Presets

Presets sind wiederverwendbare Benennungskonfigurationen, die konsistente Dateinamen für ähnliche Dokumente sicherstellen. Einmal definieren, auf Hunderte Dateien anwenden.

NameQuick bietet zwei Arten von Presets:

• Templates: Strukturierte Extraktion mit definierten Feldern und einem visuellen Pattern Builder
• Custom Prompts: Freiform-KI-Anweisungen für flexible Benennung

Verwenden Sie Templates, wenn Sie vorhersagbare, validierte Dateinamen brauchen (Rechnungen, Verträge, Quittungen). Nutzen Sie Custom Prompts, wenn Sie kreative Flexibilität möchten oder Ihren Stil noch finden.

---

Templates#

Templates sind der strukturierte Weg zu konsistenter Benennung. Sie definieren, was extrahiert werden soll, und NameQuick baut Dateinamen, die immer Ihrem Muster folgen.

Das Prinzip#

So funktionieren Templates:

1. Sie definieren Felder in natürlicher Sprache ("Rechnungsdatum", "Kundenname", "Gesamtbetrag")
2. Die KI extrahiert Werte aus dem Inhalt der Datei
3. Werte werden validiert gegen Halluzinationen und fehlende Daten
4. Das Pattern setzt den Dateinamen aus Feldern und Trennzeichen zusammen

Das Ergebnis: Jede Rechnung folgt derselben Struktur, jede Quittung ist konsistent benannt, jeder Vertrag ist leicht auffindbar.

Extraktionsfelder#

Felder sind das Herzstück von Templates. Sie schreiben sie in Klartext, und die KI nutzt Ihre Feldnamen als Extraktionsanweisungen.

Gute Feldnamen sind spezifisch:

Geben Sie Hinweise, wenn sinnvoll:

• "Rechnungsnummer (beginnt oft mit INV-)"
• "Datum der Vertragsunterzeichnung"
• "Gesamtbetrag inkl. Steuer, als Währung formatiert"

Je spezifischer Ihre Feldnamen, desto besser die Extraktion. Die KI liest sie als Anleitung, wonach gesucht werden soll.

Der Pattern Builder#

Templates nutzen einen visuellen Pattern Builder mit Drag-and-Drop-Pills:

Drei Pill-Typen:

Patterns bauen:

• Pills ziehen, um die Reihenfolge zu ändern
• Zwischen die Pills klicken, um das Trennzeichen zu ändern
• Verfügbare Trennzeichen: Unterstrich _, Bindestrich -, Punkt ., Leerzeichen oder benutzerdefiniert

Beispiel-Pattern:

[Invoice-] [Invoice Date] [_] [Vendor] [-] [Invoice Number]
  orange      teal              teal         teal

Ergebnis: Invoice-2024-03-15_Amazon-INV-4711.pdf

Trennzeichen#

Jede Lücke zwischen Pills kann ein eigenes Trennzeichen haben. So lassen sich komplexe Patterns erstellen:

[Company]_[Date]-[Type].[Extension]
         ↑     ↑      ↑
    underscore hyphen period

Wort-Trennzeichen (innerhalb von Feldern)#

Sie können festlegen, wie mehrteilige Werte innerhalb eines Feldes dargestellt werden. Klicken Sie dazu auf das kleine Trennzeichen-Symbol auf einer türkisen User-Field-Pill, um das Wort-Trennzeichen-Menü zu öffnen.

Beispiel: Wenn die KI "Acme Corporation" extrahiert:

Jedes Feld kann ein eigenes Wort-Trennzeichen haben oder den Template-Standard nutzen.

System Placeholders#

System Placeholders fügen Metadaten ein, die keine KI-Extraktion benötigen:

Datumsformatierung:

Datum per Doppelpunkt anpassen:

{date:yyyy-MM-dd}      → 2024-03-15
{date:MM-dd-yyyy}      → 03-15-2024
{date:yyyyMMdd}        → 20240315
{datetime:yyyy-MM-dd_HH-mm}  → 2024-03-15_14-30

---

Transformationen#

Transformationen verändern extrahierte Werte nach der KI-Extraktion, aber bevor der Dateiname zusammengesetzt wird. Sie schreiben sie in natürlicher Sprache.

Zwei Bereiche#

Feldbezogene Transformationen gelten für einzelne Werte:

• "Vendor-Name kleinschreiben"
• "Rechnungsdatum als YYYY-MM-DD formatieren"
• "Währungssymbole aus Betrag entfernen"

Globale Transformationen gelten für den zusammengesetzten Dateinamen:

• "Alle Leerzeichen durch Bindestriche ersetzen"
• "Sonderzeichen entfernen"
• "Gesamten Dateinamen kleinschreiben"

Ausführungsreihenfolge#

Transformationen laufen in einer festen Reihenfolge:

1. Feld-Transformationen zuerst (pro Feld)
2. Pattern setzt zusammen aus transformierten Werten
3. Globale Transformationen laufen auf dem Ergebnis

So können Sie jedes Feld einzeln normalisieren und den finalen Dateinamen am Ende bereinigen.

