Bring der KI deine Namenskonvention bei

Nutze das, wenn deine Dateinamen Werte enthalten, die nicht direkt auf dem Dokument stehen, etwa Wochennummern, interne Abkürzungen, Kundencodes, Projektphasen, Dokumenttypen oder aus dem Datum abgeleitete Codes.

Manche Dateinamen-Formate sind offensichtlich, sobald man die geschäftliche Konvention kennt, aber für die KI schwer aus dem Dokument allein abzuleiten.

Ein Code wie 2526 bedeutet für dein Team vielleicht „ISO-Woche 25 in 2026". Aber solange der Custom Prompt diese Regel nicht erklärt, sieht die KI nur eine kompakte Zahl. Sie kann nicht wissen, ob 2526 ein Wochencode, eine Auftragsnummer, ein Batch-Code, eine Dokumentreferenz oder Teil eines anderen internen Systems ist.

Die wichtigste Lektion: Zeig nicht nur das Dateinamen-Format. Bring der KI die Namenskonvention dahinter bei.

Zeig die Regel, nicht nur die Form#

Statt nur das Muster zu schreiben:

WWYY_customer_date

erkläre, was der Code bedeutet:

WWYY means ISO calendar week plus two-digit year, calculated from the work order date.
ISO weeks start on Monday.
For example, 2026-06-15 to 2026-06-21 = 2526.

So bekommt die KI sowohl die Struktur als auch die Regel hinter dem Dateinamen. Du kannst den Prompt auf Deutsch oder Englisch schreiben.

Beispiel-Prompt#

Rename weekly work orders using ISO week, work order number, customer name, and work order date.

Return the filename exactly like this:
[ISO week + two-digit year]_[work order number]-[customer name]-[work order date]

Extract:
- Work order date: use the field labeled DATE or the clearest job/work date.
- Work order number: use the prominent work order, job, ticket, or reference number near the top.
- Customer name: use the customer, client, or company field.

Rules:
- Use the work order date for both the final date and the week prefix.
- Format the work order date as YYYY-MM-DD.
- The prefix is WWYY, where WW is the ISO 8601 calendar week and YY is the last two digits of the work order date year.
- ISO weeks start on Monday. Week 01 is the week containing the first Thursday of the ISO year.
- For 2026, use these anchors:
  - 2026-06-01 to 2026-06-07 = 2326
  - 2026-06-08 to 2026-06-14 = 2426
  - 2026-06-15 to 2026-06-21 = 2526
  - 2026-06-22 to 2026-06-28 = 2626
- If your files use a different year, update the anchors for that year before saving the prompt.
- Convert the customer name to ALL CAPS.
- Remove spaces from the customer name unless you define a specific abbreviation.
- Return only the final filename.

Warum das funktioniert#

Die KI ist normalerweise gut darin, sichtbare Dokumentfelder zu lesen. Die Schwachstelle ist die verborgene Bedeutung: Konventionen, die dein Team versteht, das Dokument aber nicht erklärt.

Indem du die Konvention definierst und ein paar Anker-Beispiele gibst, reduzierst du Mehrdeutigkeit. Die KI muss nicht mehr raten, was 2526 bedeutet. Sie kann der Regel folgen, die du vorgegeben hast, und wendet sie konsistent auf neue Dokumente an.

Dieser Ansatz funktioniert besonders gut für:

• Kalenderwochennummern
• interne Abkürzungen
• Kunden- oder Projektcodes
• aus dem Datum abgeleitete Präfixe
• Dokumenttyp-Codes
• Benennungsregeln, die vom geschäftlichen Kontext abhängen

Wichtigste Erkenntnis#

Wenn der Wert direkt auf dem Dokument steht, sag der KI, wo sie ihn findet. Wenn der Wert aus einer Geschäftsregel abgeleitet werden muss, sag der KI die Regel und gib ein paar Beispiele.

Ein ausgearbeitetes Rechnungsbeispiel, das Felder, Regeln und Sonderfälle in einem Prompt kombiniert, findest du unter Custom Prompts.