Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) von Heft

Heft wird angeboten von Josef Moucachen, handelnd als Synthropy, Piraeusplein 75, 1019 NM Amsterdam, Niederlande, KvK 94099660, USt-IdNr. NL005265505B72 („Heft“, „wir“).

Heft ist nur für Unternehmen da: für Gesellschaften, Einzelunternehmer und Freiberufler, jeweils für ihr Geschäft. Heft ist nicht für Verbraucher. Mit der Anmeldung bestätigst du, dass du für ein Unternehmen handelst und es an diese Bedingungen binden darfst. Wenn diese Bedingungen „du“ sagen, meinen sie dieses Unternehmen.

Heft sammelt die Belege und Rechnungen deiner Firma (aus E-Mails, aus Gmail, aus Dateien, die du in die App ziehst, und von Websites von Lieferanten). Heft übernimmt ihre Bankumsätze (aus Kontoauszügen, die du hochlädst, oder über die Schnittstelle deiner Bank), liest alles mit KI-Modellen, ordnet Belege den Zahlungen zu, führt die Bücher und bereitet die Zahlen für die Umsatzsteuer und Exporte für dich oder deinen Steuerberater vor. Was jeder Tarif enthält, steht auf der Tarifseite in der App.

Heft ist eine Software, kein Steuerberater, Buchhalter oder Anwalt. Heft gibt keine Steuer- oder Rechtsberatung und reicht für dich keine Erklärungen bei einem Finanzamt ein. Wenn Heft eine Regel erklärt, ist das eine allgemeine Information, die dir bei der Entscheidung hilft, keine Beratung zu deinem Fall.

Heft nutzt KI-Modelle, und die können sich irren: Ein Beleg kann falsch gelesen oder der falschen Zahlung zugeordnet werden. Deshalb fragt Heft nach, bevor es etwas bucht, bei dem es sich nicht sicher ist. Heft hält jede Änderung nachvollziehbar fest und lässt dich eine Buchung rückgängig machen, bis der Monat festgeschrieben ist.

Jede Person meldet sich mit ihrer eigenen E-Mail-Adresse an. Wer sich anmeldet, wird in Heft der erste Geschäftsführer deiner Firma und kann andere einladen. Du entscheidest, wer Zugang hat, und du bist verantwortlich für das, was die Personen, die du einlädst, in Heft tun. Schütze den Zugang zu deinem E-Mail-Konto, denn dorthin gehen die Anmeldecodes.

Wenn jemand aus deiner Firma in Heft einen Schritt freigibt, etwa eine Zuordnung, eine Buchung oder das Festschreiben eines Monats, gilt diese Freigabe als Freigabe deiner Firma. Heft hält fest, wer was wann freigegeben hat und welchen Text die Person dabei gesehen hat.

Du bleibst verantwortlich für die Buchhaltung und die steuerlichen Pflichten deiner Firma: dass die Unterlagen vollständig und richtig sind, dass deine Erklärungen rechtzeitig eingereicht werden und dass deine Buchhaltung die Regeln deines Landes erfüllt. In Deutschland sind das die GoBD, und dazu gehört deine eigene Beschreibung, wie deine Buchhaltung funktioniert, die Verfahrensdokumentation. Prüfe, was Heft vorschlägt, bevor du es freigibst und bevor du oder dein Berater auf dieser Grundlage etwas einreicht.

Heft hilft dir, diese Pflichten zu erfüllen: Heft bewahrt Originaldateien 9 Jahre lang unverändert auf, hält bei jeder Änderung fest, wer sie wann und warum gemacht hat, und lässt dich jederzeit alles exportieren.

Heft kann Daten aus Diensten lesen, die deine Firma nutzt, etwa von deiner Bank, aus Gmail oder von der Website eines Lieferanten, wenn du sie verbindest. Heft greift in deinem Auftrag darauf zu, und nur für den Zweck, für den du sie verbunden hast. Zwischen dir und diesen Diensten gelten ihre eigenen Bedingungen. Wir können nicht garantieren, dass ein verbundener Dienst weiter mit Heft funktioniert, denn sein Anbieter kann ihn ändern oder einstellen.

Gib Heft nur Zugangsschlüssel und Logins, die du für deine Firma nutzen darfst.

Die Tarife und ihre Monatspreise siehst du in der App, bevor du einen wählst: Beleg-Agent, 49 € im Monat für bis zu 150 Zahlungen im Monat, und Beleg-Agent Plus, 99 € im Monat für bis zu 300. Eine Firma im Euroraum zahlt in Euro, jede andere Firma denselben Betrag in US-Dollar. Die Preise sind ohne Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer kommt dazu, wo sie anfällt.

Die Zahlung läuft über Polar (Polar Software Inc., USA). Polar verkauft dir die Tarife von Heft als Merchant of Record: Polar steht als Verkäufer auf deiner Rechnung, berechnet die Umsatzsteuer und nimmt die Zahlung an, nach Polars Bedingungen für Käufer. Für deine Nutzung von Heft gelten diese Bedingungen. Du zahlst monatlich im Voraus. Schlägt eine Zahlung fehl und ist sie 14 Tage, nachdem wir dir Bescheid gesagt haben, noch offen, können wir den Zugang deiner Firma pausieren, bis sie bezahlt ist. Solange der Zugang pausiert ist, kannst du deine Unterlagen weiter exportieren.

