PDF-Dateien anhand ihres Inhalts umbenennen
Geprüfte Dateinamen für Rechnungen und andere PDFs auf Mac und Windows.
Nutze Angaben aus den PDF-Seiten statt nur Zeichen aus dem bisherigen Dateinamen. Mit einem eigenen Preset erstellst du Vorschläge und prüfst sie vor dem Anwenden. Beginne mit Kopien; Installation, Konto und KI-Einrichtung erklärt der Schnellstart.
Einen PDF-Dateinamen manuell ändern
Der Dateiname ist vom internen PDF-Titel unabhängig. Eine Umbenennung bearbeitet weder den Dokumenttext noch die Titelmetadaten.
- Öffne die PDF und lies die benötigten Angaben.
- Wähle die Datei im Finder aus.
- Drücke Return und ändere den Namen; behalte .pdf bei.
- Bestätige mit Return und prüfe den Dateinamen.
- Öffne die PDF und lies die benötigten Angaben.
- Wähle die Datei im Explorer aus.
- Drücke F2 und ändere den Namen; behalte .pdf bei.
- Bestätige mit Enter und prüfe den Dateinamen.
Dateien in Cloud-Diensten: Nutze die Umbenennungsfunktion deines Dienstes. Für den Test mit NameQuick lädst du die PDF zuerst als lokale Kopie herunter.
Soll der Name Angaben aus der PDF enthalten, kannst du sie selbst übertragen oder Vorschläge mit einem Preset erstellen.
Vom Seiteninhalt zum Dateinamen
Dein Preset beschreibt, welche Angaben NameQuick übernehmen soll. Entscheidend ist nicht nur das Namensformat, sondern auch die richtige Quelle innerhalb des Dokuments.
- PDF öffnen.
- Benötigte Felder ablesen.
- Namen im Finder oder Explorer eingeben.
- Dateiname und Inhalt abgleichen.
- Preset anlegen und an einer Kopie testen.
- Preset und Prüfen vor dem Hinzufügen einstellen.
- Kopien hinzufügen und Vorschläge erstellen lassen.
- Alle Vorschläge prüfen und erst dann anwenden.
Welche Felder du verwenden kannst
- Datumsangaben. Unterscheide Rechnungsdatum, Zahlungsfrist und Vertragsbeginn. Das Änderungsdatum der Datei ist eine andere Information.
- Personen und Unternehmen. Aussteller und Empfänger können auf derselben Seite stehen. Lege fest, welchen Namen du brauchst.
- Dokumentnummern. Verwende die tatsächliche Rechnungs- oder Belegnummer, nicht den Zähler aus einem Scan-Dateinamen.
- Dokumentart und Thema. Eine Bezeichnung wie Rechnung oder ein kurzer Titel ergänzt den Namen, muss aber zum Inhalt passen.
In vier Schritten zum geprüften PDF-Namen
Die Vorführung zeigt Schritt 1: Ein Preset für Rechnungen entsteht Teil für Teil und wird dann an einer Rechnungs-PDF getestet.
Preset erstellen und testen
Öffne Presets und klicke auf Neues Preset. Wähle Dateinamenvorlage, um den Namen aus Teilen zusammenzusetzen, oder Schriftliche Anweisungen, um ihn in eigenen Worten zu beschreiben. Für Rechnungen klickst du auf die vorgeschlagenen Teile, die du brauchst, etwa Dokumentdatum und Anbieter. Für alles andere, etwa die Rechnungsnummer, klickst du auf + (Teil hinzufügen), wählst Neues Feld… und beschreibst, wonach die KI suchen soll. Unter Wenn nicht gefunden legst du fest, was passiert, wenn eine PDF die Angabe nicht enthält. Ein neues Feld steht auf Datei überspringen: Die PDF wartet dann, bis du den Wert eintippst. Klicke unter Dieses Preset testen auf Beispieldatei auswählen…, wähle eine PDF und klicke auf Preset testen. Vergleiche den Namen mit dem Dokument. Beim Test wird nichts umbenannt.
Preset und Zuerst prüfen wählen
Öffne Einstellungen › Umbenennen. Wähle unter Verarbeitungsmodus für Dateien dein Preset und stelle Vorschläge für hinzugefügte Dateien anwenden auf Zuerst prüfen. Erledige das, bevor du die PDFs hinzufügst. Auf dem Mac liest NameQuick die Dateien, sobald du sie ablegst. Steht die Einstellung auf Automatisch umbenennen, wie bei jeder neuen Installation, benennt NameQuick sie um, ohne dir die Namen vorher zu zeigen. Unter Windows findest du beide Einstellungen auch unten in Schnell umbenennen und kannst sie dort ändern, bis du auf Umbenennen klickst.
