ドイツの個人書類をスキャンして自動整理する
NameQuick 3 の監視フォルダ、Preset、ルールを使い、ドイツの保険書類や請求書を内容に合う名前に変更して種類別フォルダへ移動する手順です。
ドイツの保険書類、賃貸契約書、税額決定通知書、請求書、給与明細、医療費請求書を整理します。Mac と Windows の NameQuick 3 で、1つの監視フォルダ、1つの Preset、種類別のルールを組み合わせます。例に登場する氏名・会社名・住所などはすべて架空です。
Scans/仕組みと完成例#
スキャンを取り込み用フォルダに保存すると、Preset の指示に従って AI が文書を読み、名前を付けます。スキャンはモデルがページ画像から読み取ります。その後、ルールが完成した名前に含まれる文書種別の語句を判定し、所定のフォルダへ移動します。
ルール自体は文書の本文を読みません。条件で判定するのは、名前変更後のファイル名とファイルのプロパティです。名前に種別の語句を必ず入れることが、命名と仕分けをつなぐポイントです。拡張子は変わりません。
1. 保存先と監視フォルダを用意する#
Dokumente/（書類）の下に、次のフォルダを作ります。Scans/ が取り込み用です。保険は Versicherungen/、契約は Verträge/、税金は Steuern/、請求書は Finanzen/Rechnungen/、医療関係は Gesundheit/、給与明細は Arbeit/Gehaltsabrechnungen/ に保存します。
Dokumente/
├── Scans/
├── Versicherungen/
├── Verträge/
├── Steuern/
├── Finanzen/
│ └── Rechnungen/
├── Gesundheit/
└── Arbeit/
└── Gehaltsabrechnungen/Scans/ を監視フォルダとして登録し、最初は処理方法を 先に確認にします。原本は別に保管し、コピーしたサンプルで試してください。手順は 監視フォルダの設定 を参照してください。
取り込み元には、同期フォルダへ保存するスマートフォンのスキャンアプリ、フォルダを指定して保存する給紙式スキャナ、共有フォルダへ保存するネットワークスキャナを使えます。同期フォルダでは、ファイルを完全にダウンロードしてから処理します。
個人情報の扱い
個人情報の処理先も確認してください。Managed は EU のクラウドで処理し、内容を AI の学習に使いません。Self-Managed でクラウド API キーを使う場合は選択した提供元に内容を送り、ローカルモデルを設定した場合は端末内で処理します。
2. 文書の種類ごとに命名する Preset を作る#
プリセットで1つの Preset を作成し、 文章で指定を選んで、次の指示を貼り付けます。
ドイツの個人書類を読み、種類に合う形式で名前を付けてください。 元の拡張子は変更せず、項目はアンダースコアで区切ってください。 次のドイツ語の種別語を、必ずファイル名にそのまま含めてください。 保険書類（Versicherung）： YYYY-MM-DD_保険会社_保険種別 保険種別には Versicherung を含め、自動車保険には KFZ-Versicherung を使ってください。 賃貸契約書（Mietvertrag）： YYYY-MM-DD_Mietvertrag_通り名-番地 税額決定通知書（Steuerbescheid）： YYYY_Steuerbescheid_税務署 請求書（Rechnung）： YYYY-MM-DD_発行元_Rechnung_金額 給与明細（Gehaltsabrechnung）： YYYY-MM_Gehaltsabrechnung_雇用主 医療費請求書（Arztrechnung）： YYYY-MM-DD_Arztrechnung_医師名_金額 日付は文書に記載された日付を YYYY-MM-DD で使ってください。 Steuerbescheid の YYYY は税の対象年です。 Gehaltsabrechnung の YYYY-MM は支給対象月で、振込日ではありません。 保険会社と雇用主は、Allianz、Mueller-GmbH のような短い表記に統一してください。 住所には通り名と番地を含めてください。 金額は 125EUR のように書き、小数点にはドットを使って 89.99EUR としてください。 読み取れない値や欠けた項目には Unbekannt を入れ、推測しないでください。
このプリセットをテストで各種類のサンプルを試します。税の対象年、支給対象月、金額、種別語の有無を確認し、欠けた値が推測されていないかも点検してください。この Preset を Scans/ の監視設定に割り当てます。詳しくは Preset の作成 を参照してください。
Preset とルールは、設定内容に問題がなければ変更が自動保存されます。保存操作は不要です。
3. 名前変更後に移動するルールを作る#
ルール→ ファイルの名前変更後で、種類ごとに1つずつルールを作ります。作成したらスイッチをオフにして 一時停止中 にし、設定中はそのままにしておきます。
すべてのルールに 場所： で Scans/ を指定し、さらに 名前に含む語句： で下表の語句を指定します。フォルダと語句の両方の条件を満たすように設定してください。
移動には ファイルを移動→ フォルダに移動を使い、作成済みの保存先を選びます。
| ルール | 条件（全行に Scans/ の範囲条件を追加） | 動作 |
|---|---|---|
| 保険 | 名前に含む語句： Versicherung | ファイルを移動 → Versicherungen/ |
| 賃貸契約 | 名前に含む語句： Mietvertrag | ファイルを移動 → Verträge/ |
| 税額決定通知 | 名前に含む語句： Steuerbescheid | ファイルを移動 → Steuern/ |
| 給与明細 | 名前に含む語句： Gehaltsabrechnung | ファイルを移動 → Arbeit/Gehaltsabrechnungen/ |
| 医療費請求 | 名前に含む語句： Arztrechnung | ファイルを移動 → Gesundheit/ |
| 一般の請求書 | 名前に含む語句： Rechnung | ファイルを移動 → Finanzen/Rechnungen/ |
Versicherung は KFZ-Versicherung も含むため、保険のルールは1つで対応できます。 名前に含む語句： には候補をカンマ区切りで指定でき、いずれか1つに一致すれば条件を満たします。必要に応じて タグを設定も追加できます。
複数のルールに一致し得る名前では、優先したいルールを上に置きます。 設定→ 名前変更の 一致するすべてのルールを実行は初期状態ではオフなので、名前変更後は最初に一致したルールだけが実行されます。1つにしか一致しない場合、順番は結果に影響しません。設定の詳細は ルールの使い方 を参照してください。
4. 1つずつ有効にして移動を確かめる#
設定したルールの 検証ペインを確認します。まず1つだけスイッチをオンにして 実行中 にし、対応するサンプルを Scans/ に入れてください。
先に確認 のまま、 すべてのファイル で新しい名前を確認し、詳細の 適用 で承認します。承認すると名前変更後のルールによる移動が実行されます。移動先フォルダを開き、名前と保存場所が正しいことを確かめてから、次のルールのスイッチをオンにして 実行中 にします。移動しない場合は、種別語、取り込みフォルダの指定、ルールが 実行中 になっているかを見直します。
間違いがあれば 履歴を確認してください。記録された名前変更や移動は、対応する 取り消すが利用できる場合に取り消せます。詳しくは 履歴と取り消し を参照してください。
年別整理と保管期間の注意#
パス内の {year} や {month} は処理日時に基づき、文書から読み取った日付ではありません。文書の日付で整理する場合は、年をファイル名に入れて種類別フォルダ内で名前順に並べるか、古いスキャンを手動で年別フォルダへ移してください。
ドイツの書類の保管期間は種類や用途によって異なります。最新の規定をご自身で確認してください。ここで作るルールは、保管期間に応じた削除やアーカイブを行いません。