Nie wieder Belegen hinterherlaufen.
Heft ist in Entwicklung. Der Beleg-Agent soll fehlende Belege suchen und den Monat für deinen Steuerberater vorbereiten.
Eine gewöhnliche Umsatzsteuerrechnung braucht die Angaben aus § 14 Absatz 4 UStG, aber keine allgemeine handschriftliche Unterschrift. Prüfen Sie zuerst den Rechnungstyp. Die folgende Checkliste betrifft eine normale steuerpflichtige Leistung mit gewöhnlicher Rechnung über 250 Euro; vereinfachte Rechnungen und Sonderfälle haben andere Anforderungen. § 14 UStG.
Die Rechnung-Checkliste im Video
Transkript: Was muss auf deine Rechnung?
Du schreibst eine Rechnung über fünfhundert Euro. Reichen Name und Betrag? Für eine normale Rechnung mit Umsatzsteuer fehlen dann wichtige Angaben. Du brauchst Namen und Anschriften von dir und deinem Kunden. Dazu kommen deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID und das Rechnungsdatum. Die Rechnungsnummer muss eindeutig sein und nur einmal vergeben werden. Nenne Menge und Art der Ware oder Art und Umfang der Leistung sowie den Leistungszeitpunkt. Auch das Nettoentgelt je Steuersatz und der Steuerbetrag gehören darauf. Vereinbarte Preisnachlässe müssen erkennbar sein, wenn sie noch nicht eingerechnet wurden. Für Kleinunternehmer und andere Sonderfälle gelten abweichende Regeln. Dein nächster Schritt: Prüfe deine Rechnungsvorlage einmal vollständig. Eine schöne Rechnung ist gut. Eine vollständige ist besser.
Welche Angaben gehören auf die Rechnung?
Die Liste folgt der gewöhnlichen Umsatzsteuerrechnung. Bedingte Angaben müssen hinzukommen, wenn der jeweilige Fall vorliegt.
| Pflichtangabe | Praktische Prüfung |
|---|---|
| Aussteller | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers |
| Empfänger | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers |
| Steuerkennung | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers |
| Rechnungsdatum | Datum der Ausstellung |
| Rechnungsnummer | Einmal vergebene Nummer aus einem oder mehreren Nummernkreisen, die die Rechnung eindeutig identifiziert |
| Leistung | Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung |
| Leistungszeitpunkt | Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; bei bestimmten Vorauszahlungen der Vereinnahmungszeitpunkt, soweit bestimmt und abweichend |
| Entgelt | Aufschlüsselung nach Steuersätzen beziehungsweise Steuerbefreiungen; vereinbarte Entgeltminderungen, soweit nicht schon berücksichtigt |
| Steuer | Anwendbarer Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die einschlägige Steuerbefreiung |
| Sonderangaben | Zum Beispiel „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger und gegebenenfalls der Hinweis auf dessen Aufbewahrungspflicht |
Beispiel: Eine Rechnung über 500 Euro für eine abgeschlossene Beratungsleistung muss den Kunden identifizieren und die Leistung nachvollziehbar bezeichnen. „Dienstleistung 500 Euro“ ohne weitere Einordnung ist keine verlässliche Prüfung. Rechnungsdatum und Leistungsdatum können übereinstimmen, müssen aber nicht.
Als Leistungszeitpunkt kann nach § 31 Absatz 4 UStDV der Kalendermonat angegeben werden. Ein Sammelbegriff ersetzt dagegen keine nachvollziehbare Beschreibung dessen, was tatsächlich geliefert oder geleistet wurde.
Muss die Rechnung unterschrieben sein?
Eine normale Umsatzsteuerrechnung wird nicht allein wegen einer fehlenden handschriftlichen Unterschrift ungültig. § 14 Absatz 4 nennt keine allgemeine Rechnungsunterschrift. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen trotzdem gewährleistet werden. § 14 Absatz 3 erlaubt dafür unter anderem innerbetriebliche Kontrollen mit einem verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung.
Transkript: Muss deine Rechnung unterschrieben sein?
