Umbenannte Dateien automatisch an DEVONthink senden

Mit einer Regel in NameQuick 3 verschiebst du fertig umbenannte Dateien automatisch in die Global Inbox von DEVONthink. Diese Anleitung gilt für den Mac, weil DEVONthink eine Mac-App ist.

NameQuick hat keinen speziellen DEVONthink-Connector. Stattdessen verschiebt die Regel die Datei in den lokalen Inbox-Ordner, aus dem DEVONthink importiert. So kommt das Dokument mit seinem endgültigen NameQuick-Dateinamen an. Eine Datenbank, Gruppe oder intelligente Gruppe wählst du damit nicht aus; die weitere Ablage steuerst du in DEVONthink.

1. Quellordner vorbereiten#

Regeln verarbeiten nur Dateien aus überwachten Ordnern. Verwende zum Beispiel deinen Scanner-Ausgabeordner, Downloads oder einen eigenen Eingangsordner. Richte ihn zuerst als überwachten Ordner ein. Dateien, die du manuell zu Schnell umbenennen hinzufügst, werden durch Regeln nicht verschoben.

Wähle zum Testen für den Quellordner Zuerst prüfen. Die Datei wartet dann in Alle Dateien mit einem neuen Namen. Erst wenn du ihn in den Details der Datei mit Anwenden freigibst, verschiebt die Regel die Datei. Starte mit einem Quellordner und einem Dateityp.

2. Den Global-Inbox-Ordner finden#

Der Global-Inbox-Ordner liegt üblicherweise an einem dieser Orte:

~/Library/Application Support/DEVONthink/Inbox
~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Inbox

Öffne im Finder Gehe zu und halte die Option-Taste ⌥ gedrückt, um Library einzublenden. Öffne dort Application Support und suche den passenden DEVONthink-Ordner.

3. Die Regel einrichten#

1. Regel für umbenannte Dateien anlegen

   Öffne Regeln. Wähle unter Nachdem eine Datei umbenannt wurde bei leerer Liste + Eigene schreiben oder bei vorhandenen Regeln + Regel für umbenannte Dateien hinzufügen.

2. Sofort deaktivieren

   Neue Regeln sind eingeschaltet und speichern gültige Änderungen automatisch. Schalte die Regel sofort mit ihrem Schalter aus, damit sie während der Einrichtung nicht auf neue Dateien reagiert. Sie zeigt dann Pausiert.

3. Auf den Quellordner begrenzen

   Begrenze die Regel mit liegt in auf deinen überwachten Quellordner.

4. Enge Bedingungen ergänzen

   Ergänze über Bedingung hinzufügen enge Kriterien, etwa wie in der Tabelle unten. Name enthält prüft den fertigen Dateinamen, nicht den ursprünglichen. Nutze deshalb einen Text, der im gewünschten neuen Namen tatsächlich vorkommt.

5. Verschiebe-Aktion wählen

   Wähle Aktion hinzufügen, dann Datei verschieben und in einen Ordner verschieben. Diese Aktion behält den neuen Dateinamen bei.

6. Inbox als Ziel wählen

   Klicke auf Zielordner auswählen und wähle den zuvor gefundenen Inbox-Ordner von DEVONthink.

7. Beweis prüfen, dann aktivieren

   Kontrolliere den Bereich Beweis und prüfe noch einmal Quelle, Bedingungen und Ziel. Schalte die Regel erst danach ein. Sie zeigt dann Läuft.

Halte die Auswahl so eng, dass Screenshots, Exporte und temporäre Dateien nicht mitwandern. Weitere Grundlagen findest du unter Regeln.

4. Mit einer Datei testen#

Lege eine passende Testdatei in den überwachten Quellordner. Kontrolliere vor der Freigabe nochmals den Zielordner der Regel. Prüfe dann in Alle Dateien den vorgeschlagenen Namen in den Details der Datei und gib ihn mit Anwenden frei.

Sobald NameQuick den Namen angewendet hat, läuft die Regel und verschiebt die Datei. Kontrolliere danach im Finder den Zielordner und in DEVONthink den Eingang des Dokuments. Prüfe dabei auch den Dateinamen, bevor du weitere Dokumente in den Quellordner legst.

Grenzen und Wiederherstellung#

Verschiebungen werden aufgezeichnet. Im Verlauf kannst du aufgezeichnete Verschiebungen mit Rückgängig zurücksetzen, soweit diese Möglichkeit verfügbar ist. Hat DEVONthink die Datei bereits importiert, prüfe zusätzlich in DEVONthink selbst, was dort vorhanden ist. Mehr dazu: Verlauf und Rückgängig.

Häufige Fragen#