E-Rechnung Pflicht 2025-2028: Was sich wann für wen ändert

#TL;DR

• Empfangen können ist seit dem 1. Januar 2025 Pflicht für inländische Unternehmer, auch Kleinunternehmer und Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen.
• Die Ausstellung kommt gestaffelt: Die allgemeine Übergangsfrist endet am 31. Dezember 2026. Bei höchstens 800.000 EUR Vorjahresumsatz und für bestimmte EDI-Verfahren bestehen Übergangsregeln bis Ende 2027. Gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
• Kleinunternehmer (§19 UStG) sind vom Versand dauerhaft befreit (Jahressteuergesetz 2024), müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können.
• Eine E-Rechnung enthält strukturierte, maschinell verarbeitbare Daten. XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 erfüllen die steuerlichen Voraussetzungen, bei ZUGFeRD mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
• Der Knackpunkt ist nicht das Empfangen, sondern das Verarbeiten: PDFs, Scans, XRechnung und ZUGFeRD landen gemischt im Postfach, und jemand muss die Daten prüfen und in die Buchhaltung bringen.

#Was gilt ab wann? Der Überblick

Die E-Rechnungspflicht unterscheidet zwischen empfangen können und ausstellen. Die aktuellen BMF-FAQ erläutern den Anwendungsbereich und die Ausnahmen; die Übergangsregeln stehen in §27 Absatz 38 UStG.

Zwei Punkte vorweg, weil sie die meisten Missverständnisse auflösen:

Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Entscheidend sind strukturierte Daten, nicht die Dateiendung. Eine XRechnung ist XML; ein passendes ZUGFeRD-Dokument verbindet ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Bei ZUGFeRD ab 2.0.1 erfüllen die Profile MINIMUM und BASIC-WL die steuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung nicht. Ein einfaches PDF bleibt eine „sonstige Rechnung“. Den Unterschied erklärt unser Beitrag ZUGFeRD oder XRechnung. Eine erhaltene Datei können Sie mit unserem kostenlosen XRechnung- & ZUGFeRD-Viewer ansehen oder mit dem E-Rechnung-Validator prüfen.

Die umsatzsteuerliche Pflicht betrifft bestimmte inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an private Endkunden und viele steuerfreie Umsätze nach §4 Nummer 8 bis 29 UStG sind ausgenommen. Weitere Ausnahmen betreffen unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern. Für öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene Regeln. BMF-FAQ, Fragen 4 und 4a.

#Ist ein PDF eine E-Rechnung? Das Video

Das Video beschreibt die allgemeine Übergangsregel bis Ende 2026. Für 2027 und gesetzliche Ausnahmen gilt die Tabelle oben. Eine Datei umzubenennen erzeugt keine strukturierten Rechnungsdaten. Bei hybriden E-Rechnungen ist der strukturierte Teil maßgebend; bewahren Sie ihn unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf. BMF-FAQ, Fragen 11, 12a und 13.

Transkript: Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Du verschickst eine Rechnung als PDF. Ist das schon eine E-Rechnung? Ein einfaches PDF reicht dafür nicht. Entscheidend sind strukturierte Daten, die Software automatisch verarbeiten kann. Eine XRechnung liefert diese Daten als XML. Aber es gibt eine Ausnahme: Eine passende ZUGFeRD-Rechnung verbindet ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Sie kann eine E-Rechnung sein. Nur die Datei umzubenennen hilft nicht. Und ein normales PDF ist nicht automatisch verboten: Für Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen ist es während der Übergangsfrist bis Ende zweitausendsechsundzwanzig mit Zustimmung des Empfängers noch möglich. Dein nächster Schritt: Format prüfen und die Originaldatei aufbewahren. Entscheidend sind die Daten, nicht die Dateiendung.

#Was bedeutet das für Sie konkret?

Die Frist hängt davon ab, wer Sie sind. Hier die vier häufigsten Fälle.