Du bekommst eine Rechnung ohne Unterschrift. Musst du deshalb eine neue verlangen? Bei einer normalen Rechnung lautet die Antwort: nein. Eine handschriftliche Unterschrift gehört nicht zu den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Entscheidend sind die vollständigen Angaben und die tatsächliche Leistung. Auch eine elektronische Rechnung braucht dafür nicht automatisch eine digitale Signatur. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts müssen trotzdem gesichert sein. Das kann durch eine nachvollziehbare Prüfung von Auftrag, Leistung und Rechnung geschehen. Besondere Berufsregeln können zusätzliche Anforderungen enthalten. Verwechsle die Rechnung auch nicht mit einem unterschriebenen Bewirtungsnachweis. Dein nächster Schritt: Prüfe die Rechnungsdaten und den Bezug zur Leistung. Eine fehlende Unterschrift ist bei normalen Rechnungen kein Fehler.
Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine mögliche technische Lösung, aber keine automatische Pflicht für jede elektronische Rechnung. Besondere berufsrechtliche Anforderungen oder unterschriebene Bewirtungsnachweise sind gesonderte Fragen. Verwechseln Sie die allgemeine Rechnung daher nicht mit allen weiteren Dokumenten eines Vorgangs.
Pflichtfelder und Rechnungsformat sind zwei Prüfungen
Ein korrekt ausgefülltes PDF ist nicht allein dadurch eine strukturierte E-Rechnung. Umgekehrt genügt ein technisch lesbares XML nicht automatisch, wenn inhaltliche Pflichtangaben fehlen. Prüfen Sie deshalb sowohl die Inhalte als auch die geltenden Formatpflichten, Ausnahmen und Übergangsfristen. Der aktuelle Ablauf steht unter E-Rechnungspflicht.
Für gewöhnliche Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gibt es eine kürzere Pflichtliste. Kleinunternehmerrechnungen und Reverse-Charge-Rechnungen dürfen Sie ebenfalls nicht ungeprüft nach der gewöhnlichen Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis behandeln.
Was tun, wenn ein Pflichtfeld fehlt?
Fordern Sie beim Rechnungsaussteller eine Berichtigung an. Benennen Sie Rechnungsnummer, Datum und das fehlerhafte Feld. Überschreiben Sie eine empfangene Rechnung nicht selbst und bewahren Sie Original sowie zugehörige Berichtigung auf. Der Leitfaden Rechnung korrigieren oder stornieren erklärt den Unterschied.
Für den gewöhnlichen Vorsteuerabzug gehört der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung zu den Voraussetzungen des § 15 UStG. Eine Zahlung allein ersetzt diese Inhaltsprüfung nicht.
Häufig gestellte Fragen
Muss jede Rechnung eine Unterschrift haben?
Für gewöhnliche Umsatzsteuerrechnungen besteht keine allgemeine Pflicht zur handschriftlichen Unterschrift. Die übrigen Pflichtangaben sowie Herkunft, Inhaltsintegrität und Lesbarkeit bleiben erforderlich. Besondere berufsrechtliche Fälle sind gesondert zu prüfen.
Braucht die Rechnung eine Steuernummer und eine Umsatzsteuer-ID?
Bei der gewöhnlichen Rechnung nach § 14 Absatz 4 ist die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers erforderlich. Weitere Steuerkennungen können bei Sonderfällen zusätzlich nötig sein.
Muss das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entsprechen?
Nein. Ausstellung und Leistung können an verschiedenen Tagen stattfinden. Als Leistungszeitpunkt kann nach § 31 Absatz 4 UStDV der Kalendermonat angegeben werden.
Ist ein PDF mit allen Pflichtfeldern eine E-Rechnung?
Nicht automatisch. Die strukturierte E-Rechnung hat eigene Formatanforderungen. Die inhaltliche Pflichtliste und die Formatprüfung müssen getrennt erfüllt werden.
Quellen und Stand
Geprüft am 1. Oktober 2026: § 14 UStG, § 15 UStG, § 31 UStDV und BMF-FAQ zur E-Rechnung.
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Heft Team
AutorThe Heft team writes guides on receipts, e-invoices and bookkeeping for businesses in Germany.