Belegsammler für DATEV: Export oder direkte Anbindung?

Wenn Sie einen Belegsammler für DATEV wählen, fragen Sie zuerst Ihre Kanzlei nach dem gewünschten Eingang. „DATEV-kompatibel“ kann unterschiedliche Ergebnisse meinen. Entscheidend ist, welche Originale und Daten wohin gelangen und wie sie zusammenbleiben.

Offenlegung: Heft ist unser eigenes Produkt. Der Vergleich beruht auf den verlinkten Anbieterangaben, geprüft am 30. September 2026, nicht auf einem eigenen Softwaretest. Hefts Preise und Funktionen können sich ändern.

#Drei unterschiedliche Ergebnisse

Ein Buchungsstapel ist kein Container für beliebige PDF-Originale. Eine ZIP-Datei mit CSV ist keine direkte Übertragung in DATEV Unternehmen online. Beide können im passenden Ablauf sinnvoll sein, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben.

#GetMyInvoices: den Dienst genau benennen

Die offizielle GetMyInvoices-Dokumentation nennt zwei Wege nach DATEV Unternehmen online: Belegbilderservice Rechnungswesen für PDF-Belege ohne ausgelesene Daten und Rechnungsdatenservice 1.0 für Belege einschließlich ausgelesener Informationen. Die dort verlinkten Einrichtungsanleitungen müssen zum gewünschten Weg passen.

Fragen Sie Ihre Kanzlei, welchen Dienst sie verwendet und welche Aktivierung beziehungsweise Berechtigung benötigt wird. Die Nennung im DATEV-Marktplatz ist eine Produktinformation, nicht selbst der Übertragungsdienst.

#Lexware Office: mehrere Exporte unterscheiden

Die Lexware-Office-Dokumentation unterscheidet Belegbilder, Belegbilder mit Rechnungsdaten und Buchungsdaten. Die richtige Wahl hängt davon ab, ob die Kanzlei selbst bucht oder bereits aufbereitete Buchungsdaten erhält.

Wenn Sie schon Lexware Office verwenden, prüfen Sie den dort eingerichteten Weg, bevor Sie eine weitere Exportstrecke aufbauen. Die Lexware-Alternative trennt einen vollständigen Wechsel von einer Ergänzung für fehlende Belege.

#Hefts Übergabe an die Kanzlei

Heft schickt am Monatsende den Monat mit allen Belegen per E-Mail an die Kanzlei: eine ZIP-Datei mit den Belegen und CSV-Listen. Eine DATEV-Datei erzeugt Heft auf den Beleg-Tarifen nicht. Eine direkte Anbindung an DATEV Unternehmen online wird hier nicht als verfügbare Funktion behauptet.

Stimmen Sie anhand eines Testmonats mit der Kanzlei ab, ob sie mit ZIP und CSV-Listen arbeiten kann. Die Buchhaltung gibt es bei Heft auf Anfrage.

#Vor dem Kauf fünf Fragen an die Kanzlei

1. Welches DATEV-Ziel nutzen Sie, und wo soll der Beleg ankommen?
2. Brauchen Sie Originale, Rechnungsdaten oder Buchungsdaten?
3. Welche Dienste und Zugriffsrechte müssen eingerichtet werden?
4. Wie bleiben Buchung, Original und Korrekturen verknüpft?
5. Wie übergeben wir fehlende Nachweise und unklare Zuordnungen?

Diese Antworten sollten Sie vor der Tarifwahl haben. Ein geringer Einstiegspreis hilft wenig, wenn der notwendige Übergabeweg ein anderes Paket oder eine separate Einrichtung erfordert.

#Einen Testbestand nachvollziehen

Wählen Sie eine Rechnung, eine Gutschrift, eine Teilzahlung und einen Vorgang mit fehlendem Beleg. Prüfen Sie im Zielsystem, ob Original, Daten und Zuordnung verständlich sind. Behalten Sie die offene Frage sichtbar, statt sie durch einen automatischen Vorschlag zu verdecken.

Dokumentieren Sie Importdatum, Zeitraum und Rückmeldungen der Kanzlei. Der Test kann zeigen, wo Nacharbeit bleibt; er ersetzt keine fachliche Freigabe. Den laufenden Prozess beschreibt die vorbereitende Buchhaltung.

#Weitere Wege und Vergleiche

Der bestehende DATEV-Export-Überblick behandelt Exporte einzelner Dienste.

#Ist DATEV-Export gleich DATEV-Schnittstelle?

Nein. Ein Export liefert Dateien für einen abgestimmten Import. Eine direkte Integration überträgt in ein konkretes Ziel und benötigt die passende Einrichtung. Prüfen Sie die genaue Dienstbezeichnung.