Der KI deine Namenskonvention beibringen

Nutze diese Anleitung, wenn deine Dateinamen Werte enthalten, die nicht auf dem Dokument stehen, etwa Kalenderwochen, interne Abkürzungen, Kundenkürzel, Projektphasen oder Codes, die aus einem Datum berechnet werden.

Die KI liest, was das Dokument zeigt. Die Konventionen deines Teams kennt sie nicht. Ein Code wie 2526 kann für dein Team „ISO-Kalenderwoche 25 im Jahr 2026“ heißen. Solange deine schriftlichen Anweisungen das nicht sagen, sieht die KI nur eine vierstellige Zahl. Sie kann nicht erkennen, ob 2526 ein Wochencode, eine Auftragsnummer, ein Chargencode oder eine Belegnummer ist.

Zeig deshalb nicht nur das Format des Dateinamens. Erkläre die Regel dahinter.

Die Regel nennen, nicht nur das Format#

Ein paar Beispiele helfen der KI, die Regel anzuwenden. Für 2026:

Beispiel für schriftliche Anweisungen#

Öffne Presets›Neues Preset, wähle Schriftliche Anweisungen und füge den Text unten ein. Änderungen werden automatisch gespeichert.

Benenne wöchentliche Arbeitsaufträge mit ISO-Woche, Auftragsnummer, Kundenname und Auftragsdatum.

Gib den Dateinamen genau so zurück:
[ISO-Woche + zweistelliges Jahr]_[Auftragsnummer]-[Kundenname]-[Auftragsdatum]

Extrahiere:
- Auftragsdatum: das Feld mit der Bezeichnung DATUM oder das eindeutigste Auftrags- bzw. Arbeitsdatum.
- Auftragsnummer: die gut sichtbare Auftrags-, Job-, Ticket- oder Referenznummer oben im Dokument.
- Kundenname: das Feld für Kunde, Auftraggeber oder Firma.

Regeln:
- Verwende das Auftragsdatum für das Datum am Ende und für das Wochenpräfix.
- Formatiere das Auftragsdatum als YYYY-MM-DD.
- Das Präfix ist WWYY: WW ist die Kalenderwoche nach ISO 8601, YY sind die letzten zwei Ziffern des Jahres des Auftragsdatums.
- ISO-Wochen beginnen am Montag. Woche 01 ist die Woche mit dem ersten Donnerstag des Kalenderjahres.
- Für 2026 gelten diese Ankerpunkte:
- 2026-06-01 bis 2026-06-07 = 2326
- 2026-06-08 bis 2026-06-14 = 2426
- 2026-06-15 bis 2026-06-21 = 2526
- 2026-06-22 bis 2026-06-28 = 2626
- Wenn deine Dateien aus einem anderen Jahr stammen, passe die Ankerpunkte für dieses Jahr an, bevor du das Preset nutzt.
- Schreibe den Kundennamen in GROSSBUCHSTABEN.
- Entferne Leerzeichen aus dem Kundennamen, außer du legst ein bestimmtes Kürzel fest.
- Wenn ein Wert fehlt oder unklar ist, schreibe an seiner Stelle FEHLT. Rate nicht.
- Gib nur den fertigen Dateinamen zurück.

Mit den eigenen Regeln von NameQuick arbeiten#

NameQuick hängt an jede Anfrage drei eigene Regeln an, nach deinen Anweisungen:

• Datumsangaben müssen auf dem Dokument stehen. Bei Rechnungen und Kontoauszügen ist das das Ausstellungsdatum, nie Anfang oder Ende des abgerechneten Zeitraums.
• Die Firma ist die, die das Dokument ausgestellt hat, nie ein Produkt- oder Tarifname.
• Der Dateiname darf keine Zeichen enthalten, die in Dateinamen nicht erlaubt sind, etwa / oder :.

Schreib deine Anweisungen so, dass sie zu diesen Regeln passen. Ein Code, der aus einem aufgedruckten Datum berechnet wird, wie das Wochenpräfix oben, passt. Ein Datum, das nicht auf dem Dokument steht, etwa der letzte Tag des Abrechnungszeitraums, arbeitet gegen sie.

Warum das funktioniert#

Die KI liest Felder, die auf dem Dokument sichtbar sind, meist gut. Die Schwachstelle ist versteckte Bedeutung: Konventionen, die dein Team kennt, die das Dokument aber nicht erklärt. Wenn du die Regel nennst und ein paar Beispiele gibst, muss die KI nicht mehr raten, was 2526 bedeutet. Sie kann dieselbe Regel auf jedes neue Dokument anwenden.

Derselbe Ansatz funktioniert für:

• Kalenderwochen
• interne Abkürzungen
• Kunden- oder Projektkürzel
• Präfixe, die aus einem Datum berechnet werden
• Kürzel für Dokumentarten
• Benennungsregeln, die davon abhängen, wie dein Betrieb arbeitet

Steht der Wert auf dem Dokument, sag der KI, wo sie ihn findet. Kommt er aus einer betrieblichen Regel, nenn ihr die Regel und gib ein paar Beispiele.

Ein ausgearbeitetes Rechnungsbeispiel mit Feldern, Regeln und Sonderfällen findest du unter Schriftliche Anweisungen.