Presets für Dateinamen

Ein Preset ist eine gespeicherte Benennung. Nutze eines, wenn Dateien einer Art immer gleich heißen sollen, etwa Rechnungen nach Datum, Lieferant und Rechnungsnummer. Für gemischte Dateien braucht Smart umbenennen keine Einrichtung.

Mit einem fertigen Preset starten#

Eine neue Installation bringt drei Presets mit: Rechnungen, Datum + Absender und Typ + Datum. Du kannst sie so nutzen, ändern oder löschen.

Für ein eigenes öffnest du Presets und klickst auf Neues Preset. Baue es selbst, oder wähle unter Oder mit einer Vorlage starten eine von acht Vorlagen: Kontoauszüge, Rechnungen, Belege, Formulare und Bescheide, Reisebuchungen, Versicherungsunterlagen, Verträge und Fotos. Eine Vorlage füllt die Teile für dich aus, und du kannst sie wie jedes andere Preset ändern.

Es gibt zwei Arten von Presets:

Änderungen werden automatisch gespeichert; es gibt keinen Speichern-Knopf. Ein Preset zu ändern oder zu löschen benennt nie Dateien auf der Festplatte um. Ob ein Name sofort angewendet wird oder auf dich wartet, ist eine eigene Einstellung; siehe Umbenennungen automatisch anwenden oder prüfen.

1. 01Namen aus Teilen zusammensetzenJeder Teil ist eine Angabe aus der Datei, etwa das Datum.
2. 02Eigenen Teil hinzufügenLeg fest, wonach gesucht wird und was passiert, wenn die Angabe fehlt.
3. 03Bereinigung hinzufügenBeschreib in eigenen Worten, wie ein Teil geschrieben werden soll.
4. 04An einer Datei testenDu siehst den Namen, den die Datei bekäme. Die Datei selbst bleibt, wie sie ist.

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Dateinamenvorlagen#

Eine Dateinamenvorlage baut den Namen aus Teilen, von links nach rechts. Öffne dafür Presets›Neues Preset und wähle Dateinamenvorlage.

Teile#

Teile fügst du mit Teil hinzufügen hinzu:

• Neues Feld…: eine Angabe, die NameQuick in jeder Datei sucht. Du gibst ihr einen Namen, etwa Rechnungsdatum.
• Fester Text…: Text, der in jedem Namen gleich ist, etwa Rechnung.

Ziehe Teile, um ihre Reihenfolge zu ändern.

Die KI liest den Namen eines Felds als Anweisung, was sie suchen soll. Mach den Namen deshalb genau:

Für mehr Details wählst du den Teil aus und klickst auf Anweisungen für diesen Teil hinzufügen. Schreib, was gesucht ist und wie es geschrieben werden soll, zum Beispiel:

• Rechnungsnummer, beginnt meist mit INV-
• Das Datum, an dem der Vertrag unterschrieben wurde
• Der Lieferant, gekürzt: "Deutsche Telekom AG" ist nur "Telekom"

Trennzeichen#

Klicke auf die Lücke zwischen zwei Teilen, um ihr Trennzeichen zu ändern:

Für alle Lücken verwenden übernimmt deine Wahl für jede Lücke. Eigenes… nimmt bis zu 8 Satzzeichen oder Leerzeichen an, aber keine Zeichen, die ein Dateiname nicht enthalten darf (/ \ : * ? " < > |).

Um zu ändern, wie die Wörter innerhalb eines Teils aussehen, etwa Acme Corporation → Acme-Corporation, gibst du diesem Teil eine Bereinigung.

Wenn nicht gefunden#

Jedes Feld hat eine Auswahl Wenn nicht gefunden für Dateien, in denen die KI den Wert nicht findet. Ein Feld, das du hinzufügst, startet mit Datei überspringen.

Fragt ein Preset nach zwei oder mehr Angaben und findet keine davon, gehört die Datei wahrscheinlich nicht zu den Dateien, für die das Preset gedacht ist. NameQuick markiert sie mit Nicht für dieses Preset und lässt ihren Namen, wie er ist.

Die KI kann auch übersehen, dass ein Wert fehlt. Prüfe die Ergebnisse bei wichtigen Dateien deshalb selbst.

Schriftliche Anweisungen#

Mit schriftlichen Anweisungen beschreibst du den Namen in eigenen Worten, statt ihn aus Teilen zu bauen. Die KI liest deine Anweisungen genau so, wie du sie geschrieben hast, jedes Mal, wenn sie eine Datei benennt.

1. Neues Preset öffnen

   Presets›Neues Preset

2. Schriftliche Anweisungen wählen

3. Die Anweisungen in eigenen Worten schreiben

   Änderungen werden automatisch gespeichert.

4. Mit Beispieldateien testen

   Siehe Vor dem Einsatz testen.

Anweisungen können kurz oder ausführlich sein. Ein Preset kann für verschiedene Dokumentarten eigene Formate festlegen, dazu Formatregeln und was in Sonderfällen passieren soll. Schreib Beispielnamen in den Anweisungstext: Das Feld Beispiel-Dateiname darunter ist nur für dich, die KI liest es nicht. Damit nichts geraten wird, schreib dazu, was bei einer fehlenden Angabe im Namen stehen soll, etwa FEHLT.

Beispiel für Fotos. Diese Anweisungen machen aus IMG_4823.jpg einen Namen wie paris-skyline-sonnenuntergang.jpg:

INHALT
Beschreibe in 3 bis 6 Wörtern, was das Foto zeigt.
Beginne mit der Stadt oder dem Ort, wenn erkennbar.

