Beispiele für Belege und Ausgaben
Belege und Ausgaben auf Mac und Windows umbenennen und organisieren
Belege kommen als Fotos, Screenshots, Downloads und Scans mit Namen wie IMG_4823.jpg oder beleg.pdf an. NameQuick liest jeden Beleg und baut einen einheitlichen Dateinamen aus Kaufdatum, Händler, Summe, Währung und Kategorie.
Nutze diesen Workflow für Kartenbelege, Reise- und Bewirtungskosten, erstattungsfähige Einkäufe und Abo-Belege. NameQuick liest jedes Belegfoto, jeden Screenshot und jede gescannte PDF-Datei, zieht Kaufdatum, Händler, Summe und Währung vom Beleg und baut daraus den Dateinamen, bevor du ablegst, übergibst, importierst oder archivierst. Es ersetzt keine Ausgabenverwaltung, Buchhaltung oder Steuersoftware.
Zum Beispiel kann beleg.pdf zu 2026-02-14_Cafe-Blau_Beleg_6,40-EUR_Bewirtung.pdf werden.
Was in einem Belegordner ankommt
iPhone-Belegfotos und Screenshots, gespeichert in Downloads, auf dem Schreibtisch oder in einem synchronisierten Ordner.
PDFs und Bilder vom Flachbett- oder Dokumentenscanner, oft mit Namen wie scan_001.pdf.
Belege, die aus E-Mails weitergeleitet oder gespeichert wurden, meist beleg.pdf oder download (2).pdf genannt.
Bestellbestätigungen und Abo-Belege aus Händler- oder App-Store-Portalen.
Starte mit dem Beleg-Dateinamenformat
Starte mit einem Dateinamenformat, wenn jede Datei derselben Feldreihenfolge folgen soll. Geh zu Presets > Neues Preset > Dateinamenvorlage und bau die Felder unten mit „Teil hinzufügen“ → „Neues Feld…“ nach; die Feldregeln kommen jeweils unter „Anweisungen für diesen Teil hinzufügen“. Die Schreibweise in geschweiften Klammern beschreibt nur die Reihenfolge, es sind keine Platzhalter zum Einfügen.
Felder - Kaufdatum - Händler - Gesamtbetrag - Währung - Kategorie Muster {purchase_date}_{merchant}_Beleg_{total_amount}-{currency}_{category} Feldregeln - Verwende das Kauf- oder Belegdatum, formatiert als YYYY-MM-DD. - Verwende den Namen des Händlers oder Geschäfts. - Verwende die Endsumme, nicht die Zwischensumme oder den Nettobetrag. - Formatiere den Betrag mit zwei Nachkommastellen und dem Währungscode auf dem Beleg. - Verwende eine breite Kategorie: Reise, Bewirtung, Software, Buero, Material, Sonstiges. - Lass die Kategorie weg, wenn sie unklar ist. Rate nicht. Nicht aufnehmen - vollstaendige Kartennummern - Bank- oder Kontonummern - Steuernummern - Adressen - Telefonnummern
Dateinamenformat-Varianten
Wähle die Variante, die dazu passt, wie du diese Dateien sortierst. Jede behält dasselbe strukturierte Muster.
Für Kartenbelege, Kassenbelege und Abo-Belege.
- •Setz das Datum nach vorn, damit sich Belege nach Monat sortieren lassen.
- •Verwende die Endsumme, nicht die Zwischensumme.
- •Halte Kategorien breit: Reise, Bewirtung, Software, Buero, Material, Sonstiges.
Felder, die NameQuick aus einem Beleg liest
| Feld | Nützlich für | Beispiel |
|---|---|---|
| Kaufdatum | Belege chronologisch sortieren | 2026-03-09 |
| Händler | Belege nach Geschäft oder Anbieter finden | Taxi-Muenchen, Bauhaus |
| Gesamtbetrag | Eine Ausgabe über den Betrag finden | 57,20 |
| Währung | Belege über Regionen hinweg trennen | EUR, USD, GBP |
| Kategorie | Belege in den richtigen Ausgabenordner einsortieren | Reise, Bewirtung, Software, Buero |
| Projekt oder Kunde | Erstattungsfähige Ausgaben bei der richtigen Arbeit halten | Kunde-Acme |
Halte sensible Daten aus Dateinamen heraus
Diese Angaben sollten nie in einem Dateinamen auftauchen. Die Vorlage und die schriftlichen Anweisungen auf dieser Seite schließen sie ausdrücklich aus; übernimm diese Ausschlüsse in dein Preset.
