Beispiele für Forschung und Publikationen
Forschungsarbeiten und Publikationen auf Mac und Windows umbenennen und organisieren
Paper kommen als Downloads mit Namen wie paper.pdf, download (3).pdf oder einer kryptischen DOI-Zeichenkette an. NameQuick liest jedes einzelne und baut einen einheitlichen Dateinamen aus Erscheinungsjahr, Erstautor, Kurztitel und Status.
Nutze diesen Ablauf für Zeitschriftenartikel, Preprints, Konferenzpaper, Abschlussarbeiten, Working Papers und PDFs aus Datenbanken. NameQuick liest jede Paper-PDF, holt Erscheinungsjahr, Erstautor und Titel von der Seite und baut einen zitierfähigen Dateinamen, der nach Jahr und dann Autor sortiert ist, bevor du importierst oder archivierst. Es prüft keine Zitate und ersetzt keine Literaturverwaltung.
Zum Beispiel kann paper.pdf zu 2024_Smith_Neuronale-Netze-Gesundheit_Veroeffentlicht.pdf werden.
Was in einem Forschungsordner ankommt
PDF-Exporte aus Zeitschriften und Datenbanken landen in Downloads mit Namen wie 1-s2.0-main.pdf oder einer Artikelnummer.
Preprint-Downloads sind nach einer Kennung benannt statt nach Autor oder Titel.
Paper und Entwürfe von Co-Autoren oder Kollegen, meist paper.pdf oder download (3).pdf genannt.
Gedruckte Artikel aus dem Scanner, oft als scan_001.pdf oder bildbasierte PDF gespeichert.
Starte mit dem Dateinamenformat für Paper
Starte mit einem Dateinamenformat, wenn jede Datei derselben Feldreihenfolge folgen soll. Gehe zu Presets → Neues Preset → Dateinamenvorlage und nutze diese Vorgabe.
Felder - Erscheinungsjahr - Erstautor - Kurztitel - Publikationsstatus Muster {year}_{author}_{short_title}_{status} Feldregeln - Nutze das Erscheinungsjahr vierstellig. - Nutze den Nachnamen des Erstautors. - Kürze den Titel auf 3 bis 6 aussagekräftige Wörter. - Nutze den Status nur, wenn er sichtbar ist: Veroeffentlicht, Entwurf, Preprint, Angenommen. - Erfinde keine fehlenden Zitationsangaben. Nicht aufnehmen - vollständige Autorenlisten - DOIs oder lange Kennungen anstelle eines Titels - geratene Jahre oder Venues
Varianten des Dateinamenformats
Wähle die Variante, die dazu passt, wie du diese Dateien sortierst. Jede behält dasselbe strukturierte Muster.
Für Zeitschriftenartikel, Konferenzpaper und heruntergeladene PDFs.
- •Setz das vierstellige Jahr nach vorn, damit sich Paper nach Jahr sortieren lassen.
- •Nutze den Nachnamen des Erstautors, nicht die ganze Autorenliste.
- •Begrenze den Kurztitel auf 3 bis 6 aussagekräftige Wörter.
Felder, die NameQuick aus einem Paper liest
| Feld | Nützlich für | Beispiel |
|---|---|---|
| Erscheinungsjahr | Paper chronologisch sortieren | 2024 |
| Erstautor | Paper nach Erstautor finden | Smith, Chen |
| Kurztitel | Ein Paper erkennen, ohne es zu öffnen | Neuronale-Netze-Gesundheit |
| Publikationsstatus | Veröffentlichtes von Entwürfen und Preprints trennen | Veroeffentlicht, Entwurf, Preprint, Angenommen |
| Venue oder Typ | Paper nach Erscheinungsort gruppieren (optional) | Zeitschrift, Konferenz, Abschlussarbeit, Preprint |
Halte sensible Daten aus Dateinamen heraus
Diese Angaben sollten nie in einem Dateinamen auftauchen. Das Dateinamenformat und die schriftlichen Anweisungen schließen sie standardmäßig aus.
- vollständige Autorenlisten
- lange DOIs oder Kennungen anstelle eines Titels
- geratene Jahre oder Venues
- unveröffentlichte oder gesperrte Details, die nicht in einen geteilten Ordner gehören
Ein praktischer Ablauf
Sammle Paper in einem Ordner
Lege neue Downloads, Preprints, per E-Mail erhaltene Manuskripte und Scans in einem einzigen Prüfordner ab, etwa ~/Dokumente/Paper-Eingang/, oder im Importordner deiner Literaturverwaltung.
