Private Dokumente automatisch umbenennen und ablegen
So benennst du deutsche Scans mit einem Preset um und sortierst sie mit Regeln in deine private Dokumentenablage.
Aus einem Stapel Scans wird eine übersichtliche Ablage: In NameQuick 3 auf Mac und Windows nutzt du dafür einen überwachten Eingangsordner, ein Preset und sechs Regeln. Alle Namen und Angaben in diesem Beispiel sind fiktiv.
Scans/Das Ergebnis#
Die Dateiendung bleibt immer unverändert. Auch eine fotografierte Arztrechnung bleibt eine JPG-Datei; NameQuick wandelt sie durch das Umbenennen nicht in ein PDF um.
So arbeiten Preset und Regeln zusammen#
Deine Scans landen zuerst in Scans/. Das Preset lässt die KI das Dokument lesen und einen passenden Namen erstellen. Bei Scans liest das Modell die Seitenbilder. Der fertige Name enthält immer das passende Dokumenttypwort: Versicherung beziehungsweise KFZ-Versicherung, Mietvertrag, Steuerbescheid, Rechnung, Gehaltsabrechnung oder Arztrechnung.
Erst danach greifen die Regeln. Sie prüfen den fertigen Dateinamen und Dateieigenschaften, nicht den Dokumentinhalt. Das Dokumenttypwort im Namen verbindet also die inhaltliche Erkennung mit dem Verschieben in den richtigen Ordner.
1. Ordner und Eingang vorbereiten#
Lege diese Struktur an und überwache für dieses Beispiel nur Scans/. Die anderen Ordner sind die Ziele deiner Ablage.
Dokumente/
├── Scans/
├── Versicherungen/
├── Verträge/
├── Steuern/
├── Finanzen/
│ └── Rechnungen/
├── Gesundheit/
└── Arbeit/
└── Gehaltsabrechnungen/Richte Scans/ als überwachten Ordner ein und wähle zunächst Zuerst prüfen. So kontrollierst du die vorgeschlagenen Namen, bevor du sie freigibst. Die Einrichtung findest du unter Überwachte Ordner.
Als Scanquelle kannst du eine Smartphone-Scanner-App mit Ablage in einem synchronisierten Ordner, einen Einzugsscanner mit Speichern in einen Ordner oder einen Netzwerkscanner mit Ablage in einem freigegebenen Ordner nutzen. Bei synchronisierten Dateien müssen die Scans vor der Verarbeitung vollständig lokal heruntergeladen sein.
2. Ein Preset für alle sechs Dokumenttypen erstellen#
Öffne Presets, erstelle ein Preset namens Private Dokumente und wähle Schriftliche Anweisungen. Kopiere diese Anweisungen hinein:
Lies das Dokument und wähle das passende Muster für den Dateinamen. Die vorhandene Dateiendung bleibt unverändert. Versicherung: JJJJ-MM-TT_Versicherer_Versicherungsart Mietvertrag: JJJJ-MM-TT_Mietvertrag_Strasse-Hausnummer Steuerbescheid: JJJJ_Steuerbescheid_Finanzamt Rechnung: JJJJ-MM-TT_Absender_Rechnung_Betrag Gehaltsabrechnung: JJJJ-MM_Gehaltsabrechnung_Arbeitgeber Arztrechnung: JJJJ-MM-TT_Arztrechnung_Arzt_Betrag Nutze grundsätzlich das Dokumentdatum. Beim Steuerbescheid nimmst du stattdessen das Steuerjahr, bei der Gehaltsabrechnung den Abrechnungsmonat im Format JJJJ-MM, nicht das Auszahlungsdatum. Der Name muss immer das Dokumenttypwort enthalten. Bei Versicherungen muss die Versicherungsart das Wort Versicherung enthalten, zum Beispiel KFZ-Versicherung. Übernimm Mietvertrag, Steuerbescheid, Rechnung, Gehaltsabrechnung und Arztrechnung in den anderen Mustern unverändert. Nutze für Arztrechnungen das eigene Muster, nicht das allgemeine Rechnungsmuster. Verwende einheitliche Kurznamen für Versicherer, Absender und Arbeitgeber. Schreibe bei Mietverträgen nur Straße und Hausnummer, etwa Hauptstr-45. Trenne Felder mit Unterstrichen, Wörter innerhalb eines Feldes mit Bindestrichen. Ersetze ä, ö, ü und ß durch ae, oe, ue und ss. Nutze den Rechnungsendbetrag mit Währung ohne Leerzeichen, zum Beispiel 125EUR oder 89.99EUR. Schreibe Dezimalstellen mit einem Punkt. Fehlt ein benötigter Wert oder ist er unlesbar, verwende im betreffenden Feld UNBEKANNT, statt zu raten. Das Dokumenttypwort muss erhalten bleiben. Fehlt die Versicherungsart, verwende UNBEKANNT-Versicherung.
