DATEV-Export für Eingangsrechnungen: EXTF-Dateien erstellen und importieren

#TL;DR

• Was ein DATEV-Export ist: Ein DATEV-Export schreibt Ihre Rechnungsdaten in eine DATEV-Format-Datei (EXTF), die anschließend in DATEV importiert wird. Es ist eine Datei zum Herunterladen und Übergeben, keine Live-Schnittstelle in das DATEV-System.
• Was EXTF wirklich ist: EXTF ist das ASCII-Importformat von DATEV, das sogenannte DATEV-Format. Der Export ist eine Buchungsstapel-Textdatei; NameQuick Invoices kann zusätzlich eine einfache CSV erzeugen, die viele Buchhaltungsprogramme einlesen.
• Der Import ist manuell: Sie (oder Ihr Steuerberater) importieren die Datei über den ASCII-/Stapel-Import von DATEV. Es wird nichts automatisch an DATEV übertragen, und kein Konto in DATEV ändert sich, bevor jemand diesen Import ausführt.
• Keine direkte DATEV-Schnittstelle: NameQuick Invoices verbindet sich nicht mit der DATEV-API und ist keine DATEV-Marktplatz-Integration. Wenn Sie eine live angebundene, synchronisierte Verbindung brauchen, ist das eine andere Produktkategorie.
• Wie NameQuick Invoices dazu passt: Es sammelt Eingangsrechnungen per E-Mail-Weiterleitung oder Upload, liest ZUGFeRD/XRechnung-XML direkt aus oder greift auf OCR zurück, kennzeichnet unsichere Felder zur Prüfung und lässt Sie anschließend eine DATEV-EXTF-Datei exportieren. Der DATEV-Export ist ab dem Core-Tarif (19 EUR/Monat) verfügbar.

Viele Unternehmer kennen das Szenario am Montagmorgen: E-Mails mit PDF-Rechnungen stapeln sich neben gescannten Papierbelegen, und jede Rechnung muss erfasst und an den Steuerberater übergeben werden. Ein DATEV-Export ist der Schritt, der aus diesem Stapel eine einzige Datei macht, die Ihr Steuerberater in DATEV einlesen kann, statt jede Rechnung abzutippen.

Dieser Leitfaden behandelt gezielt den manuellen DATEV-Export- und Import-Ablauf: was die DATEV-Format-Datei (EXTF) ist, wie Sie eine solche Datei in NameQuick Invoices erstellen und wie sie in DATEV importiert wird. Falls Sie eine live angebundene, dauerhaft laufende Integration suchen, die Daten von selbst nach DATEV synchronisiert, ist das eine andere Produktkategorie, und die ehrliche Antwort ist: Schauen Sie sich einen Schnittstellen-Partner im DATEV-Marktplatz an.

#Was ein DATEV-Export tatsächlich bedeutet

Ein DATEV-Export ist eine Datei. Ihre Software schreibt Buchhaltungsdaten in das definierte Textformat von DATEV, Sie erhalten eine Datei, und diese Datei wird später in DATEV importiert. Das ist der gesamte Mechanismus. Es gibt keine Live-Verbindung zwischen dem exportierenden Tool und DATEV: Die Daten liegen in einer Datei, bis jemand sie importiert.

Das ist wichtig, weil der Begriff "DATEV-Schnittstelle" oft locker für zwei sehr verschiedene Dinge verwendet wird. Das eine ist eine Live-API-Integration, bei der Datensätze automatisch nach DATEV fließen. Das andere, in der vorbereitenden Buchhaltung weitaus häufigere, ist genau dieser Datei-Export mit manuellem Import. NameQuick Invoices macht das Zweite.

#Das DATEV-Format (EXTF) kurz erklärt

EXTF ist die Kennung am Anfang des DATEV-Importformats, des Formats, das DATEV selbst "DATEV-Format" nennt. Es ist eine ASCII-Textdatei (meist als .csv oder .txt gespeichert) mit einer festen Kopfzeile, gefolgt von Datenzeilen. Der häufigste Export für Eingangsrechnungen ist der Buchungsstapel: eine Kopfzeile, die die Datei beschreibt (Formatversion, Datenkategorie, Wirtschaftsjahr, Kontenrahmen-Einstellungen, Buchungszeitraum), und danach eine Zeile pro Buchung.

Die genaue Feldbelegung veröffentlicht DATEV selbst: die DATEV-Format-Entwicklerdokumentation (geprüft am 2026-07-17) und die Buchungsstapel-Formatbeschreibung (geprüft am 2026-07-17). Wir geben hier bewusst kein konkretes Spaltenlayout wieder, weil die korrekten Felder von der DATEV-Formatversion und Ihrem Kontenrahmen abhängen; die DATEV-Spezifikation ist die maßgebliche Quelle.

