Fehlende Belege: Rechnungen finden und offene Fälle klären

Eine Zahlung steht auf dem Kontoauszug, aber die Rechnung fehlt. Beginnen Sie mit einer Liste der offenen Zahlungen und suchen Sie dann gezielt nach dem Original. Ein Eigenbeleg ist ein möglicher letzter Schritt, kein Ersatz für die Suche beim Lieferanten.

Offenlegung: Wir entwickeln Heft, einen Beleg-Agenten. Er ist noch nicht verfügbar. Dieser Leitfaden beschreibt einen Ablauf, den Sie heute mit Ihren vorhandenen Unterlagen durchführen können.

#1. Den offenen Fall eindeutig beschreiben

Notieren Sie Zahlungsdatum, Betrag, Währung, Zahlungsempfänger, Konto und Verwendungszweck. Ergänzen Sie, wer bestellt hat und über welchen Dienst bezahlt wurde. Bei Kartenzahlungen kann auf dem Konto der Zahlungsdienstleister stehen statt des eigentlichen Lieferanten.

Prüfen Sie zuerst, ob überhaupt eine neue Rechnung fehlt. Eine Umbuchung zwischen eigenen Konten, eine Erstattung oder eine Sammelzahlung braucht eine andere Zuordnung als eine einzelne Ausgabe. Mehrere Zahlungen können zu derselben Rechnung gehören. Lassen Sie unklare Fälle als offen stehen, statt einen Nachweis zu erfinden.

#2. Postfach, Bestellkonto und Portal durchsuchen

Suchen Sie nach Lieferantenname, Betrag, Bestellnummer und einem Zeitraum rund um die Bestellung. Prüfen Sie auch das Postfach der Person, die bestellt hat, freigegebene Rechnungspostfächer und bestehende Ablagen. Bei E-Rechnungen gehört die ursprüngliche Datei zum Vorgang; eine Bildschirmaufnahme ist kein Ersatz für die Rechnungsdatei.

Im Kundenkonto finden Sie Rechnungen häufig unter Abrechnung, Bestellungen oder Zahlungsverlauf. Prüfen Sie das richtige Firmenkonto und die richtige Organisation. Bei Software-Abos können Bestätigungsmail, Zahlungsbeleg und steuerliche Rechnung unterschiedliche Dokumente sein.

#3. Eine Rechnungskopie anfordern

Wenn Sie nichts finden, bitten Sie den Lieferanten um eine Kopie. Nennen Sie Bestellung, Datum, Betrag und die Rechnungsanschrift. Teilen Sie nur die für die Zuordnung nötigen Informationen. Einen vollständigen Kontoauszug brauchen Sie dafür normalerweise nicht zu versenden.

Eine kurze Anfrage kann lauten: „Bitte senden Sie uns die Rechnung zu Bestellung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] erneut. Die Zahlung erfolgte am [Datum]. Rechnungsempfänger ist [Firma und Anschrift].“

#4. Eigenbeleg und Vorsteuer getrennt beurteilen

Ein Eigenbeleg dokumentiert Ihre eigene Erklärung einer Ausgabe. Er garantiert weder deren Anerkennung noch ersetzt er eine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung. Für den üblichen Vorsteuerabzug aus einer bezogenen Leistung verlangt § 15 Absatz 1 Nummer 1 UStG eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG. Ein selbst geschriebener Ersatzbeleg erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Wenn das Original tatsächlich nicht beschaffbar ist, dokumentieren Sie die erfolglose Suche, den betrieblichen Anlass und den Zahlungsnachweis. Besprechen Sie die Behandlung mit Ihrer Kanzlei. Die kostenlose Eigenbeleg-Vorlage hilft beim Dokumentieren und enthält weitere Hinweise, etwa zu Bewirtungen.

#5. Gefundene Belege und offene Fälle übergeben

Senden Sie der Kanzlei zwei klar getrennte Ergebnisse: die zugeordneten Originalbelege und eine Liste noch offener Fälle. Ein offener Fall enthält Status, letzte Aktion, verantwortliche Person und nächsten Schritt. So bleibt sichtbar, was noch angefordert oder fachlich geprüft werden muss.

Die Monatscheckliste als CSV können Sie in Excel oder einer Tabellen-App verwenden. Sie enthält leere Felder für Status und Zuständigkeit. Den gesamten Ablauf beschreibt die vorbereitende Buchhaltung.

#Beispiel: vier Zahlungen, unterschiedliche Zuordnungen

Illustration mit erfundenen Daten, kein Kundentest: Auf dem Konto der Muster UG stehen diese vier Bewegungen. Die Liste zeigt den Suchstatus, keine abschließende steuerliche Behandlung.

Die Monatsübergabe enthält die gefundenen Originale mit ihrer Zuordnung und eine getrennte Ausnahme-Liste. Im Baumarkt-Fall bleibt die bestellende Person für die Anfrage zuständig. Bei der Teilzahlung bleibt die gesamte Rechnung erhalten, auch wenn bisher nur ein Teil bezahlt ist. Die Kanzlei sieht den Suchstatus und die offenen Fragen, statt eine scheinbar vollständige Belegsammlung zu erhalten.

#Wiederkehrend fehlende Rechnungen automatisieren

Wenn jeden Monat dieselben Portalrechnungen fehlen, prüfen Sie einen Belegsammler wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher. Für die Wahl zählen Ihre konkreten Portale, E-Mail-Quellen, Anmeldungen und die Übergabe an die Kanzlei. Unser GetMyInvoices-Vergleich unterscheidet diese Aufgaben.

Heft soll künftig bei den Zahlungen auf dem Geschäftskonto beginnen, in E-Mails und Portalen nach Belegen suchen und offene Fälle zeigen. Der Beleg-Agent ist in Entwicklung; auf der Heft-Seite können Sie sich für den frühen Zugang vormerken. Die Suche und Zuordnung sind geplante Funktionen, keine hier nachgewiesene Trefferquote.

#Häufige Fragen

#Reicht der Kontoauszug als Rechnung?

Er zeigt eine Zahlung, aber nicht automatisch alle Rechnungsangaben oder den Leistungsbezug. Behalten Sie ihn als ergänzenden Nachweis und suchen Sie das zugehörige Dokument.

#Muss jede Kontobewegung einen eigenen Beleg haben?

Nicht jede Bewegung ist ein neuer Einkauf. Erstattungen, Umbuchungen und Teilzahlungen brauchen eine passende Zuordnung. Welche Nachweise genügen, hängt vom Vorgang ab.

#Was mache ich zum Monatsende mit ungelösten Fällen?

Übergeben Sie eine offene Liste mit Suchverlauf und Zuständigkeit. Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, wie die Fälle weiter behandelt werden. Kennzeichnen Sie sie nicht als vollständig, solange der Nachweis fehlt.

Stand: 30. September 2026. Steuerliche Aussagen beruhen auf der verlinkten gesetzlichen Regelung; eine individuelle Prüfung oder ein Praxistest von Software ist damit nicht verbunden.