Rules
Automatisieren Sie die Dateiorganisation mit bedingten Rules, die vor und nach dem Umbenennen in Watch Folders laufen.
Rules ermöglichen Ihnen, Dateiorganisation über das reine Umbenennen hinaus zu automatisieren. Legen Sie Bedingungen fest wie "wenn dies ein PDF ist" oder "wenn der Betrag über $1000 liegt" und definieren Sie Aktionen wie Verschieben in einen bestimmten Ordner, Finder-Tags hinzufügen oder Archivieren.
Rules arbeiten mit Watch Folders zusammen, um hands-off Workflows zu schaffen: Dateien kommen an, werden umbenannt und organisieren sich automatisch anhand ihres Inhalts.
Watch Folders#
Watch Folders überwachen Verzeichnisse und verarbeiten neue Dateien automatisch.
Watch Folder einrichten#
- Klicken Sie auf + neben Folders in der Seitenleiste
- Wählen Sie einen Ordner, der überwacht werden soll (z. B. Downloads oder Screenshots)
- Schalten Sie Auto ein, um die automatische Verarbeitung zu aktivieren
- Wählen Sie ein Verhalten: Smart Rename oder ein bestimmtes Preset
So funktionieren Watch Folders#
- Erkennen: Neue Dateien erscheinen im überwachten Ordner
- Verarbeiten: NameQuick benennt um, basierend auf Ihrer Methode
- Organisieren: Rules führen Aktionen anhand von Bedingungen aus
Watch Folders laufen im Hintergrund. Einmal eingerichtet, müssen Sie nichts mehr anfassen.
Rules erstellen#
Rules folgen einer "Wenn-Dann"-Struktur: Wenn Bedingungen passen, dann werden Aktionen ausgeführt.
Das Prinzip#
Denken Sie an Rules wie an Filter mit Konsequenzen:
- Bedingungen definieren, welche Dateien betroffen sind
- Aktionen definieren, was mit passenden Dateien passiert
- Timing definiert, wann im Workflow die Rule läuft
Regelbedingungen#
Dateien anhand von Eigenschaften abgleichen:
| Kategorie | Bedingungen | Beispiele |
|---|---|---|
| Dateiname | Contains, starts with, ends with, matches (regex) | "contains 'invoice'", "starts with 'IMG_'" |
| Endung | Is, is not | "is PDF", "is image (jpg, png, heic)" |
| Dateigröße | Greater than, less than | "greater than 10 MB", "less than 1 KB" |
| Daten | Created, modified, before, after | "created this week", "modified before 2024" |
| EXIF | Camera, date taken, location | "camera is iPhone", "has GPS data" |
| Video | Duration, resolution, codec | "duration > 60 seconds", "resolution is 4K" |
Bedingungsoperatoren#
Bedingungen in natürlicher Sprache schreiben. Unterstützte Operatoren:
| Kategorie | Operatoren |
|---|---|
| Gleichheit | equals, is, is not, != |
| Vergleich | is greater than, >, is less than, <, >=, <= |
| String | contains, starts with, ends with, matches (regex) |
| Leer | is empty, is not empty, has value |
| Datum | is today, is this week, is this month, is before, is after, is within last |
AND/OR-Logik#
Bedingungen für präzises Matching kombinieren:
AND (alle müssen wahr sein):
Extension is PDF
AND File size is greater than 1 MB
AND Filename contains "invoice"
OR (irgendeine kann wahr sein):
Extension is PDF
OR Extension is DOCX
OR Extension is TXT
Gemischt:
(Extension is PDF OR Extension is DOCX)
AND Created this week
Rule-Aktionen#
Wenn Bedingungen passen, Aktionen ausführen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Dateien verschieben | In bestimmte Ordner routen, mit Placeholders |
| In ZIP archivieren | Datei in ein ZIP-Archiv komprimieren |
| Papierkorb | In den System-Papierkorb verschieben |
| Finder-Tags | Farbige Tags für visuelle Organisation |
| Finder-Kommentare | Durchsuchbare Metadaten hinzufügen |
| Farbetiketten | Finder-Farbetiketten anwenden |
| Daten setzen | Erstellungs- oder Änderungsdaten ändern |
Verschieben mit Placeholders#
Placeholders im Zielpfad nutzen, um dynamisch zu organisieren:
Finanzen/Rechnungen/{year}/{month}/{original}.pdf
Erzeugt: Finanzen/Rechnungen/2026/03/amazon-rechnung.pdf
Verfügbare Pfad-Placeholders:
| Placeholder | Beschreibung |
|---|---|
{year} | Vierstelliges Jahr (2024) |
{month} | Zweistelliger Monat (03) |
{day} | Zweistelliger Tag (15) |
{date} | Vollständiges Datum (2024-03-15) |
{original} | Ursprünglicher Dateiname |
{extension} | Dateiendung |
{parent} | Übergeordneter Ordnername |
Finder-Metadaten#
Organisation, die in Finder bestehen bleibt:
- Tags: Farbige Labels in der Finder-Seitenleiste
- Kommentare: Durchsuchbarer Text im Informationen-Fenster
- Farbetiketten: Visuelle Hervorhebung in Dateilisten
Metadaten überleben Umbenennungen und Verschiebungen. Suchen Sie getaggte Dateien mit Spotlight.
