Beispiele für Rechnungen und Lieferantendokumente
Rechnungen und Lieferantendokumente auf Mac und Windows umbenennen und organisieren
Lieferantenrechnungen, Bestellungen und Steuerformulare kommen als scan_001.pdf, rechnung.pdf oder download (3).pdf an. NameQuick liest jedes Dokument und baut einen einheitlichen Dateinamen aus Datum, Anbieter, Dokumentnummer und Betrag.
Nutze diesen Workflow für Lieferantenrechnungen, Handwerker- und Dienstleisterrechnungen, Bestellungen, Gutschriften, Steuerformulare und deutsche Kostendokumente. NameQuick liest jedes PDF, zieht Datum, Anbieter, Dokumentnummer und Betrag von der Seite und baut daraus den Dateinamen, bevor du ablegst, übergibst, importierst oder archivierst. Es gibt nichts frei, bezahlt nichts und bucht nichts in dein Buchhaltungssystem.
Zum Beispiel kann scan_001.pdf zu 2026-01-14_Bauhaus_RE-1182_246,90-EUR.pdf werden.
Was in einem Lieferantenordner ankommt
Rechnungen und Auszüge aus Lieferanten- und SaaS-Portalen, oft mit Namen wie rechnung.pdf oder download (3).pdf.
Rechnungen und Bestellungen, die an ein Buchhaltungspostfach weitergeleitet und mit generischen Namen gespeichert wurden.
Papierrechnungen und Lieferscheine, als PDF gescannt und oft scan_001.pdf genannt.
Bestellungen und Auftragsbestätigungen aus einem Beschaffungs- oder ERP-Tool.
Starte mit dem Rechnungs-Dateinamenformat
Starte mit einem Dateinamenformat, wenn jede Datei derselben Feldreihenfolge folgen soll. Geh zu Presets > Neues Preset > Dateinamenvorlage und bau die Felder unten mit „Teil hinzufügen“ → „Neues Feld…“ nach; die Feldregeln kommen jeweils unter „Anweisungen für diesen Teil hinzufügen“. Die Schreibweise in geschweiften Klammern beschreibt nur die Reihenfolge, es sind keine Platzhalter zum Einfügen.
Felder - Rechnungsdatum - Anbietername - Rechnungsnummer - Gesamtbetrag - Währung Muster {invoice_date}_{vendor_name}_RE-{invoice_number}_{total_amount}-{currency} Feldregeln - Formatiere das Rechnungsdatum als YYYY-MM-DD. - Verwende den Namen des ausstellenden Anbieters oder Lieferanten. - Verwende die Rechnungs-, Beleg- oder Referenznummer, wenn sie sichtbar ist. - Formatiere den Betrag mit zwei Nachkommastellen. - Verwende den ISO-Währungscode, wenn er sichtbar ist. - Lass fehlende Felder weg. Rate nicht. Nicht aufnehmen - Steuernummern - IBANs - vollstaendige Kontonummern - Kartennummern - Adressen - Telefonnummern
Deutsche Kostendokumente (Anbieter, Gewerk, Kostenart)
Für Dokumente von deutschen Handwerkern, Dienstleistern und Lieferanten nutzt du dieses Kostendokument-Dateinamenformat. Es sortiert nach Gewerk und Kostenart und hält Steuernummern, IBANs und Kontonummern aus dem Dateinamen heraus. Bau es in Presets > Neues Preset > Dateinamenvorlage mit einem Feld pro Teil nach.
Felder - Rechnungsdatum - Anbietername - Gewerk - Kostenart - Gesamtbetrag - Währung Muster {rechnungsdatum}_{anbietername}_{gewerk}_{kostenart}_{gesamtbetrag}-{waehrung} Feldregeln - Datum als YYYY-MM-DD formatieren. - Anbieter ist Lieferant, Absender oder Dienstleister. - Gewerk kurz halten, zum Beispiel Elektro, Sanitaer, Reinigung, Software, Beratung. - Kostenart kurz halten, zum Beispiel Material, Dienstleistung, Wartung, Miete. - Fehlende Felder weglassen, nicht raten. Nicht aufnehmen - Steuernummern - IBANs - vollstaendige Kontonummern - Kartennummern
Dateinamenformat-Varianten
Wähle die Variante, die dazu passt, wie du diese Dateien sortierst. Jede behält dasselbe strukturierte Muster.
