Regeln

Rules ermöglichen Ihnen, Dateiorganisation über das reine Umbenennen hinaus zu automatisieren. Legen Sie Bedingungen fest wie "wenn dies ein PDF ist" oder "wenn der Betrag über $1000 liegt" und definieren Sie Aktionen wie Verschieben in einen bestimmten Ordner, Finder-Tags hinzufügen oder Archivieren.

Rules arbeiten mit Watch Folders zusammen, um hands-off Workflows zu schaffen: Dateien kommen an, werden umbenannt und organisieren sich automatisch anhand ihres Inhalts.

Regeln sind für Dateien, die laufend ankommen. Für das einmalige Aufräumen eines bestehenden, unordentlichen Ordners — wenn es noch keine Struktur gibt — schlägt Organize (erscheint bald) per KI die Ordner vor und legt alles in einem geprüften, rückgängig machbaren Stapel ab.

Watch Folders#

Watch Folders überwachen Verzeichnisse und verarbeiten neue Dateien automatisch. Dieser Abschnitt deckt die Grundlagen ab — die vollständige Anleitung mit Ordner-Rezepten und FAQ finden Sie unter Watch Folders.

Watch Folder einrichten#

1. Klicken Sie auf + neben Folders in der Seitenleiste
2. Wählen Sie einen Ordner, der überwacht werden soll (z. B. Downloads oder Screenshots)
3. Schalten Sie Auto ein, um die automatische Verarbeitung zu aktivieren
4. Wählen Sie ein Verhalten: Smart Rename oder ein bestimmtes Preset

So funktionieren Watch Folders#

1. Erkennen: Neue Dateien erscheinen im überwachten Ordner
2. Verarbeiten: NameQuick benennt um, basierend auf Ihrer Methode
3. Organisieren: Rules führen Aktionen anhand von Bedingungen aus

Watch Folders laufen im Hintergrund. Einmal eingerichtet, müssen Sie nichts mehr anfassen.

Rules erstellen#

Rules folgen einer "Wenn-Dann"-Struktur: Wenn Bedingungen passen, dann werden Aktionen ausgeführt.

Das Prinzip#

Denken Sie an Rules wie an Filter mit Konsequenzen:

• Bedingungen definieren, welche Dateien betroffen sind
• Aktionen definieren, was mit passenden Dateien passiert
• Timing definiert, wann im Workflow die Rule läuft

Regelbedingungen#

Dateien anhand von Eigenschaften abgleichen:

Bedingungsoperatoren#

Bedingungen in natürlicher Sprache schreiben. Unterstützte Operatoren:

AND/OR-Logik#

Bedingungen für präzises Matching kombinieren:

AND (alle müssen wahr sein):

Extension is PDF
AND File size is greater than 1 MB
AND Filename contains "invoice"

OR (irgendeine kann wahr sein):

Extension is PDF
OR Extension is DOCX
OR Extension is TXT

Gemischt:

(Extension is PDF OR Extension is DOCX)
AND Created this week

Rule-Aktionen#

Wenn Bedingungen passen, Aktionen ausführen:

Verschieben mit Placeholders#

Placeholders im Zielpfad nutzen, um dynamisch zu organisieren:

Finanzen/Rechnungen/{year}/{month}/{original}.pdf

Erzeugt: Finanzen/Rechnungen/2026/03/amazon-rechnung.pdf

Verfügbare Pfad-Placeholders:

Finder-Metadaten#

Organisation, die in Finder bestehen bleibt:

• Tags: Farbige Labels in der Finder-Seitenleiste
• Kommentare: Durchsuchbarer Text im Informationen-Fenster
• Farbetiketten: Visuelle Hervorhebung in Dateilisten

Metadaten überleben Umbenennungen und Verschiebungen. Suchen Sie getaggte Dateien mit Spotlight.

Zwei-Phasen-Ausführung#

Rules laufen zu bestimmten Zeitpunkten im Workflow. Die richtige Phase ist entscheidend.