In der Praxis haben Sie mit zwei Dingen zu tun: dem EXTF-Buchungsstapel, der die Buchungen trägt, und, wenn ein Programm EXTF nicht lesen kann, einer einfacheren CSV. NameQuick Invoices kann beides erzeugen.

#Das ist keine Live-DATEV-Schnittstelle

Um es deutlich zu sagen: NameQuick Invoices erzeugt eine DATEV-EXTF-Datei, die Sie oder Ihr Steuerberater manuell in DATEV importieren. Es ist keine DATEV-API-Verbindung, keine DATEV-Marktplatz-Integration und keine direkte Synchronisierung. Es erreichen keine Daten DATEV, bevor jemand den Import ausführt, und NameQuick Invoices crawlt keine Portale und schiebt keine Datensätze von selbst in ein Buchhaltungssystem.

Wenn Sie ausdrücklich eine Live-Integration brauchen, listet DATEV Anbieter mit zertifizierter Datenservice-Anbindung im DATEV-Marktplatz. Das ist die richtige Anlaufstelle für eine echte Schnittstelle; ein Datei-Export-Tool kann sie nicht ersetzen.

#Wer einen DATEV-Export nutzt

Steuerberater und Buchhaltungsbüros. Steuerberater arbeiten täglich in DATEV und bevorzugen eine strukturierte Datei gegenüber einem Stapel PDFs. Ein EXTF-Buchungsstapel lässt sie Buchungen in einem Schritt importieren, statt jede Rechnung neu einzutippen, was schneller ist und eine ganze Klasse von Tippfehlern vermeidet.

Kleine Unternehmen und Freelancer. Für Selbständige und kleine Teams, die nur vorbereitende Buchhaltung machen, ist ein DATEV-Export die einfachste Art, dem Steuerberater alles auf einmal zu übergeben. Sie sammeln und prüfen die Eingangsrechnungen, exportieren die Datei und schicken sie weiter.

Mit der seit dem 1. Januar 2025 geltenden Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, erhalten Unternehmen zunehmend ZUGFeRD- oder XRechnung-Dokumente mit strukturiertem XML. Genau diese strukturierten Daten machen einen sauberen Export möglich, weil die Felder aus dem XML gelesen und nicht aus einem Scan geraten werden. Mehr zum Empfang von E-Rechnungen finden Sie in unserem Leitfaden zur Rechnungseingang Software.

Was Ihr Shop-, Kassen- oder Zahlungssystem nativ an DATEV-Export bietet und wie Sie die Eingangsrechnungen ergänzen, zeigen die tool-spezifischen DATEV-Export-Leitfäden für Lexware, lexoffice, Shopify, Stripe, SumUp, JTL, WooCommerce, Amazon und PayPal.

#So erstellen Sie einen DATEV-Export in NameQuick Invoices

NameQuick Invoices ist für Teams gedacht, die den Rechnungseingang vereinfachen und strukturierte Daten an ihren Steuerberater übergeben wollen. Den Export zu erstellen ist der letzte Schritt eines kurzen Ablaufs:

1. Rechnungseingang konsolidieren. PDF-Rechnungen, ZUGFeRD/XRechnung-Dateien und Scans landen über eine individuelle E-Mail-Adresse oder per Upload in einer zentralen Inbox.

2. Daten auslesen. Für ZUGFeRD und XRechnung liest NameQuick Invoices die strukturierten XML-Felder direkt aus, sodass E-Rechnungsdaten nicht neu erfasst werden müssen. Bei digitalen PDFs wird der Text extrahiert; bei Scans und Fotos kommt OCR zum Einsatz. Jedes Feld erhält einen Confidence Score, und Felder mit niedriger Konfidenz werden zur Prüfung markiert. Einzelne Dateien können Sie außerdem kostenlos im Browser mit dem E-Rechnung-Validator und dem E-Rechnung-Viewer prüfen.

3. Prüfen und Duplikate erkennen. Belege mit unsicheren Feldern oder einem wahrscheinlichen Duplikat gelangen in eine Review-Queue. Der Bearbeiter kontrolliert die Felder, korrigiert sie bei Bedarf und markiert den Beleg als bereit. Nur Rechnungen mit dem Status "Bereit" werden in einen Export aufgenommen.