Zwei-Phasen-Ausführung#
Rules laufen zu bestimmten Zeitpunkten im Workflow. Die richtige Phase ist entscheidend.
Phase 1: Beim Hinzufügen (Pre-AI)#
Läuft vor der KI-Verarbeitung. Nutzt nur lokale Dateieigenschaften.
Sinnvoll für:
- Filtern, welche Dateien umbenannt werden (Dateien nach Endung ausschließen)
- Vorsortieren nach Dateinamenmustern
- Dateien blockieren, die nicht verarbeitet werden sollen
Vorteile:
- Keine KI-Credits
- Sofortige Auswertung
- Funktioniert nur mit Dateimetadaten
Beispiel:
Condition: Extension is NOT PDF
Action: Skip (don't process)
Phase 2: Nach dem Umbenennen (Post-AI)#
Läuft nach der KI-Extraktion und Umbenennung. Kann extrahierte Werte nutzen.
Sinnvoll für:
- Dateien anhand extrahierter Inhalte verschieben (Händler, Datum, Betrag)
- Tags basierend auf Dokumenttyp anwenden
- Inhaltsbasierte Ordnerstrukturen erstellen
Vorteile:
- Zugriff auf extrahierte Werte aus Templates
- Inhaltsbasierte Organisation
- Funktioniert mit KI-analysierten Daten
Beispiel:
Condition: Extracted "vendor" equals "Amazon"
Action: Move to Finanzen/Amazon/{year}/{month}/
Add tag "amazon"
Die richtige Phase wählen#
| Use Case | Phase | Warum |
|---|---|---|
| "Nur PDFs verarbeiten" | Beim Hinzufügen | Filter vor dem Einsatz von KI-Credits |
| "Bildschirmfotos überspringen" | Beim Hinzufügen | Lokale Eigenschaft (Dateinamensmuster) |
| "Rechnungen in Finanzen/ verschieben" | Nach dem Umbenennen | Benötigt extrahierten Dokumenttyp |
| "Nach Händler taggen" | Nach dem Umbenennen | Benötigt extrahierten Händlernamen |
| "Archive old files" | When Added | Uses file dates, no AI needed |
Beispiel-Workflows#
Rechnungsorganisation#
Watch Folder: ~/Downloads
Preset: Rechnungs-Template (extrahiert Datum, Händler, Betrag)
Rule (After Rename):
Condition: Extension is PDF
Action: Move to Finanzen/Rechnungen/{year}/{month}/
Add tag "rechnung"
Add Finder comment with extracted amount
Ergebnis: Downloads/scan.pdf → Finanzen/Rechnungen/2026/03/2026-03-15_Telekom_Rechnung-89,99EUR.pdf
Versicherungen sortieren#
Watch Folder: ~/Scans
Preset: Versicherungspolice-Template (Datum, Versicherer, Versicherungsart)
Rule (After Rename):
Condition: Content contains "Versicherung" OR "Police" OR "Versicherer"
Action: Move to Versicherungen/{year}/
Add tag "versicherung"
Ergebnis: Scans/Scan_001.pdf → Versicherungen/2026/2026-01-15_Allianz_KFZ-Versicherung.pdf
Gehaltsabrechnungen archivieren#
Watch Folder: ~/Downloads
Preset: Gehaltsabrechnungs-Template (Monat, Arbeitgeber)
Rule (After Rename):
Condition: Content contains "Gehaltsabrechnung" OR "Lohnabrechnung" OR "Netto"
Action: Move to Arbeit/Gehaltsabrechnungen/{year}/
Add tag "gehalt"
