Posteingang überwachen

Machen Sie Ihr E-Mail-Postfach zu einem Watch Folder. NameQuick kopiert PDF-Anhänge von Absendern, die Sie freigeben, in einen Ordner auf Ihrem Mac und benennt sie automatisch um — genauso, wie es jeden Watch Folder umbenennt.

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Was es macht#

Wenn Sie ein Postfach überwachen, hält NameQuick darin Ausschau nach PDF-Anhängen. Sobald ein freigegebener Absender Ihnen ein PDF schickt, kopiert NameQuick dieses PDF in einen Ordner Ihrer Wahl und benennt es mit den Einstellungen dieses Ordners um. Ihre Belege, Rechnungen und Kontoauszüge landen benannt und einsortiert, ohne dass Sie die E-Mail öffnen.

Es überwacht ausschließlich Absender, die Sie freigeben. Es liest, wer Anhänge geschickt hat — Absender, Betreff, Datum und Anhangsname — nie den Text Ihrer Nachrichten. Es verbindet sich nur lesend, markiert also nie eine Nachricht als gelesen, verschiebt sie nicht und löscht sie nicht. Und nichts passiert ohne Ihre Freigabe: NameQuick fragt, bevor es einen neuen Absender überwacht, und handelt nie hinter Ihrem Rücken.

So funktioniert es#

Die Einrichtung besteht aus zwei Freigaben, danach läuft es von selbst.

1. Mit App-Passwort verbinden. Wählen Sie Ihren E-Mail-Anbieter und fügen Sie ein App-Passwort ein — einen Einmal-Code, den Ihr Anbieter nur für NameQuick erzeugt, getrennt von Ihrem echten Passwort und jederzeit widerrufbar. Die Anmeldung wird im Schlüsselbund Ihres Mac gespeichert und verlässt Ihren Rechner nie.
2. Absender freigeben. Wählen Sie, wer die Überwachung wert ist. Führen Sie entweder einen 90-Tage-Scan aus, den Sie vorab freigeben (NameQuick liest Absender, Betreffzeilen, Daten und Anhangsnamen, um herauszufinden, wer PDFs geschickt hat, dann haken Sie die an, die Sie behalten möchten), oder tippen Sie die Adressen selbst ein, auch ganze Domains wie @stripe.com. Gespeichert werden nur die Absender, die Sie freigeben. Alles andere, was der Scan gesehen hat, wird verworfen.
3. Zielordner festlegen. Wählen Sie einen Ordner auf Ihrem Mac, oder lassen Sie NameQuick einen für Sie anlegen. Er wird zu einem Watch Folder wie jeder andere.
4. Der Ordner benennt um. NameQuick kopiert das PDF jedes freigegebenen Absenders in diesen Ordner, und die Umbenennungs-Einstellungen des Ordners — Smart Rename oder ein Preset — benennen es bei der Ankunft.

Danach läuft es still. Im laufenden Betrieb prüft NameQuick nur Ihre freigegebenen Absender, alle 15 Minuten. Es listet nie Ihr Postfach auf und sieht sich niemanden an, den Sie nicht freigegeben haben. Jede Prüfung hinterlässt eine Quittung in Klartext („6 Absender geprüft"), sodass Sie immer sehen, was passiert ist.

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Anbieter einrichten#

NameQuick verbindet sich über IMAP mit einem App-Passwort. Jeder Anbieter erzeugt diesen Code an einer etwas anderen Stelle — wählen Sie unten Ihren aus.

Ein Hinweis zu App-Passwörtern. Ein App-Passwort (Apple nennt es „app-spezifisches Passwort") ist ein Einmal-Code, den Ihr Anbieter für eine einzelne App erzeugt. Ihr echtes Kontopasswort berührt NameQuick nie, und Sie können den Code bei Ihrem Anbieter jederzeit widerrufen, ohne sonst etwas zu ändern. Bei den meisten Anbietern ist es ohnehin die einzige Möglichkeit, eine fremde App überhaupt Ihre Mails lesen zu lassen.

Gmail (inklusive Google Workspace)#

Bevor Sie starten: Gmail bietet App-Passwörter nur an, wenn die Bestätigung in zwei Schritten für Ihr Google-Konto aktiviert ist. Wenn die App-Passwort-Seite meldet, die Option sei nicht verfügbar, liegt es fast immer daran.