Wir können die Preise für den nächsten Abrechnungszeitraum ändern. Wir sagen es dir mindestens 30 Tage vorher. Bist du nicht einverstanden, kannst du kündigen, bevor der neue Preis gilt.

Es gibt keine Testphase und keine Mindestlaufzeit: Der Vertrag läuft von Monat zu Monat. Du kannst jederzeit in der App kündigen, zum Ende des Monats, den du bezahlt hast. Einen bezahlten Monat erstatten wir weder ganz noch anteilig, außer das Gesetz, diese Bedingungen oder der Auftragsverarbeitungsvertrag sehen es vor.

Wir können den Vertrag mit einer Frist von 30 Tagen kündigen. Jede Seite kann sofort kündigen, wenn die andere diese Bedingungen schwer verletzt und das nicht innerhalb von 14 Tagen behebt, nachdem sie darauf hingewiesen wurde. Lässt sich der Verstoß nicht beheben, etwa bei Missbrauch, der die Daten anderer gefährdet, geht die Kündigung sofort, ohne diese 14 Tage.

Wenn der Vertrag endet, beendet Heft sofort deine Verbindungen, löscht ihre Zugangsschlüssel und hört auf, Belege zu sammeln und zu buchen. Deine Belege und Bücher bleiben lesbar und exportierbar, bis die gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet, und werden dann gelöscht, wie es im Auftragsverarbeitungsvertrag steht. Du kannst schon früher einen vollständigen Export verlangen, und dass wir früher löschen, was wir nicht selbst aufbewahren müssen. Ausgenommen sind die Originaldateien: Eine Aufbewahrungsregel hält sie, bis ihre 9 Jahre vorbei sind.

Die Daten deiner Firma bleiben ihre. Du gibst uns das Recht, sie zu verarbeiten, nur soweit es nötig ist, um dir Heft bereitzustellen, nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag und der Datenschutzerklärung. Wir verkaufen sie nicht und nutzen sie nicht für Werbung. Weder wir noch unsere KI-Anbieter trainieren KI-Modelle damit.

Beide Seiten behandeln vertraulich, was sie über Heft vom Geschäft der anderen Seite erfahren, außer es ist öffentlich oder das Gesetz verlangt, es offenzulegen.

Heft, seine Software und seine Texte gehören weiter uns. Du darfst sie für dein Geschäft nutzen, solange der Vertrag läuft.

Nutze Heft nicht, um gegen das Gesetz zu verstoßen, um Daten zu verarbeiten, die du nicht verarbeiten darfst, um Heft oder die verbundenen Dienste anzugreifen oder zu überlasten, oder um an Daten anderer Kunden zu kommen. Verkaufe Heft nicht weiter und gib Personen außerhalb deines Unternehmens keinen Zugang, außer deinem eigenen Steuerberater. Tut es jemand doch, können wir diesen Zugang sperren, und wir sagen dir, warum.

Wir arbeiten daran, dass Heft erreichbar ist und deine Daten sicher sind, aber wir versprechen keine bestimmte Verfügbarkeit. Manchmal ist Heft wegen Wartung nicht erreichbar, oder weil ein Anbieter ausfällt, auf den Heft angewiesen ist. Wir können Heft verbessern und ändern. Nimmt eine Änderung etwas Wichtiges weg, das dein Tarif enthält, sagen wir es dir mindestens 30 Tage vorher, und du kannst zum Zeitpunkt dieser Änderung kündigen.

Unsere gesamte Haftung ist für jedes Vertragsjahr begrenzt auf die Gebühren, die deine Firma in den 12 Monaten vor dem Ereignis, das den Schaden verursacht hat, für Heft (über Polar) gezahlt hat. Soweit das Gesetz es erlaubt, haften wir weder für mittelbare Schäden wie entgangenen Gewinn oder entgangene Einsparungen noch für Steuern, Zinsen oder Strafzahlungen, die sich aus Zahlen ergeben, die du freigegeben oder eingereicht hast.

Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur, wenn wir eine Pflicht verletzen, von der der Zweck des Vertrags abhängt, und dann nur für den Schaden, der bei Vertragsschluss typisch und vorhersehbar war.

Keine dieser Grenzen gilt für Schäden, die wir durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit verursachen, bei Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, für die Haftung nach der DSGVO gegenüber den betroffenen Personen und dort, wo das Gesetz eine Begrenzung der Haftung nicht erlaubt.

Wir können diese Bedingungen ändern. Wir sagen es den Geschäftsführern deiner Firma mindestens 30 Tage, bevor eine Änderung gilt, und wir sagen, was sich ändert. Bist du nicht einverstanden, kannst du kündigen, bevor die Änderung gilt. Änderungen, die das Gesetz verlangt oder die nur zu deinem Vorteil sind, können früher gelten. Kündigst du nicht und widersprichst du nicht bis zu diesem Tag, gelten ab dann die geänderten Bedingungen. Daran erinnert dich die Mitteilung. Das gilt nicht für Preise und nicht dafür, was dein Tarif enthält: Dafür gelten die Abschnitte 6 und 11.

Für diese Bedingungen gilt niederländisches Recht. Über jeden Streit entscheidet das zuständige Gericht in Amsterdam. Das UN-Kaufrecht (CISG) gilt nicht.

Ist ein Teil dieser Bedingungen unwirksam, bleibt der Rest wirksam. Diese Bedingungen gibt es auf Englisch und auf Deutsch. Weichen die Fassungen voneinander ab, gilt der englische Text.

Fragen: support@namequick.app.