Für Lieferantenrechnungen, Handwerkerrechnungen, SaaS-Rechnungen und Nebenkosten.
- •Setz das Datum nach vorn, damit sich Rechnungen nach Monat sortieren lassen.
- •Verwende die Rechnungs-, Beleg- oder Referenznummer, wenn eine sichtbar ist.
- •Verwende den ISO-Währungscode aus dem Dokument.
Felder, die NameQuick aus einem Lieferantendokument liest
| Feld | Nützlich für | Beispiel |
|---|---|---|
| Rechnungsdatum | Lieferantendokumente chronologisch sortieren | 2026-01-14 |
| Anbieter oder Lieferant | Dokumente nach Aussteller finden | Bauhaus |
| Dokumentnummer | Rechnungen oder Bestellungen den Unterlagen zuordnen | RE-1182, PO-4509 |
| Gesamtbetrag | Ein Dokument über den Betrag finden | 246,90 |
| Währung | Dokumente über Regionen hinweg trennen | EUR, USD, BRL |
| Dokumenttyp | Die Datei auf einen Blick verständlich halten | Rechnung, Bestellung, Steuerformular |
| Empfänger oder Rechnungsadressat | Dokumente zuordnen, wenn du Bücher für mehrere Einheiten führst | Einheit-A |
Halte sensible Daten aus Dateinamen heraus
Diese Angaben sollten nie in einem Dateinamen auftauchen. Die Vorlage und die schriftlichen Anweisungen auf dieser Seite schließen sie ausdrücklich aus; übernimm diese Ausschlüsse in dein Preset.
- private oder geschäftliche Steuernummern
- IBANs sowie BIC- oder SWIFT-Codes
- vollständige oder teilweise Bankkontonummern
- Kartennummern
- Privat- oder Rechnungsadressen
- Telefonnummern
Ein praktischer Workflow
Lieferantendokumente in einem Ordner sammeln
Lege neue Rechnungen, Bestellungen und Steuerformulare in einen einzigen Prüfordner, zum Beispiel ~/Dokumente/Lieferanten-Eingang/. Dort können Portal-Downloads, E-Mail-Anhänge und gescannte Papierdokumente liegen.
Das Rechnungs-Dateinamenformat anwenden
Wähl dein Rechnungs-Preset in „Schnell umbenennen“, stell „Vorschläge für hinzugefügte Dateien anwenden“ auf „Zuerst prüfen“ und füg erst dann die Dateien hinzu, damit jedes Dokument demselben Muster folgt. Für deutsche Handwerks- und Kostendokumente nimm das Kostendokument-Dateinamenformat mit Gewerk und Kostenart.
Die vorgeschlagenen Namen prüfen
Prüfe das Datum, einen sauberen Anbieternamen, die Rechnungs- oder Bestellnummer, die Summe und die Währung. Stell sicher, dass keine Steuernummer, IBAN oder Kontonummer im Namen auftaucht.
Den Stapel umbenennen
Wende die Umbenennungen in „Schnell umbenennen“ gemeinsam an (die Schaltfläche zeigt die Anzahl, etwa „12 Namen anwenden“), damit Dateisuche (Finder oder Explorer) und Backups einheitliche, sortierbare Namen für Lieferantendokumente sehen.
Nach Anbieter, Typ oder Jahr einsortieren
Für laufend eintreffende Dokumente mach den Eingangsordner unter Einstellungen → Ordner → „Ordner hinzufügen“ zu einem überwachten Ordner mit deinem Rechnungs-Preset und „Zuerst prüfen“. Regeln unter „Nachdem eine Datei umbenannt wurde“ suchen mit „Name enthält“ ein Wort im fertigen Namen, verschieben die Datei in einen festen Ordner und setzen Tags (auf dem Mac als Finder-Tags). Regeln wirken nur in überwachten Ordnern, nicht auf Dateien, die du selbst hinzufügst. So landen Bestellungen (_PO-) im Einkaufsordner und Steuerformulare im Steuerordner.
An die Buchhaltung übergeben
Lesbare Dokumente lassen sich leichter an eine Buchung anhängen, in ein Kreditoren-Tool hochladen oder mit einer Steuerkanzlei teilen. Dein Buchhaltungs-, Kreditoren- und ERP-System bleibt das führende System.
