名方法と確認設定が適用されます。
NameQuick 3 のアプリ画面は英語で表示されます。このページでは操作名を画面の表示どおり英語で示し、初めて出てくるときに日本語の意味を添えています。
取り込むのはPDFだけです。接続時には、メールへのアクセスについて次のように表示されます。
Read-only IMAP access. NameQuick never marks, moves, or deletes messages, and downloads only approved PDF attachment parts.（読み取り専用のIMAP接続です。メールのマーク付け、移動、削除は行わず、承認したPDF添付部分のみダウンロードします。）
1. 自動処理する監視フォルダを用意する
接続前に、保存先を監視フォルダとして追加します。自動処理には、 Presets（プリセット）で用意した命名設定、または Smart Rename（スマートリネーム）を使用します。フォルダが実際に監視中であることも確認してください。追加方法は監視フォルダを参照してください。
テストには空のフォルダを使い、確認設定を Hold for Review（確認待ちにする）にしておくことをおすすめします。取り込まれたPDFに適用される名前を確認してから、運用に合った設定に調整できます。初回の確認では過去のPDFも対象になることがあるため、普段使うフォルダとは分けて試すと確認しやすくなります。
自動処理できる保存先がない場合は、次の案内が表示されます。
Add a watched folder with automatic processing before connecting an inbox.（受信トレイを接続する前に、自動処理が有効な監視フォルダを追加してください。）
フォルダを作るだけではなく、NameQuickで監視対象に追加し、自動処理を有効にしてから接続に進んでください。命名設定の選び方はプリセットと名前変更モードで確認できます。
2. 受信トレイを接続する
サイドバーで Presets と Rules（ルール）の隣にある Email Ingest を開き、 Add inbox（受信トレイを追加）を選びます。 Connect an inbox（受信トレイを接続）の画面で、次の項目を設定してください。
| 項目 | 設定する内容 |
|---|---|
| Email provider（メールプロバイダー） | 利用中のメールサービスを選びます。接続条件は下記を確認してください。 |
| Inbox name（受信トレイ名） | NameQuick内と名前変更履歴に表示するローカルの名前です。「経理用メール」など、見分けやすい名前を付けます。 |
| Watched destination（監視中の保存先） | 前の手順で用意した、自動処理が有効で監視中のフォルダを選びます。 |
| Email or login（メールアドレスまたはログイン名） | 接続するアカウントのメールアドレス、またはログイン名を入力します。 |
| App password（アプリパスワード） | プロバイダーの接続条件に合ったアプリパスワードを入力します。 |
アプリパスワードの取得先は、画面内の Where do I get this?（どこで取得できますか？）から開けます。プロバイダー側の手順は変わるため、取得方法はこのリンク先の案内を確認してください。通常のログイン用パスワードとアプリパスワードを混同しないようにします。
プロバイダー別の接続条件
Email provider では、Gmail、iCloud Mail、GMX、Web.de、Fastmail、Yahoo Mail、Proton Mail Bridge、Custom IMAPを選べます。
| プロバイダー | 接続前に確認すること |
|---|---|
| Gmail | 通常のパスワードでは接続できません。アプリパスワードを作成してください。取得ページで利用できないと表示される場合は、2段階認証が無効になっています。 |
| iCloud Mail | アプリ用パスワードが必要です。 |
| GMX / Web.de | 先にプロバイダー側でIMAPアクセスを有効にしてください。 |
| Fastmail / Yahoo Mail | アプリパスワードを使用します。 |
| Proton Mail Bridge | 同じコンピューター上でProton Mail Bridgeを起動し、ローカルのSTARTTLS接続先を経由して接続します。 |
| Custom IMAP | TLSまたはSTARTTLSに対応した、公開IMAPホストが必要です。ループバック接続先は使用できません。 |
入力内容と保存先を確認したら、 Connect inbox（受信トレイを接続）を選びます。接続しただけで、すべての送信者からPDFを取り込むわけではありません。次に、信頼できる送信者を承認します。
3. PDFを受け取る送信者を承認する
Who sends you PDFs?（誰からPDFが届きますか？）では、任意のスキャンでPDFを送っている送信者の候補を確認できます。このスキャンの説明は次のとおりです。
Reads senders and subjects only — no attachments are downloaded.（送信者と件名のみを読み取ります。添付ファイルはダウンロードしません。）
候補を確認し、信頼できる送信者だけに Watch（監視）を選びます。候補をまとめて承認する Watch all（すべて監視）は、表示された送信者をすべて信頼できる場合に使ってください。スキャンを使わず、メールアドレスを手動で追加することもできます。
承認の範囲には、特定のメールアドレスだけを対象にする Exact address（完全一致のアドレス）と、同じドメインを対象にする Whole domain（ドメイン全体）があります。判定に表示名は使われません。見慣れた会社名が表示されていても、実際のアドレスやドメインを確認してから承認してください。
