DATEV Schnittstelle 2026: Software und Tools im Vergleich
TL;DR
- DATEV-Schnittstelle als Standard: Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht den standardisierten Austausch von Buchhaltungsdaten. Seit 2017/2018 empfiehlt DATEV ausschließlich die standardisierte Schnittstelle; sie exportiert Daten im EXTF-Format als CSV-Dateien.
- EXTF-Dateien im Detail: Das DATEV-Exportpaket besteht aus drei CSV-Dateien: Sachkontobeschriftungen für den Kontenrahmen, Debitoren/Kreditoren-Stammdaten und den Buchungsstapel mit allen Buchungen.
- Wer profitiert? Steuerberater, KMU und Freelancer sparen durch einen DATEV-Export erheblich Zeit. Die DATEV-Datei ist das verbreitete Format für Buchhaltungs- und Steuerzwecke in Deutschland.
- Vergleich von Tools: Es gibt komplexe Komplettlösungen wie DATEV Unternehmen Online oder Candis (ab ca. 389 EUR/Monat) und flexible Buchhaltungssuiten wie sevDesk (ab ca. 9 EUR/Monat). Leichte Lösungen wie NameQuick Invoices Web fokussieren sich auf den Rechnungseingang und den DATEV-Export.
- NameQuick Invoices Web als Alternative: Die webbasierte Lösung sammelt Rechnungen per E-Mail-Weiterleitung oder Upload, liest ZUGFeRD/XRechnung-XML (99,9 % Genauigkeit) oder OCR aus und exportiert die Daten im DATEV-EXTF-Format. Der DATEV-Export ist ab 19 EUR/Monat verfügbar.
Viele Unternehmer kennen das Szenario: Montagmorgens stapeln sich E-Mails mit PDF-Rechnungen, daneben liegen gescannte Papierbelege. Jede Rechnung muss manuell erfasst, kontiert und an den Steuerberater übermittelt werden. Dieser manuelle Prozess kostet Zeit und führt zu Fehlern.
Mit der E-Rechnungspflicht in Deutschland müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung empfangen können. E-Rechnungen liefern strukturierte XML-Daten, sodass die Erfassung nahezu fehlerfrei erfolgt. Eine DATEV-Schnittstelle automatisiert den Export dieser Rechnungsdaten in das System des Steuerberaters. Sie ermöglicht den Transfer von Buchungen, Konten und Stammdaten und macht die vorbereitende Buchhaltung wesentlich effizienter.
Dieser Leitfaden erklärt, was eine DATEV-Schnittstelle ist, welche Software den Export unterstützt und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Was ist eine DATEV-Schnittstelle?
Die DATEV-Schnittstelle ist ein technisches Format, das Buchungs- und Stammdaten aus einem Quellsystem in das DATEV-Rechnungswesen überträgt. Seit Ende der 1990er-Jahre verwendet DATEV diese Exportformate. Seit 2017/2018 empfiehlt DATEV ausschließlich den standardisierten Export.
DATEV-Standardformate (EXTF, CSV)
EXTF (Export Transfer File): Die von DATEV bereitgestellten EXTF-Dateien sind CSV-Dateien mit fest vorgegebenen Feldern. Der DATEV-Export enthält drei Bestandteile:
- Sachkontobeschriftungen: Enthält den Kontenrahmen (SKR 03 oder SKR 04).
- Debitoren/Kreditoren-Stammdaten: Enthält Kunden- und Lieferantenstammdaten.
- Buchungsstapel: Enthält sämtliche Buchungssätze (bis zu 99.999 Buchungen je Datei).
CSV-Export: Neben dem EXTF-Format kann der Export als ASCII-Datei im .csv- oder .txt-Format erfolgen. Dieses Format wird von vielen Buchhaltungsprogrammen wie Lexware oder sevDesk unterstützt.
Der Steuerberater importiert die EXTF-Dateien in sein Rechnungswesen. Die Übernahme reduziert Fehler und spart Zeit. Ohne diese Struktur müsste der Steuerberater die Daten manuell erfassen.
