Beantworten Sie ein paar Fragen zu Buchhaltung, Programmen, Belegeingang und Archiv. Der Generator erstellt daraus eine Verfahrensdokumentation in den vier Teilen, die die GoBD erwarten, zum Kopieren, Drucken oder als Markdown-Datei.
# Verfahrensdokumentation [Firma] Stand: [Datum] Verantwortlich: [Geschäftsführer] (Geschäftsführung) Diese Verfahrensdokumentation beschreibt, wie die [Firma] steuerlich relevante Daten und Belege erfasst, verarbeitet, bucht und aufbewahrt. Sie folgt den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie wird bei jeder Änderung der Abläufe oder Programme fortgeschrieben; ältere Fassungen werden aufbewahrt. ## 1. Allgemeine Beschreibung ### 1.1 Unternehmen - Firma: [Firma] - Rechtsform: GmbH - Anschrift: [Anschrift] - Geschäftsführung: [Name] - Unternehmensgegenstand: [Tätigkeit] - Mitarbeitende: [Anzahl] ### 1.2 Organisation der Buchführung Die Gesellschaft erfasst Belege und bereitet Buchungen vor ([Name, Funktion]). Die Steuerberatungskanzlei [Name der Kanzlei] prüft, bucht ab und erstellt Voranmeldungen und Jahresabschluss. Die Gesellschaft ist nach Handelsrecht buchführungspflichtig und bilanziert (§ 238 HGB, § 140 AO). Buchungen werden einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen (§ 146 Abs. 1 AO). Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). ### 1.3 Eingesetzte Programme - Buchhaltung: [Buchhaltungsprogramm] - Rechnungsstellung: [Programm] - Bankkonten und Zahlungsanbieter: [Bank] - Archiv: Im Buchhaltungsprogramm (Belegarchiv) ([System]) ## 2. Anwenderdokumentation ### 2.1 Belegeingang Belege gehen auf folgenden Wegen ein: - PDF per E-Mail oder Download - E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) E-Rechnungen werden im strukturierten Format (XML) unverändert gespeichert. Maßgeblich ist der strukturierte Teil; eine Sichtdatei (PDF) dient nur zum Lesen. Seit dem 1. Januar 2025 kann die Gesellschaft E-Rechnungen von inländischen Unternehmen empfangen (§ 14 Abs. 1 und 2 UStG). PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, werden im Originalformat gespeichert. Enthält die E-Mail selbst steuerlich relevante Angaben, wird auch sie aufbewahrt; sonst reicht der Anhang. ### 2.2 Digitalisierung von Papierbelegen Es gehen keine Papierbelege ein. Sollte das doch geschehen, gilt der Ablauf in 2.1. ### 2.3 Erfassung und Buchung - Bankumsätze werden per Schnittstelle aus [Bank] in [Buchhaltungsprogramm] übernommen. - Jeder Buchung wird ein Beleg zugeordnet. Buchungen ohne Beleg werden mit einem Eigenbeleg dokumentiert. - Buchungen werden zeitnah erfasst, spätestens bis zum Ende des Folgemonats. - Stornos erfolgen durch Gegenbuchung; festgeschriebene Buchungen werden nicht geändert. - Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird aus den festgeschriebenen Buchungen des Zeitraums erstellt. ### 2.4 Ausgangsrechnungen Ausgangsrechnungen werden in [Programm] mit fortlaufender Rechnungsnummer erstellt. An inländische Unternehmen gehen sie als E-Rechnung (§ 14 Abs. 2 UStG), soweit keine Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 UStG genutzt wird. Eine Kopie jeder Rechnung wird im Archiv abgelegt. ## 3. Technische Systemdokumentation - Buchhaltungsprogramm: [Buchhaltungsprogramm]. Version und Anbieterdokumentation werden bei jedem Update abgelegt. - Archiv: Im Buchhaltungsprogramm (Belegarchiv) ([System]). Dateien werden nach dem Speichern nicht mehr verändert; Änderungen werden protokolliert oder als neue Version gespeichert. - Schnittstellen: Bankabruf, Belegübernahme, Export an die Kanzlei (z. B. DATEV-Format). - Datenzugriff der Finanzverwaltung: Die Daten können maschinell auswertbar exportiert werden (§ 147 Abs. 6 AO). - Formate: Belege als PDF bzw. Bilddatei, E-Rechnungen als XML, Buchungsdaten im Format des Programms. ## 4. Betriebsdokumentation ### 4.1 Zugriffsrechte [Personen und Rollen, z. B. Geschäftsführung: Vollzugriff; Kanzlei: Buchen und Lesen] Zugriffe erfolgen mit persönlichen Konten. Beim Ausscheiden einer Person wird der Zugang am letzten Arbeitstag entzogen. ### 4.2 Datensicherung [Wer sichert was, wie oft und wohin, z. B. täglich durch den Anbieter, zusätzlich monatlicher Export] ### 4.3 Aufbewahrung - Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und