Kopien einiger PDFs hinzufügen
Ziehe Kopien von zwei oder drei PDFs auf NameQuick oder klicke auf Dateien hinzufügen. Einen überwachten Ordner brauchst du dafür nicht, und die PDFs bleiben in ihrem Ordner. Auf dem Mac öffnet sich ein Fenster mit dem Titel 3 Dateien umbenennen, die Zahl passend zu deinen PDFs, und NameQuick beginnt sofort zu lesen. Unter Windows zeigt Schnell umbenennen die PDFs an, liest sie aber noch nicht. Entferne den Haken bei allen, die du auslassen willst, und klicke dann auf 3 Dateien umbenennen.
Jeden Namen prüfen und anwenden
Vergleiche jeden Namen mit seiner PDF: Datum, Anbieter, Belegnummer, Schreibweise und die Endung .pdf. Auf dem Mac klickst du auf eine PDF und siehst ihren neuen Namen neben einer Vorschau. Entferne den Haken bei jedem falschen Namen und klicke dann auf 3 Dateien umbenennen. PDFs ohne Haken behalten ihren Namen. Unter Windows klickst du auf 3 Namen anwenden. Damit werden alle Namen der Liste angewendet. Ist einer falsch, klicke stattdessen auf Leeren: Die Liste wird geleert, die Dateien bleiben, wie sie sind. Verbessere danach das Preset, teste es noch einmal und füge die PDF erneut hinzu. NameQuick überschreibt nie eine Datei: Hat eine andere Datei im Ordner schon diesen Namen, sagt NameQuick dir das, lässt deine PDF unverändert und bietet andere Namen an. Einen angewendeten Namen machst du im Verlauf rückgängig.
Mit einer Kopie beginnen
Richte NameQuick ein und teste dein erstes Preset an einer lesbaren PDF.
“Eine ziemlich praktische kleine App, die etwa Screenshots und PDFs anhand ihres Inhalts intelligent benennt.”
Vier Ideen für eigene Presets
Für erhaltene Rechnungen: Datum, Aussteller und tatsächliche Nummer statt Scanfolge.
- •Setze Rechnung direkt vor die Nummer.
- •Nutze bei fehlenden Werten sichtbar „unbekannt“ und prüfe manuell.
Welche Methode passt zu deinen PDFs?
Entscheidend ist, woher die Angaben kommen und wie viel Einrichtung du übernehmen möchtest.
| Methode | Am besten geeignet für | Wo sie an Grenzen stößt | Wann du NameQuick nutzen solltest |
|---|---|---|---|
| Manuell im Finder oder Explorer | Wenige PDFs, deren Angaben du selbst überträgst. | Bei vielen Dateien wiederholst du Lesen, Eingeben und Prüfen. | Du Vorschläge aus dem Inhalt erstellen und weiterhin selbst prüfen möchtest. |
| Feste Ersetzungen und Nummerierung | Gemeinsame Präfixe, vorhandene Textteile und laufende Nummern. | Reine Namensregeln lesen fehlende Rechnungsdaten nicht aus PDF-Seiten. | Die benötigten Angaben im Dokument statt im bisherigen Namen stehen. |
| Eigene Extraktionsskripte | Technisch betreute Abläufe mit definierten Dokumentlayouts. | Extraktion, OCR, Fehlerbehandlung und Wartung musst du passend einrichten. | Du ohne eigenes Skript Anweisungen formulieren und Vorschläge prüfen willst. |
| NameQuick mit PresetEmpfohlen | Inhaltsbasierte Namensvorschläge auf Mac und Windows. | Lesefehler, fehlende Felder und Mehrdeutigkeiten erfordern Kontrolle. | Du dokumentbezogene Namen mit einem wiederverwendbaren Preset vorbereiten möchtest. |
Dein erstes Preset erstellen
Richte NameQuick ein und teste dein gewähltes Namensmuster an wenigen Kopien.
Fragen zu Verarbeitung und Kontrolle
Mit geprüften Namen weiterarbeiten
Teste wenige Kopien und bestätige erst, wenn die Angaben stimmen.