- vollständige oder teilweise Kartennummern
- Bank- oder Kontonummern
- private oder geschäftliche Steuernummern
- Privat- oder Rechnungsadressen
- Telefonnummern und Kundennummern
Ein praktischer Workflow
Belege in einem Ordner sammeln
Lege neue Belegfotos, Screenshots, Scans und Downloads in einen einzigen Prüfordner, zum Beispiel ~/Dokumente/Belege-Eingang/.
Das Beleg-Dateinamenformat anwenden
Wähl dein Beleg-Preset in „Schnell umbenennen“, stell „Vorschläge für hinzugefügte Dateien anwenden“ auf „Zuerst prüfen“ und füg erst dann die Dateien hinzu, damit jede Datei demselben Muster folgt. Das Dateinamenformat hält Datum, Händler, Summe, Währung und Kategorie in einer festen Reihenfolge.
Die vorgeschlagenen Namen prüfen
Prüfe das Kaufdatum, einen sauberen Händlernamen, die Endsumme, die richtige Währung und eine sinnvolle Kategorie. Stell sicher, dass keine Kartennummern oder andere sensible Angaben im Namen auftauchen.
Den Stapel umbenennen
Wende die Umbenennungen in „Schnell umbenennen“ gemeinsam an (die Schaltfläche zeigt die Anzahl, etwa „12 Namen anwenden“), damit Dateisuche (Finder oder Explorer) und Backups einheitliche, sortierbare Belegnamen sehen.
Nach Kategorie einsortieren
Für laufend eintreffende Belege mach den Eingangsordner unter Einstellungen → Ordner → „Ordner hinzufügen“ zu einem überwachten Ordner mit deinem Beleg-Preset und „Zuerst prüfen“. Regeln unter „Nachdem eine Datei umbenannt wurde“ suchen mit „Name enthält“ ein Wort im fertigen Namen, verschieben die Datei in einen festen Ordner und setzen Tags (auf dem Mac als Finder-Tags). Regeln wirken nur in überwachten Ordnern, nicht auf Dateien, die du selbst hinzufügst.
An dein Ausgabensystem übergeben
Lesbare Belege lassen sich leichter an eine Abrechnung anhängen, in ein Erstattungs-Tool hochladen oder mit einer Buchhaltung teilen. Dein Buchhaltungs-Tool bleibt das führende Finanzsystem.
Optional: schriftliche Anweisungen nutzen
Wenn freie Anweisungen besser zu diesem Ordner passen, füge diese in Presets > Neues Preset > Schriftliche Anweisungen ein. Ein Dateinamenformat bleibt der konsistentere Startpunkt, wenn jede Datei derselben Struktur folgen soll.
Benenne diesen Beleg anhand seines sichtbaren Inhalts um. Die Datei ist ein Kartenbeleg, ein Kassenbeleg, eine Reise- oder Bewirtungsausgabe oder ein Abo-Beleg. Erzeuge einen kompakten, sicheren Dateinamen. Bevorzugtes Muster: {date}_{merchant}_Beleg_{amount}-{currency}_{category} Regeln: - Verwende das Kauf- oder Belegdatum. Formatiere es als YYYY-MM-DD. - Verwende den Namen des Händlers oder Geschäfts. Entferne Zusätze wie Inc., LLC oder GmbH, wenn sie nicht gebraucht werden. - Verwende die Endsumme, nicht die Zwischensumme. Formatiere sie als 57,20-EUR, 44,90-EUR und so weiter. - Verwende die auf dem Beleg angegebene Währung. - Füge eine breite Kategorie hinzu, wenn sie klar ist: Reise, Bewirtung, Software, Buero, Material, Sonstiges. - Lass jedes Feld weg, das du nicht lesen kannst. Rate nicht. - Nimm keine Kartennummern, Kontonummern, Steuernummern, Adressen oder Telefonnummern auf. - Entferne unsichere Dateinamenzeichen: / \ : * ? " < > | und Zeilenumbrüche. - Behalte die ursprüngliche Dateiendung bei. Fallback: - Sind nur Datum und Händler zuverlässig, verwende {date}_{merchant}_Beleg. - Ist fast nichts lesbar, beginne den Namen mit Zur-Pruefung_ und rate keine Werte. Gib nur den Dateinamen zurück, ohne Erklärung.
Erst umbenennen, dann einsortieren
Sobald die Namen stabil sind, können Regeln umbenannte Dateien verschieben und taggen. Regeln wirken nur in überwachten Ordnern, nicht auf Dateien, die du selbst in „Schnell umbenennen“ hinzufügst, und ihre Bedingungen prüfen den fertigen Dateinamen und Dateieigenschaften, nicht den Inhalt des Belegs. Halte die ersten Regeln eng und stell den Ordner anfangs auf „Zuerst prüfen“.
Mit dem Beleg-Dateinamenformat umbenennen
Baue Namen aus Kaufdatum, Händler, Summe, Währung und Kategorie.
