Aufbewahrungsfrist für Rechnungen 2026: 8 Jahre – und was Sie jetzt wegwerfen dürfen

#Die kurze Antwort

Wie lange müssen Sie Rechnungen aufbewahren? Für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler lautet die Antwort seit 2025: acht Jahre. Vorher waren es zehn. Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) hat die Frist für Buchungsbelege verkürzt, und Ein- wie Ausgangsrechnungen sind fast immer Buchungsbelege. Diese Verkürzung ist der eigentliche Grund, warum sich die Frage gerade jetzt lohnt: Ein Teil Ihrer alten Ordner darf früher ins Altpapier als bisher gedacht.

Die folgende Tabelle fasst die Fristen zusammen, die für Rechnungen relevant sind. Für alle anderen Dokumentarten – von Kontoauszügen bis Urkunden – finden Sie die vollständige Übersicht im Beitrag Dokumente aufbewahren: Fristen-Tabelle.

Ein Punkt vorweg, weil er später den Unterschied macht: Die acht Jahre gelten für die Rechnung als Beleg. Handelsbücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben unverändert bei zehn Jahren. Die Verkürzung betrifft also die Belege, nicht die Abschlüsse.

#Warum Rechnungen fast immer 8 Jahre sind

Der Grund liegt in der Einordnung: Eine Rechnung ist ein Buchungsbeleg. Sie dokumentiert einen Geschäftsvorfall, der in der Buchhaltung erfasst wird – bei Eingangsrechnungen den Aufwand und die Vorsteuer, bei Ausgangsrechnungen den Erlös und die Umsatzsteuer. § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) schreiben für Buchungsbelege die Aufbewahrung vor, und beide Fristen wurden durch das BEG IV von zehn auf acht Jahre gesenkt. Parallel hat der Gesetzgeber § 14b UStG angeglichen, der die umsatzsteuerliche Aufbewahrung von Rechnungen regelt: Auch hier gelten jetzt acht statt zehn Jahre.

Das gilt unabhängig von der Rechtsform und unabhängig von der Größe. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Die Befreiung, die Kleinunternehmer bei der E-Rechnung genießen, betrifft nur den Versand – nicht das Aufbewahren. Wer eine Rechnung erhält oder ausstellt, muss sie geordnet und lesbar archivieren.

Eine Ausnahme sind reine Geschäftsbriefe ohne Buchungsfunktion: Korrespondenz, Angebote oder Auftragsbestätigungen ohne unmittelbare Buchungsrelevanz fallen unter die sechsjährige Frist des § 257 HGB. Sobald ein Dokument aber Grundlage einer Buchung ist, greift die längere Belegfrist.

#Wann die Frist beginnt – und ein Rechenbeispiel

Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab dem Rechnungsdatum, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde beziehungsweise die letzte Eintragung erfolgt ist. Eine Rechnung aus dem März 2020 startet ihre Frist also erst am 1. Januar 2021. Bei acht Jahren endet die Aufbewahrung dann mit Ablauf des 31. Dezember 2028.

Für das Ausmisten heißt das konkret: Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 dürfen seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden. Deren Frist begann am 1. Januar 2018 und lief nach acht Jahren zum 31. Dezember 2025 ab.

Beim Übergang lohnt ein genauer Blick, denn hier liegt die Neuerung. Die verkürzte Achtjahresfrist gilt für alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Nach der alten Zehnjahresregel hätten Sie 2017er-Belege noch bis Ende 2027 aufbewahren müssen. Durch das BEG IV endet die Pflicht zwei Jahre früher. Wer im Zweifel ist, ob ein bestimmter Jahrgang bereits frei ist, rechnet einfach: Ausstellungsjahr plus acht, dann zum Jahresende. Die entsprechenden Stichtage für Nicht-Rechnungsbelege stehen in der Fristen-Tabelle.

#Wann Sie trotz abgelaufener Frist nicht vernichten dürfen

Eine abgelaufene Frist ist keine Freigabe zum Schreddern, wenn ein Vorgang noch offen ist. Bewahren Sie Rechnungen weiter auf, solange einer dieser Fälle vorliegt:

• Eine Betriebsprüfung läuft oder ist angekündigt. Belege, die den Prüfungszeitraum betreffen, müssen verfügbar bleiben.
• Die Steuerfestsetzung ist vorläufig oder steht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.
• Eine Festsetzungsfrist ist noch offen, etwa weil eine Steuererklärung spät oder noch nicht abgegeben wurde – dann kann die Frist über die reguläre Aufbewahrungsdauer hinauslaufen.
• Der Beleg ist Gegenstand eines laufenden Rechtsstreits oder einer offenen Forderung.

Diese Verlängerungsgründe hängen stark vom Einzelfall ab. Bevor Sie einen ganzen Jahrgang vernichten, prüfen Sie, ob einer davon zutrifft, und klären Grenzfälle mit Ihrem Steuerberater. Im Zweifel ist ein Jahr länger aufbewahren günstiger als ein fehlender Beleg in der Prüfung.

#E-Rechnungen aufbewahren: Das XML ist das Original

Bei elektronischen Rechnungen entscheidet nicht die Frist über die Fallstricke, sondern die Form. Seit 2025 müssen inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Details und den Zeitplan erklärt der Beitrag zur E-Rechnungspflicht 2025–2028. Für die Aufbewahrung gilt dabei eine eigene Regel.

