Fehlende Belege: Rechnungen finden und offene Fälle klären

Eine Zahlung steht auf dem Kontoauszug, aber die Rechnung fehlt. Beginnen Sie mit einer Liste der offenen Zahlungen und suchen Sie dann gezielt nach dem Original. Ein Eigenbeleg ist ein möglicher letzter Schritt, kein Ersatz für die Suche beim Lieferanten.

Offenlegung: Wir entwickeln Heft, einen Beleg-Agenten. Er ist noch nicht verfügbar. Dieser Leitfaden beschreibt einen Ablauf, den Sie heute mit Ihren vorhandenen Unterlagen durchführen können.

#1. Den offenen Fall eindeutig beschreiben

Notieren Sie Zahlungsdatum, Betrag, Währung, Zahlungsempfänger, Konto und Verwendungszweck. Ergänzen Sie, wer bestellt hat und über welchen Dienst bezahlt wurde. Bei Kartenzahlungen kann auf dem Konto der Zahlungsdienstleister stehen statt des eigentlichen Lieferanten.

Prüfen Sie zuerst, ob überhaupt eine neue Rechnung fehlt. Eine Umbuchung zwischen eigenen Konten, eine Erstattung oder eine Sammelzahlung braucht eine andere Zuordnung als eine einzelne Ausgabe. Mehrere Zahlungen können zu derselben Rechnung gehören. Lassen Sie unklare Fälle als offen stehen, statt einen Nachweis zu erfinden.

#2. Postfach, Bestellkonto und Portal durchsuchen

Suchen Sie nach Lieferantenname, Betrag, Bestellnummer und einem Zeitraum rund um die Bestellung. Prüfen Sie auch das Postfach der Person, die bestellt hat, freigegebene Rechnungspostfächer und bestehende Ablagen. Bei E-Rechnungen gehört die ursprüngliche Datei zum Vorgang; eine Bildschirmaufnahme ist kein Ersatz für die Rechnungsdatei.

Im Kundenkonto finden Sie Rechnungen häufig unter Abrechnung, Bestellungen oder Zahlungsverlauf. Prüfen Sie das richtige Firmenkonto und die richtige Organisation. Bei Software-Abos können Bestätigungsmail, Zahlungsbeleg und steuerliche Rechnung unterschiedliche Dokumente sein.

#3. Eine Rechnungskopie anfordern

Wenn Sie nichts finden, bitten Sie den Lieferanten um eine Kopie. Nennen Sie Bestellung, Datum, Betrag und die Rechnungsanschrift. Teilen Sie nur die für die Zuordnung nötigen Informationen. Einen vollständigen Kontoauszug brauchen Sie dafür normalerweise nicht zu versenden.

Eine kurze Anfrage kann lauten: „Bitte senden Sie uns die Rechnung zu Bestellung [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] erneut. Die Zahlung erfolgte am [Datum]. Rechnungsempfänger ist [Firma und Anschrift].“

#4. Eigenbeleg und Vorsteuer getrennt beurteilen

Ein Eigenbeleg dokumentiert Ihre eigene Erklärung einer Ausgabe. Er garantiert weder deren Anerkennung noch ersetzt er eine vom Lieferanten ausgestellte Rechnung. Betriebsausgabe und Vorsteuerabzug sind zwei getrennte Fragen. Für den üblichen Vorsteuerabzug aus einer bezogenen Leistung verlangt § 15 Absatz 1 Nummer 1 UStG eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG. Ein selbst geschriebener Ersatzbeleg erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich nicht.

#Rechnung verloren: Was passiert mit dem Vorsteuerabzug?

Eine verlorene Rechnung bedeutet nicht automatisch, dass der Vorsteuerabzug endgültig entfällt. Beschaffen Sie zuerst eine Kopie und prüfen Sie die Rechnungsangaben. Das folgende Video erklärt die drei wichtigsten Ansatzpunkte für gewöhnliche steuerpflichtige Einkäufe in Deutschland durch ein zum Vorsteuerabzug berechtigtes Unternehmen.

Video: 1 Minute. Mit gesprochenem deutschen Text und eingeblendeten Untertiteln. Den vollständigen Wortlaut können Sie hier lesen:

Transkript: Rechnung verloren und Vorsteuer

Du hast eine Rechnung verloren. Kannst du die Vorsteuer trotzdem abziehen? Ein Eigenbeleg allein reicht dafür grundsätzlich nicht. Aber du hast drei Ansatzpunkte.

Erstens: Rechnung verloren? Fordere beim Aussteller eine Kopie an. Zweitens: Rechnung fehlerhaft? Lass sie korrigieren. Drittens: Hast du noch einen Kassenbon? Bis zweihundertfünfzig Euro brutto kann er als Kleinbetragsrechnung reichen, wenn die Pflichtangaben stimmen: Verkäufer und Anschrift, Datum, Leistung, Betrag und Steuersatz.

