Geschäftsessen absetzen: 70%-Regel, Bewirtungsbeleg und Vorsteuer

Ja, ein Geschäftsessen mit einem Kunden kann steuerlich absetzbar sein. Dafür müssen Anlass, Angemessenheit und Nachweise stimmen. Die 70%-Regel begrenzt den Betriebsausgabenabzug; sie verspricht keine Erstattung dieses Anteils durch das Finanzamt.

Dieser Leitfaden behandelt Bewirtungen von Geschäftspartnern aus geschäftlichem Anlass in Deutschland. Private Mahlzeiten und die eigenen Regeln für die Bewirtung von Mitarbeitenden sind damit nicht abgedeckt. Wir entwickeln Heft; der Beleg-Agent ist noch in Entwicklung. Die folgenden Schritte können Sie mit Ihren vorhandenen Unterlagen durchführen.

#Geschäftsessen absetzen in 56 Sekunden

Das Video fasst den Ablauf zusammen: Rechnung prüfen, Teilnehmer und Anlass festhalten, Unterlagen gemeinsam ablegen.

Video: 56 Sekunden. Mit deutschem gesprochenen Text und eingeblendeten Untertiteln. Der Wortlaut ist auch als Text verfügbar:

Transkript: Geschäftsessen absetzen

Du lädst einen Kunden zum Essen ein. Kannst du die Rechnung absetzen? Ja, wenn das Essen geschäftlich veranlasst, angemessen und ordentlich belegt ist. Grundsätzlich sind siebzig Prozent der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abziehbar. Das ist keine Erstattung von siebzig Prozent der Rechnung.

Entscheidend ist der Bewirtungsbeleg. Notiere zeitnah die Teilnehmer und den konkreten geschäftlichen Anlass, und unterschreibe. Bewahre die passende Restaurantrechnung dazu auf. Über zweihundertfünfzig Euro braucht die Rechnung auch deinen Namen.

Und die Vorsteuer? Die kann bei erfüllten Voraussetzungen vollständig abziehbar sein. Dein nächster Schritt: Rechnung prüfen, Anlass notieren, zusammen ablegen. Ein gutes Essen braucht einen guten Beleg.

#Was bedeutet die 70%-Regel?

§ 4 Absatz 5 Satz 1 Nummer 2 EStG lässt grundsätzlich 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Aufwendungen für eine geschäftlich veranlasste Bewirtung als Betriebsausgabe zu. Der verbleibende Anteil mindert den steuerlichen Gewinn nicht. Ein privates Essen wird durch einen ausgefüllten Bewirtungsbeleg nicht zu einer Betriebsausgabe.

Rechenbeispiel mit erfundenen Daten: Ein zum vollen Vorsteuerabzug berechtigtes Unternehmen hat 100 € angemessene Netto-Bewirtungskosten, ohne Trinkgeld oder Sonderfälle. 70 € sind grundsätzlich als Betriebsausgabe abziehbar, 30 € nicht. Die Umsatzsteuer behandeln Sie separat anhand der tatsächlichen Rechnung und Ihrer Berechtigung. Das Beispiel setzt keinen einheitlichen Steuersatz für Speisen und Getränke voraus.

Der Betriebsausgabenabzug senkt die Bemessungsgrundlage. Wie viel Steuer dadurch tatsächlich entfällt, hängt von der steuerlichen Situation ab. Die Aussage „70 % absetzen“ bedeutet deshalb nicht „70 € zurückbekommen“.

#Was gehört auf den Bewirtungsbeleg?

Notieren Sie Teilnehmer und einen nachvollziehbaren geschäftlichen Anlass zeitnah und unterschreiben Sie den Bewirtungsvermerk. Bei einem Restaurantbesuch gehören die Rechnung und dieser Vermerk zusammen. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025 beschreibt diese Nachweise und auch die elektronische Dokumentation.

Als Arbeitshilfe halten Sie diese Informationen fest:

„Geschäftsessen“ allein erklärt nicht, worum es bei Ihrem Treffen ging. Schreiben Sie den tatsächlichen Anlass auf, solange Sie ihn noch sicher kennen. Eine selbst erstellte Notiz ersetzt die Restaurantrechnung nicht.

#Welche Angaben braucht die Restaurantrechnung?