Warum das EXTF-Format wichtig ist
Das EXTF-Format ist der Standard, den die meisten deutschen Steuerberater erwarten. Es überträgt Konten, Stammdaten und Buchungen in einer Struktur, die DATEV direkt verarbeiten kann. Die Dateien gelten als GoBD-konform, weil sie unveränderlich archiviert und exportiert werden können. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Freelancer vereinfacht der Export die Übergabe an den Steuerberater erheblich.
Wer braucht eine DATEV-Schnittstelle?
Steuerberater und Buchhaltungsbüros
Steuerberater arbeiten täglich mit DATEV-Programmen. Sie benötigen strukturierte Datensätze, um Buchungen korrekt in die Finanzbuchhaltung zu übertragen. Die DATEV-Schnittstelle ermöglicht den Import von Konten, Debitoren/Kreditoren und Buchungen. Der Steuerberater kann so Journalbuchungen, Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahresabschlüsse schneller erstellen.
KMU und Freelancer
Kleine und mittlere Unternehmen sowie Freelancer nutzen häufig cloudbasierte Buchhaltungslösungen. Viele dieser Tools bieten einen DATEV-Export an, damit Belege und Buchungen direkt an den Steuerberater übergeben werden können. Für Selbständige, die ihre Buchhaltung nur vorbereitend erledigen, ist der DATEV-Export die einfachste Art, dem Steuerberater alle nötigen Daten zu liefern.
Mit dem ab 2025 verpflichtenden E-Rechnungs-Empfang nehmen Unternehmen vermehrt ZUGFeRD- oder XRechnung-Daten entgegen. Diese strukturierten Rechnungen können nahezu fehlerfrei ausgelesen werden. Eine DATEV-Schnittstelle sorgt dafür, dass die extrahierten Daten direkt als EXTF exportiert und importiert werden. Mehr zum Thema E-Rechnungseingang finden Sie in unserem Leitfaden zur Rechnungseingang Software.
Vergleich: Software mit DATEV-Schnittstelle
Im Markt gibt es verschiedene Tools, die Rechnungen erfassen, verbuchen und per DATEV-Schnittstelle exportieren. Die folgende Tabelle stellt die wichtigsten Lösungen gegenüber.
| Tool | Hauptfunktion | DATEV-Export | Preis ab (Monat) | Zielgruppe | Besonderheit |
|---|---|---|---|---|---|
| DATEV Unternehmen Online | Cloud-Plattform für Belegverwaltung und Buchführung | Direkte Integration | k. A. (über den Steuerberater) | Steuerberater und Mandanten | Umfassend, aber komplex und teuer |
| Candis | Invoice-Management mit Freigabeworkflows | DATEV-Export direkt | ab 389 EUR/Monat | Mittelstand und Konzerne | KI-gestützte Freigaben, automatisierte Kreditorenprozesse |
| sevDesk | Cloud-Buchhaltung und Faktura | DATEV-/ADDISON-Export | ab ca. 9 EUR/Monat | Freelancer und KMU | Vollständiges Buchhaltungsprogramm mit USt-VA und EÜR |
| Lexware Office | Desktop/Cloud-Buchhaltungssoftware | DATEV-Import/-Export (CSV) | ab 21,90 EUR/Monat | KMU und Handwerksbetriebe | Module für Lohn, Gehalt und Kassenbuch |
| BuchhaltungsButler | Cloud-Buchhaltung mit AI-gestützter Verbuchung | DATEV-Export (EXTF/CSV) | ab ca. 25 EUR/Monat | Power-User und Steuerberater | Auto-Kategorisierung, tiefgehende Buchungsfunktionen |
| GetMyInvoices | Rechnungs-Management und Portal-Crawler | DATEV-Export | ab 19 EUR/Monat | KMU und Steuerberater | Automatisches Herunterladen aus 10.000+ Portalen |
| NameQuick Invoices Web | Rechnungseingang und DATEV-Export | EXTF-Export und CSV | Starter: 9 EUR/Monat; Core: 19 EUR/Monat; Team: 39 EUR/Monat | Freelancer und kleine Teams | XML-first für ZUGFeRD/XRechnung, OCR-Fallback, GoBD-/DSGVO-konform |
Analyse des Vergleichs
Umfangreiche Lösungen wie DATEV Unternehmen Online oder Candis richten sich an größere Unternehmen. Sie bieten tiefgreifende Workflows, sind jedoch teuer und komplex.
