Geschäftsessen absetzen: 70%-Regel, Bewirtungsbeleg und Vorsteuer

Ja, ein Geschäftsessen mit einem Kunden kann steuerlich absetzbar sein. Dafür müssen Anlass, Angemessenheit und Nachweise stimmen. Die 70%-Regel begrenzt den Betriebsausgabenabzug; sie verspricht keine Erstattung dieses Anteils durch das Finanzamt.

Dieser Leitfaden behandelt Bewirtungen von Geschäftspartnern aus geschäftlichem Anlass in Deutschland. Private Mahlzeiten und die eigenen Regeln für die Bewirtung von Mitarbeitenden sind damit nicht abgedeckt. Wir entwickeln Heft; der Beleg-Agent ist noch in Entwicklung. Die folgenden Schritte können Sie mit Ihren vorhandenen Unterlagen durchführen.

#Geschäftsessen absetzen in 56 Sekunden

Das Video fasst den Ablauf zusammen: Rechnung prüfen, Teilnehmer und Anlass festhalten, Unterlagen gemeinsam ablegen.

Video: 56 Sekunden. Mit deutschem gesprochenen Text und eingeblendeten Untertiteln. Der Wortlaut ist auch als Text verfügbar:

Transkript: Geschäftsessen absetzen

Du lädst einen Kunden zum Essen ein. Kannst du die Rechnung absetzen? Ja, wenn das Essen geschäftlich veranlasst, angemessen und ordentlich belegt ist. Grundsätzlich sind siebzig Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abziehbar. Das ist keine Erstattung von siebzig Prozent der Rechnung.

Entscheidend ist der Bewirtungsbeleg. Notiere zeitnah die Teilnehmer und den konkreten geschäftlichen Anlass, und unterschreibe. Bewahre die passende Restaurantrechnung dazu auf. Über zweihundertfünfzig Euro braucht die Rechnung auch deinen Namen.

Und die Vorsteuer? Die kann bei erfüllten Voraussetzungen vollständig abziehbar sein. Dein nächster Schritt: Rechnung prüfen, Anlass notieren, zusammen ablegen. Ein gutes Essen braucht einen guten Beleg.

#Was bedeutet die 70%-Regel?

§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG lässt grundsätzlich 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen für eine geschäftlich veranlasste Bewirtung als Betriebsausgabe zu. Der verbleibende Anteil mindert den steuerlichen Gewinn nicht. Ein privates Essen wird durch einen ausgefüllten Bewirtungsbeleg nicht zu einer Betriebsausgabe.

Rechenbeispiel mit erfundenen Daten: Ein zum vollen Vorsteuerabzug berechtigtes Unternehmen hat 100 € angemessene Netto-Bewirtungskosten, ohne Trinkgeld oder Sonderfälle. 70 € sind grundsätzlich als Betriebsausgabe abziehbar, 30 € nicht. Die Umsatzsteuer behandeln Sie separat anhand der tatsächlichen Rechnung und Ihrer Berechtigung. Das Beispiel setzt keinen einheitlichen Steuersatz für Speisen und Getränke voraus.

Der Betriebsausgabenabzug senkt die Bemessungsgrundlage. Wie viel Steuer dadurch tatsächlich entfällt, hängt von der steuerlichen Situation ab. Die Aussage „70 % absetzen“ bedeutet deshalb nicht „70 € zurückbekommen“.

#Was gehört auf den Bewirtungsbeleg?

Notieren Sie Teilnehmer und einen nachvollziehbaren geschäftlichen Anlass zeitnah und unterschreiben Sie den Bewirtungsvermerk. Bei einem Restaurantbesuch gehören die Rechnung und dieser Vermerk zusammen. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 beschreibt diese Nachweise und auch die elektronische Dokumentation.

Als Arbeitshilfe halten Sie diese Informationen fest:

„Geschäftsessen“ allein erklärt nicht, worum es bei Ihrem Treffen ging. Schreiben Sie den tatsächlichen Anlass auf, solange Sie ihn noch sicher kennen. Eine selbst erstellte Notiz ersetzt die Restaurantrechnung nicht.

#Welche Angaben braucht die Restaurantrechnung?

Prüfen Sie Rechnung und Bewirtungsvermerk gemeinsam. Bis einschließlich 250 € Gesamtbetrag gelten die Vereinfachungen der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Dazu gehören insbesondere Restaurantname und Anschrift, Ausstellungsdatum, Leistungsangaben, Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Für den Bewirtungsnachweis müssen auch der Tag der Bewirtung und hinreichend konkrete Leistungsangaben stimmen. Bei mehr als 250 € verlangt die Rechnung zusätzliche Angaben, darunter den bewirtenden Rechnungsempfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants und eine Rechnungsnummer. „Über 250 € auch Ihren Namen angeben“ ist daher nur ein Teil der Prüfung, keine vollständige Rechnungsliste. Die allgemeinen Anforderungen ergeben sich aus § 14 UStG.