FORMAT
Alles kleingeschrieben. Bindestriche als Trennzeichen.
Kein Datum, keine Kameradaten, keine Abmessungen.
Bildschirmfotos: mit "screenshot-" beginnen.

BEISPIELE
Pariser Skyline bei Sonnenuntergang → paris-skyline-sonnenuntergang
App-Oberfläche mit Statistiken → screenshot-statistik-dashboard

Beispiel für Rechnungen. Diese Anweisungen legen ein Muster fest, Regeln für jede Dokumentart und Sonderfälle. Sie machen aus scan_2843.pdf einen Namen wie 2026-03-14_Amazon_INV-4711_49.90EUR.pdf:

EXTRAHIEREN
Rechnungsdatum, Lieferant, Rechnungsnummer und Gesamtbetrag.

BENENNUNG
Muster: YYYY-MM-DD_Lieferant_Rechnungsnummer_Betrag
Datum als ISO (2026-03-14). Lieferant in PascalCase, Rechtsformen weglassen (GmbH, AG).
Betrag mit Währung und zwei Dezimalstellen, z. B. 49.90EUR.

DOKUMENTARTEN
Beleg: Präfix "beleg-".
Gutschrift: Präfix "gutschrift-", Betrag negativ lassen.
Mahnung: Präfix "mahnung-".

SONDERFÄLLE
Keine Rechnungsnummer: Bestell- oder Referenznummer nutzen.
Fremdwährung: den Originalwährungscode behalten.
Mehrseitig: nach der ersten Seite benennen.

Für Werte, die nicht auf dem Dokument stehen, etwa ISO-Kalenderwochen oder Kundenkürzel, siehe Der KI deine Namenskonvention beibringen.

Bereinigung#

Eine Bereinigung sagt der KI, wie ein Wert oder der fertige Name aussehen soll. Du schreibst sie in einfachen Worten, und die KI liest sie jedes Mal, wenn sie eine Datei benennt.

Öffne in einer Dateinamenvorlage Bereinigung und schreib eine Anweisung für einen Teil, etwa Datum als YYYY-MM-DD formatieren, oder für den Ganzen Namen, etwa Alle Leerzeichen durch Bindestriche ersetzen. Fertige Vorschläge wie Titelgroßschreibung und Datum zu YYYY-MM-DD fügen einen Satz für dich ein.

Weil die KI Bereinigungen auslegt, sind sie keine festen Suchen-und-Ersetzen-Regeln, und das Ergebnis ist nicht garantiert. Teste sie mit echten Dateien.

Vor dem Einsatz testen#

Jedes Preset hat einen kostenlosen Test. Er benennt eine Datei, ohne sie umzubenennen oder deiner Bibliothek hinzuzufügen.

1. Das Preset unter Presets öffnen

2. Eine Beispieldatei hinzufügen

   Dieses Preset testen

   Zieh eine Datei hinein oder klicke auf Beispieldatei auswählen…

3. Auf Preset testen klicken

4. Das Ergebnis mit der Datei vergleichen

   Was das Preset gefunden hat listet jeden Wert auf, und Wie die KI entschieden hat erklärt die Wahl.

Ein Test verbraucht kein Guthaben und keine Test-Umbenennungen. Mit deinem eigenen Cloud-API-Schlüssel stellt dein Anbieter die Anfrage trotzdem in Rechnung. Teste nach jeder Änderung am Preset erneut, und probiere verschiedene Dateien aus, auch solche mit fehlenden Angaben. Findet ein Feld den falschen Wert, mach seinen Namen oder seine Anweisungen genauer, füge eine Bereinigung hinzu oder ändere seine Auswahl unter Wenn nicht gefunden.

Wo du ein Preset nutzt#

Ein Preset benennt Dateien überall dort, wo du es auswählst:

• Dateien, die du hinzufügst: Stelle unter Einstellungen›Umbenennen den Verarbeitungsmodus für Dateien auf das Preset. Auf dem Mac kannst du es auch oben in Schnell umbenennen auswählen.
• Dateien, die du in Alle Dateien auswählst: Wähle das Preset als Verarbeitungsmodus, bevor du auf Umbenennen klickst.
• Ein überwachter Ordner: Wähle unter Einstellungen›Ordner das Preset für diesen Ordner. Um seine Namen vor dem Anwenden zu prüfen, stelle den Ordner auf Zuerst prüfen.
• Eine Regel: Eine Regel, die Wenn eine Datei ankommt läuft, kann mit Preset verwenden das Preset wählen, etwa eines für Rechnungen und ein anderes für Belege. Siehe Regeln.

Nachschlagen#

Datum, Dateiinfos und Zähler#

Dateinamenvorlagen haben keine Platzhalter wie {date}, {counter} oder {original} und keine berechneten oder bedingten Teile. Jeder Teil ist entweder ein Feld, das die KI aus der Datei füllt, oder fester Text, den du tippst.

Für ein Datum im Namen fügst du ein Feld hinzu, das sagt, welches Datum gemeint ist, etwa Rechnungsdatum oder Vertragsbeginn. Die KI liest es aus dem, was die Datei zeigt. Die Kameradaten eines Fotos (EXIF), etwa das Aufnahmedatum, bekommt sie nicht; Regeln können sie nutzen. Platzhalter wie {original} und {year} gibt es nur in Regeln, wenn eine Regel eine Datei verschiebt.

Häufige Fragen#