Bei Google:

1. Öffnen Sie myaccount.google.com/apppasswords.
2. Geben Sie einen Namen ein (etwa NameQuick) und wählen Sie Erstellen.
3. Kopieren Sie den 16-stelligen Code, den Google anzeigt. Er wird nur einmal gezeigt.

In NameQuick:

1. Wählen Sie Gmail, geben Sie Ihre Gmail-Adresse ein und fügen Sie den Code ein. Leerzeichen sind in Ordnung.
2. Wählen Sie Posteingang verbinden.

NameQuick überwacht Ihren Ordner Alle Nachrichten, sodass archivierte und gefilterte Nachrichten von freigegebenen Absendern einbezogen werden, nicht nur das, was gerade im Posteingang liegt.

Wenn die Verbindung nicht klappt:

• „App-Passwörter" fehlt auf der Seite. Die Bestätigung in zwei Schritten ist aus. Aktivieren Sie sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres Google-Kontos, dann erscheint die App-Passwort-Seite.
• Google-Workspace-Konto. Ihr Administrator kann IMAP-Zugriff oder App-Passwörter für die ganze Organisation abschalten. Fehlt die Option oder wird der Code abgelehnt, bitten Sie Ihren Workspace-Administrator, IMAP und App-Passwörter zu aktivieren.
• Falsches-Konto-Falle. Die App-Passwort-Seite bezieht sich auf das Google-Konto, in dem Sie gerade angemeldet sind. NameQuicks Link wählt die eingegebene Adresse vor, prüfen Sie aber oben auf der Seite das angezeigte Konto, bevor Sie den Code erstellen.

iCloud Mail#

Bevor Sie starten: Apple bietet app-spezifische Passwörter nur an, wenn für Ihren Apple-Account die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert ist. Sie können bis zu 25 aktive app-spezifische Passwörter haben.

Bei Apple:

1. Öffnen Sie account.apple.com und gehen Sie zu Anmelden & Sicherheit.
2. Wählen Sie App-spezifische Passwörter und legen Sie eines namens NameQuick an.
3. Kopieren Sie das angezeigte Passwort und fügen Sie es in NameQuick ein.

In NameQuick:

1. Wählen Sie iCloud Mail, geben Sie Ihre @icloud.com-, @me.com- oder @mac.com-Adresse ein und fügen Sie das Passwort ein.
2. Wählen Sie Posteingang verbinden.

Wenn die Verbindung nicht klappt: Erstellen Sie das app-spezifische Passwort direkt unter account.apple.com, nicht aus einer alten Notiz — Apple widerruft jedes app-spezifische Passwort, sobald Sie Ihr Haupt-Apple-Passwort ändern, Sie brauchen also womöglich ein frisches.

GMX / web.de#

Bevor Sie starten: GMX und web.de sperren fremde Apps aus, bis Sie in den Webmail-Einstellungen den IMAP-Zugriff aktivieren. GMX schaltet IMAP zudem automatisch wieder ab, wenn es lange ungenutzt bleibt — wenn eine früher funktionierende Verbindung plötzlich fehlschlägt, prüfen Sie zuerst diese Einstellung.

Bei GMX oder web.de:

1. Öffnen Sie Ihr Webmail und gehen Sie zu Einstellungen → POP3/IMAP.
2. Aktivieren Sie den IMAP-Zugriff und speichern Sie.

In NameQuick:

1. Wählen Sie GMX / web.de, geben Sie Ihre E-Mail und Ihr Passwort ein.
2. Wählen Sie Posteingang verbinden.

Die eine Kachel deckt beide Marken ab: Eine @gmx.*-Adresse verbindet sich automatisch mit dem Server von GMX, eine @web.de-Adresse mit dem von web.de. GMX und web.de lassen Apps mit Ihrem normalen Kontopasswort herein, sobald IMAP aktiviert ist — es gibt keinen separaten App-Passwort-Code zu erstellen.

Fastmail#

Bei Fastmail:

1. Öffnen Sie Fastmail und gehen Sie zu Settings → Privacy & Security.
2. Suchen Sie Connected apps & API tokens und wählen Sie Manage app passwords and access, dann New app password. (Möglicherweise müssen Sie Ihr Passwort bestätigen.)
3. Wählen Sie IMAP-Zugriff und nennen Sie es NameQuick.
4. Kopieren Sie den Code und fügen Sie ihn in NameQuick ein.

In NameQuick:

1. Wählen Sie Fastmail, geben Sie Ihre Fastmail-Adresse ein und fügen Sie den Code ein.
2. Wählen Sie Posteingang verbinden.