Phase 1: Beim Hinzufügen (Pre-AI)#

Läuft vor der KI-Verarbeitung. Nutzt nur lokale Dateieigenschaften.

Sinnvoll für:

• Filtern, welche Dateien umbenannt werden (Dateien nach Endung ausschließen)
• Vorsortieren nach Dateinamenmustern
• Dateien blockieren, die nicht verarbeitet werden sollen

Vorteile:

• Keine KI-Credits
• Sofortige Auswertung
• Funktioniert nur mit Dateimetadaten

Beispiel:

Condition: Extension is NOT PDF
Action: Skip (don't process)

Phase 2: Nach dem Umbenennen (Post-AI)#

Läuft nach der KI-Extraktion und Umbenennung. Kann extrahierte Werte nutzen.

Sinnvoll für:

• Dateien anhand extrahierter Inhalte verschieben (Händler, Datum, Betrag)
• Tags basierend auf Dokumenttyp anwenden
• Inhaltsbasierte Ordnerstrukturen erstellen

Vorteile:

• Zugriff auf extrahierte Werte aus Templates
• Inhaltsbasierte Organisation
• Funktioniert mit KI-analysierten Daten

Beispiel:

Condition: Extracted "vendor" equals "Amazon"
Action: Move to Finanzen/Amazon/{year}/{month}/
        Add tag "amazon"

Die richtige Phase wählen#

Beispiel-Workflows#

Rechnungsorganisation#

Watch Folder: ~/Downloads Preset: Rechnungs-Template (extrahiert Datum, Händler, Betrag)

Rule (After Rename):

Condition: Extension is PDF
Action: Move to Finanzen/Rechnungen/{year}/{month}/
        Add tag "rechnung"
        Add Finder comment with extracted amount

Ergebnis: Downloads/scan.pdf → Finanzen/Rechnungen/2026/03/2026-03-15_Telekom_Rechnung-89,99EUR.pdf

Versicherungen sortieren#

Watch Folder: ~/Scans Preset: Versicherungspolice-Template (Datum, Versicherer, Versicherungsart)

Rule (After Rename):

Condition: Content contains "Versicherung" OR "Police" OR "Versicherer"
Action: Move to Versicherungen/{year}/
        Add tag "versicherung"

Ergebnis: Scans/Scan_001.pdf → Versicherungen/2026/2026-01-15_Allianz_KFZ-Versicherung.pdf

Gehaltsabrechnungen archivieren#

Watch Folder: ~/Downloads Preset: Gehaltsabrechnungs-Template (Monat, Arbeitgeber)

Rule (After Rename):

Condition: Content contains "Gehaltsabrechnung" OR "Lohnabrechnung" OR "Netto"
Action: Move to Arbeit/Gehaltsabrechnungen/{year}/
        Add tag "gehalt"

Ergebnis: Downloads/abrechnung_maerz.pdf → Arbeit/Gehaltsabrechnungen/2026/2026-03_Gehaltsabrechnung_Mueller-GmbH.pdf

Steuerdokumente sammeln#

Watch Folder: ~/Scans Preset: Smart Rename

Rule (After Rename):

Condition: Content contains "Steuerbescheid" OR "Finanzamt" OR "Steuererklärung"
Action: Move to Steuern/{year}/
        Add tag "steuer"

Ergebnis: Scans/Scan_002.pdf → Steuern/2025/2025_Steuerbescheid_Finanzamt-München.pdf

Bildschirmfotos aufräumen#

Watch Folder: ~/Desktop Preset: Smart Rename

Rule (When Added):

Condition: Filename starts with "Bildschirmfoto" OR starts with "Screenshot"
Action: Move to Bildschirmfotos/{year}/
        Add tag "bildschirmfoto"

Ergebnis: Aufgeräumter Schreibtisch, organisiertes Bildschirmfoto-Archiv

Foto-Import#

Watch Folder: Kamera-Uploads-Ordner Preset: Smart Rename (Ort + Motiv)

Rule (After Rename):

