Inhaltssuche
Finde Dateien in deiner NameQuick-Bibliothek anhand ihres Textes – mit lokalem Index und Texterkennung auf Mac und Windows.
Mit der Inhaltssuche findest du Dateien in deiner NameQuick-Bibliothek anhand des Textes, der darin steht. Du musst also weder den Dateinamen noch den Speicherort kennen. NameQuick 3 erstellt dafür einen lokalen Suchindex und erkennt bei Bedarf Text in Scans und Bildern – auf Mac und Windows.
Die Suche umfasst die Dateien in Alle Dateien, zum Beispiel aus deinen überwachten Ordnern. Sie durchsucht nicht sämtliche Dateien auf deinem Computer.
So suchst du nach Dokumenttext#
Alle Dateien öffnen
Suchbegriff eingeben
Gib deinen Suchbegriff in das Feld Alle Dateien durchsuchen ein. Du erkennst es am Platzhalter Name, Pfad oder Dokumenttext suchen. Dasselbe Feld durchsucht Dateinamen, Pfade und Dokumenttext; du brauchst keinen separaten Suchmodus.
Treffer auswählen
Bei einem Inhaltstreffer findest du in den Dateidetails unter Inhaltstreffer die Quelle und, falls verfügbar, die Seite, etwa PDF-Text, Seite 3.
Achtung
Bereits in den Ergebnissen können eine Quellenangabe und ein Textausschnitt erscheinen. Der Ausschnitt zeigt dir, warum die Datei gefunden wurde. Er bestätigt aber nicht, dass ein Datum oder ein Betrag sachlich richtig ist. Prüfe solche Angaben im Originaldokument und in ihrem Zusammenhang.
Mit einem bekannten Begriff beginnen#
Die Inhaltssuche beantwortet keine Fragen zu deinen Dokumenten. Entscheidend ist der vorhandene beziehungsweise erkannte Text, nicht eine Interpretation deiner Frage.
Starte mit einem wörtlichen Begriff oder einer Referenz, von der du weißt, dass sie im Dokument vorkommt. Frei erfundene Beispiele: ein Lieferantenname, eine Rechnungsnummer, eine Vertragsformulierung oder ein Wort auf einem fotografierten Kassenbon.
Welche Inhalte du durchsuchen kannst#
| Quelle | Was gelesen wird |
|---|---|
| PDF-Text | Eingebetteter Text aus PDFs |
| Dokumenttext | Text aus unterstützten Office-Dokumenten |
| Textdatei | Inhalt von Textdateien |
| PDF-OCR | Gescannte PDF-Seiten, nur auf Seiten, deren eingebetteter Text nicht ausreicht, nicht pauschal auf jeder Seite |
| Bild-OCR | Eigenständige Bilddateien |
Eine Übersicht findest du unter Unterstützte Formate. OCR steht dabei für automatische Texterkennung.
Lokal auf deinem Computer
Für gescannte PDF-Seiten und eigenständige Bilddateien nutzt NameQuick die Texterkennung des Betriebssystems: auf dem Mac die macOS-Texterkennung, unter Windows die Windows-Texterkennung. Für diese Texterkennung verlassen weder der erkannte Text noch die Bilddaten deinen Computer.
Lokaler Index und verfügbare Dateien#
Der Suchindex liegt in einer lokalen Datenbank auf deinem Computer. NameQuick indiziert nur Dateien, die vollständig lokal verfügbar sind. Cloud-Platzhalter werden übersprungen, bis die eigentlichen Dateien heruntergeladen sind.
Die Indizierung läuft im Hintergrund und pausiert während stapelweiser Umbenennungen. Sobald weitere Inhalte verfügbar sind, aktualisieren sich die Suchergebnisse. Auch wenn die Inhaltsindizierung einer Datei fehlschlägt, funktioniert die Suche nach ihrem Namen oder Pfad weiterhin.
Grenzen und Hinweise richtig einordnen#
Nicht jede Datei lässt sich vollständig indizieren. Hinweise zu einer Datei erklären mögliche Einschränkungen:
„Diese Datei ist nicht geladen. Ihr Inhalt wurde daher nicht indiziert.“
Bei einem Cloud-Platzhalter kannst du diesen Hinweis sehen. Lade die Datei zunächst über deinen Cloud-Dienst herunter. Danach kann NameQuick ihren Inhalt erfassen.
„Dieses PDF ist passwortgeschützt.“ · „Nur ein Teil dieses PDFs konnte indiziert werden.“
Bei großen Dateien kann nur ein begrenzter Teil durchsuchbar sein. Für nicht unterstützte Dateitypen ist keine Inhaltssuche verfügbar.
„Die Texterkennung ist nicht verfügbar, weil auf diesem Computer keine nutzbare Erkennungssprache installiert ist.“
Die Suche nach Name oder Pfad funktioniert trotzdem weiterhin.
Achtung
Ein fehlender Treffer beweist deshalb nicht, dass ein Wort im Dokument fehlt. Das gilt besonders bei einer unvollständigen oder fehlgeschlagenen Indizierung. Suche dann auch nach einem bekannten Teil des Dateinamens oder Pfads und prüfe das Dokument selbst.
Inhaltssuche und Benennung sind getrennt#
Die Indizierung für die Inhaltssuche erfolgt lokal. Für die Benennung gilt dagegen dein gewählter Modus: Managed verarbeitet Inhalte in der EU-Cloud und nutzt sie nicht für KI-Training. Self-Managed mit einem Cloud-API-Schlüssel sendet Inhalte an den gewählten Anbieter. Ein eingerichtetes lokales Modell verarbeitet sie auf deinem Gerät. Mehr dazu erfährst du unter Datenschutz.
Die Inhaltssuche hilft dir beim Wiederfinden; sie ersetzt keine Benennung. Nutze Smart umbenennen, um unübersichtlich benannten Dateien anhand ihres Inhalts aussagekräftige Namen zu geben.