Umbenannte Dateien automatisch an DEVONthink senden

Nutzen Sie NameQuick als Schritt für die Dateinamen, bevor Dokumente in DEVONthink landen. NameQuick liest die Datei, schlägt einen sauberen Namen vor, zeigt eine Vorschau, und eine Rule kann die bestätigte Datei danach in DEVONthinks Global Inbox verschieben.

Das ist kein eigener DEVONthink-Connector. Es nutzt den lokalen Ordner, aus dem DEVONthink ohnehin importiert, damit das Dokument mit dem finalen NameQuick-Dateinamen in DEVONthink ankommt.

Was dieses Setup leistet#

Dieses Setup ist sinnvoll, wenn Scans, PDFs, Rechnungen, Verträge, Recherche-Downloads oder Kundendateien zuerst im Finder landen und danach in DEVONthink gehören. NameQuick kümmert sich um den lesbaren Dateinamen, bevor die Datei in DEVONthink gespeichert wird.

Nutzen Sie es, wenn Sie:

• Dateien vor dem Import mit KI, OCR, Templates oder einem Custom Prompt umbenennen möchten
• den bestätigten Dateinamen in Finder, DEVONthink, Backups und geteilten Ordnern behalten möchten
• passende Dateien nach dem Umbenennen automatisch an DEVONthink senden möchten
• DEVONthink weiter als langfristiges Dokumentensystem nutzen möchten

Das Setup wählt keine DEVONthink-Datenbank und keine Gruppe für Sie aus. Dateien kommen in der Global Inbox an; die genaue Ablage passiert danach in DEVONthink.

DEVONthinks Global Inbox finden#

DEVONthink importiert Dateien, die in seinem Global-Inbox-Ordner erscheinen. Auf den meisten Macs liegt dieser Ordner an einem dieser Orte:

~/Library/Application Support/DEVONthink/Inbox
~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Inbox

Wenn Sie den Library-Ordner im Finder nicht sehen, öffnen Sie das Menü Gehe zu und halten Sie Option gedrückt. Dann erscheint der Eintrag Library.

Wählen Sie den Ordner Inbox aus. Wählen Sie nicht die Datenbankpaket-Datei Inbox.dtBase2.

DEVONthink kann über DEVONthink > Install Add-Ons auch eine Inbox-Verknüpfung im Finder anlegen. Wenn Sie diese Verknüpfung nutzen, wählen Sie in NameQuick trotzdem den tatsächlichen Inbox-Ordner als Ziel aus.

Die NameQuick Rule erstellen#

1. Öffnen Sie in NameQuick den Bereich Rules.
2. Erstellen Sie eine neue Rule für die Dateien, die zu DEVONthink gehen sollen.
3. Setzen Sie enge Bedingungen, zum Beispiel Extension is PDF, Parent folder is Scans oder Filename contains Invoice.
4. Lassen Sie die Rule After Rename laufen, damit DEVONthink den bestätigten Dateinamen erhält.
5. Fügen Sie die Aktion Move into folder hinzu.
6. Wählen Sie DEVONthinks Ordner Inbox als Ziel.
7. Lassen Sie die Vorschau zunächst aktiv, bis die Rule einige echte Dateien korrekt verarbeitet hat.

Der wichtige Punkt ist die Reihenfolge: erst umbenennen, dann verschieben. So erhält DEVONthink den finalen Dateinamen statt des Scanner- oder Download-Namens.

Mit Watch Folders nutzen#

Für wiederkehrenden Eingang kombinieren Sie die Rule mit Watch Folders. Ein Watch Folder kann Ihren Scanner-Ordner, den Downloads-Ordner oder einen geteilten Eingang überwachen. Die Rule verschiebt passende Dateien danach in DEVONthink, sobald NameQuick sie umbenannt hat.

Starten Sie eng. Testen Sie mit einem Dateityp und einem Quellordner, bevor Sie breitere Bedingungen hinzufügen. Wenn ein Ordner gemischte Dateien enthält, fügen Sie eine Bedingung hinzu, die Screenshots, Exporte, App-Downloads oder temporäre Dateien von DEVONthink fernhält.

Routing in NameQuick halten#

Für dieses Setup brauchen Sie kein separates Tool für Ordnerregeln. Halten Sie Umbenennen und Verschieben in einer NameQuick Rule, damit Vorschau, Rückgängig-Funktion und Routing zusammenbleiben.

Ein sauberer Ablauf ist:

1. Scanner, Browser oder eine andere Quelle legt Dateien in einem Eingangsordner ab.
2. NameQuick benennt die Dateien anhand von Inhalt, OCR-Text oder Templates um.
3. Eine NameQuick Rule verschiebt die bestätigten Ergebnisse in DEVONthinks Global Inbox.

Wenn Dateien bereits aus einer anderen App ankommen, bleibt diese App einfach die Quelle. NameQuick übernimmt danach den Dateinamen und den finalen Umzug zu DEVONthink.

Grenzen#

Dieses Setup sendet Dateien an die Global Inbox, nicht an eine bestimmte DEVONthink-Datenbank, Gruppe, Tag-Struktur oder Smart Group. Nutzen Sie nach dem Import DEVONthinks eigene Werkzeuge, wenn Sie feiner ablegen möchten.

Finder-Tags können bei normalen Finder-Verschiebungen erhalten bleiben, aber das Verhalten hängt vom Ziel, den Datenbankeinstellungen und der Importart in DEVONthink ab. Testen Sie Tags in Ihrem eigenen Setup, bevor Sie sich in DEVONthink darauf verlassen.

Eine eigene Send to DEVONthink Aktion, die eine bestimmte Datenbank oder Gruppe ansteuert, ist in Überlegung. Wenn das Ihnen Zeit sparen würde, schreiben Sie uns, was Sie brauchen: support@namequick.app.

FAQ#

Sendet NameQuick Dateien direkt in eine DEVONthink-Datenbank?#

Nein. NameQuick verschiebt Dateien in DEVONthinks Global-Inbox-Ordner. DEVONthink importiert sie dann. Datenbank oder Gruppe wählen Sie danach in DEVONthink.

Welchen DEVONthink-Ordner soll ich wählen?#

Wählen Sie den Ordner Inbox im Application-Support-Ordner von DEVONthink. Wählen Sie nicht Inbox.dtBase2; das ist ein Datenbankpaket und nicht der Ordner, in den NameQuick Dateien verschieben sollte.

Muss DEVONthink geöffnet sein?#

Meistens nein. Dateien können in die Global Inbox verschoben werden, während DEVONthink geschlossen ist, und werden beim nächsten Start importiert. Testen Sie das einmal auf Ihrem Mac, weil DEVONthink-Versionen und Einstellungen unterschiedlich sein können.

Bleibt der NameQuick-Dateiname erhalten?#

Ja, solange die Rule After Rename läuft. Die Datei kommt bereits mit dem bestätigten NameQuick-Namen in der Global Inbox an.

Ersetzt das DEVONthink-Ablageregeln?#

Nein. NameQuick ist am besten darin, Dateien zu lesen, gute Dateinamen zu erzeugen und bestätigte Dateien an DEVONthink zu übergeben. DEVONthink bleibt der Ort für Datenbankorganisation, Gruppen, Smart Groups und langfristiges Dokumentenmanagement.