#Kleinunternehmer (§19 UStG)

Kurz: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber Sie müssen sie empfangen können.

Leistungen von Kleinunternehmern sind von der umsatzsteuerlichen E-Rechnung-Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie können weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen; für einfache elektronische PDFs ist die Empfängerzustimmung zu beachten. Die Empfangspflicht für inländische Unternehmer gilt trotzdem seit 2025. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Die Originaldatei muss anschließend ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Welche Umsatzgrenzen den Kleinunternehmerstatus bestimmen, erklärt Kleinunternehmer: 25.000 oder 100.000 Euro?.

#Kleine GmbH oder UG bis 800.000 EUR

Bei höchstens 800.000 EUR Vorjahresumsatz können Sie die verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027 nutzen. Für einfache PDFs und andere sonstige elektronische Formate brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers. Ab 2028 gilt die E-Rechnung-Ausstellungspflicht für Umsätze im gesetzlichen Anwendungsbereich; Ausnahmen bleiben bestehen. Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre Rechnungssoftware das vom Kunden benötigte strukturierte Format liefert.

#Größerer Mittelständler über 800.000 EUR

Bei über 800.000 EUR Vorjahresumsatz endet die allgemeine Übergangsfrist Ende 2026. Für erfasste Umsätze müssen Sie ab 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Die EDI-Übergangsregel bis Ende 2027 und gesetzliche Ausnahmen sind gesondert zu beachten. Der Empfang strukturierter Rechnungen muss bereits seit 2025 möglich sein.

#Vereine und Vermieter (Randfälle)

Entscheidend ist, ob und in welchem Bereich eine Unternehmertätigkeit vorliegt. Auch ein Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen muss E-Rechnungen empfangen können. Die Ausstellungspflicht kann dagegen etwa bei den genannten steuerfreien Vermietungsumsätzen entfallen. Bei Vereinen ist der unternehmerische vom nichtunternehmerischen Bereich zu unterscheiden. BMF-FAQ, Fragen 3 bis 5.

#Empfangen ist Pflicht — Verarbeiten ist das eigentliche Problem

Die Debatte dreht sich fast immer um Fristen und Formate. Im Alltag scheitert es an etwas anderem: an dem, was nach dem Empfang passiert.

Ihr Rechnungseingang ist selten sortenrein. In einem einzigen Postfach landen nebeneinander:

• PDFs von Lieferanten, die noch nicht umgestellt haben (in der Übergangsphase mit Ihrer Zustimmung weiter erlaubt),
• Scans und Fotos von Papierbelegen, die jemand abfotografiert hat,
• XRechnung-XML ohne sichtbare Darstellung, für Menschen kaum lesbar,
• ZUGFeRD-Dateien, bei denen die Rechnungsdaten im eingebetteten XML stecken.

Für die Buchhaltung müssen die relevanten Felder wie Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer und Lieferant nachvollziehbar erfasst, geprüft und zugeordnet werden. Je nach Format helfen Datenauslese, Texterkennung oder eine manuelle Prüfung. Ein einheitlicher Ablauf kann hier Zeit sparen; eine Pflicht zu einer bestimmten Automatisierungssoftware folgt daraus nicht.

Hilfreich ist deshalb ein einziger Eingang für alle Formate: Rechnungen werden an eine zentrale Adresse weitergeleitet oder hochgeladen, strukturierte E-Rechnungen direkt aus dem XML gelesen, PDFs und Scans per Texterkennung erfasst. Geprüft werden dann vor allem unsichere Werte und mögliche Duplikate, bevor die Daten als CSV oder im DATEV-EXTF-Format an das Steuerbüro gehen. Die Originale bleiben unverändert archiviert.