Fastmail verlangt für jede IMAP-Verbindung ein eigenes App-Passwort. Ihr normales Passwort (oder ein Zwei-Schritt-Passwort) funktioniert für eine fremde App nicht, erstellen Sie also eines eigens für NameQuick.

Yahoo Mail#

Bei Yahoo:

1. Melden Sie sich unter login.yahoo.com an und öffnen Sie Ihre Seite Kontosicherheit.
2. Wählen Sie unter Externe Verbindungen die Option App-Passwort erstellen und nennen Sie es NameQuick.
3. Kopieren Sie den 16-stelligen Code und fügen Sie ihn in NameQuick ein.

In NameQuick:

1. Wählen Sie Yahoo Mail, geben Sie Ihre @yahoo.com- oder @aol.com-Adresse ein und fügen Sie den Code ein.
2. Wählen Sie Posteingang verbinden.

Proton Mail#

Bevor Sie starten: Proton hält Ihre Mails Ende-zu-Ende-verschlüsselt, deshalb verbinden sich fremde Apps über Proton Mail Bridge, eine kleine App, die auf Ihrem Mac läuft und Mails lokal entschlüsselt. Bridge gibt es in kostenpflichtigen Proton-Tarifen, und es muss laufen, damit NameQuick sich verbinden kann.

Bei Proton:

1. Installieren und öffnen Sie Proton Mail Bridge und melden Sie sich an.
2. Kopieren Sie das IMAP-Passwort, das Bridge für Ihre Adresse anzeigt. (Das ist Bridges eigenes Passwort, nicht Ihr Proton-Login.)

In NameQuick:

1. Wählen Sie Proton Mail, geben Sie Ihre Proton-Adresse ein und fügen Sie das Bridge-Passwort ein.
2. Wählen Sie Posteingang verbinden.

NameQuick verbindet sich lokal mit Bridge unter 127.0.0.1, sodass Ihre Mails weiterhin nie Ihren Mac verlassen.

Wenn die Verbindung nicht klappt: Die häufigste Ursache ist, dass Proton Mail Bridge nicht läuft. Öffnen Sie Bridge auf Ihrem Mac und versuchen Sie es erneut.

Anderer IMAP-Server#

Für jeden anderen Mailserver wählen Sie Anderer IMAP-Server und geben die Angaben selbst ein:

1. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr App-Passwort ein (oder Ihr Postfach-Passwort, falls Ihr Server eines verwendet).
2. Geben Sie Ihren IMAP-Server (Host), den Port (meist 993) und die Sicherheit ein (SSL/TLS bei den meisten Servern, oder STARTTLS).
3. Wählen Sie Posteingang verbinden.

Wenn die Verbindung nicht klappt: NameQuick konnte diesen Server nicht erreichen. Prüfen Sie Host, Port und Sicherheit bei Ihrem Mailanbieter und versuchen Sie es erneut.

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Datenschutz, in einfachen Worten#

Das ganze Feature ist eine einzige bearbeitbare Liste: die Absender, die Sie freigeben. Alles andere ist so gebaut, dass Sie nachprüfen können, dass NameQuick diese Liste nie verlassen hat. Wie jeder Umbenennungsmodus mit Ihren Dateiinhalten umgeht, steht unter Datenschutz & Ihre Daten.

Der Scan liest nur Metadaten und vergisst. Wenn Sie den 90-Tage-Scan wählen, liest NameQuick, wer Anhänge geschickt hat — Absender, Betreffzeilen, Daten und Anhangsnamen — nie den Text Ihrer Nachrichten, und alles läuft auf diesem Mac. Nachdem Sie die zu behaltenden Absender angehakt haben, wird der Rest des Scans verworfen. Gespeichert werden nur die Absender, die Sie freigeben. (Lieber gar nicht scannen? Tippen Sie die Adressen selbst ein, und NameQuick listet Ihr Postfach nie auf — es fragt den Mailserver nur nach Nachrichten von den Adressen, die Sie genannt haben.)

Der laufende Betrieb sieht immer nur freigegebene Absender an. Sobald Sie eingerichtet sind, fragt jede Prüfung den Mailserver ausschließlich nach Nachrichten von Ihren freigegebenen Absendern. NameQuick führt nie eine postfachweite Suche aus, Mail von Personen, die Sie nicht freigegeben haben, wird also nie auch nur aufgelistet.