Beispiele#

---

Templates testen#

Bevor Sie ein Template auf echte Dateien anwenden, testen Sie es.

Vorschau-Modus#

1. Öffnen Sie Ihr Template im Editor
2. Ziehen Sie eine Beispieldatei in den Testbereich
3. Die KI-Extraktion läuft im Vorschau-Modus (keine Credits)
4. Ergebnis ansehen: Originalname → Generierter Name

Die Vorschau zeigt exakt, was die KI pro Feld extrahiert hat und wie der finale Dateiname zusammengesetzt wurde.

Validierung#

NameQuick validiert Templates, um fehlerhafte Umbenennungen zu verhindern:

• Fehlende Felder: Wenn ein Pflichtfeld nicht extrahiert werden kann, wird das Umbenennen blockiert
• Halluzinations-Erkennung: Wenn die KI Anweisungen statt Werte liefert ("convert to lowercase" statt eines echten Werts), wird das abgefangen
• Ungültige Zeichen: Dateisystem-ungültige Zeichen (/, <, >, :, ", |, ?, *) werden markiert
• Unbekannte Placeholders: Tippfehler in Platzhaltern werden erkannt

Iteration#

Wenn die Extraktion nicht funktioniert:

1. Feldnamen anpassen – spezifischer machen oder Hinweise ergänzen
2. Transformationen hinzufügen – Formatprobleme nach der Extraktion beheben
3. Mit verschiedenen Dateien testen – sicherstellen, dass das Template bei unterschiedlichen Quellen funktioniert

---

Erweiterte Funktionen#

Feldbedingungen#

Ein Feld nur dann extrahieren, wenn eine Bedingung wahr ist:

Beispiel: "PRIORITY"-Präfix nur hinzufügen, wenn der Rechnungsbetrag über 10.000 $ liegt:

• Feld: "Priority Label"
• Bedingung: invoice_amount is greater than 10000
• Wenn wahr: Extrahiert "PRIORITY"
• Wenn falsch: Feld wird übersprungen

Unterstützte Operatoren:

Fallback-Ketten#

Wenn Extraktion fehlschlagen kann, definieren Sie Fallback-Versuche:

Beispiel: Kundenname mit sanfter Degradierung extrahieren:

1. Erster Versuch: "Extract company name from letterhead"
2. Zweiter Versuch: "Extract company name from signature block"
3. Dritter Versuch: "Extract any company name mentioned"
4. Wenn alles fehlschlägt: Standardwert "Unknown-Client" verwenden

Fallbacks werden der Reihe nach versucht. Die erste erfolgreiche Extraktion gewinnt.

Berechnete Felder#

Werte aus anderen Feldern ableiten:

Beispiel: Vor- und Nachname kombinieren:

• Feld: "Full Name"
• Formel: "Concatenate first_name and last_name with a space"
• Abhängigkeiten: first_name, last_name
• Ergebnis: "John Smith"

Berechnete Felder erlauben es, extrahierte Daten umzustrukturieren, ohne zusätzliche KI-Aufrufe.

---

Template Rules#

Template Rules wenden Geschäftslogik während der Dateinamen-Generierung an. Sie unterscheiden sich von file organization Rules – Template Rules verändern den Benennungsprozess, nicht Speicherorte.

Wann Template Rules sinnvoll sind#

• Präfixe/Suffixe auf Basis extrahierter Werte hinzufügen
• Spezifische Felder bedingt transformieren
• Felder überspringen, wenn Bedingungen nicht erfüllt sind
• Den gesamten Dateinamen basierend auf Inhalt ändern

Regelstruktur#

Jede Regel hat drei Teile:

1. Bedingung: Wann die Regel greift (z. B. "amount > 10000")
2. Aktion: Was passiert (z. B. "add prefix PRIORITY-")
3. Timing: Wann im Prozess sie ausgeführt wird

Timing-Phasen#

Regeln laufen zu definierten Zeitpunkten:

Aktionen#

Feldbezogene Aktionen (gelten für ein Feld):

• Wert transformieren
• Präfix oder Suffix hinzufügen
• Vollständig ersetzen
• Aus dem Dateinamen überspringen

Globale Aktionen (gelten für den zusammengesetzten Dateinamen):

• Alle Felder transformieren
• Pattern ändern
• Trennzeichen ändern
• Felder hinzufügen oder entfernen

Beispiel: PRIORITY-Präfix für Rechnungen#

"PRIORITY-" zu Rechnungen über 10.000 $ hinzufügen:

• Bedingung: invoice_amount is greater than 10000
• Aktion: Präfix "PRIORITY-" hinzufügen
• Timing: After Assembly

Ergebnis: PRIORITY-2024-03-15_Amazon_INV-4711.pdf

Beispiel: Feld überspringen, wenn leer#

Bestellnummer nicht aufnehmen, wenn sie nicht existiert:

• Bedingung: po_number is empty
• Aktion: Feld überspringen
• Timing: Before Assembly

Ergebnis: PO-Feld wird weggelassen, statt "unknown" oder leer angezeigt zu werden.