die zum Verständnis nötigen Organisationsunterlagen (dazu gehört diese Verfahrensdokumentation): 10 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). - Buchungsbelege, also auch Eingangs- und Ausgangsrechnungen und Kontoauszüge: 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). - Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen: 6 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). - Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO). - Elektronisch eingegangene Unterlagen werden elektronisch aufbewahrt und bleiben während der Frist lesbar und maschinell auswertbar. ### 4.4 Internes Kontrollsystem - Vier-Augen-Prinzip bei Zahlungen über [Betrag] €. - Monatlicher Abgleich der Bankkonten mit der Buchhaltung. - Jährliche Durchsicht dieser Verfahrensdokumentation durch die Geschäftsführung. ## Änderungshistorie | Datum | Änderung | Verantwortlich | | --- | --- | --- | | [Datum] | Erstfassung | [Name] |
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Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Die Finanzverwaltung hat sie in einem BMF-Schreiben festgelegt (BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD), zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025 (IV D 2 - S 0316/00128/005/088), Rz. 151 ff.). Sie binden das Finanzamt, nicht unmittelbar das Unternehmen, aber ein Betriebsprüfer misst die Buchführung daran.
Die gesetzliche Grundlage steht in der Abgabenordnung. Buchungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 AO). Eine Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO). Unterlagen dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sie lesbar bleiben (§ 147 Abs. 2 AO). Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf die Daten zugreifen und sie maschinell auswerten (§ 147 Abs. 6 AO).
Die Verfahrensdokumentation zeigt, wie das im Unternehmen konkret umgesetzt ist. Sie beschreibt den Weg eines Belegs vom Eingang über die Buchung bis ins Archiv und die Kontrollen, die dabei greifen.
1. Allgemeine Beschreibung: Unternehmen, Verantwortliche, wer bucht und welche Programme eingesetzt werden.
2. Anwenderdokumentation: Die Arbeitsabläufe: wie Belege ankommen, wie Papier digitalisiert wird, wie gebucht, storniert und festgeschrieben wird, wie Rechnungen geschrieben werden.
3. Technische Systemdokumentation: Programme, Versionen, Schnittstellen und Datenformate, also wie Bankumsätze, Belege und Buchungen technisch zusammenkommen.
4. Betriebsdokumentation: Zugriffsrechte, Datensicherung, Aufbewahrung und das interne Kontrollsystem, damit die Daten während der ganzen Frist unverändert und lesbar bleiben.
Wer Papierbelege scannt und das Original danach vernichtet, scannt ersetzend. Das ist zulässig, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt, lesbar ist und während der Aufbewahrungsfrist unverändert verfügbar bleibt (§ 147 Abs. 2 AO). Die Verfahrensdokumentation muss beschreiben, wer wann womit scannt, wie der Scan kontrolliert wird und wann das Original vernichtet wird. Ohne diese Beschreibung fehlt im Zweifel der Nachweis, dass der Scan dem Original entspricht.
Nicht jedes Original darf vernichtet werden. Wo ein Gesetz das Papier verlangt, bleibt es erhalten. Im Generator schalten Sie ersetzendes Scannen an, sobald Sie Papierbelege auswählen.
Buchungsbelege, also Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge und Quittungen, sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen 10 Jahre. Dazu zählt die Verfahrensdokumentation selbst. Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen 6 Jahre.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung vom März 2026 darf also frühestens nach dem 31. Dezember 2034 vernichtet werden, wenn keine Prüfung oder offene Festsetzung sie länger verlangt.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch verarbeitet werden kann (§ 14 Abs. 1 UStG), etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Bei Leistungen an andere inländische Unternehmen ist sie Pflicht (§ 14 Abs. 2 UStG). Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Unternehmen noch andere Rechnungen ausstellen, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Empfangen können muss jedes Unternehmen sie bereits.
