E-Rechnung Pflicht 2025-2028: Was sich wann für wen ändert

#TL;DR

• Empfangen ist Pflicht, seit dem 1. Januar 2025 — für jeden. Wer zwischen Unternehmen (B2B) abrechnet, muss E-Rechnungen annehmen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer, Vereine und Vermieter mit Umsatzsteuerbezug.
• Versenden kommt gestaffelt: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit über 800.000 EUR Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen B2B-Unternehmen.
• Kleinunternehmer (§19 UStG) sind vom Versand dauerhaft befreit (Jahressteuergesetz 2024), müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können.
• Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, Profil EN 16931). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
• Der Knackpunkt ist nicht das Empfangen, sondern das Verarbeiten: PDFs, Scans, XRechnung und ZUGFeRD landen gemischt im Postfach, und jemand muss die Daten prüfen und in die Buchhaltung bringen.

#Was gilt ab wann? Der Überblick

Die E-Rechnungspflicht ist Teil des Wachstumschancengesetzes und wird durch das BMF-Schreiben vom Oktober 2024 konkretisiert. Sie unterscheidet strikt zwischen empfangen und versenden. Empfangen müssen alle sofort, versenden nur schrittweise.

Zwei Punkte vorweg, weil sie die meisten Missverständnisse auflösen:

Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung nach dem Gesetz ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz im Format EN 16931 — in Deutschland vor allem XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 (PDF mit eingebettetem XML). Ein per E-Mail verschicktes PDF gilt seit 2025 nur noch als "sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung. Den Unterschied erklärt unser Beitrag ZUGFeRD oder XRechnung.

Die Pflicht betrifft B2B, nicht B2C. Rechnungen an private Endkunden fallen nicht unter die Pflicht. Auch viele grenzüberschreitende Fälle sind nicht erfasst, weil Sender oder Empfänger nicht im Inland sitzen. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise sieht das BMF-Schreiben Erleichterungen vor; im Zweifel klären Sie den Einzelfall mit Ihrem Steuerberater.

#Was bedeutet das für Sie konkret?

Die Frist hängt davon ab, wer Sie sind. Hier die vier häufigsten Fälle.

#Kleinunternehmer (§19 UStG)

Kurz: Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber Sie müssen sie empfangen können.

Das Jahressteuergesetz 2024 hat Kleinunternehmer dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Sie dürfen Ihren Geschäftskunden also weiterhin PDF- oder Papierrechnungen schreiben, ohne dass sich das 2027 oder 2028 ändert. Was viele übersehen: Die Empfangspflicht gilt trotzdem und schon seit 2025. Sobald ein Lieferant Ihnen eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei schickt, müssen Sie sie annehmen und aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach reicht technisch aus, um die Datei zu empfangen. Das Problem beginnt danach: Sie brauchen einen Weg, das strukturierte XML zu lesen und für Ihre Aufzeichnungen zu verarbeiten.

#Kleine GmbH oder UG unter 800.000 EUR

Sie sind empfangspflichtig seit 2025 und versandpflichtig ab 1. Januar 2028. Bis dahin dürfen Sie weiter Papierrechnungen versenden; PDF und andere elektronische Formate ohne EN-16931-Struktur sind nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig. In der Praxis lohnt es sich, nicht bis zum letzten Moment zu warten: Sobald Ihre Kunden E-Rechnungen erwarten oder selbst versenden, müssen Sie den Empfang ohnehin sauber verarbeiten können. Die Umstellung auf den Versand betrifft eher Ihre Rechnungssoftware (Lexware, sevDesk, easybill und ähnliche erzeugen ZUGFeRD oder XRechnung).

#Größerer Mittelständler über 800.000 EUR

Für Sie kommt die Versandpflicht früher: ab 1. Januar 2027, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 über 800.000 EUR lag. Das ist die erste harte Stufe. Empfangen und verarbeiten müssen Sie ohnehin seit 2025. Bei höherem Rechnungsvolumen wird der Verarbeitungsaufwand zum eigentlichen Thema, weil täglich gemischte Formate eingehen und jede Rechnung geprüft und verbucht werden muss.

#Vereine und Vermieter (Randfälle)

Ob die Pflicht greift, hängt am Umsatzsteuerstatus, nicht an der Rechtsform. Ein Verein oder ein Vermieter, der umsatzsteuerpflichtige Leistungen im B2B-Bereich abrechnet, ist wie ein Unternehmen zu behandeln: empfangspflichtig seit 2025, versandpflichtig je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. Wer ausschließlich steuerfrei oder an Privatpersonen vermietet, ist in der Regel nicht vom Versand betroffen. Diese Fälle sind heikel — lassen Sie Ihren konkreten Status vom Steuerberater bewerten, statt sich auf eine Faustregel zu verlassen.

#Empfangen ist Pflicht — Verarbeiten ist das eigentliche Problem

Die Debatte dreht sich fast immer um Fristen und Formate. Im Alltag scheitert es an etwas anderem: an dem, was nach dem Empfang passiert.

