Renommer et classer des publications de recherche

NameQuick 3, sur Mac et Windows, renomme articles de revue, prépublications, articles de conférence, thèses, documents de travail et PDF téléchargés depuis des bases documentaires, y compris scan_001.pdf. Les commandes sont indiquées en anglais. Les auteurs et documents ci-dessous sont fictifs ; l’extension ne change jamais.

#Créer le préréglage

Dans Presets → New Preset → Filename template, créez Year, Author, Short title et Status avec Add part → New field…. Précisez ces critères via Add instructions for this part. Choisissez le séparateur _, puis Use for all gaps.

Sous If not found, choisissez Skip file (attente de vérification) ou Use text avec Unknown pour l’année et l’auteur. Pour le statut, choisissez Leave out ; pour le titre, Skip file.

Vous pouvez aussi choisir Written instructions et copier ceci :

Format : year_author_title_status ; conservez l’extension.
year : année de publication à quatre chiffres, parmi les dates imprimées dans le document, jamais la date de téléchargement.
author : nom de famille du premier auteur ; ne l’inventez pas.
title : 3 à 6 mots significatifs séparés par des tirets. Ne remplacez jamais le titre par un DOI ou un identifiant long.
status : Published, Draft, Preprint ou Accepted, seulement si visible ; sinon omettez-le.
Séparez les champs par un soulignement. Si l’année ou l’auteur est incertain, écrivez Unknown. Sans titre clair, ignorez le fichier.

Écartez les listes complètes d’auteurs. Revue, conférence ou type restent facultatifs, sans supposition. Pour une bibliothèque mono-auteur, utilisez author_year_title, sans statut si tout est publié.

Testez 3 à 5 articles réels via Test this Preset → Choose a sample file… → Test Preset. Les modifications valides des préréglages et des règles s’enregistrent automatiquement.

#Renommer un lot ponctuel

Avant tout ajout, choisissez votre préréglage ou Smart Rename et réglez Settings → Renaming → Apply suggestions from files you add sur Review. Review before applying, dans Quick Rename, correspond au même réglage. Le mode et ce réglage sont mémorisés à l’ajout.

Glissez les PDF dans Quick Rename ou utilisez Add files. Comparez toutes les propositions ; Apply 5 names, par exemple, applique ensemble cinq noms prêts. Vous ne pouvez ni modifier une ligne ni appliquer une sélection. En cas d’erreur, n’appliquez rien : attendez la fin du traitement, utilisez Clear (liste vidée, fichiers conservés), corrigez et testez le préréglage, puis ajoutez de nouvelles copies.

#Surveiller les arrivées

Dans Settings → Folders → Add folder, connectez un dossier test vide, choisissez le préréglage testé et Hold for Review. Les fichiers préexistants constituent une référence initiale, sans renommage.

NameQuick doit rester actif : fermer la fenêtre ne quitte pas l’application sur Mac, mais la quitte sous Windows ; réduisez-la plutôt.

Les propositions attendent dans Review, en barre latérale. Utilisez Apply this name, Apply and next, ou modifiez le nom en ligne puis cliquez sur Apply edit. Pour trois fichiers cochés, utilisez Apply selected (3) ou Keep original (3). L’approbation peut déclencher les règles de déplacement. Passez à Apply automatically seulement après validation des résultats.

#Classer après renommage

Dans Rules → After a file is renamed, les règles concernent uniquement les dossiers surveillés, jamais Quick Rename. Elles examinent les propriétés du fichier final, pas son contenu ni directement son statut. name contains accepte des valeurs séparées par des virgules ; une seule correspondance suffit.

Avec Move the file, choisissez move it into a folder pour conserver le nouveau nom.

Créez une règle par année : {year} désigne l’année de traitement. Pour les sujets, ajoutez un champ Topic au nom et une règle par sujet. Les tags apparaissent dans Finder sur Mac ; sous Windows, ceux des PDF restent dans History.

Les nouvelles règles sont actives : utilisez Disable pendant la configuration, consultez Proof, puis réactivez-les. Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : seule la première règle correspondante s’exécute.

#Contrôler et transmettre

Chaque renommage a un reçu dans History. Undo ou Undo all 3, pour trois opérations, tentent d’annuler les renommages ou déplacements enregistrés. Un emplacement d’origine occupé, un fichier déplacé, absent ou ouvert dans une autre application peuvent empêcher l’annulation. Il n’existe pas de rétablissement. Consultez l’historique.

Ces noms facilitent le passage vers le dossier d’import de votre gestionnaire bibliographique. Ne surveillez pas un dossier dont une autre application renomme aussi les fichiers.

#Questions fréquentes

#Comment l’auteur et l’année sont-ils trouvés ?

Le modèle lit le texte du bloc titre et la ligne de publication. En cas d’ambiguïté, If not found s’applique ; vérifiez, car il peut mal lire. Avec Managed, pour les PDF de plus de 15 pages, seules les 15 premières sont envoyées ; le reçu indique Partial document sent. Le titre étant généralement page 1, cela gêne rarement.

Seul le début des longs fichiers Word ou texte est envoyé ; les tableurs sont échantillonnés, et Pages, Numbers et Keynote utilisent leur image d’aperçu intégrée.

#Et sans titre clair ?

Pour le titre, réglez If not found sur Skip file, puis nommez le fichier manuellement.

#Et les scans ou les textes sur deux colonnes ?

Pour les scans et photos, le modèle lit l’image de page, sans étape distincte d’OCR local intégrée au nommage. Vérifiez les noms, surtout avec un scan médiocre ou deux colonnes. En local, jusqu’à trois pages du PDF scanné sont rendues en images ; le modèle doit savoir les analyser.

#Cela remplace-t-il Zotero ?

Non : NameQuick ne vérifie ni les citations ni le statut de rétractation et ne crée pas de bibliographie. Gérez les métadonnées bibliographiques dans Zotero, Mendeley ou Papers.

#Confidentialité

Managed traite le contenu dans le cloud européen de NameQuick, sans entraînement de l’IA, puis le supprime après traitement, au plus tard sous 24 heures ; Self-Managed avec une clé cloud l’envoie directement au fournisseur choisi ; les modèles locaux (Ollama et LM Studio sur Mac et Windows, MLX sur Mac Apple Silicon) l’analysent sur l’appareil, mais installations, téléchargements et contrôles de licence et de mise à jour utilisent Internet : confidentialité.