Dokumente automatisch sortieren
Scan → OCR → Umbenennen → Auto-Sortierung in deutsche Ordner. Der komplette Workflow mit Templates und Regeln für Versicherungen, Verträge, Steuern und Rechnungen.
Dieser Workflow zeigt, wie NameQuick gescannte Dokumente nicht nur intelligent umbenennt, sondern anschließend per Regeln in die passenden Ordner verschiebt. Statt jede Datei manuell zu sortieren, landen Versicherungspolicen in Versicherungen/, Mietverträge in Verträge/, Rechnungen in Finanzen/Rechnungen/{Jahr}/{Monat}/ und so weiter.
Vorher & Nachher#
Der Workflow in fünf Schritten#
Scannen
Dokument mit der iPhone-Notizen-App, einem Einzugsscanner oder einem Multifunktionsgerät als PDF erfassen.
Eingangsordner
Scan landet automatisch per AirDrop, iCloud Drive oder USB in ~/Scans/ — dem Watch Folder.
OCR und AI
NameQuick erkennt neue Dateien im Watch Folder und liest den Inhalt per OCR. Die AI extrahiert Datum, Absender, Betrag und Dokumenttyp.
Smart Rename
Der konfigurierte Preset erzeugt einen aussagekräftigen Dateinamen nach deinem Schema.
Auto-Sortierung
Post-AI-Regeln verschieben die Datei anhand des erkannten Inhalts in den passenden Ordner und setzen Finder-Tags.
Deutsche Ordnerstruktur#
Eine bewährte Struktur für private Dokumente am Mac:
~/Dokumente/
├── Versicherungen/
│ ├── Haftpflicht/
│ ├── KFZ/
│ ├── Kranken/
│ └── Hausrat/
├── Verträge/
│ ├── Mietvertrag/
│ ├── Arbeitsverträge/
│ └── Abonnements/
├── Steuern/
│ ├── 2024/
│ ├── 2025/
│ └── 2026/
├── Finanzen/
│ ├── Rechnungen/
│ │ └── {Jahr}/{Monat}/
│ ├── Kontoauszüge/
│ └── Kreditunterlagen/
├── Gesundheit/
│ ├── Arztrechnungen/
│ ├── Befunde/
│ └── Rezepte/
├── Arbeit/
│ ├── Gehaltsabrechnungen/
│ └── Zeugnisse/
└── Urkunden/
├── Geburt-Heirat/
└── Ausbildung/
Templates für deutsche Dokumenttypen#
Ein Template beschreibt, welche Felder aus einem Dokument extrahiert werden und wie der Dateiname aufgebaut ist. Wechsle zwischen den fünf Vorlagen:
Extrahiert Versicherer, Versicherungsart und Ausstellungsdatum aus Policen und Beitragsrechnungen.
Filename Pattern
Fields Extracted
Example
Tips
- •Versicherer-Namen normalisieren (Allianz SE → Allianz), damit Ordner konsistent bleiben.
- •Versicherungsart als Haftpflicht, KFZ, Hausrat oder Kranken extrahieren — erleichtert das Filtern per Finder-Tag.
Auto-Sortierung per Regeln#
Nach dem Umbenennen verschieben diese Regeln die Datei in den passenden Ordner. Bedingungen prüfen den extrahierten Dokumentinhalt oder den neuen Dateinamen. Aktiviere die Regeln einzeln und kopiere sie in NameQuick:
Condition: Extracted content contains "Versicherung" OR "Police" OR "Versicherer"
Action: Move to Versicherungen/{year}/
Add tag "versicherung"Condition: Extracted content contains "Mietvertrag" OR "Miete" OR "Vermieter"
Action: Move to Verträge/Mietvertrag/
Add tag "vertrag"Condition: Extracted content contains "Rechnung" OR "Invoice" OR "Rechnungsnummer"
Action: Move to Finanzen/Rechnungen/{year}/{month}/
Add tag "rechnung"
Add Finder comment with extracted amountCondition: Extracted content contains "Steuerbescheid" OR "Finanzamt"
Action: Move to Steuern/{year}/
Add tag "steuer"Condition: Extracted content contains "Gehaltsabrechnung" OR "Lohnabrechnung" OR "Netto"
Action: Move to Arbeit/Gehaltsabrechnungen/{year}/
Add tag "gehalt"Condition: Extracted content contains "Arzt" OR "Praxis" OR "Behandlung" OR "Gebührenordnung"
Action: Move to Gesundheit/Arztrechnungen/{year}/
Add tag "gesundheit"Watch Folder richtig einrichten#
Ein einziger Watch Folder reicht für den gesamten Eingang:
- Watch Folder:
~/Scans/ - Preset: Smart Rename mit mehreren Dokumenttyp-Templates (NameQuick erkennt automatisch, welches Template passt)
- Auto-Sortierregeln: alle oben gezeigten Regeln aktiv, in der genannten Reihenfolge
Scan-Quellen, die in ~/Scans/ landen:
- iPhone-Notizen-App, AirDrop an den Mac
- Einzugsscanner mit Save-to-Folder (z. B. ScanSnap iX1600)
- Multifunktionsgerät per SMB-Share
- Docutain, Genius Scan oder Adobe Scan mit Cloud-Sync zu
~/Scans/
Weiterführende Artikel#
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