Prüfen Sie Rechnung und Bewirtungsvermerk gemeinsam. Bis einschließlich 250 € Gesamtbetrag gelten die Vereinfachungen der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Dazu gehören insbesondere Restaurantname und Anschrift, Ausstellungsdatum, Leistungsangaben, Bruttobetrag und Steuersatz beziehungsweise ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

Für den Bewirtungsnachweis müssen auch der Tag der Bewirtung und hinreichend konkrete Leistungsangaben stimmen. Bei mehr als 250 € verlangt die Rechnung zusätzliche Angaben, darunter den bewirtenden Rechnungsempfänger, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants und eine Rechnungsnummer. „Über 250 € auch Ihren Namen angeben“ ist daher nur ein Teil der Prüfung, keine vollständige Rechnungsliste. Die allgemeinen Anforderungen ergeben sich aus § 14 UStG.

Für gewöhnliche Restaurantabrechnungen verlangt das BMF eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung. Nutzt das Restaurant ein elektronisches Kassensystem, muss der Beleg grundsätzlich auch durch dessen zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein. Das Schreiben nennt Ausnahmen, etwa einen erkennbaren TSE-Ausfall oder bestimmte spätere unbare Abrechnungen. Ein handgeschriebener Zettel ist deshalb nicht automatisch ein ausreichender Restaurantnachweis.

Das BMF-Schreiben regelt außerdem digitale Nachweise. Bewahren Sie eine erhaltene E-Rechnung in ihrer ursprünglichen Datei auf und verbinden Sie sie nachvollziehbar mit dem Bewirtungsvermerk. Ein Foto oder Ausdruck allein bildet nicht automatisch den gesamten digitalen Nachweis ab.

#Darf ich die Vorsteuer vollständig abziehen?

Die 70%-Grenze für Betriebsausgaben kürzt die Vorsteuer nicht automatisch auf 70 %. Nach § 15 Absatz 1 und 1a UStG kann bei angemessenen, nachgewiesenen Bewirtungsaufwendungen ein voller Vorsteuerabzug möglich sein. Die allgemeinen Voraussetzungen bleiben bestehen: betrieblicher Leistungsbezug, geeignete Rechnung und eine entsprechende Vorsteuerberechtigung.

Ein Kleinunternehmer ohne Vorsteuerabzug darf daraus keinen Vorsteuerbetrag ableiten. Auch bei steuerfreien Tätigkeiten oder gemischter Verwendung kann die Behandlung abweichen. Prüfen Sie deshalb nicht nur die Prozentzahl, sondern Ihre konkrete Berechtigung und den Beleg.

#Trinkgeld beim Geschäftsessen: Nachweis und Abzug

Ein angemessenes, geschäftlich veranlasstes und nachgewiesenes Trinkgeld gehört grundsätzlich zu den Bewirtungsaufwendungen und unterliegt beim Betriebsausgabenabzug ebenfalls der 70-Prozent-Regel. Es wird nicht allein deshalb vollständig abziehbar, weil es freiwillig gezahlt wird.

Das Trinkgeld kann auf der maschinell erstellten und elektronisch aufgezeichneten Restaurantrechnung zusätzlich ausgewiesen werden. Fehlt es dort, müssen Sie die Zahlung anderweitig belastbar nachweisen. Das BMF nennt als Beispiel die Quittierung durch den Trinkgeldempfänger auf der Rechnung. Ein von Ihnen allein ergänzter Betrag belegt den Empfang nicht automatisch. BMF-Schreiben vom 19. November 2025, Randziffer 8.

Transkript: Trinkgeld beim Geschäftsessen

Du bezahlst ein Geschäftsessen und gibst Trinkgeld. Kannst du das ebenfalls absetzen? Angemessenes Trinkgeld kann zu den geschäftlichen Bewirtungskosten gehören. Bei ordnungsgemäß nachgewiesener Kundenbewirtung sind davon siebzig Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Entscheidend ist auch beim Trinkgeld der Zahlungsnachweis. Am einfachsten steht es zusätzlich auf der Restaurantrechnung. Fehlt es dort, lass den Empfänger das Trinkgeld auf der Rechnung quittieren. Nur selbst eine Zahl dazuzuschreiben ist kein gleichwertiger Zahlungsnachweis. Teilnehmer und konkreter geschäftlicher Anlass gehören weiterhin in deinen Bewirtungsnachweis. Und natürlich wird ein privates Abendessen durch Trinkgeld nicht geschäftlich. Dein nächster Schritt: Lass das Trinkgeld direkt bestätigen und bewahre alles zusammen auf. Eine kleine Bestätigung erspart dir später eine große Erklärung.