4. DATEV-Datei exportieren. Nach der Prüfung erzeugen Sie einen DATEV-EXTF-Buchungsstapel; jeder bereite Beleg wird zu einer Buchungszeile, mit Stammdaten wie Lieferant, Rechnungsdatum und Nettobetrag. Ein CSV-Export steht für Programme bereit, die ihn bevorzugen. Originale bleiben unverändert mit einer vollständigen Vorgangshistorie erhalten, was den GoBD-Grundsätzen zu nachvollziehbaren Aufzeichnungen folgt, wobei die GoBD-Konformität stets von Ihrem gesamten Buchhaltungsprozess abhängt, nicht von einem einzelnen Tool.

#So importieren Sie die EXTF-Datei in DATEV

Sobald Sie die EXTF-Datei haben, findet der Import in DATEV statt, entweder bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater. So gehen Sie selbst vor:

1. Öffnen Sie in DATEV Rechnungswesen den ASCII-/Stapel-Import (zum Beispiel unter Bestand, Import, ASCII-Daten oder über den Dialog zur Stapelverarbeitung).
2. Wählen Sie die von NameQuick Invoices erzeugte EXTF-Datei aus und stellen Sie das passende Format ein (das Buchungsstapel-Layout).
3. Bestätigen Sie die Feldzuordnung, falls Sie danach gefragt werden, prüfen Sie Buchungszeitraum und Kontenrahmen und starten Sie den Import.

DATEV beschreibt diesen Import-Schritt im Hilfe-Center: ASCII-Daten importieren oder exportieren (geprüft am 2026-07-17). Viele Kanzleien lassen den Import lieber vom Steuerberater ausführen; die Datei zu teilen und sie auf dessen Seite importieren zu lassen, ist ein völlig üblicher Weg.

Verstehen Sie die obigen Schritte als Anleitung, nicht als Garantie. Wir schließen einen End-to-End-Importtest gegen eine echte DATEV-Installation gerade erst ab und behaupten daher nicht, dass eine bestimmte Exportdatei ohne jede Anpassung importiert. Feldzuordnung und Kontenrahmen-Einstellungen unterscheiden sich von Mandant zu Mandant, und Ihr Steuerberater muss das Format eventuell anpassen, bevor der Stapel verbucht wird. Schicken Sie im Zweifel zuerst einen kleinen Testexport an Ihren Steuerberater und lassen Sie bestätigen, dass er auf dessen Seite sauber einliest, bevor Sie sich für einen ganzen Zeitraum darauf verlassen.

#Wann Sie stattdessen eine echte DATEV-Integration brauchen

Ein Datei-Export deckt die meisten Anforderungen der vorbereitenden Buchhaltung ab: Sie prüfen Rechnungen, exportieren einmal und übergeben die Datei. Er deckt keine Fälle ab, in denen Datensätze dauerhaft und automatisch in DATEV erscheinen sollen, ganz ohne manuellen Import. Das ist eine Live-Integration und ein wirklich anderes Produkt.

Wenn Sie das brauchen, ist der ehrliche Verweis der DATEV-Marktplatz, auf dem DATEV Schnittstellen-Partner mit zertifizierter Datenservice-Anbindung listet. NameQuick Invoices gehört nicht dazu, und ein manueller EXTF-Export ist kein Ersatz für eine solche Anbindung. Entscheiden Sie danach, welchen Ablauf Sie tatsächlich wollen: eine Datei, die Sie kontrollieren und übergeben, oder eine Live-Synchronisierung, die Sie einmal einrichten und laufen lassen.

#Worauf Sie achten sollten, bevor Sie sich auf einen DATEV-Export verlassen

Format-Passung. Prüfen Sie, ob das Tool einen DATEV-Format-(EXTF-)Buchungsstapel erzeugt, und fragen Sie Ihren Steuerberater, ob er EXTF oder eine einfache CSV möchte. Was sauber importiert, entscheidet die DATEV-Einrichtung des Steuerberaters, nicht das exportierende Tool.

Kontenrahmen. EXTF-Dateien tragen Kontenrahmen-Einstellungen (zum Beispiel SKR 03 oder SKR 04). Achten Sie darauf, dass der Export zu dem passt, was Ihr Steuerberater verwendet, sonst muss der Import neu zugeordnet werden.

E-Rechnungs-Verarbeitung. Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können. Ein Tool sollte ZUGFeRD und XRechnung strukturell auslesen, statt nur ein PDF zu scannen, damit die exportierten Daten aus dem XML stammen.

Prüfung vor dem Export. Ein DATEV-Export ist nur so gut wie die Daten dahinter. Confidence Scoring, eine Review-Queue und Duplikaterkennung zählen mehr als jede Schlagzeilen-Kennzahl, weil sie die Felder abfangen, die sonst falsch verbucht würden.

Aufzeichnung und Aufbewahrung. Achten Sie auf unveränderte Originale und eine nachvollziehbare Vorgangshistorie. Das folgt den GoBD-Grundsätzen, aber behandeln Sie die gesamte GoBD-Konformität als Eigenschaft Ihres Prozesses, nicht als Siegel auf einem einzelnen Tool.