Bei verlorenen Rechnungen können auch andere Beweismittel helfen. Das muss im Einzelfall nachgewiesen werden. Dein nächster Schritt: Kopie besorgen, Rechnung prüfen, dann den Vorsteuerabzug klären. Beleg weg heißt also: nachweisen, statt abschreiben.

Prüfen Sie diese drei Wege, bevor Sie den Fall als erledigt behandeln:

Für eine Kleinbetragsrechnung nennt § 33 UStDV insbesondere vollständigen Namen und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art und Menge beziehungsweise Umfang der Leistung sowie Bruttobetrag und Steuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Vereinfachung gilt nicht für alle Umsatzarten, etwa Reverse-Charge-Leistungen. Ein Bon ohne Umsatzsteuer begründet keinen Vorsteuerbetrag.

Nach Abschnitt 15.11 der amtlichen Umsatzsteuer-Handausgabe 2024 können bei einer tatsächlich verlorenen Originalrechnung auch andere verfahrensrechtlich zulässige Beweismittel den Nachweis ermöglichen. Das ist eine Einzelfallprüfung und keine allgemeine Zusage für Kontoauszüge oder Eigenbelege. Sammeln Sie vorhandene Kopien, Korrespondenz, Leistungs- und Zahlungsnachweise für Ihre Kanzlei.

Wenn das Original tatsächlich nicht beschaffbar ist, dokumentieren Sie die erfolglose Suche, den betrieblichen Anlass und den Zahlungsnachweis. Besprechen Sie die Behandlung mit Ihrer Kanzlei. Die kostenlose Eigenbeleg-Vorlage hilft beim Dokumentieren und enthält weitere Hinweise, etwa zu Bewirtungen.

Bei einem Restaurantbesuch ersetzt der eigene Bewirtungsvermerk die Restaurantrechnung nicht. Welche Unterlagen zusammengehören, erklärt Geschäftsessen absetzen.

#5. Gefundene Belege und offene Fälle übergeben

Senden Sie der Kanzlei zwei klar getrennte Ergebnisse: die zugeordneten Originalbelege und eine Liste noch offener Fälle. Ein offener Fall enthält Status, letzte Aktion, verantwortliche Person und nächsten Schritt. So bleibt sichtbar, was noch angefordert oder fachlich geprüft werden muss.

Die Monatscheckliste als CSV können Sie in Excel oder einer Tabellen-App verwenden. Sie enthält leere Felder für Status und Zuständigkeit. Den gesamten Ablauf beschreibt die vorbereitende Buchhaltung.

#Beispiel: vier Zahlungen, unterschiedliche Zuordnungen

Illustration mit erfundenen Daten, kein Kundentest: Auf dem Konto der Muster UG stehen diese vier Bewegungen. Die Liste zeigt den Suchstatus, keine abschließende steuerliche Behandlung.

Die Monatsübergabe enthält die gefundenen Originale mit ihrer Zuordnung und eine getrennte Ausnahme-Liste. Im Baumarkt-Fall bleibt die bestellende Person für die Anfrage zuständig. Bei der Teilzahlung bleibt die gesamte Rechnung erhalten, auch wenn bisher nur ein Teil bezahlt ist. Die Kanzlei sieht den Suchstatus und die offenen Fragen, statt eine scheinbar vollständige Belegsammlung zu erhalten.

#Wann ein Kontoauszug als Beleg genügt

Ein Kontoauszug beweist zunächst die Kontobewegung. Er enthält bei einem gewöhnlichen Einkauf nicht automatisch die Leistungsbeschreibung, die betriebliche Veranlassung oder sämtliche Rechnungsangaben. Suchen Sie deshalb die zugehörige Rechnung und ordnen Sie sie der Zahlung zu. Für den gewöhnlichen Vorsteuerabzug setzt § 15 Absatz 1 Nummer 1 UStG grundsätzlich eine passende Rechnung voraus.

Transkript: Kontoauszug als Beleg

Auf deinem Kontoauszug steht die Zahlung. Reicht das als Beleg für deine Buchhaltung? Der Kontoauszug belegt den Geldfluss. Er erklärt aber oft nicht ausreichend, was du gekauft hast und warum die Ausgabe betrieblich war. Bei einem Einkauf brauchst du deshalb normalerweise zusätzlich die Rechnung. Bei Bankgebühren kann dagegen der Kontoauszug selbst den Geschäftsvorfall ausreichend dokumentieren. Für einen normalen Vorsteuerabzug ersetzt eine Überweisung keine ordnungsgemäße Rechnung. Fehlt die Einkaufsrechnung, fordere zuerst eine Kopie beim Anbieter an. Ordne dann Rechnung und Zahlung einander zu. Dein nächster Schritt: Prüfe bei jeder Abbuchung, ob der Geschäftsvorfall nachvollziehbar ist. Bezahlt ist nachgewiesen. Gekauft braucht noch eine Erklärung.