Es ist nur lesend. NameQuick kann Mail nur lesen. Es markiert eine Nachricht nie als gelesen, verschiebt sie nicht und löscht sie nicht. Die E-Mail selbst bleibt in Ihrem Posteingang, ungelesen und unangetastet — NameQuick kopiert das PDF heraus, es nimmt nichts weg.

Ihre Anmeldung bleibt im Schlüsselbund. Das App-Passwort liegt in Ihrem macOS-Schlüsselbund auf diesem Mac. Es synchronisiert nie zu uns und verlässt nie Ihren Rechner. Und weil es ein App-Passwort ist, halten Sie den Notausschalter: Widerrufen Sie es bei Ihrem Anbieter jederzeit, und NameQuicks Zugriff endet.

Mail, die es nicht verifizieren kann, wird zurückgehalten, nicht geladen. Manche Betrugsmail fälscht die „Von"-Zeile, damit sie wie ein vertrauter Absender aussieht. Wenn eine Nachricht vorgibt, von einem freigegebenen Absender zu stammen, Ihr Anbieter aber nicht bestätigen konnte, dass sie wirklich von ihm kam, hält NameQuick sie zurück und fragt Sie — während sie zurückgehalten wird, wird nichts geladen. Sie entscheiden, ob Sie dieses eine PDF ablegen oder ignorieren. (Wie ein solcher Halt aussieht, steht unter Im Alltag.)

Trennen behält Ihre Dateien und vergisst das Konto. Wenn Sie ein Postfach nicht mehr überwachen, bleiben die bereits abgelegten Dateien genau dort, wo sie sind, und behalten ihre Ankunftsgeschichte im Verlauf. NameQuick vergisst das Konto und seine Absender, die abgelehnten Absender und was es abgelegt hat, und entfernt die Anmeldung aus Ihrem Schlüsselbund. Ihre Mail wurde nie verändert. Zur Sicherheit können Sie NameQuicks App-Passwort auch bei Ihrem Anbieter widerrufen.

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Im Alltag#

Sobald ein Postfach verbunden ist, lebt es in Ihrer Seitenleiste unter einem schlichten Eintrag Inbox, und seine Detailansicht ist der Ort, an dem Sie alles im Blick behalten.

Die Kontoansicht zeigt auf einen Blick:

• Wann zuletzt geprüft wurde und was gefunden wurde („6 Absender geprüft · nichts Neues" oder „3 neue PDFs abgelegt"). NameQuick prüft alle 15 Minuten.
• Ihre Absender — die vollständige Liste aller, die NameQuick lesen darf, mit der jüngsten Aktivität jedes Absenders („letztes PDF Dienstag · 4 abgelegt"). Das ist die eine Liste, die definiert, was NameQuick sehen kann, gezeigt genau dort, wo Sie sie bearbeiten.
• Absender hinzufügen oder entfernen, jederzeit. Fügen Sie eine einzelne Adresse oder eine ganze @domain hinzu. Entfernen Sie eine, und NameQuick hört auf, sie zu überwachen.
• Erneut scannen für die letzten 90 Tage (oder 12 Monate), wann immer Sie übersehene Absender nachholen möchten. Dieselben Regeln wie beim ersten Mal, und bereits abgelehnte Absender bleiben abgelehnt.
• Der Zielordner und welche Umbenennungs-Einstellung Ihre PDFs benennt.
• Zugriff und Anmeldung — eine Erinnerung, dass es nur lesend und bei Ihrem Anbieter widerrufbar ist und dass das Passwort im Schlüsselbund liegt.

Hinweise auf neue Absender. Wenn Sie „Auf neue Absender achten" einschalten, bemerkt NameQuick, wenn jemand, den Sie nicht freigegeben haben, ein PDF schickt, und listet ihn zum Überwachen oder Ignorieren auf. Das PDF bleibt liegen, bis Sie zustimmen — nichts wird umbenannt oder verschoben, bevor Sie den Absender freigeben. Das ist standardmäßig aus; NameQuick beginnt nie, über Ihre freigegebene Liste hinauszusehen, ohne dass Sie es einschalten.

Der Verlauf ist die vollständige Prüfspur. Jede bedeutsame Handlung von NameQuick steht dort: Absender, die Sie zu überwachen begonnen oder beendet haben, jeder Scan und wie viele Absender er behalten hat, abgelegte PDFs, zurückgehaltene Nachrichten und warum, und wann das Konto verbunden, pausiert, wieder verbunden oder getrennt wurde. Wenn Sie je beantworten möchten „Was hat das jemals getan", hat der Verlauf es.