Optional: schriftliche Anweisungen nutzen
Wenn freie Anweisungen besser zu diesem Ordner passen, füge diese in Presets > Neues Preset > Schriftliche Anweisungen ein. Ein Dateinamenformat bleibt der konsistentere Startpunkt, wenn jede Datei derselben Struktur folgen soll.
Benenne dieses Lieferantendokument anhand seines sichtbaren Inhalts um. Die Datei ist eine Lieferantenrechnung, eine Bestellung, eine Gutschrift oder ein Steuerformular. Erzeuge einen kompakten, sicheren Dateinamen. Bevorzugte Muster: - Rechnung: {date}_{vendor}_RE-{invoiceNumber}_{amount}-{currency} - Bestellung oder Lieferantenrechnung: {date}_{vendor}_PO-{poNumber}_{amount}-{currency} - Steuerformular: {taxYear}_{formType}_{issuer} Regeln: - Verwende das Rechnungs-, Beleg- oder Dokumentdatum. Formatiere es als YYYY-MM-DD. Verwende YYYY für Steuerjahr-Dokumente. - Verwende den Namen des ausstellenden Anbieters, Lieferanten oder Zahlers. Entferne überflüssige Zusätze wie Inc., LLC, Ltd. oder GmbH, wenn sie nicht gebraucht werden. - Verwende die Rechnungsnummer als RE-{number}, die Bestellung als PO-{number} oder die dort beschriftete Nummer, je nach Beschriftung im Dokument. - Formatiere den Betrag mit zwei Nachkommastellen, zum Beispiel 246,90-EUR oder 842,50-EUR. Verwende die im Dokument angegebene Währung. - Verwende eine Dokumenttyp-Bezeichnung, wenn der genaue Typ klar ist: Rechnung, Lieferantenrechnung, Bestellung, Gutschrift, Steuerformular. - Lass jedes Feld weg, das du nicht lesen kannst. Rate nicht. - Nimm keine Steuernummern, IBANs, Kontonummern, Kartennummern, Adressen oder Telefonnummern auf. - Entferne unsichere Dateinamenzeichen: / \ : * ? " < > | und Zeilenumbrüche. - Behalte die ursprüngliche Dateiendung bei. Fallback: - Sind nur Datum und Anbieter zuverlässig, verwende {date}_{vendor}_{documentType}. - Ist fast nichts lesbar, beginne den Namen mit Zur-Pruefung_ und rate keine Werte. Gib nur den Dateinamen zurück, ohne Erklärung.
Erst umbenennen, dann einsortieren
Sobald die Namen stabil sind, können Regeln umbenannte Dateien verschieben und taggen. Regeln wirken nur in überwachten Ordnern, nicht auf Dateien, die du selbst in „Schnell umbenennen“ hinzufügst, und ihre Bedingungen prüfen den fertigen Dateinamen und Dateieigenschaften, nicht den Inhalt des Dokuments. Halte die ersten Regeln eng und stell den Ordner anfangs auf „Zuerst prüfen“.
Mit dem Rechnungs- oder Kosten-Dateinamenformat umbenennen
Baue Namen aus Datum, Anbieter, Dokumentnummer, Summe und Währung.
Dokumenttyp taggen
Vergib mit der Regelaktion „Tags setzen“ Tags wie Rechnung, Bestellung oder Steuer, sobald der Dateiname klar ist. Auf dem Mac erscheinen sie als Finder-Tags.
Zuverlässige Dokumente einsortieren
Verschiebe klare Dokumente in Anbieter-, Typ- oder Jahresordner. Lass unlesbare Scans im Prüfordner.
