Presets erstellen und verwenden

Presets speichern wiederverwendbare Namensvorgaben für NameQuick 3 auf Mac und Windows. Presets bestimmen Dateinamen; Regeln führen Aktionen an Dateien aus, etwa nach dem Umbenennen. Smart umbenennen wählt beschreibende Details ohne dein eigenes Namensschema. Schnell umbenennen ist der Arbeitsbereich für einmalige Durchläufe.

Preset erstellen#

Folge dem Schnellstart für Installation und KI-Einrichtung. Öffne Presets›Neues Preset, wähle einen der zwei alternativen Bearbeitungsmodi und trage unter Name eine aussagekräftige Bezeichnung ein.

Schriftliche Anweisungen#

Formuliere deine Anforderungen in deiner Sprache. Für das fiktive Beispiel eingehender Rechnungen ist die Reihenfolge: Ausstellungsdatum (nicht Fälligkeitsdatum) im Format YYYY-MM-DD, Aussteller beziehungsweise Lieferant (nicht Empfänger), fester Text Rechnung, tatsächliche Rechnungsnummer (keine Scanner-Laufnummer). Unterstriche trennen die Teile. Diese Anweisung kannst du kopieren:

Benenne eingehende Rechnungen nach diesem Schema:
Ausstellungsdatum_Aussteller_Rechnung_Rechnungsnummer

Formatiere das Ausstellungsdatum als YYYY-MM-DD; verwende nicht das Fälligkeitsdatum.
Nimm den Aussteller/Lieferanten, nicht den Empfänger.
Verwende die tatsächliche Rechnungsnummer, keine Scanner-Laufnummer.
Setze für fehlende oder unsichere Angaben FEHLT ein. Rate nicht.
Behalte die ursprüngliche Dateiendung bei und vermeide unzulässige Dateinamenzeichen.

Ein illustratives Ergebnis wäre 2026-09-01_Lindenwerk_Rechnung_1843.pdf. Die Werte sollen jeweils aus deiner Datei stammen, nicht aus diesem Beispiel. Auch klare Anweisungen garantieren kein korrektes Ergebnis: Die KI kann Angaben unvollständig oder falsch auslesen. Kontrolliere wichtige Felder immer.

Dateinamenvorlage#

Im visuellen Editor setzt du den Namen aus Teilen zusammen. Felder beschreiben gesuchte Dokumentinhalte, fester Text bleibt gleich, Trennzeichen verbinden die Teile. Für dasselbe Beispiel brauchst du vier Teile:

1. Feld für das Ausstellungsdatum

   Teil hinzufügen›Neues Feld…

   Mit dem gewünschten Format YYYY-MM-DD. Ergänze genauso ein Feld für den Aussteller.

2. Fester Text Rechnung

   Teil hinzufügen›Fester Text…

   Füge den Text Rechnung hinzu und ergänze danach ein Feld für die tatsächliche Rechnungsnummer.

3. Teile präzisieren und ordnen

   Wähle einen Teil zum Bearbeiten aus. Mit Anweisungen für diesen Teil hinzufügen präzisierst du beispielsweise „Ausstellungsdatum, nicht Fälligkeitsdatum“ oder „Aussteller, nicht Empfänger“. Ziehe Teile, um ihre Reihenfolge zu ändern.

4. Trennzeichen wählen

   Klicke auf ein Trennzeichen zwischen den Teilen, um etwa einen Unterstrich auszuwählen. Für alle Lücken verwenden übernimmt das gewählte Trennzeichen überall. Unter Eigenes… kannst du ausschließlich Satzzeichen, Symbole und Leerzeichen verwenden; vom Betriebssystem verbotene Dateinamenzeichen sind ausgeschlossen.

Wenn nicht gefunden#

Unter Wenn nicht gefunden legst du den Umgang mit fehlenden Angaben fest:

Auch diese Einstellung garantiert keine korrekte Erkennung.

Die Bereinigung lässt sich auf ein Feld oder über Ganzer Name auf den gesamten Namen anwenden. Beispiele sind „Datum als YYYY-MM-DD formatieren“ oder „Leerzeichen durch Bindestriche ersetzen“. Die KI interpretiert diese Anweisungen; es sind keine fest programmierten Ersetzungen.

Vor dem Einsatz testen#

Die Vorschau erzeugt einen Namensvorschlag: Sie benennt die Beispieldatei nicht um und fügt sie nicht zur Bibliothek hinzu.

Vergleiche den tatsächlichen Dateiinhalt mit Datum, Aussteller und Rechnungsnummer im Vorschlag; prüfe auch die Dateiendung. Nach Änderungen ist das bisherige Ergebnis veraltet: Klicke auf Erneut testen. Teste mehrere typische Dateien, auch Beispiele mit fehlenden Angaben.

Preset-Vorschauen verbrauchen keine NameQuick-Umbenennungen. Bei Self-Managed mit Cloud-API kann der gewählte Anbieter trotzdem Gebühren berechnen. Auch für Tests müssen dein Anbieter und gegebenenfalls dein Konto eingerichtet und einsatzbereit sein.

Erster Durchlauf mit Prüfung#

1. Vor dem Hinzufügen einstellen

   Einstellungen›Umbenennen

   Wähle unter Verarbeitungsmodus für Dateien dein gespeichertes Preset und unter Vorschläge für hinzugefügte Dateien anwenden die Option Zuerst prüfen. Diese Einstellungen werden beim Hinzufügen übernommen; spätere Änderungen wirken nicht rückwirkend.

2. Kopien hinzufügen

   Ziehe die Kopien auf NameQuick oder nutze Dateien hinzufügen. Auf dem Mac kann die Verarbeitung automatisch starten. Läuft sie bereits, warte auf den Abschluss; andernfalls klicke auf 3 Dateien umbenennen.

3. Prüfen, dann anwenden

   Vergleiche alle vorgeschlagenen Namen mit den Dokumenten. Klicke erst auf 3 Namen anwenden, wenn alle stimmen. Die Zahlen variieren mit den Dateien und Vorschlägen.

4. Bei Fehlern leeren und nachbessern

   Stimmt ein Vorschlag nicht, wende nichts an. Warte, bis die Verarbeitung abgeschlossen ist, und klicke auf Leeren: Das leert die Liste, löscht aber keine Dateien. Überarbeite und teste das Preset, wähle es vor dem erneuten Hinzufügen aus und beginne mit frischen Kopien.

Bei Schnell umbenennen bleiben Dateien im Quellordner und werden nicht zu Alle Dateien hinzugefügt. Ein überwachter Ordner ist nicht erforderlich. Nutze für aufgezeichnete Vorgänge Verlauf und Rückgängig, soweit verfügbar. Kontrolliere anschließend Namen und Speicherorte im Explorer oder Finder.

Überwachte Ordner#

Überwachte Ordner haben eine eigene Einstellung für die Anwendung von Vorschlägen; ordnerspezifische Einstellungen können Vorrang haben. Die Einstellung Zuerst prüfen für hinzugefügte Dateien ersetzt diese Konfiguration nicht. Aktivierte Regeln für Aktionen nach dem Umbenennen können Dateien anschließend verschieben, sobald du die Namen freigibst. Details: Ordner überwachen, Organisieren und Regeln.