Bei einer eindeutig ausgewiesenen Bankgebühr kann der Kontoauszug selbst die nötigen Informationen zum Vorgang enthalten. Bei einem Einkauf mit unklarem Überweisungstext ist derselbe Schluss nicht möglich. Auch Umbuchungen, Einlagen, reine Geldentnahmen und Erstattungen sind keine automatisch neuen Lieferantenrechnungen.

Die GoBD verlangen nachvollziehbare Belege und Zuordnungen; der konkrete Nachweis richtet sich nach dem Vorgang. Der Verlust einer ursprünglich vorhandenen Rechnung ist ein gesonderter Nachweisfall. Die oben erläuterten zulässigen anderen Beweismittel bleiben davon unberührt: „Kontoauszug ersetzt nicht automatisch die Rechnung“ bedeutet nicht, dass nach Verlust jedes Originals jeder Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist. BMF-GoBD 2026, Belegfunktion und Zuordnung.

#Wiederkehrend fehlende Rechnungen automatisieren

Wenn jeden Monat dieselben Portalrechnungen fehlen, prüfen Sie einen Belegsammler wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher. Für die Wahl zählen Ihre konkreten Portale, E-Mail-Quellen, Anmeldungen und die Übergabe an die Kanzlei. Unser GetMyInvoices-Vergleich unterscheidet diese Aufgaben.

Heft soll künftig bei den Zahlungen auf dem Geschäftskonto beginnen, in E-Mails und Portalen nach Belegen suchen und offene Fälle zeigen. Der Beleg-Agent ist in Entwicklung; auf der Heft-Seite können Sie sich für den frühen Zugang vormerken. Die Suche und Zuordnung sind geplante Funktionen, keine hier nachgewiesene Trefferquote.

Bei diesem konkreten Anbieter hilft ChatGPT-Rechnung herunterladen, den Beleg im richtigen Web-, App-Store- oder API-Konto zu finden.

Für diese Anbieter zeigen Google Ads Rechnung herunterladen und Amazon-Rechnung herunterladen die jeweiligen Kontowege und liefern eine Beleg-Checkliste.

#Häufige Fragen

#Kann ich nach Verlust einer Rechnung noch Vorsteuer abziehen?

Der Verlust allein schließt den Abzug nicht automatisch aus. Fordern Sie zuerst eine Kopie an. Andere zulässige Beweismittel können im Einzelfall helfen; ein Eigenbeleg allein reicht für den gewöhnlichen Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht.

#Reicht ein Kassenbon bis 250 Euro?

Er kann als Kleinbetragsrechnung ausreichen, wenn die Angaben nach § 33 UStDV vorhanden sind und die weiteren Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs erfüllt sind. Die Grenze gilt für den Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer; ein reiner Karten-Zahlungsbeleg reicht nicht automatisch.

#Reicht der Kontoauszug als Rechnung?

Er zeigt eine Kontobewegung, aber bei gewöhnlichen Einkäufen nicht automatisch alle Rechnungsangaben oder den Leistungsbezug. Suchen Sie die zugehörige Rechnung. Bei vollständig dokumentierten Bankgebühren kann der Auszug selbst als Beleg dienen; verlorene Rechnungen benötigen eine gesonderte Nachweisprüfung.

#Muss jede Kontobewegung einen eigenen Beleg haben?

Nicht jede Bewegung ist ein neuer Einkauf. Erstattungen, Umbuchungen und Teilzahlungen brauchen eine passende Zuordnung. Welche Nachweise genügen, hängt vom Vorgang ab.

#Was mache ich zum Monatsende mit ungelösten Fällen?

Übergeben Sie eine offene Liste mit Suchverlauf und Zuständigkeit. Stimmen Sie mit der Kanzlei ab, wie die Fälle weiter behandelt werden. Kennzeichnen Sie sie nicht als vollständig, solange der Nachweis fehlt. Die übrigen Schritte zum Monatsende stehen in der Monatsabschluss-Checkliste.

#Quellen und Stand

Stand und Quellenprüfung: 1. Oktober 2026. Steuerliche Aussagen beruhen auf § 15 UStG, § 33 UStDV und der verlinkten amtlichen Umsatzsteuer-Handausgabe 2024. Sie beziehen sich auf den beschriebenen gewöhnlichen Einkauf; besondere Umsatzarten und einzelne Nachweisfälle benötigen eine gesonderte Prüfung. Eine individuelle steuerliche Prüfung oder ein Praxistest von Software ist damit nicht verbunden.