Beispiele für Belege und Ausgaben
Belege und Ausgaben auf dem Mac umbenennen und organisieren
Belege kommen als Fotos, Screenshots, Downloads und Scans mit Namen wie IMG_4823.jpg oder beleg.pdf an. NameQuick liest jeden Beleg und baut einen einheitlichen Dateinamen aus Kaufdatum, Händler, Summe, Währung und Kategorie.
Nutze diesen Workflow für Kartenbelege, Reise- und Bewirtungskosten, erstattungsfähige Einkäufe und Abo-Belege. NameQuick liest jedes Belegfoto, jeden Screenshot und jede gescannte PDF-Datei, zieht Kaufdatum, Händler, Summe und Währung vom Beleg und baut daraus den Dateinamen, bevor du ablegst, übergibst, importierst oder archivierst. Es ersetzt keine Ausgabenverwaltung, Buchhaltung oder Steuersoftware.
Zum Beispiel kann beleg.pdf zu 2026-02-14_Cafe-Blau_Beleg_6,40-EUR_Bewirtung.pdf werden.
Was in einem Belegordner ankommt
iPhone-Belegfotos und Screenshots, gespeichert in Downloads, auf dem Schreibtisch oder in einem synchronisierten Ordner.
PDFs und Bilder vom Flachbett- oder Dokumentenscanner, oft mit Namen wie scan_001.pdf.
Belege, die aus E-Mails weitergeleitet oder gespeichert wurden, meist beleg.pdf oder download (2).pdf genannt.
Bestellbestätigungen und Abo-Belege aus Händler- oder App-Store-Portalen.
Starte mit dem Beleg-Dateinamenformat
Starte mit einem Dateinamenformat, wenn jede Datei derselben Feldreihenfolge folgen soll. Geh zu Naming Presets > New > Filename Format und nutze diese Vorlage.
Felder - Kaufdatum - Händler - Gesamtbetrag - Währung - Kategorie Muster {purchase_date}_{merchant}_Beleg_{total_amount}-{currency}_{category} Feldregeln - Verwende das Kauf- oder Belegdatum, formatiert als YYYY-MM-DD. - Verwende den Namen des Händlers oder Geschäfts. - Verwende die Endsumme, nicht die Zwischensumme oder den Nettobetrag. - Formatiere den Betrag mit zwei Nachkommastellen und dem Währungscode auf dem Beleg. - Verwende eine breite Kategorie: Reise, Bewirtung, Software, Buero, Material, Sonstiges. - Lass die Kategorie weg, wenn sie unklar ist. Rate nicht. Nicht aufnehmen - vollstaendige Kartennummern - Bank- oder Kontonummern - Steuernummern - Adressen - Telefonnummern
Dateinamenformat-Varianten
Wähle die Variante, die dazu passt, wie du diese Dateien sortierst. Jede behält dasselbe strukturierte Muster.
Für Kartenbelege, Kassenbelege und Abo-Belege.
- •Setz das Datum nach vorn, damit sich Belege nach Monat sortieren lassen.
- •Verwende die Endsumme, nicht die Zwischensumme.
- •Halte Kategorien breit: Reise, Bewirtung, Software, Buero, Material, Sonstiges.
Felder, die NameQuick aus einem Beleg liest
| Feld | Nützlich für | Beispiel |
|---|---|---|
| Kaufdatum | Belege chronologisch sortieren | 2026-03-09 |
| Händler | Belege nach Geschäft oder Anbieter finden | Taxi-Muenchen, Bauhaus |
| Gesamtbetrag | Eine Ausgabe über den Betrag finden | 57,20 |
| Währung | Belege über Regionen hinweg trennen | EUR, USD, GBP |
| Kategorie | Belege in den richtigen Ausgabenordner einsortieren | Reise, Bewirtung, Software, Buero |
| Projekt oder Kunde | Erstattungsfähige Ausgaben bei der richtigen Arbeit halten | Kunde-Acme |
Halte sensible Daten aus Dateinamen heraus
Diese Angaben sollten nie in einem Dateinamen auftauchen. Das Dateinamenformat und die schriftlichen Anweisungen schließen sie standardmäßig aus.