#Fazit

Ein DATEV-Export beseitigt das manuelle Abtippen zwischen Ihren Rechnungen und dem DATEV Ihres Steuerberaters. Der Mechanismus ist einfach und sollte klar benannt werden: Sie erstellen eine DATEV-Format-Datei (EXTF), und jemand importiert sie in DATEV. Es ist eine Dateiübergabe, keine Live-Schnittstelle.

NameQuick Invoices passt zum Datei-Export-Ablauf: Es sammelt Eingangsrechnungen per E-Mail oder Upload, liest XML-E-Rechnungen und PDFs aus, markiert unsichere Felder zur Prüfung und exportiert einen DATEV-EXTF-Buchungsstapel (oder CSV), den Sie oder Ihr Steuerberater von Hand importieren. Wenn Sie stattdessen eine live angebundene, synchronisierte DATEV-Verbindung brauchen, ist ein Schnittstellen-Partner im DATEV-Marktplatz die richtige Kategorie, und dieser Leitfaden beschreibt das nicht. Für Teams, die ihre geprüften Rechnungen einfach als eine saubere Datei übergeben wollen, ist der Export ein effizienter, preiswerter Weg.

#Häufig gestellte Fragen

#Was ist ein DATEV-Export?

Ein DATEV-Export schreibt Buchhaltungsdaten als Datei in das Importformat von DATEV (das DATEV-Format, gekennzeichnet mit EXTF). Sie oder Ihr Steuerberater importieren diese Datei anschließend in DATEV. Es ist ein Datei-Export mit anschließendem manuellem Import, keine Live-Verbindung zum DATEV-System.

#Was bedeutet EXTF?

EXTF ist die Kennung am Anfang einer DATEV-Format-Datei; sie markiert eine Datei, die für den Import in DATEV bestimmt ist. Der häufigste Export für Eingangsrechnungen ist ein Buchungsstapel: eine Kopfzeile, die die Datei beschreibt, gefolgt von einer Zeile pro Buchung. Die genaue Feldbelegung veröffentlicht DATEV in seiner Entwicklerdokumentation (geprüft am 2026-07-17).

#Verbindet sich NameQuick Invoices direkt mit DATEV?

Nein. NameQuick Invoices erzeugt eine DATEV-EXTF-Datei (und CSV), die Sie oder Ihr Steuerberater manuell in DATEV importieren. Es ist keine DATEV-API-Verbindung, keine DATEV-Marktplatz-Integration und keine direkte Synchronisierung. Wenn Sie eine Live-Integration brauchen, sehen Sie sich den DATEV-Marktplatz an.

#Wie importiere ich die EXTF-Datei in DATEV?

Öffnen Sie in DATEV Rechnungswesen den ASCII-/Stapel-Import, wählen Sie die EXTF-Buchungsstapel-Datei aus, bestätigen Sie Feldzuordnung und Buchungszeitraum und starten Sie den Import. DATEV beschreibt das im Hilfe-Center-Artikel ASCII-Daten importieren oder exportieren (geprüft am 2026-07-17). Viele Kanzleien lassen den Import stattdessen vom Steuerberater ausführen.

#Kann ich eine einfache CSV in DATEV importieren?

Ja. Neben dem EXTF-Buchungsstapel kann DATEV ASCII-Dateien im .csv- oder .txt-Format lesen, weshalb NameQuick Invoices auch einen CSV-Export bietet. Die richtige Wahl hängt davon ab, was die DATEV-Einrichtung Ihres Steuerberaters erwartet.

#Was kostet der DATEV-Export mit NameQuick Invoices?

Der DATEV-EXTF-Export ist ab dem Core-Tarif für 19 EUR/Monat (oder 190 EUR/Jahr) enthalten. Der Starter-Tarif kostet 9 EUR/Monat (90 EUR/Jahr) für Rechnungseingang und Prüfung; Team kostet 39 EUR/Monat (390 EUR/Jahr) für höheres Volumen.

#Wie funktioniert die vorbereitende Buchhaltung mit einem DATEV-Export?

Vorbereitende Buchhaltung bedeutet, Rechnungen zu sammeln, zu erfassen und zu prüfen, bevor sie zum Steuerberater gehen. NameQuick Invoices nimmt Rechnungen per E-Mail oder Upload entgegen, liest die Daten aus XML oder per OCR, lässt Sie prüfen und Duplikate erkennen und exportiert dann eine DATEV-EXTF-Datei. Ihr Steuerberater importiert diese Datei in DATEV, statt jede Rechnung abzutippen.