Monatsabschluss in der Buchhaltung: Checkliste für Belege und Übergabe

Ein Monatsabschluss ist fertig, wenn jede Zahlung des Monats einen Beleg oder einen beschriebenen offenen Fall hat. Dazu gehören neben dem Geschäftskonto auch Kreditkarten, die private Karte für betriebliche Einkäufe und die Guthaben bei Zahlungsdienstleistern wie Stripe oder PayPal. Die Buchführung muss nach § 146 Absatz 1 AO einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Ein fester Monatsrhythmus hilft, das einzuhalten.

Dieser Leitfaden gilt für Selbstständige, Freiberufler und kleine Unternehmen in Deutschland im Jahr 2026 mit gewöhnlicher Regelbesteuerung. Er ordnet die Vorarbeit für die Kanzlei, er bucht nicht und berechnet keine Steuer. Wie Sie die Zusammenarbeit mit der Kanzlei grundsätzlich aufteilen, beschreibt Vorbereitende Buchhaltung. Hier geht es um die Abstimmung selbst: welche Quelle Sie wie prüfen und welche Belege Ihre Branche jeden Monat braucht.

Drei Daten nicht verwechseln: Das Bezugsjahr ist 2026. Die Umsatzsteuer-Voranmeldungen für 2026 laufen monatlich oder vierteljährlich im Jahr 2026 und Anfang 2027. Die Jahreserklärungen für 2026 werden erst 2027 abgegeben. Die Rechtsquellen haben wir am 3. Oktober 2026 geprüft.

#Monatsabschluss-Checkliste herunterladen

Die CSV enthält elf allgemeine Prüfschritte und je Branche drei bis vier zusätzliche Zeilen für Onlinehandel, Agenturen und Freelancer, Software und SaaS sowie Beratung und Coaching. Die Spalte „Wo Sie den Beleg finden“ nennt die übliche Quelle. Status, Datei, Zuständigkeit und Notizen bleiben leer, damit Sie für jeden Monat eine eigene Kopie ausfüllen.

Monatsabschluss-Checkliste 2026 herunterladen (CSV)

Die Datei öffnet sich in Excel, Numbers oder einer anderen Tabellenkalkulation; Trennzeichen ist das Semikolon. Sie ist ohne Anmeldung nutzbar. Sie ist keine Steuerberechnung, keine Buchung und keine DATEV-Importdatei. Filtern Sie die Spalte „Bereich“ auf „Allgemein“ und Ihre Branche.

#Die allgemeinen Schritte zum Monatsende

Diese acht Schritte gelten unabhängig von der Branche. Die Reihenfolge folgt dem Geld: erst alle Konten, dann die Zuordnung, dann die Sonderfälle, zuletzt die Übergabe.

#1. Zeitraum und Konten festlegen

Legen Sie fest, welcher Monat abgeschlossen wird und bis zu welchem Stichtag Sie Belege nachreichen. Listen Sie alle Konten auf, über die betriebliches Geld fließt: Geschäftskonto, Firmenkreditkarte, private Karte für betriebliche Einkäufe, PayPal, Stripe, Marktplatzkonten und gegebenenfalls eine Kasse. Sichern Sie für jedes Konto den Auszug des Monats.

Halten Sie Belegdatum, Leistungszeitraum und Zahlungsdatum auseinander. Eine Septemberrechnung kann im Oktober bezahlt werden, ein Jahresabo kann zwölf Monate abdecken. Wer bar kassiert, muss Kasseneinnahmen und Kassenausgaben nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festhalten; das lässt sich nicht auf das Monatsende verschieben.

#2. Jede Zahlung einem Beleg zuordnen

Gehen Sie jeden Kontoauszug Zeile für Zeile durch. Eine Sammelzahlung kann mehrere Rechnungen betreffen, eine Rechnung kann in Raten bezahlt sein. Zahlungen, zu denen kein Beleg vorliegt, kommen sofort auf die offene Liste.

Für die Suche nach dem fehlenden Original nutzen Sie den Ablauf fehlende Belege finden. Die Eigenbeleg-Vorlage ist eine Notlösung, wenn die Suche erfolglos war. Sie ersetzt keine Rechnung für den Vorsteuerabzug.

