ScanSnap-Scans automatisch benennen, unter Windows und auf dem Mac

Dein ScanSnap scannt, NameQuick benennt. ScanSnap Home speichert jeden Scan in einen Ordner, ohne dich etwas zu fragen. NameQuick überwacht diesen Ordner, liest jeden Scan und gibt ihm einen Namen nach dem, was auf der Seite steht, etwa 2026-10-14_Acme_INV-1042.pdf. Die Schritte sind unter Windows und auf dem Mac gleich.

ScanSnap Home kann einen Scan selbst benennen, sucht sich den Titel aber selbst aus dem Dokument aus. Laut Ricohs Hilfe lässt sich nicht festlegen, welcher Teil des Dokuments zum Titel wird. Eine bestimmte Angabe wie die Rechnungsnummer kannst du also nicht verlangen. Ein Preset in NameQuick benennt jeden Scan einer Art gleich, mit den Angaben, die du wählst.

1. ScanSnap Home ohne Rückfrage speichern lassen#

Leg in ScanSnap Home ein Profil an, das direkt in einen Ordner speichert. Du brauchst ein neues Profil, weil das fertige Profil Scan to Folder nach jedem Scan nach Name und Ordner fragt.

Zwei weitere Einstellungen lohnen sich. Du findest beide im Profil unter Detaillierte Einstellungen:

Eine Datei pro Dokument. NameQuick benennt Dateien. Es teilt kein PDF in mehrere Dokumente auf. Legst du einen Stapel aus mehreren Dokumenten auf einmal ein, lass ScanSnap Home ihn aufteilen: Stell Dateiformat auf PDF (Mehrfach) (*.pdf), öffne das Fenster PDF-Datei-Option und wähl dort Erstellen Sie eine PDF-Datei nach Nummer oder festgelegtem Blatt. Für einen Stapel einseitiger Briefe stellst du die Blattzahl auf 1. Stapel mit unterschiedlich langen Dokumenten scannst du leichter Dokument für Dokument.

2. Wähl, wie NameQuick die Scans benennt#

Du hast zwei Möglichkeiten:

• Smart umbenennen für gemischte Post, etwa Briefe, Rechnungen und Formulare in einem Stapel. Es braucht keine Einrichtung. Siehe Smart umbenennen.
• Ein Preset für eine Art von Dokument, etwa Rechnungen, wenn jeder Name demselben Muster folgen soll.

So benennst du Rechnungen nach Datum, Lieferant und Rechnungsnummer:

1. Dateinamenvorlage anlegen

   Presets›Neues Preset

   Wähl Dateinamenvorlage.

2. Drei Felder hinzufügen

   Füg mit Teil hinzufügen › Neues Feld… drei Felder hinzu und nenn sie Rechnungsdatum, Lieferant und Rechnungsnummer. Die KI liest den Namen eines Felds als Anweisung, was sie suchen soll.

3. Sag, wo die Rechnungsnummer steht

   Wähl den Teil für die Rechnungsnummer aus, klick auf Anweisungen für diesen Teil hinzufügen und beschreib sie, etwa Die Nummer nach "Rechnung Nr." oben rechts auf Seite 1.

4. Leg fest, was bei einer fehlenden Angabe passiert

   Lass Wenn nicht gefunden für die Rechnungsnummer auf Datei überspringen. Ein Scan ohne Nummer wird dann nicht umbenannt. Er wartet in Alle Dateien, markiert mit Angaben nötig, bis du die Nummer eintippst.

5. Mit echten Scans testen

   Teste das Preset mit ein paar deiner eigenen Scans, bevor du es einsetzt. Siehe Vor dem Einsatz testen.

Dieses Preset ergibt Namen wie 2026-10-14_Acme_INV-1042.pdf. Reihenfolge, Trennzeichen und Schreibweise jeder Angabe kannst du ändern. Siehe Presets.

3. Den Scan-Ordner überwachen#

1. Ordner hinzufügen

   Klick in NameQuick in der Seitenleiste auf + neben Ordner und wähl den Ordner, in den ScanSnap Home speichert.

2. Wähl, wie Dateien benannt werden

   Wähl in der Zeile des Ordners in der Seitenleiste Smart umbenennen oder dein Preset.

3. Wähl Zuerst prüfen

   Einstellungen›Ordner

   Stell den Schalter des Ordners auf Zuerst prüfen.

4. Scann ein paar Seiten

   Scann mit deinem neuen ScanSnap-Profil. Jeder Scan erscheint in Alle Dateien, markiert mit Neuer Name. Prüf die Namen und klick auf Anwenden.

Passen die Namen ein paar Tage lang, kannst du den Ordner auf Automatisch umbenennen stellen. Dateien, die schon im Ordner liegen, wenn du ihn hinzufügst, bleiben unverändert, außer du entscheidest bei der ersten Einrichtung anders. Mehr dazu unter Überwachte Ordner.

NameQuick benennt Scans nur, solange es läuft:

4. Optional: die benannten Scans ablegen#

Eine Regel kann jeden Scan verschieben, nachdem NameQuick ihn benannt hat, etwa jede Rechnung in einen Ordner Rechnungen. Leg die Regel unter Nachdem eine Datei umbenannt wurde an, dann wird die Datei mit ihrem neuen Namen verschoben. Auf dem Mac kann dieselbe Art von Regel Scans an DEVONthink schicken.

Ein ScanSnap-Profil pro Dokumentart#

ScanSnap Home kann mehrere Profile haben, und jedes speichert in seinen eigenen Ordner. Gib jedem Ordner in NameQuick seine eigene Benennung. Dann entscheidet das Profil, das du am Scanner wählst, wie der Scan heißt:

Wo deine Scans gelesen werden#

Für das Benennen gibt es keinen eigenen Schritt zur Texterkennung. Die KI liest jeden Scan aus dem Seitenbild. Wo das passiert, hängt von deinem Tarif ab:

• Managed: Der Scan geht an den Dienst von NameQuick in der EU, der ihn nicht zum Trainieren von KI nutzt.
• Self-Managed mit deinem eigenen Cloud-API-Schlüssel: Der Scan geht an den KI-Anbieter, den du gewählt hast.
• Self-Managed mit einem lokalen Modell: Der Scan wird auf deinem Computer gelesen. Unter Windows nutzt du dafür Ollama, LM Studio oder Integriert, die Engine, die mit der App kommt. Auf dem Mac nutzt du Ollama, LM Studio oder MLX. Ein lokales Modell liest ein gescanntes PDF als bis zu drei Seitenbilder und muss Bilder lesen können.

Siehe Datenschutz und Lokale KI-Modelle.

Grenzen#

Häufige Fragen#