ドイツの個人書類をスキャンして自動整理する

ドイツの保険書類、賃貸契約書、税額決定通知書、請求書、給与明細、医療費請求書を整理します。Mac と Windows の NameQuick 3 で、1つの監視フォルダ、1つの Preset、種類別のルールを組み合わせます。例に登場する氏名・会社名・住所などはすべて架空です。

NameQuick 3 のアプリ画面は英語で表示されます。このページでは操作名を画面の表示どおり英語で示し、初めて出てくるときに日本語の意味を添えています。

#仕組みと完成例

スキャンを取り込み用フォルダに保存すると、Preset の指示に従って AI が文書を読み、名前を付けます。スキャンはモデルがページ画像から読み取ります。その後、ルールが完成した名前に含まれる文書種別の語句を判定し、所定のフォルダへ移動します。

ルール自体は文書の本文を読みません。条件で判定するのは、名前変更後のファイル名とファイルのプロパティです。名前に種別の語句を必ず入れることが、命名と仕分けをつなぐポイントです。拡張子は変わりません。

#1. 保存先と監視フォルダを用意する

Dokumente/（書類）の下に、次のフォルダを作ります。Scans/ が取り込み用です。保険は Versicherungen/、契約は Verträge/、税金は Steuern/、請求書は Finanzen/Rechnungen/、医療関係は Gesundheit/、給与明細は Arbeit/Gehaltsabrechnungen/ に保存します。

Dokumente/
├── Scans/
├── Versicherungen/
├── Verträge/
├── Steuern/
├── Finanzen/
│   └── Rechnungen/
├── Gesundheit/
└── Arbeit/
    └── Gehaltsabrechnungen/

Scans/ を監視フォルダとして登録し、最初は処理方法を Hold for Review（確認待ちにする）にします。原本は別に保管し、コピーしたサンプルで試してください。手順は 監視フォルダの設定 を参照してください。

取り込み元には、同期フォルダへ保存するスマートフォンのスキャンアプリ、フォルダを指定して保存する給紙式スキャナ、共有フォルダへ保存するネットワークスキャナを使えます。同期フォルダでは、ファイルを完全にダウンロードしてから処理します。

個人情報の処理先も確認してください。Managed は EU のクラウドで処理し、内容を AI の学習に使いません。Self-Managed でクラウド API キーを使う場合は選択した提供元に内容を送り、ローカルモデルを設定した場合は端末内で処理します。

#2. 文書の種類ごとに命名する Preset を作る

Presets（プリセット）で1つの Preset を作成し、 Written instructions（文章で指定）を選んで、次の指示を貼り付けます。

ドイツの個人書類を読み、種類に合う形式で名前を付けてください。
元の拡張子は変更せず、項目はアンダースコアで区切ってください。
次のドイツ語の種別語を、必ずファイル名にそのまま含めてください。

保険書類（Versicherung）：
YYYY-MM-DD_保険会社_保険種別
保険種別には Versicherung を含め、自動車保険には KFZ-Versicherung を使ってください。

賃貸契約書（Mietvertrag）：
YYYY-MM-DD_Mietvertrag_通り名-番地

税額決定通知書（Steuerbescheid）：
YYYY_Steuerbescheid_税務署

請求書（Rechnung）：
YYYY-MM-DD_発行元_Rechnung_金額

給与明細（Gehaltsabrechnung）：
YYYY-MM_Gehaltsabrechnung_雇用主

医療費請求書（Arztrechnung）：
YYYY-MM-DD_Arztrechnung_医師名_金額

日付は文書に記載された日付を YYYY-MM-DD で使ってください。
Steuerbescheid の YYYY は税の対象年です。
Gehaltsabrechnung の YYYY-MM は支給対象月で、振込日ではありません。
保険会社と雇用主は、Allianz、Mueller-GmbH のような短い表記に統一してください。
住所には通り名と番地を含めてください。
金額は 125EUR のように書き、小数点にはドットを使って 89.99EUR としてください。
読み取れない値や欠けた項目には Unbekannt を入れ、推測しないでください。

Test this Preset（このプリセットをテスト）で各種類のサンプルを試します。税の対象年、支給対象月、金額、種別語の有無を確認し、欠けた値が推測されていないかも点検してください。この Preset を Scans/ の監視設定に割り当てます。詳しくは Preset の作成 を参照してください。

Preset とルールは、設定内容に問題がなければ変更が自動保存されます。保存操作は不要です。

#3. 名前変更後に移動するルールを作る

Rules（ルール）→ After a file is renamed（ファイルの名前変更後）で、種類ごとに1つずつルールを作ります。作成したら Disable（無効にする）を選び、設定中は無効にしておきます。

すべてのルールに is in（場所：）で Scans/ を指定し、さらに name contains（名前に含む語句：）で下表の語句を指定します。フォルダと語句の両方の条件を満たすように設定してください。

移動には Move the file（ファイルを移動）→ move it into a folder（フォルダに移動）を使い、作成済みの保存先を選びます。

Versicherung は KFZ-Versicherung も含むため、保険のルールは1つで対応できます。 name contains には候補をカンマ区切りで指定でき、いずれか1つに一致すれば条件を満たします。必要に応じて Set tags（タグを設定）も追加できます。

複数のルールに一致し得る名前では、優先したいルールを上に置きます。 Settings（設定）→ Renaming（名前変更）の Run all matching Rules（一致するすべてのルールを実行）は初期状態ではオフなので、名前変更後は最初に一致したルールだけが実行されます。1つにしか一致しない場合、順番は結果に影響しません。設定の詳細は ルールの使い方 を参照してください。

#4. 1つずつ有効にして移動を確かめる

設定したルールの Proof（検証）ペインを確認します。まず Enable（有効にする）で1つだけ有効にし、対応するサンプルを Scans/ に入れてください。

Hold for Review のまま、 Review（確認）で名前を確認して承認します。承認すると名前変更後のルールによる移動が実行されます。移動先フォルダを開き、名前と保存場所が正しいことを確かめてから、次のルールを有効にします。移動しない場合は、種別語、取り込みフォルダの指定、ルールの有効・無効を見直します。

間違いがあれば History（履歴）を確認してください。記録された名前変更や移動は、対応する Undo（取り消す）が利用できる場合に取り消せます。詳しくは 履歴と取り消し を参照してください。

#年別整理と保管期間の注意

パス内の {year} や {month} は処理日時に基づき、文書から読み取った日付ではありません。文書の日付で整理する場合は、年をファイル名に入れて種類別フォルダ内で名前順に並べるか、古いスキャンを手動で年別フォルダへ移してください。

ドイツの書類の保管期間は種類や用途によって異なります。最新の規定をご自身で確認してください。ここで作るルールは、保管期間に応じた削除やアーカイブを行いません。