Der KI deine Namenskonvention beibringen

Manche Bestandteile deiner Dateinamen stehen nirgendwo im Dokument: eine ISO-Kalenderwoche, ein Kunden- oder Projektcode, ein internes Kürzel oder ein aus dem Datum gebildetes Präfix. Die KI kann sichtbare Felder gut auslesen. Welche Bedeutung dein Team mit einem Code verbindet, ist daraus aber oft nicht erkennbar.

Mit schriftlichen Anweisungen in einem Preset erklärst du deshalb nicht nur, wie der Dateiname aussehen soll, sondern auch, wie jeder Bestandteil entsteht.

Erkläre die Regel hinter dem Muster#

Für dich kann 2526 „Kalenderwoche 25 im Jahr 2026“ bedeuten. Die KI sieht zunächst nur eine Zahl. Das Muster WWYY_customer_date zeigt ihr die Reihenfolge, erklärt aber nicht, wie sie das Präfix bilden soll.

Ergänze deshalb die Regel: WWYY setzt die zweistellige ISO-Kalenderwoche und das zweistellige Jahr zusammen, berechnet aus dem Arbeitsauftragsdatum. ISO-Wochen beginnen am Montag. Für ein Auftragsdatum von 2026-06-15 bis 2026-06-21 lautet das Präfix beispielsweise 2526.

Hinterlege die Anweisungen im Preset#

Öffne Presets, wähle Neues Preset und füge deine Regeln unter Schriftliche Anweisungen ein. Gültige Änderungen werden automatisch gespeichert.

Diesen Text kannst du als Ausgangspunkt für wöchentliche Arbeitsaufträge kopieren:

Benenne wöchentliche Arbeitsaufträge nach diesem Muster:
[ISO-Kalenderwoche + zweistelliges Jahr]_[Arbeitsauftragsnummer]-[Kundenname]-[Arbeitsauftragsdatum]

Lies diese Werte aus dem Dokument:
- Arbeitsauftragsdatum: Verwende das Datum im Feld DATE oder das eindeutigste zum Auftrag gehörende Datum.
- Arbeitsauftragsnummer: Verwende die hervorgehobene Arbeitsauftrags-, Job-, Ticket- oder Referenznummer im oberen Dokumentbereich.
- Kundenname: Verwende das Feld für Kunde, Auftraggeber oder Unternehmen.

Halte dich an diese Regeln:
- Verwende das Arbeitsauftragsdatum sowohl für das Präfix als auch für das Datum am Ende. Verwende dafür nicht das heutige Datum.
- Schreibe das Datum im Format YYYY-MM-DD.
- Bilde das Präfix als WWYY ohne Trennzeichen.
- WW ist die zweistellige Kalenderwoche nach ISO 8601.
- YY sind die letzten beiden Ziffern des Kalenderjahres des Arbeitsauftragsdatums.
- ISO-Wochen beginnen am Montag. Woche 01 enthält den ersten Donnerstag des Jahres.
- Schreibe den Kundennamen in GROSSBUCHSTABEN ohne Leerzeichen. Verwende stattdessen eine Abkürzung nur, wenn sie in diesen Anweisungen ausdrücklich definiert ist.
- Fehlt ein Wert oder ist er unsicher, schreibe an seiner Stelle FEHLT, statt zu raten. Ist das Arbeitsauftragsdatum betroffen, gilt das für das Präfix und das Datum am Ende.

Nutze diese geprüften Zuordnungen für 2026:
2026-06-01 bis 2026-06-07 = 2326
2026-06-08 bis 2026-06-14 = 2426
2026-06-15 bis 2026-06-21 = 2526
2026-06-22 bis 2026-06-28 = 2626

Gib ausschließlich den Dateinamen zurück.

Stammen deine Dateien aus einem anderen Jahr, aktualisiere die Wochenbeispiele mit geprüften Werten. Das Beispiel verwendet für YY das Kalenderjahr des Auftragsdatums. Verwendest du in deiner Konvention stattdessen das ISO-Wochenjahr, passe diese Regel ausdrücklich an.

Teste mit echten Dateien und Grenzfällen#

Öffne Dieses Preset testen, wähle über Beispieldatei auswählen… eine echte Beispieldatei aus und starte mit Preset testen. Wiederhole den Test mit mehreren Dateien, nicht nur mit einem besonders übersichtlichen Dokument.

Nutze besonders Aufträge von Sonntag und Montag sowie rund um den Jahreswechsel. Vergleiche den vorgeschlagenen Dateinamen mit dem Dokument: Hat die KI das richtige Auftragsdatum, die richtige Nummer und den richtigen Kunden verwendet? Prüfe das Wochenpräfix zusätzlich anhand deiner Konvention und einer geprüften Kalenderzuordnung.

Auch mit klaren Regeln und Beispielen kann die KI abgeleitete Werte falsch berechnen. Kontrolliere bei wichtigen Stapeln die Vorschläge, bevor du sie anwendest. Hinweise zur Prüfung vor dem Umbenennen findest du unter Umbenennungsmodi.

Erkläre auch interne Codes eindeutig#

Für Kundenkürzel und Projektcodes gibst du konkrete Zuordnungen an, beispielsweise „Muster GmbH → MGH“. Lege bei internen Abkürzungen fest, welche Schreibweise gelten soll. Bei Dokumenttypcodes beschreibst du, welcher Dokumenttyp welchen Code erhält, etwa „Rechnung → RE“. Für datumsabhängige Präfixe nennst du das maßgebliche Datum und die Umwandlungsregel.

Verlasse dich nicht darauf, dass die KI solche Zusammenhänge aus einzelnen bisherigen Dateinamen erkennt. Beschreibe auch, was sie bei unbekannten Kunden oder nicht zuordenbaren Dokumenttypen ausgeben soll.

Steht ein Wert im Dokument, sage, wo er zu finden ist. Muss er abgeleitet werden, gib die Regel und einige geprüfte Beispiele an.