Füllen Sie den Eigenbeleg direkt hier aus und laden Sie ihn als PDF oder Word herunter, ohne Anmeldung. Die Vorlage prüft beim Ausfüllen, ob alle Pflichtangaben da sind, und sagt Ihnen, wann ein Eigenbeleg nicht reicht.
Warum war die Ausgabe betrieblich? Termin, Kunde, Projekt.
Grenzen des Eigenbelegs in Ihrem Fall
Ein Eigenbeleg ist die Ausnahme für Belege, die wirklich nicht zu bekommen sind. Fragen Sie zuerst beim Lieferanten nach einer Rechnungskopie oder laden Sie die Rechnung aus dem Kundenkonto herunter. Das Finanzamt akzeptiert einen Eigenbeleg nur, wenn er glaubhaft ist und das Original nicht zu beschaffen war.
Aus einem Eigenbeleg können Sie keine Vorsteuer abziehen. Dafür braucht es eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Buchen Sie den Bruttobetrag als Aufwand.
Eigenbeleg (Ersatzbeleg)
Ich versichere, dass die oben genannte Ausgabe betrieblich veranlasst war und ein Originalbeleg nicht vorliegt und nicht zu beschaffen ist.
Der Beleg entsteht nur in Ihrem Browser. Wir speichern und übertragen keine Eingaben. Die Word-Datei öffnet sich in Word, LibreOffice und Pages.
Laden Sie den Kontoauszug als CSV oder CAMT-XML aus Ihrem Onlinebanking. Sie sehen alle Ausgaben, haken die an, für die der Beleg fehlt, und erhalten alle Eigenbelege in einer Datei. Zahlungen an Anbieter mit Online-Rechnungen markieren wir: Dort holen Sie besser die echte Rechnung.
Die Datei wird nur in Ihrem Browser gelesen. Nichts wird hochgeladen oder gespeichert.
Getestet mit den CSV-Exporten von Sparkasse, DKB, ING, N26, Commerzbank und Volksbank sowie CAMT.053.
Der Beleg-Agent soll die Rechnungen holen, die nicht wirklich verloren sind.
Der Agent soll jede Buchung ohne Beleg finden, Rechnungen aus Lieferantenportalen und E-Mails holen und für den Rest die Eigenbelege vorbereiten. Sie geben auf dem Handy frei. Der Beleg-Agent ist Teil von Heft und in Entwicklung; heute gibt es davon den kostenlosen Kontoauszug-Abgleich oben.
Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den Sie für eine betriebliche Ausgabe selbst ausstellen, weil es keinen Originalbeleg gibt. Er heißt auch Ersatzbeleg. Er ersetzt die fehlende Quittung oder Rechnung, damit die Buchung trotzdem belegt ist.
Der Grund dafür ist das Belegprinzip: keine Buchung ohne Beleg. Die GoBD der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (GoBD), zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025 (IV D 2 - S 0316/00128/005/088)) verlangen, dass jeder Geschäftsvorfall durch einen Beleg nachgewiesen wird. Fehlt ein fremder Beleg, tritt ein Eigenbeleg an seine Stelle. Buchungsbelege sind 8 Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO), der Eigenbeleg ebenso.
Ein Eigenbeleg ist die Ausnahme für Belege, die wirklich nicht zu bekommen sind. Typische Fälle sind Parkautomaten und Fahrkartenautomaten ohne Quittung, Trinkgeld, Münztelefone und Schließfächer oder eine Quittung, die verloren gegangen ist und die der Verkäufer nicht neu ausstellen kann.
Nicht gedacht ist er für Rechnungen, die Sie erneut bekommen können. Online-Händler, Telefonanbieter, Software-Abos, Bahn und Airlines stellen Rechnungen im Kundenkonto bereit. Dort ist die echte Rechnung der bessere Beleg, und nur mit ihr ist der Vorsteuerabzug möglich. Laden Sie Ihren Kontoauszug oben hoch: Die Vorlage markiert solche Zahlungen.
Ja, wenn er glaubhaft ist und der Originalbeleg tatsächlich nicht zu beschaffen war. Der Eigenbeleg muss die Ausgabe so vollständig beschreiben, dass ein Prüfer sie nachvollziehen kann, und die Ausgabe muss betrieblich veranlasst sein. Ein Kontoauszug oder Kartenumsatz als Anlage macht ihn deutlich stärker.
Eigenbelege sollten selten bleiben. Wer regelmäßig Eigenbelege für Ausgaben schreibt, für die es Rechnungen gibt, riskiert, dass der Prüfer die Ausgaben nicht anerkennt.
Für Eigenbelege gibt es keinen gesetzlichen Höchstbetrag. Viele Ratgeber nennen etwa 150 € als Grenze. Das ist eine Praxiserfahrung, keine Vorschrift. Maßgeblich ist, ob der Eigenbeleg glaubhaft ist: Je höher der Betrag, desto eher erwartet das Finanzamt einen Zahlungsnachweis und eine gute Begründung, warum es keine Rechnung gibt.