#3. Privatkarte und private Zahlungen trennen

Betriebliche Ausgaben, die Sie mit der privaten Karte oder vom Privatkonto bezahlt haben, tauchen auf dem Geschäftskonto nicht auf. Ohne eigene Liste fallen sie beim Monatsabschluss durch. Führen Sie deshalb eine Privatkarten-Liste mit Datum, Betrag, Händler, betrieblichem Zweck und Verweis auf den Beleg. Steuerlich können solche Zahlungen Einlagen sein; § 4 Absatz 1 Satz 8 EStG definiert Einlagen als Wirtschaftsgüter, die dem Betrieb zugeführt werden. Die konkrete Erfassung legt Ihre Kanzlei fest.

Umgekehrt gilt: Eine private Ausgabe vom Geschäftskonto braucht keinen Betriebsbeleg, sondern eine Kennzeichnung als privat. Warum diese Überweisung den Gewinn nicht mindert, erklärt Privatentnahme.

#4. Zahlungsdienstleister nach Brutto, Gebühr und Netto abstimmen

Auf dem Bankkonto landet bei Stripe, PayPal, SumUp oder einem Marktplatz meist nur der Nettobetrag. Umsätze, Erstattungen und Gebühren sind darin bereits verrechnet. Wer die Auszahlung als Umsatz übernimmt, weist zu wenig Umsatz und keine Gebühren aus.

Laden Sie deshalb für jede Auszahlung den Abstimmungsbericht. Bei Stripe heißt er Payout reconciliation: Der „Itemized“-Download listet jede Zahlung, Erstattung, Rückbuchung und Gebühr, die in einer Auszahlung enthalten ist, mit den Spalten gross, fee und net. Stripe weist darauf hin, dass der Bericht eine Auszahlung nach dem erwarteten Eingangsdatum gruppiert, nicht nach dem Buchungstag Ihrer Bank. Eine Auszahlung vom 1. Oktober kann deshalb Umsätze vom September enthalten.

Die Gebühren brauchen einen eigenen Beleg, meist eine Gebührenrechnung oder Gebührenübersicht im Dashboard des Anbieters. Prüfen Sie dort den Sitz des Anbieters: Bei Leistungen ausländischer Unternehmen kann die Steuer nach § 13b UStG auf Sie übergehen. Manche Zahlungsdienstleistungen sind umsatzsteuerfrei. Diese Einordnung trifft die Kanzlei anhand des Belegs.

Wie die einzelnen Dienste ihre Daten bereitstellen und was davon in DATEV ankommt, beschreiben die Seiten zum DATEV-Export für Stripe, PayPal, SumUp, Shopify und Amazon.

#5. Fremdwährung und Reverse Charge markieren

Rechnungen in US-Dollar oder anderen Währungen brauchen einen nachvollziehbaren Euro-Betrag. Für die Umsatzsteuer schreibt § 16 Absatz 6 UStG grundsätzlich die vom Bundesfinanzministerium monatlich bekannt gegebenen Durchschnittskurse vor; das Gesetz lässt unter Voraussetzungen andere Kurse zu. Der auf der Kreditkarte belastete Euro-Betrag ist deshalb nicht automatisch der umsatzsteuerlich maßgebliche Wert. Markieren Sie solche Belege, statt selbst umzurechnen.

Kauft Ihr Unternehmen Software, Cloud-Leistungen oder Werbung bei einem Anbieter im Ausland ein, schuldet häufig Ihr Unternehmen die Umsatzsteuer. Das gilt auch für Kleinunternehmer; der Leitfaden Reverse Charge als Kleinunternehmer zeigt, welche Folgen das hat.

#6. Belege sachlich prüfen

Kontrollieren Sie Rechnungsempfänger, Leistung, Betrag und Datum. Für Rechnungen über 250 Euro gelten die vollständigen Pflichtangaben einer Rechnung, für kleinere Beträge die vereinfachte Kleinbetragsrechnung. Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; bewahren Sie die strukturierte Originaldatei auf, nicht nur eine PDF-Ansicht. Die Übergangsregeln erklärt E-Rechnung-Pflicht.

Ändern Sie keine Angaben auf dem Beleg eines Lieferanten. Bei Fehlern fordern Sie eine Berichtigung an. Eine einheitliche Benennung der Dateien spart Rückfragen; ein Schema finden Sie unter Belege richtig benennen.