Für gewöhnliche Restaurantabrechnungen verlangt das BMF eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung. Nutzt das Restaurant ein elektronisches Kassensystem, muss der Beleg grundsätzlich auch durch dessen zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein. Das Schreiben nennt Ausnahmen, etwa einen erkennbaren TSE-Ausfall oder bestimmte spätere unbare Abrechnungen. Ein handgeschriebener Zettel ist deshalb nicht automatisch ein ausreichender Restaurantnachweis.

Das BMF-Schreiben regelt außerdem digitale Nachweise. Bewahren Sie eine erhaltene E-Rechnung in ihrer ursprünglichen Datei auf und verbinden Sie sie nachvollziehbar mit dem Bewirtungsvermerk. Ein Foto oder Ausdruck allein bildet nicht automatisch den gesamten digitalen Nachweis ab.

#Darf ich die Vorsteuer vollständig abziehen?

Die 70%-Grenze für Betriebsausgaben kürzt die Vorsteuer nicht automatisch auf 70 %. Nach § 15 Absatz 1 und 1a UStG kann bei angemessenen, nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen ein voller Vorsteuerabzug möglich sein. Die allgemeinen Voraussetzungen bleiben bestehen: betrieblicher Leistungsbezug, geeignete Rechnung und eine entsprechende Vorsteuerberechtigung.

Ein Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug darf daraus keinen Vorsteuerbetrag ableiten. Auch bei steuerfreien Tätigkeiten oder gemischter Verwendung kann die Behandlung abweichen. Prüfen Sie deshalb nicht nur die Prozentzahl, sondern Ihre konkrete Berechtigung und den Beleg.

#Checkliste, bevor Sie das Restaurant verlassen

Gehen Sie die Unterlagen kurz durch, bevor die Rechnung im Monatsordner verschwindet:

1. Rechnung prüfen: Belegform, Restaurant, Datum, einzelne Leistungen, Betrag und steuerliche Angaben sind lesbar und plausibel. Prüfen Sie auch den Kassenbeleg, wenn das Restaurant ein elektronisches Kassensystem nutzt.
2. Empfänger ergänzen lassen: Bei mehr als 250 € das Restaurant um eine Rechnung mit den zusätzlichen Angaben bitten.
3. Teilnehmer und Anlass notieren: tatsächliche Namen und konkretes Thema statt eines allgemeinen Etiketts.
4. Vermerk autorisieren: unterschreiben oder die elektronische Genehmigung nachvollziehbar dokumentieren.
5. Zusammen ablegen: Rechnung und Vermerk eindeutig verbinden und offene Fragen für die Kanzlei markieren.

Bewirtungsaufwendungen sind nach § 4 Absatz 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Für die Kontenzuordnung gibt es unseren Entwurf Bewirtungskosten buchen in SKR03 und SKR04; lassen Sie die konkrete Buchung von Ihrer Kanzlei prüfen. Eine wiedererkennbare Ablage erklärt Belege für DATEV benennen.

Fehlt die Rechnung später, fragen Sie das Restaurant nach einer Kopie. Der Leitfaden fehlende Belege zeigt den Suchablauf und die Grenzen des Eigenbelegs. Die allgemeine Eigenbeleg-Vorlage ersetzt weder die Restaurantrechnung noch einen vollständigen Bewirtungsnachweis.

#Häufige Fragen

#Kann ich ein Geschäftsessen vollständig absetzen?

Bei der hier beschriebenen Bewirtung von Geschäftspartnern sind grundsätzlich 70 % der angemessenen, geschäftlich veranlassten und nachgewiesenen Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar. Ein möglicher vollständiger Vorsteuerabzug ist eine getrennte Frage und setzt eine entsprechende Berechtigung voraus.

#Was muss auf dem Bewirtungsbeleg stehen?

Ort, Tag, Teilnehmer, konkreter Anlass und Höhe der Aufwendungen müssen nachgewiesen sein. Bei einer Gaststätte genügen auf dem eigenen Vermerk Anlass und Teilnehmer, wenn die passende Rechnung beigefügt wird. Erstellen Sie den Vermerk zeitnah und autorisieren Sie ihn.

#Muss mein Name auf der Restaurantrechnung stehen?

Bei mehr als 250 € Gesamtbetrag gehört der bewirtende Rechnungsempfänger zu den zusätzlich erforderlichen Angaben. Ein Name allein reicht nicht: Die weiteren Rechnungsanforderungen müssen ebenfalls erfüllt sein.

#Kann ein Eigenbeleg eine verlorene Restaurantrechnung ersetzen?

Der eigene Bewirtungsvermerk ersetzt die erforderliche Restaurantrechnung nicht. Fordern Sie eine Kopie beim Restaurant an und klären Sie einen ungelösten Nachweisfall mit Ihrer Kanzlei.

#Quellen und Stand

Stand und Quellenprüfung: 30. September 2026. Grundlage sind die verlinkten gesetzlichen Vorschriften und das BMF-Schreiben vom 19. November 2025. Dieser Überblick behandelt den beschriebenen Regelfall und ersetzt keine individuelle steuerliche Prüfung.