- vollständige oder teilweise Kartennummern
- Bank- oder Kontonummern
- private oder geschäftliche Steuernummern
- Privat- oder Rechnungsadressen
- Telefonnummern und Kundennummern
Ein praktischer Workflow
Belege in einem Ordner sammeln
Lege neue Belegfotos, Screenshots, Scans und Downloads in einen einzigen Prüfordner, zum Beispiel ~/Dokumente/Belege-Eingang/.
Das Beleg-Dateinamenformat anwenden
Nutze das Beleg-Dateinamenformat, damit jede Datei demselben Muster folgt. Das Dateinamenformat hält Datum, Händler, Summe, Währung und Kategorie in einer festen Reihenfolge.
Die vorgeschlagenen Namen prüfen
Prüfe das Kaufdatum, einen sauberen Händlernamen, die Endsumme, die richtige Währung und eine sinnvolle Kategorie. Stell sicher, dass keine Kartennummern oder andere sensible Angaben im Namen auftauchen.
Den Stapel umbenennen
Wende die Umbenennungen gemeinsam an, damit Finder-Suche, Spotlight und Backups einheitliche, sortierbare Belegnamen sehen.
Nach Kategorie einsortieren
Nutze Regeln oder einen Watch Folder, um umbenannte Belege in Kategorie- oder Jahresordner zu verschieben, und vergib Finder-Tags, damit die Ausgabenprüfung schneller geht.
An dein Ausgabensystem übergeben
Lesbare Belege lassen sich leichter an eine Abrechnung anhängen, in ein Erstattungs-Tool hochladen oder mit einer Buchhaltung teilen. Dein Buchhaltungs-Tool bleibt das führende Finanzsystem.
Optional: schriftliche Anweisungen nutzen
Wenn freie Anweisungen besser zu diesem Ordner passen, füge diese in Naming Presets > New > Written Instructions ein. Ein Dateinamenformat bleibt der konsistentere Startpunkt, wenn jede Datei derselben Struktur folgen soll.
Benenne diesen Beleg anhand seines sichtbaren Inhalts um. Die Datei ist ein Kartenbeleg, ein Kassenbeleg, eine Reise- oder Bewirtungsausgabe oder ein Abo-Beleg. Erzeuge einen kompakten, sicheren macOS-Dateinamen. Bevorzugtes Muster: {date}_{merchant}_Beleg_{amount}-{currency}_{category} Regeln: - Verwende das Kauf- oder Belegdatum. Formatiere es als YYYY-MM-DD. - Verwende den Namen des Händlers oder Geschäfts. Entferne Zusätze wie Inc., LLC oder GmbH, wenn sie nicht gebraucht werden. - Verwende die Endsumme, nicht die Zwischensumme. Formatiere sie als 57,20-EUR, 44,90-EUR und so weiter. - Verwende die auf dem Beleg angegebene Währung. - Füge eine breite Kategorie hinzu, wenn sie klar ist: Reise, Bewirtung, Software, Buero, Material, Sonstiges. - Lass jedes Feld weg, das du nicht lesen kannst. Rate nicht. - Nimm keine Kartennummern, Kontonummern, Steuernummern, Adressen oder Telefonnummern auf. - Entferne unsichere Dateinamenzeichen: / \ : * ? " < > | und Zeilenumbrüche. - Behalte die ursprüngliche Dateiendung bei. Fallback: - Sind nur Datum und Händler zuverlässig, verwende {date}_{merchant}_Beleg. - Ist fast nichts lesbar, verwende Zur-Pruefung_{originalBaseName}. Gib nur den Dateinamen zurück, ohne Erklärung.
Erst umbenennen, dann einsortieren
Sobald die Namen stabil sind, können Regeln Dateien verschieben und taggen. Halte die ersten Regeln eng und schick unlesbare Dateien in die Prüfung.
Mit dem Beleg-Dateinamenformat umbenennen
Baue Namen aus Kaufdatum, Händler, Summe, Währung und Kategorie.