Pausieren. Pausieren Sie ein Postfach, und NameQuick hört auf, es zu prüfen. Nichts geht verloren — setzen Sie jederzeit fort, und es macht dort weiter, wo es aufgehört hat.

Trennen. Wählen Sie Überwachung beenden, um zu trennen. NameQuick bestätigt zuerst und erinnert Sie daran, was bleibt (Ihre Dateien und ihr Verlauf) und was vergessen wird (das Konto, seine Absender und die Anmeldung). Die Einzelheiten stehen unter Datenschutz.

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FAQ#

Warum ein App-Passwort statt „Mit Google anmelden"? Ein App-Passwort ist die einzige Gmail-Methode, die NameQuick aus dem Vollzugriff auf Ihr Google-Konto heraushält. Ihr echtes Passwort berührt die App nie, der Code gewährt nur nur-lesenden Mailzugriff, und Sie können ihn bei Ihrem Anbieter jederzeit widerrufen. Bei den meisten anderen Anbietern ist es zudem die einzige Möglichkeit, wie sich eine fremde App überhaupt verbinden kann.

Liest NameQuick meine E-Mails? Nein. Es liest, wer Anhänge geschickt hat — Absender, Betreff, Datum und Anhangsname — nie die Worte in Ihren Nachrichten. Es verbindet sich nur lesend, kann Mail also weder als gelesen markieren noch verschieben noch löschen.

Was gilt als Rechnung? NameQuick versucht nicht zu raten. Es gibt keinen Klassifikator, der entscheidet, was eine Rechnung ist. Es überwacht schlicht die Absender, die Sie freigeben, und kopiert die PDFs, die sie schicken. Sie entscheiden, was die Überwachung wert ist.

Was passiert mit Mail, die NameQuick nicht verifizieren kann? Wenn eine Nachricht vorgibt, von einem freigegebenen Absender zu stammen, Ihr Anbieter aber nicht bestätigen konnte, dass sie wirklich von ihm kam, hält NameQuick sie zurück und fragt Sie — während sie zurückgehalten wird, wird nichts geladen. Sie entscheiden, dieses eine PDF abzulegen oder zu ignorieren, und Ihre Absenderliste bleibt so oder so unverändert.

Warum hat der Scan einen Absender nicht gefunden, den ich erwartet hatte? Zwei häufige Gründe. Erstens findet der Scan nur Absender, die PDF-Anhänge geschickt haben — ein Absender, der nur reine Nachrichten schickt, taucht nicht auf. Zweitens überwacht NameQuick bei Gmail Ihren Ordner „Alle Nachrichten", sodass archivierte und gefilterte Nachrichten abgedeckt sind; bei jedem anderen Anbieter überwacht es das Postfach, auf das Sie es gerichtet haben (standardmäßig Ihr Posteingang), sodass ein Auszug, der automatisch in einen anderen Ordner einsortiert wurde, nicht gesehen wird, solange Sie diesen Ordner nicht scannen.

Kann ich es auf einen Ordner richten, den ich schon überwache? Ja. Wählen Sie einen Ordner, den NameQuick bereits überwacht, benennt dessen vorhandene Umbenennungs-Einstellung alles, was dort landet — es gibt nichts zusätzlich einzurichten. Wählen Sie einen neuen oder leeren Ordner, beginnt NameQuick, ihn für Sie zu überwachen.

Was löscht das Trennen? Ihre abgelegten PDFs und ihr Ankunftsverlauf bleiben. NameQuick vergisst das Konto, seine Absender und die Anmeldung (aus Ihrem Schlüsselbund entfernt) und hört auf zu prüfen. Ihre Mail wird nie angetastet. Sie können das App-Passwort zusätzlich bei Ihrem Anbieter widerrufen.

Werden Outlook / Microsoft 365 unterstützt? Noch nicht. Heute unterstützt NameQuick Gmail und Google Workspace, iCloud Mail, GMX / web.de, Fastmail, Yahoo Mail, Proton Mail (über Proton Mail Bridge) und jeden anderen IMAP-Server, den Sie von Hand einrichten.

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Neu bei NameQuick? Beginnen Sie mit dem Schnellstart und richten Sie danach ein Postfach auf einen Ordner.