Zum Monatsabschluss fehlt trotzdem oft der eine oder andere Beleg zu einer Zahlung auf dem Konto. Mit Heft entwickeln wir dafür gerade einen Beleg-Agenten: Er setzt beim Bankkonto an, sucht zu jeder Zahlung den fehlenden Beleg (Postfach, E-Rechnungen, Portale) und übergibt ihn an DATEV bzw. die Steuerkanzlei. Noch ist er nicht verfügbar.

Wie die Verarbeitung im Detail abläuft, zeigen die Beiträge zum ZUGFeRD-Rechnung Beispiel mit kommentiertem XML und zur Rechnungseingangs-Software.

#Häufig gestellte Fragen

#Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Leistungen von Kleinunternehmern sind von der umsatzsteuerlichen E-Rechnung-Ausstellungspflicht ausgenommen. Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen; für ein einfaches elektronisches PDF ist die Empfängerzustimmung zu beachten. E-Rechnungen empfangen können müssen inländische Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025. Besondere Vorgaben öffentlicher Auftraggeber sind gesondert zu prüfen.

#Reicht eine PDF-Rechnung noch?

Ein einfaches PDF ist eine „sonstige Rechnung“. Ein passendes ZUGFeRD-PDF mit strukturiertem XML kann dagegen eine E-Rechnung sein. Bis Ende 2026 ist ein einfaches PDF während der allgemeinen Übergangsfrist mit Empfängerzustimmung möglich; für 2027 und bestimmte Ausnahmen gelten die oben erläuterten Regeln. Nur die Dateiendung zu ändern genügt nicht.

#Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?

Inländische Unternehmer müssen seit 2025 den Empfang ermöglichen; dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Richten Sie den Empfang ein und bewahren Sie die strukturierten Originaldaten ordnungsgemäß auf. Eine zusätzliche Pflicht zur automatisierten Weiterverarbeitung entsteht allein durch die E-Rechnungsdefinition nicht.

#Ist ZUGFeRD oder XRechnung besser?

XRechnung liefert XML; ein passendes ZUGFeRD-Dokument kombiniert PDF und XML. Beide können die steuerlichen Anforderungen erfüllen. Für öffentliche Auftraggeber sind deren besonderen Format- und Übermittlungsvorgaben zu prüfen. Die ausführliche Gegenüberstellung finden Sie unter ZUGFeRD oder XRechnung.

#Ab welchem Umsatz muss ich E-Rechnungen versenden?

Bei über 800.000 EUR Vorjahresumsatz endet die allgemeine Übergangsfrist Ende 2026. Bei höchstens 800.000 EUR läuft sie bis Ende 2027. Für bestimmte EDI-Verfahren besteht ebenfalls eine Übergangsregel bis Ende 2027. Die Ausstellungspflicht betrifft Umsätze im gesetzlichen Anwendungsbereich; gesetzliche Ausnahmen, etwa Leistungen von Kleinunternehmern, bleiben bestehen.

#Wie wandle ich ein PDF in eine E-Rechnung um?

Ein bestehendes PDF wird nicht automatisch zur E-Rechnung, weil ihm der strukturierte XML-Datensatz fehlt. Für den Versand erzeugt Ihre Rechnungssoftware ZUGFeRD oder XRechnung direkt. Wie sich Inhalte aus einem PDF in ein ZUGFeRD-XML überführen lassen, beschreibt der Beitrag PDF in ZUGFeRD umwandeln.

#Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft nur den Austausch zwischen Unternehmen (B2B) im Inland. Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sind ausgenommen, ebenso viele grenzüberschreitende Fälle. Bei gemischten Geschäftsmodellen klären Sie die Abgrenzung mit Ihrem Steuerberater.

#Quellen und Stand

Geprüft am 30. September 2026: BMF-FAQ zur E-Rechnung und §27 Absatz 38 UStG. Der Beitrag behandelt die umsatzsteuerlichen Regeln für inländische Unternehmen. Öffentliche Auftraggeber und weitere Einzelfälle können zusätzliche Anforderungen haben.