Template Rules vs Document Rules#

Nutzen Sie Template Rules für Benennungslogik. Nutzen Sie Document Rules für die Dateiorganisation.

---

Custom Prompts#

Custom Prompts sind die flexible Alternative zu Templates. Statt definierter Felder schreiben Sie freie Anweisungen.

Wann Custom Prompts sinnvoll sind#

• Kreative Benennung: "Benenne dieses Foto nach Stimmung und Hauptfarben"
• Experimentieren: Sie wissen noch nicht, welche Struktur Sie wollen
• Einfache Anforderungen: "Mach es beschreibend" ohne Felddefinitionen
• Erster Schritt: Erst Prompt testen, später zu einem strengeren Template wechseln

Custom Prompt erstellen#

1. Öffnen Sie die Seitenleiste und gehen Sie zu Presets
2. Klicken Sie auf New und wählen Sie Custom Prompt
3. Schreiben Sie natürliche Anweisungen
4. Vorschau auf Beispieldateien, dann speichern

Beispiel-Prompts#

Für Fotos:

Benenne dieses Foto mit Ort und Hauptmotiv, getrennt durch Bindestriche. Verwende Kleinbuchstaben. Wenn es ein Screenshot ist, präfixiere mit "screenshot-".

Für Dokumente:

Erstelle einen Dateinamen mit Dokumenttyp, Datum und Kernthema. Halte ihn unter 50 Zeichen.

Für Quittungen:

Benenne als: date_merchant_amount. Formatiere das Datum als YYYY-MM-DD. Entferne Währungssymbole aus dem Betrag.

Custom Prompts sind ein wiederverwendbarer "Style Guide" für Ihre Dateien. Ideal, wenn Sie KI-Flexibilität ohne strenge Felddefinitionen möchten.

---

Beispiel: Rechnungs-Template Schritt für Schritt#

Wir bauen ein komplettes Rechnungs-Template von Grund auf.

1. Felder definieren#

Fügen Sie diese Felder zu Ihrem Template hinzu:

• Invoice Date - "Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde"
• Vendor Name - "Firma oder Person, die die Rechnung gesendet hat"
• Invoice Number - "Rechnungs-ID oder Referenznummer"
• Total Amount - "Endbetrag inkl. Steuer"

2. Pattern bauen#

Pills in dieser Reihenfolge anordnen:

[Invoice Date]_[Vendor Name]_[Invoice Number]_[Total Amount]

3. Transformationen hinzufügen#

• "Rechnungsdatum als YYYY-MM-DD formatieren"
• "Vendor Name kleinschreiben"
• "Leerzeichen im finalen Dateinamen durch Bindestriche ersetzen"

4. Testen#

Eine Beispielrechnung hineinziehen. Sie sollten sehen:

Finaler Dateiname: 2024-03-15_amazon-web-services_inv-4711_156.99.pdf

5. Anwenden#

Nach dem Testen das Template auf einen Rechnungsordner anwenden. Jede Datei wird konsistent benannt.

---

Presets mit Watch Folders nutzen#

Kombinieren Sie Presets mit Rules für vollautomatische Workflows:

1. Watch Folder für eingehende Dateien einrichten
2. Preset als Verarbeitungsmodus zuweisen
3. Rules hinzufügen, um Dateien nach dem Umbenennen zu organisieren

Neue Dateien werden automatisch nach Ihrem Template umbenannt und danach anhand extrahierter Werte in die richtigen Ordner verschoben.

---

FAQ#

Kann ich einen Custom Prompt in ein Template umwandeln? Nicht automatisch, aber Sie können einen Custom Prompt nutzen, um zu verstehen, welche Struktur funktioniert, und dann ein Template mit diesen Feldern erstellen.

Was, wenn die KI ein Feld nicht extrahieren kann? Wenn ein Pflichtfeld fehlt, wird das Umbenennen blockiert, um unvollständige Dateinamen zu vermeiden. Nutzen Sie Fallback-Ketten oder markieren Sie Felder als optional, um Sonderfälle zu behandeln.

Nutzen Transformationen KI? Transformationen werden als Anweisungen zusammen mit der Extraktion an die KI geschickt. Sie laufen im selben API-Call, nicht separat.

Kann ich KI-Felder und System Placeholders mischen? Ja. Kombinieren Sie sie frei: {Vendor Name}_{date}_{Invoice Number}