Ergebnis: Downloads/abrechnung_maerz.pdf → Arbeit/Gehaltsabrechnungen/2026/2026-03_Gehaltsabrechnung_Mueller-GmbH.pdf
Steuerdokumente sammeln#
Watch Folder: ~/Scans
Preset: Smart Rename
Rule (After Rename):
Condition: Content contains "Steuerbescheid" OR "Finanzamt" OR "Steuererklärung"
Action: Move to Steuern/{year}/
Add tag "steuer"
Ergebnis: Scans/Scan_002.pdf → Steuern/2025/2025_Steuerbescheid_Finanzamt-München.pdf
Bildschirmfotos aufräumen#
Watch Folder: ~/Desktop
Preset: Smart Rename
Rule (When Added):
Condition: Filename starts with "Bildschirmfoto" OR starts with "Screenshot"
Action: Move to Bildschirmfotos/{year}/
Add tag "bildschirmfoto"
Ergebnis: Aufgeräumter Schreibtisch, organisiertes Bildschirmfoto-Archiv
Foto-Import#
Watch Folder: Kamera-Uploads-Ordner Preset: Smart Rename (Ort + Motiv)
Rule (After Rename):
Condition: Extension is HEIC OR Extension is JPG
Action: Move to Fotos/{year}/{month}/
Ergebnis: Automatisch organisierte Fotobibliothek
Große Dateien archivieren#
Watch Folder: ~/Downloads
Preset: Keiner (nur Rule)
Rule (When Added):
Condition: File size is greater than 100 MB
AND Modified more than 30 days ago
Action: Archive to ZIP
Move to Archiv/{year}/
Ergebnis: Alte, große Dateien werden komprimiert und archiviert
Belegarchiv#
Watch Folder: ~/Belege
Preset: Beleg-Template (Datum, Händler, Betrag)
Rule (After Rename):
Condition: Extracted "amount" is greater than 100
Action: Add tag "spesen"
Add Finder comment: "Betrag: {amount}"
Ergebnis: Durchsuchbares, getaggtes Belegarchiv mit Beträgen in Kommentaren
Best Practices#
Einfach starten#
Beginnen Sie mit einer Rule pro Watch Folder. Fügen Sie Komplexität hinzu, sobald Sie den Workflow verstehen.
Gute erste Rules:
- Alle PDFs in einen Dokumente-Ordner verschieben
- Alle Bildschirmfotos taggen
- Dateien älter als 30 Tage archivieren
Vor dem Aktivieren testen#
Nutzen Sie den Vorschau-Modus, um zu sehen, was passieren würde, ohne Änderungen vorzunehmen:
- Rule erstellen
- Beispieldateien auswählen
- Preview klicken, um die vorgeschlagenen Aktionen zu sehen
- Prüfen, ob die Ergebnisse passen
- Rule aktivieren
Aussagekräftige Namen verwenden#
Benenen Sie Rules eindeutig:
| Stattdessen... | Schreiben Sie... |
|---|---|
| "Rule 1" | "Rechnungen in Finanzen-Ordner verschieben" |
| "PDF rule" | "PDFs älter als 90 Tage archivieren" |
| "Tag rule" | "Amazon-Belege mit Händlername taggen" |
Mit Presets kombinieren#
Die echte Stärke entsteht, wenn Sie Presets mit Rules kombinieren:
- Presets extrahieren strukturierte Daten aus Dateien
- Rules nutzen diese Daten für intelligente Organisation
Selbst ausprobieren
7-Tage-Testphase. 50 Datei-Umbenennungen. Keine Kreditkarte erforderlich.