Beispiele für Rechnungen und Lieferantendokumente
Rechnungen und Lieferantendokumente auf dem Mac umbenennen und organisieren
Lieferantenrechnungen, Bestellungen und Steuerformulare kommen als scan_001.pdf, rechnung.pdf oder download (3).pdf an. NameQuick liest jedes Dokument und baut einen einheitlichen Dateinamen aus Datum, Anbieter, Dokumentnummer und Betrag.
Nutze diesen Workflow für Lieferantenrechnungen, Handwerker- und Dienstleisterrechnungen, Bestellungen, Gutschriften, Steuerformulare und deutsche Kostendokumente. NameQuick liest jedes PDF, zieht Datum, Anbieter, Dokumentnummer und Betrag von der Seite und baut daraus den Dateinamen, bevor du ablegst, übergibst, importierst oder archivierst. Es gibt nichts frei, bezahlt nichts und bucht nichts in dein Buchhaltungssystem.
Zum Beispiel kann scan_001.pdf zu 2026-01-14_Bauhaus_RE-1182_246,90-EUR.pdf werden.
Was in einem Lieferantenordner ankommt
Rechnungen und Auszüge aus Lieferanten- und SaaS-Portalen, oft mit Namen wie rechnung.pdf oder download (3).pdf.
Rechnungen und Bestellungen, die an ein Buchhaltungspostfach weitergeleitet und mit generischen Namen gespeichert wurden.
Papierrechnungen und Lieferscheine, als PDF gescannt und oft scan_001.pdf genannt.
Bestellungen und Auftragsbestätigungen aus einem Beschaffungs- oder ERP-Tool.
Starte mit dem Rechnungs-Dateinamenformat
Starte mit einem Dateinamenformat, wenn jede Datei derselben Feldreihenfolge folgen soll. Geh zu Naming Presets > New > Filename Format und nutze diese Vorlage.
Felder - Rechnungsdatum - Anbietername - Rechnungsnummer - Gesamtbetrag - Währung Muster {invoice_date}_{vendor_name}_RE-{invoice_number}_{total_amount}-{currency} Feldregeln - Formatiere das Rechnungsdatum als YYYY-MM-DD. - Verwende den Namen des ausstellenden Anbieters oder Lieferanten. - Verwende die Rechnungs-, Beleg- oder Referenznummer, wenn sie sichtbar ist. - Formatiere den Betrag mit zwei Nachkommastellen. - Verwende den ISO-Währungscode, wenn er sichtbar ist. - Lass fehlende Felder weg. Rate nicht. Nicht aufnehmen - Steuernummern - IBANs - vollstaendige Kontonummern - Kartennummern - Adressen - Telefonnummern
Deutsche Kostendokumente (Anbieter, Gewerk, Kostenart)
Für Dokumente von deutschen Handwerkern, Dienstleistern und Lieferanten nutzt du dieses Kostendokument-Dateinamenformat. Es sortiert nach Gewerk und Kostenart und hält Steuernummern, IBANs und Kontonummern aus dem Dateinamen heraus. Füge es in Benennungsvorlagen > Neu > Dateinamenformat ein.
Felder - Rechnungsdatum - Anbietername - Gewerk - Kostenart - Gesamtbetrag - Währung Muster {rechnungsdatum}_{anbietername}_{gewerk}_{kostenart}_{gesamtbetrag}-{waehrung} Feldregeln - Datum als YYYY-MM-DD formatieren. - Anbieter ist Lieferant, Absender oder Dienstleister. - Gewerk kurz halten, zum Beispiel Elektro, Sanitaer, Reinigung, Software, Beratung. - Kostenart kurz halten, zum Beispiel Material, Dienstleistung, Wartung, Miete. - Fehlende Felder weglassen, nicht raten. Nicht aufnehmen - Steuernummern - IBANs - vollstaendige Kontonummern - Kartennummern
Dateinamenformat-Varianten
Wähle die Variante, die dazu passt, wie du diese Dateien sortierst. Jede behält dasselbe strukturierte Muster.
Für Lieferantenrechnungen, Handwerkerrechnungen, SaaS-Rechnungen und Nebenkosten.
- •Setz das Datum nach vorn, damit sich Rechnungen nach Monat sortieren lassen.
- •Verwende die Rechnungs-, Beleg- oder Referenznummer, wenn eine sichtbar ist.
- •Verwende den ISO-Währungscode aus dem Dokument.
Felder, die NameQuick aus einem Lieferantendokument liest
| Feld | Nützlich für | Beispiel |
|---|---|---|
| Rechnungsdatum | Lieferantendokumente chronologisch sortieren | 2026-01-14 |
| Anbieter oder Lieferant | Dokumente nach Aussteller finden | Bauhaus |
| Dokumentnummer | Rechnungen oder Bestellungen den Unterlagen zuordnen | RE-1182, PO-4509 |
| Gesamtbetrag | Ein Dokument über den Betrag finden | 246,90 |
| Währung | Dokumente über Regionen hinweg trennen | EUR, USD, BRL |
| Dokumenttyp | Die Datei auf einen Blick verständlich halten | Rechnung, Bestellung, Steuerformular |
| Empfänger oder Rechnungsadressat | Dokumente zuordnen, wenn du Bücher für mehrere Einheiten führst | Einheit-A |
Halte sensible Daten aus Dateinamen heraus
Diese Angaben sollten nie in einem Dateinamen auftauchen. Das Dateinamenformat und die schriftlichen Anweisungen schließen sie standardmäßig aus.