#7. Offene Fälle beschreiben

Jeder offene Fall braucht Datum, Betrag, Gegenpartei, die fehlende Information, die letzte Aktion und eine zuständige Person. „Beleg fehlt“ allein hilft der Kanzlei nicht weiter. Besser: „Amazon, 3. September, 48,90 Euro, Rechnung im Verkäuferkonto nicht abrufbar, Anfrage an Support am 2. Oktober.“

#8. Das Paket für die Kanzlei übergeben

Stimmen Sie Format und Übergabeweg einmal mit Ihrer Kanzlei ab und halten Sie sich dann jeden Monat daran. Fragen Sie, ob sie Belegbilder, E-Rechnungsdateien, einen Buchungsstapel oder eine Kombination braucht. Den Unterschied erklärt DATEV-Schnittstelle.

Prüfen Sie zum Schluss die Frist der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung. Die Steuertermine zeigen die Fälligkeiten im Kalender; eine Dauerfristverlängerung verschiebt sie um einen Monat. Buchungsbelege sind nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; Details stehen unter Aufbewahrungsfrist für Rechnungen.

#Beispiel: eine Stripe-Auszahlung zerlegen

Ein Onlinekurs-Anbieter erhält am 1. Oktober 2026 eine Stripe-Auszahlung über 2.221,60 Euro. Die Zahlen sind erfunden; sie zeigen nur das Prinzip.

2.400,00 − 120,00 − 58,40 = 2.221,60 Euro. Für die Kanzlei sind drei Dinge wichtig: die einzelnen Zahlungen mit ihren Ausgangsrechnungen, die Erstattung mit Bezug zum ursprünglichen Verkauf und die 58,40 Euro Gebühren mit eigenem Beleg. Der Bankbetrag von 2.221,60 Euro ist nur die Summe, die zur Kontrolle aufgehen muss. Zu welchem Monat die Zahlungen gehören, richtet sich nach Ihrer Gewinnermittlung; bei einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung kommt es auf den Zufluss an. Den Zeitpunkt bei Zahlungsdienstleistern klären Sie mit der Kanzlei.

#Welche Belege braucht Ihre Branche jeden Monat?

Die allgemeinen Schritte sind überall gleich. Wo die Belege liegen und welche Fehler typisch sind, unterscheidet sich je Branche. Die folgenden Tabellen entsprechen den Branchenzeilen der CSV.

#Onlinehandel

Im Onlinehandel stammt der größte Teil der Umsätze aus Auszahlungen von Marktplätzen und Shop-Zahlungsdiensten. Die eigentliche Arbeit ist die Zerlegung dieser Auszahlungen.

Amazon Seller Central liefert Abrechnungs- und Umsatzsteuer-Transaktionsberichte als Rohdaten, aber keinen fertigen Buchungsstapel; mehr dazu unter Amazon DATEV-Export. Für Shop-Systeme gilt Ähnliches; Details stehen unter Shopify, WooCommerce und JTL.

Wo der geplante Beleg-Agent von Heft im Onlinehandel ansetzen soll, zeigt die Seite Heft für Onlinehandel.

#Agenturen & Freelancer

Agenturen und Freelancer zahlen viele kleine Abos und reisen zu Kunden. Die Belege liegen verstreut in Anbieterportalen, die keine E-Mail mit Anhang schicken.

Ein Beispiel für ein Portal ohne Rechnungsmail ist die ChatGPT-Rechnung. Wie Software-Abos steuerlich zu behandeln sind, erklärt Software abschreiben. Für Fahrten mit dem eigenen Auto und Abwesenheiten helfen der Kilometergeld-Rechner und der Verpflegungsmehraufwand-Rechner.

Wo der geplante Beleg-Agent von Heft bei Agenturen und Freelancern ansetzen soll, zeigt die Seite Heft für Agenturen und Freelancer.

#Software & SaaS

SaaS-Unternehmen haben auf der Einnahmenseite meist einen Zahlungsdienstleister und auf der Ausgabenseite viele ausländische Anbieter. Beides braucht jeden Monat eine eigene Prüfung.