Buchhaltungsprogramme wie sevDesk, Lexware oder BuchhaltungsButler kombinieren Rechnungseingang, Buchung, Reporting und teilweise Steuererklärungen. Sie bieten DATEV-Export und oft auch Bankabgleiche. Mehr zu den Unterschieden zwischen diesen Lösungen finden Sie in unserem Vergleich zur digitalen Rechnungsverarbeitung.
Rechnungsportale wie GetMyInvoices automatisieren das Herunterladen von Rechnungen aus über 10.000 Portalen. Ein detaillierter Vergleich mit NameQuick findet sich in unserem Artikel zur GetMyInvoices Alternative.
Leichtgewichtige Alternativen wie NameQuick Invoices Web konzentrieren sich auf die vorbereitende Buchhaltung und den DATEV-Export. Dadurch entfällt die Komplexität einer vollwertigen Buchhaltungslösung; stattdessen steht der schnelle, fehlerarme Export im Vordergrund.
So funktioniert der DATEV-Export mit NameQuick Invoices Web
NameQuick Invoices Web ist für Unternehmen gedacht, die den Rechnungseingang vereinfachen und Daten fehlerfrei an den Steuerberater übergeben wollen. Der Prozess lässt sich in vier Schritte gliedern:
-
Rechnungseingang konsolidieren: Über eine individuelle E-Mail-Adresse oder per Upload landen PDF-Rechnungen, ZUGFeRD/XRechnung-Dateien und Scans in einer zentralen Inbox.
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Datenextraktion: Für E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format werden die XML-Daten mit 99,9 % Genauigkeit übernommen. Bei PDFs wird der Text direkt ausgelesen; bei gescannten Dokumenten kommt OCR zum Einsatz. Confidence Scores kennzeichnen unsichere Felder.
-
Review-Queue und Duplikaterkennung: Belege mit niedrigen Confidence Scores oder potenzielle Duplikate gelangen in eine Review-Queue. Der Bearbeiter kontrolliert die Felder, korrigiert gegebenenfalls und markiert den Beleg als geprüft.
-
DATEV-Export: Nach der Prüfung generiert das System ein DATEV-EXTF-Paket. Jeder Beleg entspricht einer Zeile im Buchungsstapel. Stammdaten wie Lieferantenadresse, Rechnungsdatum und Nettobetrag sind automatisch enthalten. Alternativ steht ein CSV-Export für Programme wie Lexware oder sevDesk zur Verfügung.
Rechnungschaos rein, DATEV-fertig raus
NameQuick Invoice extrahiert, prüft und exportiert Rechnungen für Ihren Steuerberater.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Format und Kompatibilität: Prüfen Sie, ob das Tool das DATEV-EXTF-Format erstellt. EXTF ist der Standard, den Steuerberater erwarten. Viele Lösungen bieten zusätzlich CSV-Exporte.
Preisgestaltung: Preise reichen von 9 EUR/Monat (Starttarife bei sevDesk oder NameQuick Invoices Web) bis zu über 389 EUR/Monat bei Enterprise-Lösungen wie Candis. Achten Sie darauf, welche Funktionen im Tarif enthalten sind: Belegvolumen, Nutzeranzahl und Workflows.
GoBD- und DSGVO-Compliance: Das Tool muss die gesetzlichen Anforderungen an die ordnungsgemäße Buchführung erfüllen. Dazu gehören unveränderliche Archivierung, Protokollierung und Datenschutz.
E-Rechnungs-Fähigkeit: Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Lösung sollte ZUGFeRD und XRechnung erkennen und die Daten fehlerfrei verarbeiten.
Nutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Oberfläche erleichtert die Umstellung. Komplexe Lösungen bieten viele Funktionen, haben jedoch eine steile Lernkurve.