Für die Verfahrensdokumentation heißt das: Beschreiben Sie, über welchen Kanal E-Rechnungen ankommen, dass der XML-Teil unverändert gespeichert wird und mit welchem Programm er lesbar gemacht wird, zum Beispiel mit unserem kostenlosen E-Rechnung-Viewer. Wie typische Belege gebucht werden, zeigen die Buchungsbeispiele, alle Fristen der GmbH der Steuertermine-Kalender.
Eine Verfahrensdokumentation ist nie fertig. Neues Buchhaltungsprogramm, neue Bank, ein Wechsel zum Steuerberater oder weg von ihm: Jede Änderung gehört mit Datum in die Änderungshistorie, und die alte Fassung bleibt erhalten. Planen Sie mindestens eine jährliche Durchsicht ein, zum Beispiel zusammen mit dem Jahresabschluss. Was der kostet, zeigt der Jahresabschluss-Kosten-Rechner.
Der Agent hält die Verfahrensdokumentation aktuell. Sie geben frei.
Wir entwickeln gerade Heft, einen KI-Agenten für GmbH und UG. Er führt die Bücher nach einem festen, dokumentierten Ablauf: Belege, E-Rechnungen und Bankumsätze kommen an einer Stelle an, werden gebucht und unverändert archiviert. Ändert sich etwas an Programmen oder Abläufen, schreibt der Agent die Verfahrensdokumentation fort, und Sie bestätigen die Änderung auf dem Handy.
Eine Beschreibung, wie Ihr Unternehmen Belege und Daten erfasst, verarbeitet, bucht und aufbewahrt. Ein sachverständiger Dritter, zum Beispiel ein Betriebsprüfer, soll damit in angemessener Zeit nachvollziehen können, wie die Buchführung funktioniert. Die GoBD der Finanzverwaltung verlangen sie für jedes Datenverarbeitungssystem, das für die Buchführung genutzt wird.
Ja. Eine GmbH ist buchführungspflichtig, und die GoBD gelten unabhängig von der Größe. Bei einer kleinen Gesellschaft darf die Dokumentation aber kurz sein. Ein paar Seiten, die den tatsächlichen Ablauf beschreiben, reichen oft. Wer ersetzend scannt, braucht sie besonders, weil das Original danach fehlt.
Das Fehlen allein macht die Buchführung nicht automatisch ordnungswidrig. Wenn die Nachvollziehbarkeit dadurch aber leidet, kann der Prüfer die Ordnungsmäßigkeit anzweifeln und im schlimmsten Fall Besteuerungsgrundlagen schätzen. Besonders heikel ist ersetzendes Scannen ohne beschriebenen Ablauf.
In der Regel vier: eine allgemeine Beschreibung des Unternehmens und der Organisation, eine Anwenderdokumentation mit den Arbeitsabläufen, eine technische Systemdokumentation der Programme und Schnittstellen und eine Betriebsdokumentation zu Zugriffsrechten, Datensicherung und Aufbewahrung. Der Generator erstellt genau diese vier Teile.
Sie gehört zu den Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Bücher erforderlich sind. Die sind 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO). Jede ältere Fassung muss so lange verfügbar bleiben, wie die Buchungen aufzubewahren sind, die nach ihr entstanden sind.
8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Bücher, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO).
Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen von inländischen Unternehmen empfangen können; beim Ausstellen gelten Übergangsregeln bis Ende 2026 und für kleinere Unternehmen bis Ende 2027 (§ 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG). Die Verfahrensdokumentation sollte beschreiben, wo E-Rechnungen ankommen, wie der strukturierte XML-Teil gespeichert wird und wie er lesbar gemacht wird.
Allgemeine Information und unverbindliches Muster, keine Steuerberatung. Die Verfahrensdokumentation muss Ihre tatsächlichen Abläufe beschreiben; passen Sie das Muster an. Branchenspezifische Pflichten, Kassensysteme mit TSE und besondere Aufbewahrungsvorschriften sind nicht abgebildet. Für Ihre konkrete Situation fragen Sie Ihren Steuerberater.
Muster am 27.09.2026 geprüft von NameQuick anhand von § 147 AO, § 257 HGB, § 14 UStG und den GoBD (Stand 14.07.2025).