Die Abstimmung einer Stripe-Auszahlung zeigt das Beispiel oben. Was Stripe für DATEV liefert und was nicht, steht unter Stripe DATEV-Export.

Wo der geplante Beleg-Agent von Heft bei Software- und SaaS-Unternehmen ansetzen soll, zeigt die Seite Heft für Software und SaaS.

#Beratung & Coaching

In Beratung und Coaching fallen wenige, aber nachweisintensive Belege an: Bahn, Hotel und Geschäftsessen. Viele davon existieren zunächst nur auf Papier.

Für Geschäftsessen lässt § 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG grundsätzlich 70 Prozent der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen als Betriebsausgabe zu. Welche Angaben der Bewirtungsnachweis braucht, beschreibt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025; die Einzelheiten stehen im Leitfaden Geschäftsessen absetzen.

Ein Foto vom Handy ist schnell gemacht. Ob Sie das Papieroriginal danach vernichten dürfen, hängt von den Anforderungen der GoBD an das ersetzende Scannen und von Ihrer Verfahrensdokumentation ab. Solange das nicht geklärt ist, bewahren Sie das Papier auf.

Wo der geplante Beleg-Agent von Heft in Beratung und Coaching ansetzen soll, zeigt die Seite Heft für Beratung und Coaching.

#Was Heft dabei übernehmen soll

Wir entwickeln Heft. Der geplante Beleg-Agent soll von Bankzahlungen aus in E-Mails und Lieferantenportalen nach Belegen suchen und den Monat für die Kanzlei vorbereiten. Auch Papier- und Fotobelege soll Heft annehmen. Heft ist noch nicht verfügbar; es bucht nicht und exportiert heute nichts. Die Checkliste auf dieser Seite funktioniert unabhängig davon.

#Häufige Fragen

#Bis wann muss der Monatsabschluss fertig sein?

Ein Gesetz nennt keinen festen Tag für den Monatsabschluss. Die Buchführung muss aber zeitgerecht sein, und die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist grundsätzlich bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig. Vereinbaren Sie mit Ihrer Kanzlei einen Stichtag, der vor dieser Frist liegt.

#Darf ich die Stripe- oder PayPal-Auszahlung einfach als Umsatz buchen?

Nein. Die Auszahlung ist ein Nettobetrag nach Abzug von Gebühren und Erstattungen. Umsätze, Erstattungen und Gebühren müssen einzeln nachvollziehbar sein. Den Abstimmungsbericht des Anbieters geben Sie deshalb mit an die Kanzlei.

#Was mache ich mit Ausgaben, die ich privat bezahlt habe?

Führen Sie eine eigene Liste mit Datum, Betrag, Händler, Zweck und Beleg. Diese Zahlungen erscheinen nicht auf dem Geschäftskonto und fallen sonst durch. Wie die Kanzlei sie erfasst, etwa als Einlage, entscheidet sie anhand Ihrer Liste.

#Reicht ein Foto des Kassenbons?

Für die Zuordnung im Monatsabschluss genügt ein lesbares Foto. Ob Sie das Papieroriginal vernichten dürfen, hängt von den GoBD-Anforderungen an das ersetzende Scannen und Ihrer Verfahrensdokumentation ab. Bis das geklärt ist, bewahren Sie das Papier auf.

#Ersetzt die CSV-Checkliste eine Buchhaltungssoftware?

Nein. Die CSV hält fest, was geprüft ist und was fehlt. Sie bucht nicht, berechnet keine Steuer und lässt sich nicht in DATEV importieren. Die Buchung übernimmt Ihre Kanzlei oder Ihre Buchhaltungssoftware.

#Quellen und Stand

Rechtsstand geprüft am 3. Oktober 2026, Bezugsjahr 2026. Primärquellen: § 146 AO, § 147 AO, § 4 EStG, § 13b UStG, § 16 UStG, § 17 UStG, § 18 UStG, § 33 und § 34 UStDV, GoBD in der Fassung der zweiten Änderung vom 14. Juli 2025, BMF-Schreiben zu Bewirtungskosten vom 19. November 2025. Anbieterdokumentation: Stripe, Payout reconciliation report, abgerufen am 3. Oktober 2026. Die Checkliste beschreibt den gewöhnlichen Fall und ersetzt keine Prüfung durch Ihre Kanzlei.