Wende das Dateinamenformat für Paper an
Nutze das Paper-Dateinamenformat, damit jede Datei demselben Muster folgt. Das Format hält Jahr, Erstautor, Kurztitel und Status in einer festen Reihenfolge.
Prüfe die vorgeschlagenen Namen in der Vorschau
Prüfe das vierstellige Jahr, den Nachnamen des Erstautors, einen klaren Kurztitel und einen Status, den das Paper wirklich zeigt. Stelle sicher, dass keine vollständige Autorenliste und keine rohe DOI im Namen auftaucht.
Benenne den Stapel um
Wende die Umbenennungen zusammen an, damit die Suche im Finder oder Explorer und deine Backups einheitliche Dateinamen sehen, die nach Jahr und dann Autor sortiert sind.
Sortiere nach Jahr oder Thema
Regeln gelten nur in überwachten Ordnern: Füge deinen Paper-Eingang unter Einstellungen → Ordner → Ordner hinzufügen hinzu (anfangs mit Zuerst prüfen) und lass Regeln unter Nachdem eine Datei umbenannt wurde umbenannte Paper in Jahres- oder Themenordner verschieben. Mit Tags setzen ergänzt du Tags; auf dem Mac erscheinen sie als Finder-Tags.
Übergib an eine Literaturverwaltung
Zitierfähige Dateinamen lassen sich leichter in eine Literaturverwaltung importieren, etwa einen Import-Ordner von Zotero oder Papers. Lass die Literaturverwaltung das System bleiben, das deine Zitationsmetadaten hält.
Optional: schriftliche Anweisungen nutzen
Wenn freie Anweisungen besser zu diesem Ordner passen, füge diese in Presets → Neues Preset → Schriftliche Anweisungen ein. Ein Dateinamenformat bleibt der konsistentere Startpunkt, wenn jede Datei derselben Struktur folgen soll.
Benenne dieses Forschungspaper anhand seines sichtbaren Inhalts um. Die Datei ist ein Zeitschriftenartikel, ein Preprint, ein Konferenzpaper, eine Abschlussarbeit, ein Working Paper oder eine aus einer Datenbank heruntergeladene PDF. Erstelle einen kurzen Dateinamen, der auf Mac und Windows funktioniert. Bevorzugtes Muster: {year}_{author}_{short_title}_{status} Regeln: - Nutze das Erscheinungsjahr vierstellig. - Nutze nur den Nachnamen des Erstautors. Nimm nicht die ganze Autorenliste auf. - Kürze den Titel auf 3 bis 6 aussagekräftige Wörter. Verbinde die Wörter mit Bindestrichen. - Ergänze den Status nur, wenn er sichtbar ist: Veroeffentlicht, Entwurf, Preprint, Angenommen. - Erfinde keine fehlenden Angaben wie Jahr, Autor, Venue oder DOI. - Wenn Jahr oder Autor unklar sind, nutze Unknown für dieses Feld. - Setze keine DOI oder lange Kennung anstelle des Titels. - Entferne unsichere Dateinamenzeichen: / \ : * ? " < > | und Zeilenumbrüche. - Behalte die ursprüngliche Dateiendung bei. Fallback: - Wenn nur Jahr und Autor verlässlich sind, nutze {year}_{author}. - Wenn fast nichts lesbar ist, erfinde keinen Namen. Gib nur den Dateinamen zurück, ohne Erklärung.
Erst umbenennen, dann einsortieren
Sobald die Namen stabil sind, können Regeln in überwachten Ordnern Dateien nach dem Umbenennen verschieben und taggen. Sie prüfen den fertigen Namen und Dateieigenschaften, nicht den Inhalt. Halte die ersten Regeln eng.
Mit dem Paper-Dateinamenformat umbenennen
Baue Namen aus Erscheinungsjahr, Erstautor, Kurztitel und Status.
Thema oder Status taggen
Ergänze per Regel mit Tags setzen Tags wie ein Thema, Preprint oder To-Read, sobald der Dateiname klar ist. Auf dem Mac erscheinen sie als Finder-Tags; unter Windows landen sie nur bei Formaten mit Eigenschaften in der Datei, bei PDFs bleiben sie im Verlauf von NameQuick.