Ergänzung zum Kostenbeispiel: Bei 100 Euro angemessenen maßgeblichen Bewirtungskosten und 10 Euro geeignet nachgewiesenem Trinkgeld beträgt die entsprechende Summe 110 Euro. Davon sind im beschriebenen Regelfall 77 Euro als Betriebsausgabe abziehbar. Die Umsatzsteuer und ein möglicher Vorsteuerabzug werden separat anhand der tatsächlichen Rechnung beurteilt. Ein freiwilliges Trinkgeld an den Beschäftigten ist keine pauschale zusätzliche Vorsteuerposition.

Halten Sie Rechnung, Trinkgeldnachweis, Teilnehmer und konkreten Anlass zusammen. Die allgemeinen Rechnungspflichtangaben und die vereinfachte Kleinbetragsrechnung beantworten andere Teile derselben Belegprüfung. Für Geschenke an Kunden gilt die gesonderte 50-Euro-Freigrenze.

#Bewirtungsbeleg ausfüllen: Blankovorlage und fertiges Muster

Der eigene Bewirtungsvermerk ergänzt die Restaurantrechnung; er ersetzt sie nicht. Laden Sie die Blankovorlage herunter, tragen Sie Ihre tatsächlichen Angaben ein und verbinden Sie sie eindeutig mit der passenden Rechnung und dem Trinkgeldnachweis. Das ausgefüllte Muster zeigt ein erfundenes Treffen, keine nachgewiesene echte Bewirtung. Lieber am Bildschirm ausfüllen? Die Bewirtungsbeleg-Vorlage zum Ausfüllen prüft Anlass und Teilnehmer und rechnet die Buchung aus.

#So sieht ein konkreter Anlass aus

Alle Namen und Angaben dieses Musters sind erfunden. Anna Beispiel lädt Ben Muster und Carla Muster von der Beispielagentur zu einer Getränkebewirtung ein. Das Treffen findet am 2. Oktober 2026 im Musterbistro, Beispielstraße 1 in Berlin, statt. Die zugehörige Restaurantrechnung wird unter RB-2026-042 zugeordnet; das Muster liefert diese Rechnung nicht mit.

„Angebot M-26-014 besprechen“ mit den tatsächlichen Gesprächspartnern ist nachvollziehbarer als nur „Geschäftsessen“. Ein erfundener detaillierter Anlass ist trotzdem kein Nachweis einer echten betrieblichen Veranlassung. Nutzen Sie das Beispiel als Ausfüllhilfe und ersetzen Sie alle Angaben durch Ihren tatsächlichen Vorgang.

#Zahlung, Betriebsausgabe und Vorsteuer getrennt rechnen

Das Muster setzt eine angemessene, geschäftlich veranlasste, vollständig nachgewiesene Getränkebewirtung ohne Speisen und volle Vorsteuerabzugsberechtigung voraus. Die angenommene ordnungsgemäße Restaurantrechnung enthält 100 Euro netto und 19 Euro gesetzlich geschuldete Umsatzsteuer; zusätzlich werden 10 Euro freiwilliges Trinkgeld direkt an den Beschäftigten nachgewiesen. Die 19 Prozent sind kein allgemeiner Steuersatz für jedes Geschäftsessen. Bei Speisen und Getränken übernehmen Sie die zutreffenden Einzelangaben Ihrer tatsächlichen Rechnung.

Die separat geprüften 19 Euro Vorsteuer sind weder Teil der 110-Euro-Kostenbasis dieses voll abzugsberechtigten Beispiels noch auf 70 Prozent zu kürzen. Das direkt an den Beschäftigten gegebene Trinkgeld erzeugt hier keine zusätzliche Vorsteuer. Ohne vollen Vorsteuerabzug oder bei einem anderen tatsächlichen Vorgang passt diese Kostenbasis nicht unverändert. Die Datei berechnet keinen individuellen Steuervorteil.

#Reicht es, das PDF digital auszufüllen?

Ein ausgefülltes PDF allein ist noch kein vollständiger digitaler Bewirtungsnachweis. Das BMF-Schreiben vom 19. November 2025, Randziffern 18 bis 22 verlangt für den beschriebenen elektronischen Ablauf auch nachvollziehbare Erstellung, Autorisierung, deren Zeitpunkte und eindeutige Verknüpfung mit der Rechnung. Nachträgliche Änderungen dürfen nicht undokumentiert bleiben.

