Smart Rename

Smart Rename liest Ihre Dateien so, wie Sie es tun, und erzeugt automatisch aussagekräftige Dateinamen. Statt IMG_4532.jpg erhalten Sie golden-gate-bridge-sonnenuntergang.jpg. Statt scan001.pdf bekommen Sie 2024-03-15-amazon-rechnung-156.99.pdf.

Nutzen Sie Smart Rename, wenn Sie schnell beschreibende Namen ohne feste Struktur brauchen. Wenn Sie hingegen eine feste Struktur für ähnliche Dokumente möchten, nutzen Sie stattdessen Presets und Vorlagen.

So funktioniert es#

Smart Rename analysiert Ihre Dateien und erzeugt Namen basierend auf dem, was gefunden wird.

Inhaltsanalyse#

NameQuick liest den tatsächlichen Inhalt Ihrer Dateien – nicht nur Dateinamen oder Metadaten.

Für Dokumente:

• Liest den vollständigen Text
• Erkennt Dokumentstruktur (Kopfzeilen, Briefköpfe, Unterschriften)
• Identifiziert Schlüsseldetails: Daten, Beträge, Referenznummern, Parteien
• Versteht den Zweck: Rechnung, Quittung, Vertrag, Memo

Für Bilder:

• Erkennt Sehenswürdigkeiten, Orte und Szenen
• Identifiziert Marken, Produkte und Logos
• Erkennt Aktivitäten, Ereignisse und Motive
• Erkennt öffentliche Personen (kann keine Privatpersonen identifizieren)

Für Tabellen:

• Liest Spaltenüberschriften und Datenmuster
• Identifiziert Kategorien und Zeiträume
• Versteht den Zweck des Datensatzes

Für Audio/Video:

• Nutzt Transkription, wenn verfügbar
• Greift sonst auf Dateimetadaten zurück

Namensgenerierung#

Basierend auf den gefundenen Inhalten erstellt NameQuick einen klaren, durchsuchbaren Dateinamen. Daten, Themen, Beträge und Dokumenttypen werden zu einem Namen kombiniert, der Ihnen das spätere Wiederfinden erleichtert.

Die KI wählt das Relevante – Sie müssen nicht festlegen, was extrahiert werden soll.

Optional: Metadaten erzeugen#

Smart Rename kann zusätzlich Finder-Metadaten zum Dateinamen erzeugen:

• Finder-Tags: KI-vorgeschlagene Tags zur Organisation
• Finder-Kommentare: Durchsuchbare Beschreibungen im Informationen-Fenster

Aktivieren Sie dies unter Einstellungen → Verarbeitung.

Hinweis: NameQuick kann keine Finder-Farbetiketten, Datei-Erstellungs-/Änderungsdaten oder EXIF-Metadaten setzen.

Ausgabename anpassen#

Präfix & Suffix#

Fügen Sie konsistenten Text vor oder nach den KI-generierten Namen hinzu:

• Präfix: Text vor dem Namen (z. B. projekt-)
• Suffix: Text nach dem Namen (z. B. -final)
• Trennzeichen: Zeichen zwischen Teilen (Standard: _)

Konfigurieren Sie dies global unter Einstellungen → Ausgabe, oder pro Ordner per Rechtsklick auf einen Watch Folder.

Beispiel: Mit Präfix 2024-rechnungen- und die KI erzeugt amazon-bestellung:

2024-rechnungen-amazon-bestellung.pdf

Platzhalter#

Verwenden Sie Platzhalter in Präfixen und Suffixen, um dynamische Werte einzufügen:

Datum & Uhrzeit

Dateiinformationen

Nummerierung

Beispiel: Präfix {date}-{parent}- mit einer Datei im Ordner Belege/:

2025-01-15-Belege-amazon-bestellung.pdf

Datumsformat-Voreinstellungen#

Wählen Sie Ihr bevorzugtes Datumsformat unter Einstellungen → Ausgabe:

Oder verwenden Sie benutzerdefinierte Formate mit der {date:format}-Syntax (z. B. {date:MMM-yyyy} → Jan-2025).

Dateinamen-Filter#

Benennen Sie nur Dateien um, die bestimmten Mustern entsprechen:

• Präfix-Filter: Nur Dateien umbenennen, die mit diesem Text beginnen
• Suffix-Filter: Nur Dateien umbenennen, die mit diesem Text enden (vor der Endung)

Konfigurieren Sie dies unter Einstellungen → Verarbeitung.

Beispiel: Setzen Sie den Präfix-Filter auf IMG_, um nur Kamera-Importe umzubenennen und andere Dateien unangetastet zu lassen.