Verlässliche Paper einsortieren
Verschiebe klare Paper in Jahres- oder Themenordner. Lass Paper mit unklarem Jahr oder Autor im Prüfordner.
| Regel | Auslöser oder Bedingung | Aktion | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Jahresarchiv | Name entspricht ^2024_ (eine Regel pro Jahr) | Datei verschieben → in einen Ordner verschieben: Forschung/2024, dazu Tags setzen. Nicht {year} nutzen: Das ist das Verarbeitungsjahr, nicht das Erscheinungsjahr | 2024_Smith_Neuronale-Netze-Gesundheit_Veroeffentlicht.pdf |
| Preprints und Entwürfe | Name enthält _Preprint, _Entwurf | In den Ordner Forschung/Preprints verschieben und mit Tags setzen To-Read vergeben | 2023_Jones_Klimamodell-Ueberblick_Preprint.pdf |
| Zur Prüfung | Name enthält Zur-Pruefung, Unknown (Marker aus deinem Preset, z. B. über Wenn nicht gefunden → Text verwenden) | In den Ordner Forschung/Zur-Pruefung verschieben und mit Tags setzen markieren | Zur-Pruefung_1-s2.0-main.pdf |
Beispiele für Finder-Ordnerstrukturen
Paper nach Jahr gruppiert
Nutze das, wenn du deine Bibliothek chronologisch sortierst.
Naming emphasis: {year}_{author}_{short_title}_{status}
Was NameQuick nicht macht
NameQuick erstellt lesbare, einheitliche Dateinamen für lokale Dateien auf Mac und Windows. Für diese Dateien macht es Folgendes nicht:
- Zitate oder bibliografische Angaben prüfen
- eine Literaturverwaltung wie Zotero, Mendeley oder Papers ersetzen
- Plagiate oder Retraction-Status erkennen
- fehlerfreies Lesen gescannter oder zweispaltiger PDFs garantieren
- fehlende Metadaten wie Jahr, Autor oder Venue erfinden
Häufige Fragen
Wie findet es Erstautor und Jahr?
NameQuick liest den sichtbaren Text des Papers, einschließlich Titelblock und Publikationszeile, um den Nachnamen des Erstautors und das vierstellige Jahr zu finden. Wenn beides klar ist, wird es direkt genutzt. Wenn Autor oder Jahr unklar sind, entscheidet dein Preset: Mit Wenn nicht gefunden → Text verwenden steht dort z. B. Unknown, mit Datei überspringen wartet die Datei zur Prüfung, statt dass geraten wird. Die KI kann sich trotzdem verlesen, prüfe die Namen also.
Was passiert, wenn die PDF keinen klaren Titel hat?
NameQuick kürzt den sichtbaren Titeltext auf 3 bis 6 aussagekräftige Wörter. Damit bei fehlendem Titel keine DOI und kein Platzhalter im Namen landet, stell beim Titel-Feld Wenn nicht gefunden auf Datei überspringen: Die Datei wartet dann zur Prüfung, und du benennst sie von Hand.
Kann es gescannte oder zweispaltige Paper lesen?
Bei gescannten PDFs und Bildern liest das KI-Modell den Text aus dem Seitenbild (ohne separaten lokalen OCR-Schritt) und schlägt dann einen Dateinamen aus Jahr, Autor, Kurztitel und Status vor. Mit Managed werden bei langen PDFs nur die ersten 15 Seiten gesendet. Zweispaltige Layouts und schwache Scans sind schwerer zu lesen, prüfe die Ergebnisse also in der Vorschau, bevor du sie anwendest.
Ersetzt das Zotero oder eine Literaturverwaltung?
Nein. NameQuick benennt die Dateien, damit der Import sauberer ist und der Ordner nach Jahr und dann Autor sortiert bleibt. Lass Zotero, Mendeley, Papers oder eine andere Literaturverwaltung das System bleiben, das deine Zitationsmetadaten speichert und deine Bibliografie baut.
Organisiere einen Ordner voller Paper
Benenne 30 Dateien kostenlos um. Prüfe jeden zitierfähigen Namen in der Vorschau, bevor du ihn anwendest, und importiere die Dateien dann in deine Literaturverwaltung.