たとえば、請求書を送る一つのアドレスだけを対象にしたい場合は Exact address を選びます。 Whole domain は対象が広くなるため、そのドメイン全体からの取り込みを認める場合に限って使います。
最初の確認では、承認した送信者の過去90日分のPDFが取り込まれることがあります。承認後に届くメールだけが対象になるとは限りません。以後の確認は、前回の続きから進めます。
新しい候補を探す Watch for new senders（新しい送信者を検出）は、取り込みとは別の、メタデータだけを読むスキャンです。送信者を候補として提案しますが、その送信者のPDFをダウンロードすることはありません。候補の検出と取り込みの承認は別の操作です。
注意表示のある送信者を承認する場合は、表示された注意事項を確認したうえで Watch anyway…（それでも監視する…）を選びます。この操作で承認されるのは、その完全一致のアドレスだけです。ドメイン全体への承認にはなりません。
4. メール側の保留とフォルダ側の確認を区別する
承認した送信者を名乗っていても、その送信者からのメールだと検証できない場合は Held for review（確認待ち）になります。保留中はPDFをダウンロードしません。送信者や表示された情報を確認し、取り込みを認めるかどうかを判断してください。
これは、保存先フォルダの Hold for Review とは異なります。メール側の Held for review はダウンロード前の保留で、フォルダ側の Hold for Review は、取り込まれたファイルに適用される確認設定です。フォルダにPDFが見当たらない場合は、まずメール側で保留されていないか確認します。
5. 接続状態と最新の確認結果を見る
すぐに確認を実行するには Check now（今すぐ確認）を選びます。 Latest check（最新の確認）では、その回に追加されたPDF、すでに存在したPDF、保留された項目、拒否された項目、再試行待ちの件数を確認できます。新しいファイルが増えていなくても、結果の内訳を確認してください。
| 表示される状態 | 確認・対応 |
|---|---|
| Active（有効） | 取り込みが有効な状態です。 |
| Checking（確認中） | メールを確認しています。完了後に結果を確認します。 |
| Waiting for a connection（接続待ち） | 接続待ちです。ネットワーク接続を確認してください。 |
| App password needs attention（アプリパスワードの確認が必要） | 認証情報を確認し、 Replace app password（アプリパスワードを変更）から更新します。 |
| Approve a sender to start（送信者を承認して開始） | 取り込みを開始するため、送信者を承認してください。 |
確認待ちの件数が表示されている場合は、保留中の項目も確認してください。認証が必要な状態では、確認を繰り返すだけでなく、プロバイダー側で使えるアプリパスワードを確認して更新します。
Mailbox scope（メールボックスの範囲）は Automatic（自動）です。利用できる場合は All Mail（すべてのメール）を使い、それ以外の場合は読み取るメールボックスがアプリに表示されます。想定したメールが対象になっていないときは、この表示も確認してください。
バックグラウンドで確認するには、NameQuickを起動しておく必要があります。Macではウィンドウを閉じてもアプリは動作を続けますが、Windowsではウィンドウを閉じるとアプリが終了します。Windowsで取り込みを続ける間は、ウィンドウを閉じないでください。メールの到着と同時に取り込まれることを保証する機能ではありません。
6. 接続情報とPDFの処理先を理解する
アプリパスワードは、お使いのコンピューターのmacOS KeychainまたはWindows Credential Managerに保存され、NameQuickには送信されません。プロバイダー側でアプリパスワードを取り消すと、メールへのアクセスを終了できます。
通常の定期確認では、承認した送信者のメールだけをサーバーに要求します。候補を探す任意のスキャンはこれとは別で、送信者と件名を読み取るだけです。NameQuickはメールのマーク付け、移動、削除を行いません。
取り込んだPDFは、選択したモードに従って、ほかの監視フォルダのファイルと同じように命名されます。Managedでは内容をEU内のクラウドで処理し、AIの学習には使用しません。Self-ManagedでクラウドのAPIキーを使う場合は選択したプロバイダーに内容を送信し、ローカルモデルを設定した場合は端末上で処理します。詳細はデータとプライバシーを参照してください。
7. 送信者の承認を取り消す・受信トレイを切断する
特定の送信者からの取り込みを止めるには、対象の送信者の Revoke（承認を取り消す）を選び、確認画面で対象を確かめて取り消します。確認画面には、取り込み済みのファイルについて次の説明があります。
Already-filed PDFs stay where they are.（取り込み済みのPDFはそのまま残ります。）
受信トレイ全体の接続を解除するには、対象の受信トレイの Disconnect（接続を解除）を選びます。受信トレイはNameQuickから削除されますが、取り込み済みのファイルは保存先に残り、その履歴も維持されます。
記録された操作は History（履歴）で確認できます。取り消しの対象や手順については履歴と取り消しを参照してください。メールへのアクセス権自体も無効にする場合は、プロバイダー側でアプリパスワードを取り消してください。