Créer et utiliser des préréglages de nommage

Les préréglages de nommage (Presets) définissent des exigences réutilisables pour les noms de fichiers dans NameQuick 3, sur Mac et Windows. Les commandes sont indiquées en anglais.

Choisissez l’un des deux modes de création : Written instructions ou Filename template. Les préréglages définissent les noms ; la fonction Rules effectue des actions sur les fichiers. Smart Rename choisit des détails descriptifs sans schéma défini par vous. Quick Rename est l’espace de travail pour les opérations ponctuelles.

#Créer un préréglage

Ouvrez Presets → New Preset, choisissez un mode et saisissez un nom descriptif sous Name, par exemple « Factures reçues ».

Les modifications valides s’enregistrent automatiquement ; il n’y a pas de bouton d’enregistrement. Une modification invalide ne remplace pas le dernier état valide enregistré. Corrigez les erreurs visibles avant de tester ou d’utiliser le préréglage. Le modifier ne renomme aucun fichier sur le disque.

#Rédiger des instructions

Avec Written instructions, décrivez le résultat attendu dans votre langue. Pour cet exemple de facture fictive, l’ordre est : date d’émission en YYYY-MM-DD (pas l’échéance), émetteur ou fournisseur (pas le destinataire), texte fixe Facture, numéro réel de facture (pas le numéro de séquence du scanner). Séparez les parties par des tirets bas (_).

Copiez ces instructions :

Nommez les factures dans cet ordre, avec des tirets bas :
date d’émission, émetteur, texte fixe Facture, numéro de facture.

Utilisez la date d’émission en YYYY-MM-DD, pas l’échéance.
Prenez l’émetteur/fournisseur, pas le destinataire.
Utilisez le numéro réel de facture, pas le numéro de séquence du scanner.
Pour toute valeur absente ou incertaine, inscrivez MANQUANT. Ne devinez pas.
Conservez l’extension originale et évitez les caractères interdits dans les noms de fichiers.

Exemple fictif : 2026-09-01_AtelierMartin_Facture_1843.pdf. Les valeurs doivent venir de votre document, pas de cet exemple. L’IA peut omettre ou mal lire des informations ; ces instructions ne remplacent pas la vérification des données. Vérifiez toujours les champs importants.

#Composer le nom de fichier

Dans Filename template, créez quatre parties dans cet ordre : champ de date d’émission, champ d’émetteur, texte fixe Facture, champ de numéro de facture.

Utilisez Add part → New field… pour les champs et Add part → Fixed text… pour Facture. Sélectionnez une partie pour la modifier. Add instructions for this part permet de préciser « date d’émission en YYYY-MM-DD, pas l’échéance » ou « fournisseur, pas destinataire ». Réorganisez les parties par glisser-déposer.

Cliquez sur les séparateurs pour choisir un tiret bas, par exemple. Use for all gaps l’applique entre toutes les parties. Custom… accepte uniquement ponctuation, symboles et espaces, sans caractères interdits par le système d’exploitation.

Sous If not found, choisissez :

Skip file : garde le fichier en attente de vérification sans appliquer un nom incomplet ; pour les champs essentiels.
Leave out : omet une partie facultative.
Use text : insère un repère explicite, comme MANQUANT.

L’IA ne détecte pas toujours correctement les informations manquantes.

Cleanup cible un champ ou Whole name pour le nom entier. Exemples : « Formatez la date en YYYY-MM-DD » ou « Remplacez les espaces par des tirets ». L’IA interprète ces instructions : il ne s’agit pas de transformations fixes au résultat garanti.

#Tester avant utilisation

Dans la section Test this Preset, utilisez Choose a sample file…, puis Test Preset. La prévisualisation propose un nom sans renommer l’échantillon ni l’ajouter à la bibliothèque.

Comparez la date d’émission, l’émetteur et le numéro proposés au contenu réel du document. Vérifiez aussi que l’extension originale est conservée. Après modification du préréglage, l’ancien résultat est périmé : utilisez Test again. Testez plusieurs fichiers représentatifs, notamment avec des champs absents. Incluez des documents présentant à la fois l’émetteur et le destinataire, ainsi que les dates d’émission et d’échéance.

La prévisualisation ne consomme pas de renommages NameQuick. Avec Self-Managed et une API cloud, le fournisseur choisi peut toutefois facturer l’utilisation. Le fournisseur et, si nécessaire, votre compte doivent être configurés et opérationnels, même pour tester.

#Premier usage avec vérification

Suivez le démarrage rapide pour l’installation et la configuration du fournisseur. Téléchargez entièrement les fichiers disponibles uniquement dans le cloud, puis préparez quelques copies locales pour votre essai avec Quick Rename, en conservant les originaux.

Avant tout ajout, ouvrez Settings → Renaming. Sélectionnez le préréglage enregistré sous Files processing mode, puis Review sous Apply suggestions from files you add. Ces réglages sont fixés à l’ajout ; les changements ultérieurs ne sont pas rétroactifs.
Glissez les copies sur NameQuick ou utilisez Add files. Sur Mac, la génération peut démarrer automatiquement. Si elle est en cours, attendez la fin du traitement ; sinon, cliquez sur Rename 3 files.
Comparez toutes les propositions aux documents. Cliquez sur Apply 3 names uniquement si toutes sont correctes. Les nombres varient selon les fichiers et les propositions.
En cas d’erreur, n’appliquez rien. Attendez la fin du traitement, puis utilisez Clear : cela vide la liste sans supprimer les fichiers. Corrigez, testez et sélectionnez le préréglage avant d’ajouter de nouvelles copies.

Avec Quick Rename, les fichiers restent dans le dossier source, sans ajout à All Files. Aucun dossier surveillé n’est nécessaire. Pour les opérations enregistrées, utilisez History et Undo si disponibles. Vérifiez ensuite les noms et emplacements dans l’Explorateur de fichiers sur Windows ou le Finder sur Mac.

#Dossiers surveillés

Dans Settings → Folders, utilisez un dossier d’entrée surveillé vide. Sélectionner un préréglage active le traitement : choisissez immédiatement Hold for Review, avant d’ajouter les copies.

L’application des suggestions des dossiers surveillés se règle séparément ; les choix propres au dossier peuvent primer. L’option Review pour l’ajout manuel ne remplace pas ce réglage. Les Rules activées pour s’exécuter après le renommage peuvent déplacer les fichiers une fois les noms approuvés. Vérifiez-les si les fichiers doivent rester sur place. Voir Organiser les fichiers, dossiers surveillés et règles.

#Confidentialité

Managed traite le contenu dans un cloud situé dans l’Union européenne, sans l’utiliser pour entraîner l’IA. Self-Managed avec une API cloud l’envoie au fournisseur choisi. Un modèle local configuré traite le contenu sur votre appareil. Consultez le guide de confidentialité.