Praktisch heißt das: Sie brauchen einen Ort, an dem die eingehende XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei in ihrer Originalform landet, unverändert bleibt und wiederauffindbar ist – nicht ungelesen im Mail-Posteingang und nicht als abgeflachter Ausdruck im Ordner. Die digitale Aufbewahrung ist grundsätzlich zulässig, solange sie GoBD-konform ist: unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar. Auch Papierbelege dürfen Sie digitalisieren und unter bestimmten Voraussetzungen im Original vernichten (ersetzendes Scannen); die Details dazu stehen im Beitrag Eingangsrechnungen digitalisieren.

Genau an dieser Stelle setzt NameQuick Invoices Web an. Sie leiten eingehende Rechnungen an eine dedizierte Workspace-Adresse weiter oder laden sie hoch – egal ob PDF, Scan, XRechnung oder ZUGFeRD. Die Anwendung liest strukturierte E-Rechnungen direkt aus dem XML, erkennt bei PDFs und Scans die Felder per Texterkennung und legt jede Rechnung im Original unverändert ab. Aus den geprüften Daten exportieren Sie anschließend eine DATEV-EXTF- oder CSV-Datei für Ihr Steuerbüro. Die Anwendung wird in Deutschland gehostet und ist GoBD-orientiert aufgebaut.

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#Und privat? Meist keine Pflicht, mit zwei Ausnahmen

Privatpersonen unterliegen keiner allgemeinen gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Rechnungen. Zwei Dinge sollten Sie trotzdem beachten.

Erstens gibt es eine echte Pflicht bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – etwa Handwerker-, Bau- oder Renovierungsrechnungen. Hier verlangt § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG, dass Sie die Rechnung zwei Jahre aufbewahren. Der Zweck ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit. Zweitens sprechen praktische Gründe fürs Aufheben: Für Gewährleistung und Garantie brauchen Sie den Kaufbeleg, oft länger als die reine Frist. Ein längeres Aufbewahren ist hier eine Frage der eigenen Absicherung, nicht des Gesetzes. Die Empfehlungen für private Belege im Detail finden Sie in der Fristen-Tabelle für alle Dokumentarten.

#Häufig gestellte Fragen

#Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Geschäftliche Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden – vorher zehn (BEG IV). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Handelsbücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren, reine Geschäftsbriefe bei sechs. Privatpersonen haben außer bei grundstücksbezogenen Rechnungen (zwei Jahre) keine allgemeine Pflicht.

#Gilt die 8-Jahres-Frist auch für alte Rechnungen?

Ja. Die verkürzte Achtjahresfrist gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Dadurch dürfen Belege aus 2017 seit dem 1. Januar 2026 vernichtet werden – nach alter Regel wären es noch zwei Jahre länger gewesen. Prüfen Sie vorher, ob eine laufende Betriebsprüfung oder ein offenes Verfahren die Aufbewahrung verlängert.

#Darf ich Papierrechnungen nach dem Scannen wegwerfen?

Oft ja. Das ersetzende Scannen erlaubt es, das Papieroriginal nach dem Digitalisieren zu vernichten, wenn der Scan das Original vollständig wiedergibt und der Prozess GoBD-konform dokumentiert ist. Es gibt Belegarten, die im Original bleiben müssen, und die Voraussetzungen hängen vom Einzelfall ab. Details und die nötige Verfahrensdokumentation erklärt der Beitrag Eingangsrechnungen digitalisieren; klären Sie das Vernichten von Originalen vorab mit Ihrem Steuerberater.

#Reicht ein PDF-Ausdruck einer XRechnung als Aufbewahrung?

Nein. Bei einer E-Rechnung ist das strukturierte XML das Original und muss unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Ein PDF-Ausdruck oder eine PDF-Ansicht ist nur eine Hilfsdarstellung und ersetzt das XML nicht. Wer die XRechnung ausdruckt und die XML-Datei verwirft, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

#Müssen Kleinunternehmer Rechnungen aufbewahren?

Ja. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die Kleinunternehmerregelung befreit nur vom Versand von E-Rechnungen, nicht vom Aufbewahren. Erhaltene und ausgestellte Rechnungen müssen also auch hier acht Jahre geordnet archiviert werden.

#Wie lange müssen Privatpersonen Rechnungen aufbewahren?

Es gibt keine allgemeine Pflicht. Eine Ausnahme sind grundstücksbezogene Leistungen wie Handwerker- oder Baurechnungen: Diese müssen Privatpersonen nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG zwei Jahre aufbewahren. Für Gewährleistung und Garantie ist es sinnvoll, Kaufbelege darüber hinaus zu behalten, solange Ansprüche laufen können.

Dieser Beitrag fasst den Stand des Bürokratieentlastungsgesetzes IV sowie der §§ 147 AO, 257 HGB und 14b UStG zusammen. Er ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob ein bestimmter Beleg bereits vernichtet werden darf, hängt von Ihrem konkreten Fall ab – prüfen Sie Grenzfälle mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie ganze Jahrgänge entsorgen.