Die Kategorie taggen
Vergib mit der Regelaktion „Tags setzen“ Tags wie Reise, Bewirtung oder Erstattungsfaehig, sobald der Dateiname klar ist. Auf dem Mac erscheinen sie als Finder-Tags.
Zuverlässige Belege einsortieren
Verschiebe klare Belege in Kategorie- oder Kundenordner. Lass unlesbare Scans im Prüfordner.
| Regel | Auslöser oder Bedingung | Aktion | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Kategoriearchiv | Name enthält _Reise (je eine eigene Regel für _Bewirtung, _Software und _Buero) | „Datei verschieben“ → „in einen Ordner verschieben“: Ausgaben/2026/Reise, dazu „Tags setzen“: Reise | 2026-03-09_Taxi-Muenchen_Beleg_18,75-EUR_Reise.jpg |
| Erstattungsfähig | Name enthält Kunde-Acme (eine Regel pro Kunde) | „in einen Ordner verschieben“: Kunden/Kunde-Acme/Ausgaben, dazu „Tags setzen“: Erstattungsfaehig | 2026-04-02_Bauhaus_Beleg_57,20-EUR_Kunde-Acme.jpg |
| Zur Prüfung | Name enthält Zur-Pruefung (der Marker aus deinen schriftlichen Anweisungen) | „in einen Ordner verschieben“: Ausgaben/Zur-Pruefung, optional „Tags setzen“: Zur-Pruefung | Zur-Pruefung_scan_044.jpg |
Beispiele für Ordnerstrukturen
Belege nach Kategorie gruppiert
Nutze das, wenn du Ausgaben vor der Prüfung nach Typ sortierst.
Naming emphasis: {date}_{merchant}_Beleg_{amount}-{currency}_{category}
Was NameQuick nicht macht
NameQuick erzeugt lesbare, einheitliche Dateinamen für lokale Dateien auf Mac und Windows. Für diese Dateien macht es Folgendes nicht:
- Ausgaben verfolgen oder Spesenabrechnungen erstellen
- Belege rechtssicher für Steuerzwecke kategorisieren
- Karten, Konten oder Erstattungen abgleichen
- Buchhaltungs-, Rechnungswesen- oder Ausgaben-Software ersetzen
- Steuer-, Finanz- oder Compliance-Beratung leisten
- fehlerfreies Lesen verblasster oder zerknitterter Belege garantieren
Häufige Fragen
Kann NameQuick neben PDFs auch Belegfotos und Screenshots lesen?
Ja. Das KI-Modell liest Belegfotos, Screenshots und gescannte Bilder direkt aus dem Bild; NameQuick schlägt dann einen Dateinamen aus Datum, Händler, Summe, Währung und Kategorie vor. Einen eigenen OCR-Schritt gibt es dafür nicht. Prüfe die Ergebnisse in der Vorschau, denn verblasste oder schräg fotografierte Belege sind schwerer zu lesen.
Was, wenn auf einem Beleg die Summe oder der Händler fehlt?
Lass das Feld weg, statt zu raten. In der Dateinamenvorlage legst du das pro Feld unter „Wenn nicht gefunden“ fest: „Weglassen“ lässt das Feld aus, „Datei überspringen“ hält die Datei zur Prüfung an, und „Text verwenden“ setzt einen sichtbaren Marker, den du selbst wählst, etwa Zur-Pruefung. Einen automatischen Prüfvermerk im Dateinamen erzeugt NameQuick nicht.
Landet meine Kartennummer im Dateinamen?
Nicht, wenn dein Preset das ausschließt: Die Vorlage und die schriftlichen Anweisungen auf dieser Seite schließen Kartennummern, Kontonummern, Steuernummern, Adressen und Telefonnummern ausdrücklich aus. Prüfe Namen trotzdem immer in der Vorschau, um sicherzugehen, dass kein sensibles Detail auftaucht.
Ersetzt das meine Ausgabenverwaltung?
Nein. NameQuick macht Belege lesbar und einheitlich, damit sie sich leicht ablegen, anhängen oder übergeben lassen. Deine Ausgaben- oder Buchhaltungssoftware bleibt das führende Finanzsystem.
Probier den Beleg-Workflow an einem Ordner aus
Managed AI liest jeden Beleg und benennt ihn nach Datum, Händler, Summe und Kategorie, ohne dass du einen API-Schlüssel einrichten musst. Prüfe jeden Namen in der Vorschau, bevor du anwendest, und sortiere dann nach Kategorie oder Kunde ein. Managed bietet 30 kostenlose Umbenennungen ohne E-Mail und ohne Karte, mit Karte dann 70 weitere und 14 Tage deines Tarifs.