Vorbereitende Buchhaltung: Monatscheckliste für die Kanzlei

Vorbereitende Buchhaltung bringt Belege, Kontobewegungen und offene Fragen in eine Form, mit der Ihre Kanzlei weiterarbeiten kann. Das Ziel ist eine nachvollziehbare Monatsübergabe: Was liegt vor, was ist zugeordnet und was braucht noch eine Entscheidung?

Legen Sie gemeinsam mit der Kanzlei fest, welchen Zeitraum, welche Unterlagen und welchen Übergabeweg sie benötigt. Eine sauber benannte Datei allein ist noch keine Buchung. Ein Belegexport ersetzt weder die fachliche Prüfung noch eine Steuererklärung.

#Die Monatsübergabe in sechs Schritten

#1. Quellen sammeln

Sichern Sie Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Konto- und Kartenumsätze sowie weitere angeforderte Nachweise. Prüfen Sie zentrale Postfächer, Portale und Mitarbeitenden-Uploads. Halten Sie digitale Originale zusammen mit ihren Anlagen vor. Bei E-Rechnungen bewahren Sie die ursprüngliche strukturierte Datei auf.

Notieren Sie auch Quellen, die noch fehlen. Ein gesperrter Portalzugang oder eine nicht eingereichte Reisekostenabrechnung gehört auf die offene Liste, statt unbemerkt aus der Übergabe zu fallen.

#2. Zeitraum und Dubletten prüfen

Trennen Sie Belegdatum, Leistungszeitraum und Zahlungsdatum. Diese Daten können auseinanderliegen. Entfernen Sie nicht vorschnell ähnliche Dokumente: Rechnung und Gutschrift oder Rechnung und Teilzahlung können zusammengehören. Markieren Sie vermutete Dubletten zur Prüfung.

#3. Belege sachlich prüfen

Kontrollieren Sie Rechnungsempfänger, Lieferant, Betrag und Leistungsbezug. Ergänzen Sie interne Angaben wie Projekt, Kostenstelle oder bestellende Person. Ändern Sie keine Angaben im Original des Lieferanten; bei einer fehlerhaften Rechnung fragen Sie nach einer Berichtigung.

#4. Zahlungen zuordnen

Gleichen Sie die Belege mit Konto- und Kartenumsätzen ab. Eine Sammelzahlung kann mehrere Rechnungen betreffen; Raten können zu einer Rechnung gehören. Trennen Sie bezahlte Rechnungen, unbezahlte Rechnungen und Zahlungen mit fehlendem Nachweis.

Wie Sie Auszahlungen von Stripe oder PayPal nach Brutto, Gebühr und Netto abstimmen und welche Belege Ihre Branche monatlich braucht, zeigt die Monatsabschluss-Checkliste. Für die letzte Gruppe nutzen Sie den Ablauf fehlende Belege finden. Eine Eigenbeleg-Vorlage kommt erst nach der Suche nach dem Original in Betracht.

#5. Offene Fragen beschreiben

Jeder offene Fall braucht eine kurze Beschreibung, eine verantwortliche Person und die letzte Aktion. Beispiele sind ein fehlender Leistungsnachweis, eine ausstehende Rechnungskopie oder eine unklare Erstattung. Fachliche Fragen zur Buchung gehen an die Kanzlei; eine automatische Kategorie ist zunächst ein Vorschlag.

#6. Übergabe bestätigen

Vereinbaren Sie einen Stichtag und einen definierten Übergabeweg. Prüfen Sie anhand eines Testexports, ob die Kanzlei Belege öffnen und Zuordnungen nachvollziehen kann. Dokumentieren Sie, welcher Zeitraum übergeben wurde und welche Fragen offen bleiben.

Prüfen Sie vor der Übergabe auch Betriebsausgaben, Privatanteile und Vorsteuer. Der Leitfaden enthält eine eigene CSV-Prüfliste für diese Entscheidungen.

#Die Checkliste zum Ausfüllen

Die Monatscheckliste als CSV herunterladen enthält diese Arbeitsschritte mit Feldern für Status, Zuständigkeit und Notizen. Öffnen Sie sie in Ihrer Tabellen-App und speichern Sie für jeden Monat eine eigene Kopie.

#Welche Software übernimmt welchen Teil?

Ein Belegsammler holt Dokumente aus verbundenen Quellen. OCR liest Daten aus Fotos und PDFs. Buchhaltungssoftware verarbeitet Buchungen und Berichte. Eine direkte Integration kann Daten in ein Zielsystem übertragen. Prüfen Sie diese Aufgaben getrennt.

Der GetMyInvoices-Vergleich hilft bei Portalabruf und Bankabgleich. Für einen bestehenden Lexware-Office-Ablauf kann auch eine gezielte Eingangserweiterung sinnvoll sein. Einen Softwarewechsel brauchen Sie nicht allein deshalb, weil das Einsammeln der Belege mühsam ist.

Wir entwickeln Heft für die Suche nach Belegen zu Geschäftskontozahlungen und die Sichtbarkeit offener Fälle. Der Beleg-Agent ist noch nicht verfügbar. Vollständige Buchhaltung ist ein weiterer geplanter Schritt. Ein gemessener Zeit- oder Honorarvorteil ist damit noch nicht belegt.

#DATEV: Beleg und Buchungsdaten unterscheiden

Fragen Sie Ihre Kanzlei, ob sie Belegbilder, strukturierte Rechnungsdaten, einen Buchungsstapel oder eine Kombination braucht. Ein DATEV-Buchungsstapel enthält Buchungsdaten; er ist kein Container für die Original-PDFs. Ein ZIP mit CSV ist wiederum keine automatische Integration in DATEV Unternehmen online.

Nutzen Sie den DATEV-Export-Überblick, um Ihren vorhandenen Dienst einzuordnen. Prüfen Sie bei einem Export auch die Belegverknüpfung und die Liste offener Fälle.

#E-Rechnungen und Aufbewahrung

Inländische Unternehmen müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln und Ausnahmen. Maßgeblich sind die aktuellen FAQ des Bundesfinanzministeriums.

Buchungsbelege sind nach § 147 AO grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; andere Unterlagen können andere Fristen haben. Die Frist beginnt grundsätzlich am Jahresende. Laufende steuerliche Verfahren können eine längere Aufbewahrung erfordern. Stimmen Sie den konkreten Archivablauf mit der Kanzlei ab.

#Häufige Fragen

#Muss ich selbst vorkontieren?

Vereinbaren Sie die Arbeitsteilung. Für manche Kanzleien reichen geprüfte Belege, Zahlungszuordnung und Sachverhaltsangaben. Andere wollen abgestimmte Buchungsvorschläge. Übernehmen Sie keine Kategorien ungeprüft.

#Senkt die Vorbereitung automatisch das Steuerberaterhonorar?

Sie kann Nachfragen und Sortierarbeit verringern. Das Honorar hängt aber auch von Umfang und Vereinbarung ab. Einen festen Preisvorteil kann dieser Ablauf nicht garantieren.

#Was gehört in die Liste offener Fälle?

Mindestens Datum, Betrag, Gegenpartei, fehlender Nachweis oder offene Frage, letzte Aktion und zuständige Person. Übergeben Sie die Liste zusammen mit den vorhandenen Belegen.

Geprüft am 30. September 2026. Diese Checkliste beschreibt die Zusammenarbeit mit Ihrer Kanzlei; sie bestimmt nicht die Buchführungs- oder Erklärungspflichten Ihres konkreten Unternehmens.