Integrationen: Prüfen Sie, ob Bankkonten oder CRM-Systeme integriert werden können. Portalcrawler wie GetMyInvoices laden Rechnungen automatisch aus Shops. NameQuick Invoices Web verzichtet bewusst auf Portalcrawling und konzentriert sich auf den Rechnungseingang per E-Mail und Upload.
Fazit
Eine DATEV-Schnittstelle reduziert den manuellen Aufwand in der Buchhaltung erheblich. Das standardisierte EXTF-Format überträgt Konten, Stammdaten und Buchungen sicher an den Steuerberater und ist seit Jahren der deutsche Standard.
Unternehmen und Freelancer können zwischen umfangreichen Lösungen und schlanken Tools wählen. Große Plattformen wie Candis und DATEV Unternehmen Online bieten tiefgehende Workflows, sind aber teuer. Klassische Buchhaltungssoftware wie sevDesk, Lexware oder BuchhaltungsButler kombiniert Rechnungsmanagement, Buchung und Steuererklärungen. Portalcrawler wie GetMyInvoices automatisieren den Belegimport.
NameQuick Invoices Web positioniert sich als leichtgewichtige Alternative: Es sammelt Rechnungen per E-Mail oder Upload, liest Daten aus XML-E-Rechnungen und PDFs automatisch aus und exportiert sie im DATEV-EXTF-Format. Für Unternehmen, die ihre vorbereitende Buchhaltung vereinfachen wollen, ohne eine vollständige Buchhaltungslösung zu benötigen, ist es eine effiziente und preiswerte Wahl.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine DATEV-Schnittstelle?
Die DATEV-Schnittstelle ist eine standardisierte Möglichkeit, Buchhaltungsdaten aus einer Software in das DATEV-Rechnungswesen zu übertragen. Sie exportiert Konten, Debitoren-/Kreditorenstammdaten und Buchungen in komprimierten Formaten, sodass der Steuerberater sie direkt importieren kann.
Was bedeutet EXTF?
EXTF steht für Export Transfer File. Der DATEV-Export besteht aus drei CSV-Dateien: Sachkontobeschriftungen für den Kontenrahmen, Debitoren/Kreditoren-Stammdaten und den Buchungsstapel mit allen Buchungssätzen. Jede Zeile entspricht einem Datensatz.
Welche Software bietet einen DATEV-Export?
Viele Buchhaltungsprogramme unterstützen den DATEV-Export: DATEV Unternehmen Online, Candis, sevDesk, Lexware, BuchhaltungsButler, GetMyInvoices und NameQuick Invoices Web. Die Anbieter unterscheiden sich im Funktionsumfang und Preis (ab ca. 9 EUR/Monat bis über 389 EUR/Monat).
Kann ich CSV-Dateien in DATEV importieren?
Ja. DATEV akzeptiert neben dem EXTF-Format auch ASCII-Dateien im .csv- oder .txt-Format. Der EXTF-Export ist jedoch strukturierter und wird von Steuerberatern bevorzugt.
Gibt es Alternativen zu DATEV Unternehmen Online?
Ja. Tools wie Candis, sevDesk, Lexware, BuchhaltungsButler, GetMyInvoices oder NameQuick Invoices Web exportieren Daten im DATEV-Format und sind oft günstiger oder benutzerfreundlicher als DATEV Unternehmen Online.
Wie funktioniert die vorbereitende Buchhaltung mit DATEV?
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst das Sammeln, Erfassen und Aufbereiten von Belegen, bevor sie an den Steuerberater gehen. Digitale Lösungen importieren Rechnungen per E-Mail oder Upload, extrahieren die Daten per OCR oder XML und exportieren sie als DATEV-Datei. Dadurch ersparen Sie Ihrem Steuerberater das manuelle Abtippen.
Was kostet eine DATEV-Schnittstelle?
Die Kosten hängen vom gewählten Tool ab. CSV-Export gibt es ab rund 9 EUR/Monat (sevDesk Starter oder NameQuick Starter). Für den EXTF-Export liegen die Preise zwischen 19 und 39 EUR/Monat. Enterprise-Lösungen wie Candis beginnen ab 389 EUR/Monat. DATEV Unternehmen Online wird meist über den Steuerberater abgerechnet.