Ihr Rechnungseingang ist selten sortenrein. In einem einzigen Postfach landen nebeneinander:

• PDFs von Lieferanten, die noch nicht umgestellt haben (in der Übergangsphase mit Ihrer Zustimmung weiter erlaubt),
• Scans und Fotos von Papierbelegen, die jemand abfotografiert hat,
• XRechnung-XML ohne sichtbare Darstellung, für Menschen kaum lesbar,
• ZUGFeRD-Dateien, bei denen die Rechnungsdaten im eingebetteten XML stecken.

Für jede dieser Rechnungen muss jemand dieselbe Arbeit leisten: die relevanten Felder herausziehen (Rechnungsnummer, Datum, Netto, Umsatzsteuer, Lieferant), prüfen, ob sie stimmen und plausibel zusammenpassen, Duplikate ausschließen und das Ganze an die Buchhaltung oder den Steuerberater übergeben. Beim XML geht das ohne Viewer nicht, beim Scan nur mit Texterkennung, beim PDF von Hand. Das ist der Punkt, an dem die E-Rechnungspflicht Zeit kostet — nicht beim Empfang, sondern bei der Verarbeitung.

Genau hier setzt NameQuick Invoices Web an. Die Anwendung läuft im Browser, wird in Deutschland gehostet und bündelt Ihren Rechnungseingang an einer Stelle: Sie leiten Rechnungen an eine dedizierte Workspace-Adresse weiter oder laden sie hoch — egal ob PDF, Scan, XRechnung oder ZUGFeRD. Die Software liest strukturierte E-Rechnungen direkt aus dem XML, nutzt für PDFs und Scans Texterkennung und OCR und markiert jedes Feld mit einem Konfidenzwert. Sie prüfen nur noch die unsicheren Werte, Duplikate werden erkannt, und am Ende exportieren Sie die geprüften Daten als CSV oder im DATEV-EXTF-Format für Ihr Steuerbüro. Die Originale bleiben unverändert und GoBD-konform archiviert.

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#Häufig gestellte Fragen

#Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind durch das Jahressteuergesetz 2024 dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Sie dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber trotzdem, und zwar seit dem 1. Januar 2025.

#Reicht eine PDF-Rechnung noch?

Ein PDF ist keine E-Rechnung, sondern eine "sonstige Rechnung". In der Übergangsphase bis Ende 2026 gilt dabei ein Unterschied nach Medium: Papierrechnungen dürfen Sie ohne Weiteres versenden, für PDF und andere elektronische Formate ohne EN-16931-Struktur brauchen Sie die Zustimmung des Empfängers. Für den Versand ab 2027 (über 800.000 EUR Vorjahresumsatz) beziehungsweise ab 2028 (alle übrigen B2B-Unternehmen) reicht ein einfaches PDF nicht mehr aus. Ausnahmen bleiben Kleinunternehmer sowie Rechnungen an Privatkunden.

#Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung empfangen kann?

Sie sind seit 2025 verpflichtet, E-Rechnungen annehmen zu können. Wenn ein Lieferant Ihnen eine E-Rechnung schickt, hat er seine Pflicht erfüllt — die Rechnung gilt als zugestellt, auch wenn Sie sie nicht verarbeiten. Können Sie sie nicht lesen oder GoBD-konform aufbewahren, drohen Probleme beim Vorsteuerabzug und bei einer Betriebsprüfung. Praktisch heißt das: Sie brauchen einen Weg, das strukturierte Format zu öffnen, zu prüfen und revisionssicher zu speichern.

#Ist ZUGFeRD oder XRechnung besser?

Beide erfüllen die Norm EN 16931 und sind zulässig. XRechnung ist reines XML und für Rechnungen an Behörden (B2G) vorgeschrieben. ZUGFeRD ist ein Hybridformat aus PDF und eingebettetem XML und im B2B beliebt, weil die Rechnung für Menschen lesbar bleibt. Für den Empfang müssen Sie ohnehin beide verarbeiten können. Die ausführliche Gegenüberstellung finden Sie unter ZUGFeRD oder XRechnung.

#Ab welchem Umsatz muss ich E-Rechnungen versenden?

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) über 800.000 EUR lag. Für alle übrigen B2B-Unternehmen greift sie ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer sind unabhängig vom Umsatz vom Versand befreit.

#Wie wandle ich ein PDF in eine E-Rechnung um?

Ein bestehendes PDF wird nicht automatisch zur E-Rechnung, weil ihm der strukturierte XML-Datensatz fehlt. Für den Versand erzeugt Ihre Rechnungssoftware ZUGFeRD oder XRechnung direkt. Wie sich Inhalte aus einem PDF in ein ZUGFeRD-XML überführen lassen, beschreibt der Beitrag PDF in ZUGFeRD umwandeln.

#Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft nur den Austausch zwischen Unternehmen (B2B) im Inland. Rechnungen an private Endverbraucher (B2C) sind ausgenommen, ebenso viele grenzüberschreitende Fälle. Bei gemischten Geschäftsmodellen klären Sie die Abgrenzung mit Ihrem Steuerberater.

Dieser Beitrag fasst den Stand des Wachstumschancengesetzes, des BMF-Schreibens vom Oktober 2024 und des Jahressteuergesetzes 2024 zusammen. Er ersetzt keine steuerliche Beratung. Prüfen Sie Ihren konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie Fristen oder Schwellenwerte auf Ihren Betrieb anwenden.