Prüfe mit Dieses Preset testen mindestens einen Beispielscan pro Dokumenttyp. Achte besonders auf Steuerjahr, Abrechnungsmonat, Beträge und einheitliche Kurznamen. Ein fehlender Wert soll als UNBEKANNT sichtbar bleiben, damit du ihn später gezielt prüfen kannst.
Weise das getestete Preset deinem überwachten Ordner Scans/ zu. Gültige Änderungen an Presets und Regeln werden automatisch gespeichert; einen zusätzlichen Speicherschritt brauchst du nicht. Mehr zur Einrichtung findest du unter Presets.
3. Regeln für die Ablage einrichten#
Öffne Regeln und nutze die Gruppe Nachdem eine Datei umbenannt wurde. Erstelle pro Dokumenttyp eine Regel und schalte sie während der Einrichtung mit Deaktivieren aus.
Begrenze jede Regel mit liegt in auf den überwachten Ordner Scans/. Zusätzlich muss Name enthält zum Dokumenttyp passen. Beide Bedingungen müssen erfüllt sein. Für die Aktion wählst du Datei verschieben, dann in einen Ordner verschieben und den jeweiligen Zielordner.
| Regel | Bedingung | Aktion |
|---|---|---|
| Versicherungen | liegt in Scans/ und Name enthält Versicherung | Datei verschieben → in einen Ordner verschieben → Versicherungen/ |
| Mietverträge | liegt in Scans/ und Name enthält Mietvertrag | Datei verschieben → in einen Ordner verschieben → Verträge/ |
| Steuerbescheide | liegt in Scans/ und Name enthält Steuerbescheid | Datei verschieben → in einen Ordner verschieben → Steuern/ |
| Gehaltsabrechnungen | liegt in Scans/ und Name enthält Gehaltsabrechnung | Datei verschieben → in einen Ordner verschieben → Arbeit/Gehaltsabrechnungen/ |
| Arztrechnungen | liegt in Scans/ und Name enthält Arztrechnung | Datei verschieben → in einen Ordner verschieben → Gesundheit/ |
| Rechnungen | liegt in Scans/ und Name enthält Rechnung | Datei verschieben → in einen Ordner verschieben → Finanzen/Rechnungen/ |
In Name enthält kannst du mehrere Suchtexte durch Kommas trennen; einer davon muss passen. Hier genügt für Versicherungen Versicherung, weil auch KFZ-Versicherung diesen Text enthält. Optional ergänzt du Tags setzen.
Die Reihenfolge zählt nur, wenn mehrere Regeln passen könnten. Stelle deshalb Arztrechnungen und Gehaltsabrechnungen vor allgemeine Rechnungen. In den Einstellungen unter Umbenennen ist Alle passenden Regeln ausführen standardmäßig ausgeschaltet: Dann gewinnt die erste passende Regel nach dem Umbenennen. Lass diese Option für dieses Beispiel ausgeschaltet. Weitere Grundlagen findest du unter Regeln.
4. Mit wenigen Testdateien starten#
Kontrolliere bei jeder noch deaktivierten Regel den Bereich Beweis
Prüfe außerdem die Bedingungen und den Zielordner.
Schalte mit Aktivieren jeweils eine weitere Regel ein
Lege zunächst nur Kopien passender Beispielscans in
Scans/.Lass den Eingang auf Zuerst prüfen
Öffne Prüfen, kontrolliere den vorgeschlagenen Namen und gib ihn frei. Die Freigabe löst nach dem Umbenennen das Verschieben durch die passende aktive Regel aus.
Kontrolliere anschließend den tatsächlichen Zielordner und Dateinamen
Wiederhole den Test für jeden Dokumenttyp, bevor du größere Stapel verarbeitest.
Im Verlauf kannst du aufgezeichnete Umbenennungen und Verschiebungen mit Rückgängig zurücknehmen, soweit diese Aktionen verfügbar sind. Details findest du unter Verlauf und Rückgängig.
Jahresordner und sensible Unterlagen#
Die Pfadplatzhalter {year} und {month} beziehen sich auf den Verarbeitungszeitpunkt, nicht auf ein Datum aus dem Dokument. Verlasse dich deshalb nicht darauf, damit alte Scans nach ihrem Dokumentjahr abzulegen. Lass das Jahr im Dateinamen stehen und sortiere innerhalb des Typordners nach Namen. Für zusätzliche Jahresordner kannst du ältere Scans manuell einsortieren.
Sensible Unterlagen
Managed verarbeitet Inhalte in der EU-Cloud und nutzt sie nicht zum KI-Training. Self-Managed mit einem Cloud-API-Schlüssel sendet Inhalte an den gewählten Anbieter. Ein eingerichtetes lokales Modell verarbeitet sie auf deinem Gerät.
Aufbewahrungsfristen für deutsche Unterlagen hängen von Dokumenttyp und Nutzung ab. Diese Regeln löschen nichts und archivieren keine Dateien nach Fristablauf. Prüfe die aktuellen Vorgaben selbst; eine Orientierung findest du unter Aufbewahrungsfristen.