Condition: Extension is HEIC OR Extension is JPG
Action: Move to Fotos/{year}/{month}/

Ergebnis: Automatisch organisierte Fotobibliothek

Große Dateien archivieren#

Watch Folder: ~/Downloads Preset: Keiner (nur Rule)

Rule (When Added):

Condition: File size is greater than 100 MB
           AND Modified more than 30 days ago
Action: Archive to ZIP
        Move to Archiv/{year}/

Ergebnis: Alte, große Dateien werden komprimiert und archiviert

Belegarchiv#

Watch Folder: ~/Belege Preset: Beleg-Template (Datum, Händler, Betrag)

Rule (After Rename):

Condition: Extracted "amount" is greater than 100
Action: Add tag "spesen"
        Add Finder comment: "Betrag: {amount}"

Ergebnis: Durchsuchbares, getaggtes Belegarchiv mit Beträgen in Kommentaren

Best Practices#

Einfach starten#

Beginnen Sie mit einer Rule pro Watch Folder. Fügen Sie Komplexität hinzu, sobald Sie den Workflow verstehen.

Gute erste Rules:

• Alle PDFs in einen Dokumente-Ordner verschieben
• Alle Bildschirmfotos taggen
• Dateien älter als 30 Tage archivieren

Vor dem Aktivieren testen#

Nutzen Sie den Vorschau-Modus, um zu sehen, was passieren würde, ohne Änderungen vorzunehmen:

1. Rule erstellen
2. Beispieldateien auswählen
3. Preview klicken, um die vorgeschlagenen Aktionen zu sehen
4. Prüfen, ob die Ergebnisse passen
5. Rule aktivieren

Aussagekräftige Namen verwenden#

Benenen Sie Rules eindeutig:

Mit Presets kombinieren#

Die echte Stärke entsteht, wenn Sie Presets mit Rules kombinieren:

• Presets extrahieren strukturierte Daten aus Dateien
• Rules nutzen diese Daten für intelligente Organisation

Konflikte vermeiden#

Wenn mehrere Rules auf dieselbe Datei passen könnten:

• Rules werden in Prioritätsreihenfolge ausgeführt (höhere Priorität zuerst)
• Eine "Skip"- oder "Abort"-Aktion stoppt die weitere Rule-Verarbeitung
• Verschieben-Aktionen ändern den Dateispeicherort, was nachfolgende Rules beeinflussen kann

Manuelle vs. automatische Verarbeitung#

NameQuick unterstützt beide Modi. Wählen Sie nach Bedarf.

Manuelle Verarbeitung#

• Wie: Dateien auswählen und Play drücken
• Am besten für: Einmalige Aufräumaktionen, ausgewählte Stapel, Ad-hoc-Aufgaben
• Kontrolle: Volle Kontrolle darüber, was verarbeitet wird
• Shortcut: ⌘⌥S aus dem Finder

Automatische Verarbeitung (Watch Folders)#

• Wie: Dateien werden automatisch erkannt und verarbeitet
• Am besten für: Downloads, Bildschirmfotos, Kamera-Importe, wiederkehrende Workflows
• Kontrolle: Einmal einrichten, läuft dauerhaft
• Shortcut: Keiner nötig — es funktioniert einfach

Beides kombinieren#

Nutzen Sie Watch Folders für Routine-Dateien (Downloads, Bildschirmfotos) und den manuellen Modus für Ad-hoc-Stapel (einmaliges Aufräumen alter Dateien).

Erste Schritte#

1. Watch Folder hinzufügen für einen viel genutzten Ort (Downloads oder Bildschirmfotos)
2. Auto aktivieren für die automatische Verarbeitung
3. Mit Smart Rename starten, um zu sehen, wie es funktioniert
4. Eine einfache Rule hinzufügen (z. B. Dateien in einen Unterordner verschieben)
5. Zu Presets wechseln für konsistente Namensmuster
6. Inhaltsbasierte Rules bauen, die extrahierte Werte nutzen