| Regel | Auslöser oder Bedingung | Aktion | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Rechnungsarchiv | Name enthält _RE- | „Datei verschieben“ → „in einen Ordner verschieben“: Kreditoren/2026/Rechnungen, dazu „Tags setzen“: Rechnung | 2026-01-14_Bauhaus_RE-1182_246,90-EUR.pdf |
| Bestellungen | Name enthält _PO- | „in einen Ordner verschieben“: Einkauf/Bestellungen, dazu „Tags setzen“: PO | 2026-05-01_Wuerth_PO-4509_1284,00-EUR.pdf |
| Steuerformulare | Name enthält Lohnsteuer, Steuerformular, USt (ein Wort genügt) | „in einen Ordner verschieben“: Finanzen/Steuer, dazu „Tags setzen“: Steuer. Einen {taxYear}-Platzhalter gibt es nicht; das Steuerjahr steht vorn im Dateinamen. | 2025_Lohnsteuerbescheinigung_Muster-GmbH.pdf |
| Deutsche Kostendokumente | Name enthält _Elektro_ (eine Regel pro Gewerk, etwa _Sanitaer_ oder _Reinigung_) | „in einen Ordner verschieben“: Kosten/2026/Elektro, dazu „Tags setzen“: Elektro (Tags sind pro Regel fest und werden nicht aus dem Namen übernommen) | 2026-03-14_Elektro-Schmidt_Elektro_Material_842,50-EUR.pdf |
| Zur Prüfung | Name enthält Zur-Pruefung (der Marker aus deinen schriftlichen Anweisungen) | „in einen Ordner verschieben“: Kreditoren/Zur-Pruefung, optional „Tags setzen“: Zur-Pruefung | Zur-Pruefung_scan_001.pdf |
Beispiele für Ordnerstrukturen
Lieferantendokumente nach Lieferant gruppiert
Nutze das, wenn du Dokumente pro Lieferant führst.
Naming emphasis: {date}_{vendor}_{document_number}_{amount}-{currency}
Was NameQuick nicht macht
NameQuick erzeugt lesbare, einheitliche Dateinamen für lokale Dateien auf Mac und Windows. Für diese Dateien macht es Folgendes nicht:
- Rechnungen freigeben, bezahlen oder buchen
- Bestellungen mit Rechnungen abgleichen oder einen Dreiwegeabgleich durchführen
- Kreditoren abstimmen
- über Abzugsfähigkeit entscheiden oder Steuern einreichen
- Buchhaltungs-, Rechnungswesen-, Kreditoren- oder ERP-Software ersetzen
- fehlerfreies Lesen von Scans in schlechter Qualität garantieren
Häufige Fragen
Kann NameQuick die Rechnungsnummer und Summe aus einem Lieferantendokument ziehen?
Ja. NameQuick nutzt den Text im PDF (bei Scans liest das KI-Modell die Seite als Bild) und schlägt dann einen Dateinamen aus Datum, Anbieter, Rechnungs- oder Bestellnummer, Summe und Währung vor. Prüfe die Ergebnisse in der Vorschau, denn manche Anbieter platzieren Nummer oder Summe an ungewöhnlichen Stellen.
Wie geht NameQuick mit Bestellungen und Lieferantenrechnungen um?
Nutze dafür schriftliche Anweisungen wie oben: Dort legst du fest, dass die Nummer je nach Beschriftung im Dokument als PO-… oder RE-… erscheint und ohne Nummer wegfällt. Eine Dateinamenvorlage wählt kein Präfix je nach Dokument; nimm dort für jede Dokumentart ein eigenes Preset.
Funktioniert es für deutsche Kostendokumente mit Gewerk und Kostenart?
Ja. Das Kostendokument-Dateinamenformat baut Namen aus Rechnungsdatum, Anbietername, Gewerk, Kostenart, Gesamtbetrag und Währung. Halte Gewerk und Kostenart kurz und lass Felder weg, die nicht sichtbar sind.
Landen Steuernummern oder IBANs im Dateinamen?
Nicht, wenn dein Preset das ausschließt: Die Vorlage und die schriftlichen Anweisungen auf dieser Seite schließen Steuernummern, IBANs, Kontonummern, Kartennummern, Adressen und Telefonnummern aus. Prüfe Namen trotzdem immer in der Vorschau, um sicherzugehen, dass kein sensibles Detail auftaucht.
Ersetzt das meine Buchhaltungssoftware?
Nein. NameQuick macht Lieferantendokumente lesbar und einheitlich, damit sie sich leicht ablegen, anhängen oder übergeben lassen. Dein Buchhaltungs-, Kreditoren- oder ERP-System bleibt führend für Freigaben, Zahlungen und Buchungen.
Bring einen Ordner Lieferantendokumente in Ordnung
Managed AI liest jedes Lieferantendokument und benennt es nach Datum, Anbieter, Nummer und Betrag, ohne dass du einen API-Schlüssel einrichten musst. Prüfe jeden Namen in der Vorschau, bevor du anwendest, und gib die Dateien dann an die Buchhaltung weiter. Managed bietet 30 kostenlose Umbenennungen ohne E-Mail und ohne Karte, mit Karte dann 70 weitere und 14 Tage deines Tarifs.