- private oder geschäftliche Steuernummern
- IBANs sowie BIC- oder SWIFT-Codes
- vollständige oder teilweise Bankkontonummern
- Kartennummern
- Privat- oder Rechnungsadressen
- Telefonnummern
Ein praktischer Workflow
Lieferantendokumente in einem Ordner sammeln
Lege neue Rechnungen, Bestellungen und Steuerformulare in einen einzigen Prüfordner, zum Beispiel ~/Dokumente/Lieferanten-Eingang/. Dort können Portal-Downloads, E-Mail-Anhänge und gescannte Papierdokumente liegen.
Das Rechnungs-Dateinamenformat anwenden
Nutze das Rechnungs-Dateinamenformat, damit jedes Dokument demselben Muster folgt. Für deutsche Handwerks- und Kostendokumente nimm das Kostendokument-Dateinamenformat mit Gewerk und Kostenart.
Die vorgeschlagenen Namen prüfen
Prüfe das Datum, einen sauberen Anbieternamen, die Rechnungs- oder Bestellnummer, die Summe und die Währung. Stell sicher, dass keine Steuernummer, IBAN oder Kontonummer im Namen auftaucht.
Den Stapel umbenennen
Wende die Umbenennungen gemeinsam an, damit Finder-Suche, Spotlight und Backups einheitliche, sortierbare Namen für Lieferantendokumente sehen.
Nach Anbieter, Typ oder Jahr einsortieren
Nutze Regeln oder einen Watch Folder, um umbenannte Dokumente in Anbieter-, Typ- oder Jahresordner zu verschieben. Schick Bestellungen an den Einkauf und Steuerformulare in den Steuerordner.
An die Buchhaltung übergeben
Lesbare Dokumente lassen sich leichter an eine Buchung anhängen, in ein Kreditoren-Tool hochladen oder mit einer Steuerkanzlei teilen. Dein Buchhaltungs-, Kreditoren- und ERP-System bleibt das führende System.
Optional: schriftliche Anweisungen nutzen
Wenn freie Anweisungen besser zu diesem Ordner passen, füge diese in Naming Presets > New > Written Instructions ein. Ein Dateinamenformat bleibt der konsistentere Startpunkt, wenn jede Datei derselben Struktur folgen soll.
Benenne dieses Lieferantendokument anhand seines sichtbaren Inhalts um. Die Datei ist eine Lieferantenrechnung, eine Bestellung, eine Gutschrift oder ein Steuerformular. Erzeuge einen kompakten, sicheren macOS-Dateinamen. Bevorzugte Muster: - Rechnung: {date}_{vendor}_RE-{invoiceNumber}_{amount}-{currency} - Bestellung oder Lieferantenrechnung: {date}_{vendor}_PO-{poNumber}_{amount}-{currency} - Steuerformular: {taxYear}_{formType}_{issuer} Regeln: - Verwende das Rechnungs-, Beleg- oder Dokumentdatum. Formatiere es als YYYY-MM-DD. Verwende YYYY für Steuerjahr-Dokumente. - Verwende den Namen des ausstellenden Anbieters, Lieferanten oder Zahlers. Entferne überflüssige Zusätze wie Inc., LLC, Ltd. oder GmbH, wenn sie nicht gebraucht werden. - Verwende die Rechnungsnummer als RE-{number}, die Bestellung als PO-{number} oder die dort beschriftete Nummer, je nach Beschriftung im Dokument. - Formatiere den Betrag mit zwei Nachkommastellen, zum Beispiel 246,90-EUR oder 842,50-EUR. Verwende die im Dokument angegebene Währung. - Verwende eine Dokumenttyp-Bezeichnung, wenn der genaue Typ klar ist: Rechnung, Lieferantenrechnung, Bestellung, Gutschrift, Steuerformular. - Lass jedes Feld weg, das du nicht lesen kannst. Rate nicht. - Nimm keine Steuernummern, IBANs, Kontonummern, Kartennummern, Adressen oder Telefonnummern auf. - Entferne unsichere Dateinamenzeichen: / \ : * ? " < > | und Zeilenumbrüche. - Behalte die ursprüngliche Dateiendung bei. Fallback: - Sind nur Datum und Anbieter zuverlässig, verwende {date}_{vendor}_{documentType}. - Ist fast nichts lesbar, verwende Zur-Pruefung_{originalBaseName}. Gib nur den Dateinamen zurück, ohne Erklärung.
Erst umbenennen, dann einsortieren
Sobald die Namen stabil sind, können Regeln Dateien verschieben und taggen. Halte die ersten Regeln eng und schick unlesbare Dateien in die Prüfung.
Mit dem Rechnungs- oder Kosten-Dateinamenformat umbenennen
Baue Namen aus Datum, Anbieter, Dokumentnummer, Summe und Währung.