Die Kategorie im Finder taggen
Vergib Finder-Tags wie Reise, Bewirtung oder Erstattungsfaehig, sobald der Dateiname klar ist.
Zuverlässige Belege einsortieren
Verschiebe klare Belege in Kategorie- oder Kundenordner. Lass unlesbare Scans im Prüfordner.
| Regel | Auslöser oder Bedingung | Aktion | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Kategoriearchiv | Dateiname enthält _Reise, _Bewirtung, _Software oder _Buero | Nach Ausgaben/{year}/{category}/ verschieben und das passende Tag vergeben | 2026-03-09_Taxi-Muenchen_Beleg_18,75-EUR_Reise.jpg |
| Erstattungsfähig | Dateiname enthält einen Kundenwert | Nach Kunden/{client}/Ausgaben/{year}/ verschieben und mit Erstattungsfaehig taggen | 2026-04-02_Bauhaus_Beleg_57,20-EUR_Kunde-Acme.jpg |
| Zur Prüfung | Dateiname beginnt mit Zur-Pruefung oder die Summe fehlt | In Belege/Zur-Pruefung behalten und ein Finder-Tag vergeben | Zur-Pruefung_scan_044.jpg |
Beispiele für Finder-Ordnerstrukturen
Belege nach Kategorie gruppiert
Nutze das, wenn du Ausgaben vor der Prüfung nach Typ sortierst.
Naming emphasis: {date}_{merchant}_Beleg_{amount}-{currency}_{category}
Was NameQuick nicht macht
NameQuick erzeugt lesbare, einheitliche Dateinamen für lokale Mac-Dateien. Für diese Dateien macht es Folgendes nicht:
- Ausgaben verfolgen oder Spesenabrechnungen erstellen
- Belege rechtssicher für Steuerzwecke kategorisieren
- Karten, Konten oder Erstattungen abgleichen
- Buchhaltungs-, Rechnungswesen- oder Ausgaben-Software ersetzen
- Steuer-, Finanz- oder Compliance-Beratung leisten
- OCR-Genauigkeit bei verblassten oder zerknitterten Belegen garantieren
Häufige Fragen
Kann NameQuick neben PDFs auch Belegfotos und Screenshots lesen?
Ja. NameQuick kann Text aus Belegfotos, Screenshots und gescannten Bildern per OCR lesen und dann einen Dateinamen aus Datum, Händler, Summe, Währung und Kategorie vorschlagen. Prüfe die Ergebnisse in der Vorschau, denn verblasste oder schräg fotografierte Belege sind schwerer zu lesen.
Was, wenn auf einem Beleg die Summe oder der Händler fehlt?
Lass das Feld weg, statt zu raten. Das Dateinamenformat lässt fehlende Felder aus und hält den Dateinamen kürzer. Ist fast nichts lesbar, kann NameQuick die Datei als Zur-Pruefung markieren, damit du sie manuell bearbeitest.
Landet meine Kartennummer im Dateinamen?
Nein. Das Dateinamenformat und die schriftlichen Anweisungen schließen Kartennummern, Kontonummern, Steuernummern, Adressen und Telefonnummern ausdrücklich aus. Prüfe Namen trotzdem immer in der Vorschau, um sicherzugehen, dass kein sensibles Detail auftaucht.
Ersetzt das meine Ausgabenverwaltung?
Nein. NameQuick macht Belege lesbar und einheitlich, damit sie sich leicht ablegen, anhängen oder übergeben lassen. Deine Ausgaben- oder Buchhaltungssoftware bleibt das führende Finanzsystem.
Probier den Beleg-Workflow an einem Ordner aus
Managed AI liest jeden Beleg und benennt ihn nach Datum, Händler, Summe und Kategorie, ohne dass du einen API-Schlüssel einrichten musst. Prüfe jeden Namen in der Vorschau, bevor du anwendest, und sortiere dann nach Kategorie oder Kunde ein. Der Managed-Test startet beim Checkout: 14 Tage mit 50 Umbenennungen.