Nein. Vorsteuer darf nur abziehen, wer eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Eine solche Rechnung stellt der leistende Unternehmer aus, nicht Sie selbst. Aus einem Eigenbeleg buchen Sie deshalb den Bruttobetrag als Aufwand, ohne Vorsteuer. Bei größeren Beträgen lohnt es sich fast immer, die echte Rechnung anzufordern.
Pflicht: Zahlungsempfänger, Datum der Ausgabe, Betrag (brutto), Art und Menge der Leistung, betrieblicher Anlass, Grund für den fehlenden Originalbeleg, Erstellungsdatum und Unterschrift.
Sinnvoll: Zahlungsweg, Anlagen wie Kontoauszug oder Kartenumsatz und eine fortlaufende Belegnummer. Die Vorlage oben enthält alle Felder und prüft die Pflichtangaben beim Ausfüllen.
Für Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass reicht ein Eigenbeleg nicht. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG verlangt schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe der Aufwendungen, und bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist deren Rechnung beizufügen. Fragen Sie das Restaurant nach einer Kopie. Wie Bewirtungen gebucht werden, zeigt Bewirtungskosten buchen.
Buchen Sie den Eigenbeleg wie die Ausgabe selbst auf das passende Aufwandskonto, aber immer brutto und ohne Vorsteuer, gegen Bank oder Kasse. Beispiele mit Konten in SKR03 und SKR04: Parkgebühren buchen, Trinkgeld buchen, Bürobedarf buchen und Reisekosten buchen. Alle Beispiele finden Sie unter Buchungsbeispiele.
Wie Ihre Belege vom Eingang bis ins Archiv laufen, beschreibt die Verfahrensdokumentation. Alle Steuerfristen der GmbH zeigt der Steuertermine-Kalender, weitere kostenlose Werkzeuge die Übersicht GmbH-Tools.
Ein Eigenbeleg, auch Ersatzbeleg genannt, ist ein Beleg, den ein Unternehmen selbst ausstellt, wenn für eine betriebliche Ausgabe kein Originalbeleg vorhanden ist. Er dokumentiert Empfänger, Datum, Betrag, Leistung, betrieblichen Anlass und den Grund, warum der Originalbeleg fehlt, und wird unterschrieben.
Wenn ein Originalbeleg nicht zu bekommen ist: bei Automaten ohne Quittung, bei Trinkgeld, oder wenn eine Quittung verloren ging und auch keine Kopie beschafft werden kann. Für Rechnungen, die Sie beim Lieferanten oder im Kundenkonto erneut abrufen können, ist ein Eigenbeleg nicht gedacht. Fordern Sie dort zuerst eine Kopie an.
Ja, wenn der Eigenbeleg glaubhaft ist und der Originalbeleg tatsächlich nicht zu beschaffen war. Er muss die Ausgabe vollständig beschreiben, und die Ausgabe muss betrieblich veranlasst sein. Ein Zahlungsnachweis wie der Kontoauszug stärkt ihn. Häufen sich Eigenbelege oder betreffen sie hohe Beträge, schaut der Prüfer genauer hin.
Es gibt keinen gesetzlichen Höchstbetrag. Weder die Abgabenordnung noch das Einkommensteuergesetz noch die GoBD nennen eine Grenze. Viele Ratgeber nennen etwa 150 € als Praxisgrenze. Das ist eine Erfahrung, keine Vorschrift: Je höher der Betrag, desto eher verlangt das Finanzamt weitere Nachweise.
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus, die der leistende Unternehmer ausstellt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Einen Eigenbeleg stellen Sie selbst aus, er ist keine solche Rechnung. Sie buchen den Bruttobetrag als Betriebsausgabe.
Name des Zahlungsempfängers, Datum der Ausgabe, Betrag (brutto), Art und Menge der Leistung, der betriebliche Anlass, der Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt, das Erstellungsdatum und Ihre Unterschrift. Sinnvoll sind außerdem Zahlungsweg und Anlagen wie der Kontoauszug.
Wie die Ausgabe selbst, auf das passende Aufwandskonto, aber ohne Vorsteuer: den Bruttobetrag an Bank oder Kasse. Parkgebühren gehen zum Beispiel auf das Konto für Parkgebühren beziehungsweise Reisekosten, Trinkgeld zu den Kosten, bei denen es angefallen ist. Die Buchungsbeispiele für SKR03 und SKR04 zeigen die Konten.
Nein. Für Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass verlangt § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern, Anlass und Höhe, und bei einer Bewirtung in einer Gaststätte ist deren Rechnung beizufügen. Fragen Sie das Restaurant nach einer Kopie der Rechnung.
Keiner. Beide Begriffe meinen denselben selbst ausgestellten Beleg für eine Ausgabe ohne Originalbeleg. Die Vorlage auf dieser Seite funktioniert für beide.
Allgemeine Information und unverbindliche Vorlage, keine Steuerberatung. Ob ein Eigenbeleg im Einzelfall anerkannt wird, entscheidet das Finanzamt. Für Ihre konkrete Situation fragen Sie Ihren Steuerberater.
Hinweise am 27.09.2026 geprüft von NameQuick anhand von § 15 UStG, § 4 Abs. 5 EStG und § 147 AO.
