Benennungsvorlagen

Benennungsvorlagen sind gespeicherte Benennungseinstellungen: einmal definieren, und NameQuick wendet sie auf jede ähnliche Datei an.

Es gibt zwei Arten, und beide erzeugen strukturierte, konsistente Namen:

• Dateinamenformate: Bauen Sie den Namen visuell aus Feldern wie "Rechnungsdatum" oder "Anbieter". Präzise und vorhersagbar.
• Schriftliche Anweisungen: Beschreiben Sie die Benennung in natürlicher Sprache, etwa "benenne diese Datei mit Datum und Thema". Flexibel, wenn Sie lieber beschreiben als bauen.

Nur eine schnelle Einzelumbenennung? Smart Rename benennt Dateien ganz ohne Einrichtung. Umbenennungsmodi entscheiden, ob Namen sofort angewendet werden oder auf Ihre Prüfung warten.

Dateinamenformate#

Dateinamenformate geben Ihnen präzise, visuelle Kontrolle über die Benennung. Sie definieren, was extrahiert werden soll, und NameQuick baut Dateinamen, die immer Ihrem Format folgen.

Extraktionsfelder#

Felder sind das Herzstück eines Dateinamenformats. Sie schreiben sie in Klartext, und die KI nutzt Ihre Feldnamen als Extraktionsanweisungen.

Gute Feldnamen sind spezifisch:

Geben Sie Hinweise, wenn sinnvoll:

• "Rechnungsnummer (beginnt oft mit INV-)"
• "Datum der Vertragsunterzeichnung"
• "Gesamtbetrag inkl. Steuer, als Währung formatiert"

Je spezifischer Ihre Feldnamen, desto besser die Extraktion. Die KI liest sie als Anleitung, wonach gesucht werden soll.

Der Format-Builder#

Ein Dateinamenformat nutzt einen visuellen Builder mit Drag-and-Drop-Pills. Ziehen Sie zum Neuordnen, und klicken Sie ein Trennzeichen, um es zu ändern.

Drei Pill-Typen:

Schriftliche Anweisungen#

Mit schriftlichen Anweisungen beschreiben Sie die Benennung in natürlicher Sprache. Statt ein Format aus Feldern zu bauen, sagen Sie NameQuick, was das Ergebnis enthalten soll. Das eignet sich, wenn Sie das Ergebnis lieber beschreiben als Feld für Feld zusammensetzen.

Benennungsvorlage mit schriftlichen Anweisungen erstellen:

1. Öffnen Sie die Seitenleiste und gehen Sie zu Benennungsvorlagen
2. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Schriftliche Anweisungen
3. Schreiben Sie die Benennungsanweisungen in eigenen Worten
4. Vorschau auf Beispieldateien, dann speichern

Die Anweisungen können so kurz oder ausführlich sein wie nötig. Eine Benennungsvorlage kann verschiedene Formate pro Dokumenttyp, Formatierungsregeln und Sonderfälle definieren. Die KI liest die vollständigen Anweisungen und wendet die passenden Regeln auf jede Datei an.

Ein ausführlicheres Beispiel. Diese Rechnungsanweisungen definieren ein Benennungsformat, Regeln pro Dokumenttyp und Sonderfälle:

Für Dateinamen-Werte, die nicht auf dem Dokument stehen, etwa ISO-Wochencodes oder Kundencodes, siehe Bring der KI deine Namenskonvention bei.

Text Cleanup#

Text Cleanups verändern extrahierte Werte nach der KI-Extraktion, aber bevor der Dateiname zusammengesetzt wird. Sie schreiben sie in natürlicher Sprache.

Feldbezogene Cleanups gelten für einzelne Werte (z.B. "Rechnungsdatum als YYYY-MM-DD formatieren"). Globale Cleanups gelten für den zusammengesetzten Dateinamen (z.B. "Alle Leerzeichen durch Bindestriche ersetzen"). Feld-Cleanups laufen zuerst, dann setzt das Pattern zusammen, dann laufen globale Cleanups auf dem Ergebnis.