Die PDF bietet Felder für Angaben und Verweise. Sie signiert, genehmigt, archiviert oder protokolliert nichts automatisch. Auf Papier unterschreiben Sie den ausgefüllten Vermerk und legen die Unterlagen gemeinsam ab. Für einen rein digitalen Vorgang nutzen Sie Ihren entsprechend dokumentierten Freigabe- und Ablageprozess. Heft befindet sich weiterhin in Entwicklung und übernimmt diesen Ablauf derzeit nicht für Sie.

#Checkliste, bevor Sie das Restaurant verlassen

Gehen Sie die Unterlagen kurz durch, bevor die Rechnung im Monatsordner verschwindet:

1. Rechnung prüfen: Belegform, Restaurant, Datum, einzelne Leistungen, Betrag und steuerliche Angaben sind lesbar und plausibel. Prüfen Sie auch den Kassenbeleg, wenn das Restaurant ein elektronisches Kassensystem nutzt.
2. Empfänger ergänzen lassen: Bei mehr als 250 € das Restaurant um eine Rechnung mit den zusätzlichen Angaben bitten.
3. Teilnehmer und Anlass notieren: tatsächliche Namen und konkretes Thema statt eines allgemeinen Etiketts.
4. Vermerk autorisieren: unterschreiben oder die elektronische Genehmigung nachvollziehbar dokumentieren.
5. Zusammen ablegen: Rechnung und Vermerk eindeutig verbinden und offene Fragen für die Kanzlei markieren.

Bewirtungsaufwendungen sind nach § 4 Absatz 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen. Für die Kontenzuordnung gibt es unseren Entwurf Bewirtungskosten buchen in SKR03 und SKR04; lassen Sie die konkrete Buchung von Ihrer Kanzlei prüfen. Eine wiedererkennbare Ablage erklärt Belege für DATEV benennen.

Fehlt die Rechnung später, fragen Sie das Restaurant nach einer Kopie. Der Leitfaden fehlende Belege zeigt den Suchablauf und die Grenzen des Eigenbelegs. Die allgemeine Eigenbeleg-Vorlage ersetzt weder die Restaurantrechnung noch einen vollständigen Bewirtungsnachweis.

#Häufige Fragen

#Kann ich ein Geschäftsessen vollständig absetzen?

Bei der hier beschriebenen Bewirtung von Geschäftspartnern sind grundsätzlich 70 % der angemessenen, geschäftlich veranlassten und nachgewiesenen Aufwendungen als Betriebsausgabe abziehbar. Ein möglicher vollständiger Vorsteuerabzug ist eine getrennte Frage und setzt eine entsprechende Berechtigung voraus.

#Was muss auf dem Bewirtungsbeleg stehen?

Ort, Tag, Teilnehmer, konkreter Anlass und Höhe der Aufwendungen müssen nachgewiesen sein. Bei einer Gaststätte genügen auf dem eigenen Vermerk Anlass und Teilnehmer, wenn die passende Rechnung beigefügt wird. Erstellen Sie den Vermerk zeitnah und autorisieren Sie ihn.

#Muss mein Name auf der Restaurantrechnung stehen?

Bei mehr als 250 € Gesamtbetrag gehört der bewirtende Rechnungsempfänger zu den zusätzlich erforderlichen Angaben. Ein Name allein reicht nicht: Die weiteren Rechnungsanforderungen müssen ebenfalls erfüllt sein.

#Kann ein Eigenbeleg eine verlorene Restaurantrechnung ersetzen?

Der eigene Bewirtungsvermerk ersetzt die erforderliche Restaurantrechnung nicht. Fordern Sie eine Kopie beim Restaurant an und klären Sie einen ungelösten Nachweisfall mit Ihrer Kanzlei.

#Kann ich das Trinkgeld vollständig absetzen?

Im beschriebenen Regelfall gehört geeignet nachgewiesenes und angemessenes Trinkgeld zu den geschäftlichen Bewirtungsaufwendungen. Es unterliegt ebenfalls der 70-Prozent-Regel beim Betriebsausgabenabzug. Den Zahlungsempfang sollten Sie belastbar nachweisen, etwa durch Quittierung des Empfängers auf der Rechnung.

#Quellen und Stand

Stand und Quellenprüfung: 4. Oktober 2026. Grundlage sind die verlinkten gesetzlichen Vorschriften und das BMF-Schreiben vom 19. November 2025. Dieser Überblick behandelt den beschriebenen Regelfall und ersetzt keine individuelle steuerliche Prüfung.