Dateinamen bereinigen#

Aktivieren Sie Dateinamen bereinigen in den Einstellungen, um Nicht-ASCII-Zeichen automatisch zu transliterieren:

• ä → a
• é → e
• ñ → n
• ø → o

Nützlich, wenn Sie Dateien zwischen unterschiedlichen Systemen teilen oder in Dienste hochladen, die Sonderzeichen nicht gut handhaben.

Unterstützte Dateitypen#

NameQuick funktioniert mit 30+ Dateiformaten für Bilder, Dokumente, Audio und Video. PDFs werden bei Bedarf per OCR verarbeitet, damit auch Scans funktionieren.

KI-Anbieter#

NameQuick bietet zwei Wege, auf KI zuzugreifen:

Managed (Credits)#

Nutzen Sie unsere gehostete KI ohne Einrichtung. Kaufen Sie Credits und starten Sie sofort – keine API-Keys nötig.

Selbst verwaltet (eigener API-Key oder lokales Modell)#

Verwenden Sie Ihren eigenen API-Key von OpenAI, Anthropic (Claude), Google (Gemini) oder OpenRouter. Die Schlüssel werden sicher in Ihrem macOS-Schlüsselbund gespeichert. Für vollständig lokale Verarbeitung verbinden Sie Ollama oder LM Studio, damit das KI-Modell auf Ihrem Mac läuft.

Smart Rename nutzen#

Auswählen und verarbeiten#

1. Fügen Sie einen Ordner in der Seitenleiste hinzu (klicken Sie auf + neben Folders)
2. Wählen Sie die Dateien, die Sie umbenennen möchten
3. Wählen Sie den Modus Smart Rename
4. Klicken Sie auf Play, um Namen zu erzeugen

Schnellzugriff#

• Tastenkürzel: Drücken Sie ⌘⌥S überall im Finder, um ausgewählte Dateien umzubenennen
• Drag & Drop: Ziehen Sie Dateien direkt in das NameQuick-Fenster

Verhalten für manuelle Umbenennungen wählen#

Für manuell gestartete Läufe wählen Sie vor dem nächsten Batch, wie NameQuick die Ergebnisse anwenden soll:

• Automatisch umbenennen: NameQuick wendet die neuen Namen an, sobald die KI-Analyse fertig ist.
• Vor dem Umbenennen prüfen: NameQuick bleibt zuerst bei vorgeschlagenen Namen stehen, damit Sie Vorschläge bestätigen, bearbeiten, ablehnen, erneut versuchen oder nur ausgewählte Vorschläge anwenden können.

Öffnen Sie das Mehr-Menü in der Hauptsymbolleiste und wechseln Sie unter Manuelle Umbenennungen zwischen den beiden Modi. Den Standard legen Sie unter Einstellungen -> Verarbeitung -> Manuelle Umbenennungen fest.

Diese Einstellung gilt für Umbenennungen, die Sie selbst aus der Dateiliste, per Drag & Drop, Quick Process oder Finder-Shortcut starten. Watch Folders benennen weiterhin automatisch um, wenn Watch aktiv ist.

Angewendete Umbenennungen können Sie jederzeit über den Verlauf rückgängig machen.

Einen vollständigen Vergleich beider Modi und wann welcher passt, finden Sie unter Umbenennungsmodi.

Smart Rename vs. Presets#

Beide nutzen KI, lösen aber unterschiedliche Probleme:

Wann Smart Rename#

• Sie wollen beschreibende Dateinamen, ohne eine Struktur zu definieren
• Unordentliche Dateinamen schnell aufräumen

Wann Presets#

• Viele ähnliche Dokumente verarbeiten (Rechnungen, Belege, Verträge)
• Konsistente Benennung über Dateien hinweg
• Bestimmte Felder in bestimmter Reihenfolge
• Automatisierte Workflows bauen

Tipp: Starten Sie mit Smart Rename, um zu sehen, was die KI extrahiert. Wenn Sie immer wieder dieselben Felder brauchen, erstellen Sie ein Preset mit genau diesen Feldern.

Mit Watch Folders automatisieren#

Soll Smart Rename automatisch laufen, sobald Dateien in einem Ordner erscheinen?

1. Fügen Sie einen Watch Folder in der Seitenleiste hinzu
2. Schalten Sie Auto ein
3. Wählen Sie Smart Rename als Verarbeitungsmodus

Neue Dateien werden automatisch bei Ankunft verarbeitet. Kombinieren Sie das mit Rules, um Dateien nach dem Umbenennen auch zu organisieren.