Testen und Iterieren#

Bevor Sie ein Dateinamenformat auf echte Dateien anwenden, testen Sie es:

1. Öffnen Sie Ihre Benennungsvorlage im Editor
2. Ziehen Sie eine Beispieldatei in den Testbereich
3. Die KI-Extraktion läuft im Vorschau-Modus (keine Umbenennungen)
4. Ergebnis ansehen: Originalname → Generierter Name

Nutzen Sie den Testbereich, um zu prüfen, ob Ihr Preset die erwarteten Dateinamen erzeugt. Wenn ein Feld den falschen Wert extrahiert oder das Format nicht stimmt, passen Sie Feldnamen spezifischer an, fügen Sie Text Cleanups für die Formatierung hinzu oder testen Sie mit anderen Beispieldateien. Iterieren Sie, bis das Ergebnis Ihren Anforderungen entspricht.

Referenz#

System Placeholders#

System Placeholders fügen Metadaten ein, die keine KI-Extraktion benötigen:

Datumsformatierung:

Datum per Doppelpunkt anpassen:

{date:yyyy-MM-dd}      → 2024-03-15
{date:MM-dd-yyyy}      → 03-15-2024
{date:yyyyMMdd}        → 20240315
{datetime:yyyy-MM-dd_HH-mm}  → 2024-03-15_14-30

Trennzeichen#

Jede Lücke zwischen Pills kann ein eigenes Trennzeichen haben (Unterstrich _, Bindestrich -, Punkt ., Leerzeichen, Doppel-Unterstrich __, Doppel-Bindestrich --, kein Trennzeichen oder eine benutzerdefinierte Zeichenkette). Sie können auch festlegen, wie mehrteilige Werte innerhalb eines Feldes dargestellt werden, indem Sie auf das Trennzeichen-Symbol einer türkisen User-Field-Pill klicken.

Beispiel: Wenn die KI "Acme Corporation" extrahiert:

Erweiterte Funktionen#

Feldbedingungen ermöglichen die Extraktion eines Feldes nur bei erfüllter Bedingung. Beispiel: "PRIORITY"-Präfix nur hinzufügen, wenn der Rechnungsbetrag über 10.000 $ liegt. Ist die Bedingung nicht erfüllt, wird das Feld übersprungen.

Fallback-Ketten definieren mehrere Extraktionsversuche, wenn die Extraktion fehlschlagen kann. Beispiel: Erst "Firmenname aus dem Briefkopf extrahieren", dann "aus dem Signaturblock", dann "jeglicher Firmenname im Text". Die erste erfolgreiche Extraktion gewinnt. Wenn alle fehlschlagen, wird ein Standardwert verwendet.

Berechnete Felder leiten Werte aus anderen Feldern ab, ohne zusätzliche KI-Aufrufe. Beispiel: Vor- und Nachname zu einem Feld "Full Name" zusammenfügen.

Regeln für Dateinamenformate#

Regeln für Dateinamenformate wenden Logik während der Dateinamen-Generierung an. Sie unterscheiden sich von Document Rules: Sie verändern den Namen, nicht den Speicherort. Jede Regel hat eine Bedingung, eine Aktion und einen Zeitpunkt, an dem sie läuft.

Beispiel: PRIORITY-Präfix für Rechnungen

"PRIORITY-" zu Rechnungen über 10.000 $ hinzufügen:

• Bedingung: invoice_amount is greater than 10000
• Aktion: Präfix "PRIORITY-" hinzufügen

Ergebnis: PRIORITY-2024-03-15_Amazon_INV-4711.pdf

Beispiel: Feld überspringen, wenn leer

Bestellnummer nicht aufnehmen, wenn sie nicht existiert:

• Bedingung: po_number is empty
• Aktion: Feld überspringen

Nutzen Sie Regeln für Dateinamenformate für Benennungslogik. Nutzen Sie Document Rules für die Dateiorganisation.

Automatisierung#

FAQ#

Kann ich von schriftlichen Anweisungen zu einem Dateinamenformat wechseln? Nicht automatisch, aber Sie können mit schriftlichen Anweisungen herausfinden, welche Struktur funktioniert, und danach ein Dateinamenformat mit diesen Feldern erstellen.

Was, wenn die KI ein Feld nicht extrahieren kann? Wenn ein Pflichtfeld fehlt, wird das Umbenennen blockiert, um unvollständige Dateinamen zu vermeiden. Nutzen Sie Fallback-Ketten oder markieren Sie Felder als optional, um Sonderfälle zu behandeln.

Nutzen Text Cleanups KI? Text Cleanups werden als Anweisungen zusammen mit der Extraktion an die KI geschickt. Sie laufen im selben API-Call, nicht separat.

Kann ich KI-Felder und System Placeholders mischen? Ja. Kombinieren Sie sie frei: {Vendor Name}_{date}_{Invoice Number}