Dokumenttyp im Finder taggen
Vergib Finder-Tags wie Rechnung, Bestellung oder Steuer, sobald der Dateiname klar ist.
Zuverlässige Dokumente einsortieren
Verschiebe klare Dokumente in Anbieter-, Typ- oder Jahresordner. Lass unlesbare Scans im Prüfordner.
| Regel | Auslöser oder Bedingung | Aktion | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Rechnungsarchiv | Dateiname enthält _RE- oder der Dokumenttyp ist Rechnung | Nach Lieferanten/{year}/Rechnungen/ verschieben und mit Rechnung taggen | 2026-01-14_Bauhaus_RE-1182_246,90-EUR.pdf |
| Bestellungen | Dateiname enthält _PO- | Nach Einkauf/{year}/Bestellungen/ verschieben und mit PO taggen | 2026-05-01_Wuerth_PO-4509_1284,00-EUR.pdf |
| Steuerformulare | Dateiname beginnt mit einem Steuerjahr und enthält Lohnsteuer, Steuerformular oder USt | Nach Finanzen/{taxYear}/Steuer/ verschieben und mit Steuer taggen | 2025_Lohnsteuerbescheinigung_Muster-GmbH.pdf |
| Deutsche Kostendokumente | Dateiname enthält einen Gewerk-Wert wie Elektro, Sanitaer oder Reinigung | Nach Kosten/{jahr}/{gewerk}/ verschieben und mit der Kostenart taggen | 2026-03-14_Elektro-Schmidt_Elektro_Material_842,50-EUR.pdf |
| Zur Prüfung | Dateiname beginnt mit Zur-Pruefung oder der Anbieter fehlt | In Lieferanten-Eingang/Zur-Pruefung behalten und ein Finder-Tag vergeben | Zur-Pruefung_scan_001.pdf |
Beispiele für Finder-Ordnerstrukturen
Lieferantendokumente nach Lieferant gruppiert
Nutze das, wenn du Dokumente pro Lieferant führst.
Naming emphasis: {date}_{vendor}_{document_number}_{amount}-{currency}
Was NameQuick nicht macht
NameQuick erzeugt lesbare, einheitliche Dateinamen für lokale Mac-Dateien. Für diese Dateien macht es Folgendes nicht:
- Rechnungen freigeben, bezahlen oder buchen
- Bestellungen mit Rechnungen abgleichen oder einen Dreiwegeabgleich durchführen
- Kreditoren abstimmen
- über Abzugsfähigkeit entscheiden oder Steuern einreichen
- Buchhaltungs-, Rechnungswesen-, Kreditoren- oder ERP-Software ersetzen
- OCR-Genauigkeit bei Scans in schlechter Qualität garantieren
Häufige Fragen
Kann NameQuick die Rechnungsnummer und Summe aus einem Lieferantendokument ziehen?
Ja. NameQuick liest PDF-Text und OCR-Text und schlägt dann einen Dateinamen aus Datum, Anbieter, Rechnungs- oder Bestellnummer, Summe und Währung vor. Prüfe die Ergebnisse in der Vorschau, denn manche Anbieter platzieren Nummer oder Summe an ungewöhnlichen Stellen.
Wie geht NameQuick mit Bestellungen und Lieferantenrechnungen um?
Nutze das Dateinamenformat für Bestellungen und Lieferantenrechnungen. NameQuick beschriftet die Dokumentnummer als PO-{number} oder RE-{number}, je nachdem, was das Dokument zeigt, und lässt das Segment weg, wenn es keine Nummer gibt.
Funktioniert es für deutsche Kostendokumente mit Gewerk und Kostenart?
Ja. Das Kostendokument-Dateinamenformat baut Namen aus Rechnungsdatum, Anbietername, Gewerk, Kostenart, Gesamtbetrag und Währung. Halte Gewerk und Kostenart kurz und lass Felder weg, die nicht sichtbar sind.
Landen Steuernummern oder IBANs im Dateinamen?
Nein. Das Dateinamenformat und die schriftlichen Anweisungen schließen Steuernummern, IBANs, Kontonummern, Kartennummern, Adressen und Telefonnummern aus. Prüfe Namen trotzdem immer in der Vorschau, um sicherzugehen, dass kein sensibles Detail auftaucht.
Ersetzt das meine Buchhaltungssoftware?
Nein. NameQuick macht Lieferantendokumente lesbar und einheitlich, damit sie sich leicht ablegen, anhängen oder übergeben lassen. Dein Buchhaltungs-, Kreditoren- oder ERP-System bleibt führend für Freigaben, Zahlungen und Buchungen.
Bring einen Ordner Lieferantendokumente in Ordnung
Managed AI liest jedes Lieferantendokument und benennt es nach Datum, Anbieter, Nummer und Betrag, ohne dass du einen API-Schlüssel einrichten musst. Prüfe jeden Namen in der Vorschau, bevor du anwendest, und gib die Dateien dann an die Buchhaltung weiter. Der Managed-Test startet beim Checkout: 14 Tage mit 50 Umbenennungen.