Enseigner votre convention de nommage à l’IA
Expliquez les semaines ISO, codes clients et abréviations internes dans les instructions d’un préréglage de nommage.
Mis à jour le
Vos noms de fichiers contiennent des valeurs absentes du document : semaine ISO, code client ou abréviation interne ? Dans NameQuick 3, l’IA repère bien les champs visibles, mais ne connaît pas automatiquement leur sens pour votre équipe. Expliquez la règle derrière chaque valeur, pas seulement la forme du nom attendu.
Les commandes de l’application sont indiquées en anglais dans cette page.
Expliquer ce que signifie le code
Pour votre équipe, 2526 peut désigner la semaine ISO 25 de 2026. Pour l’IA, ce n’est qu’un nombre tant que vous n’avez pas précisé sa signification.
La forme WWYY_customer_date ne suffit donc pas. Expliquez que WWYY associe la semaine calendaire ISO et l’année sur deux chiffres, à partir de la date du bon de travail. Les semaines ISO commencent le lundi : du 2026-06-15 au 2026-06-21, le préfixe attendu est 2526.
Ajouter les instructions au préréglage
Suivez Presets → New Preset → Written instructions, puis collez les instructions ci-dessous. Les modifications valides sont enregistrées automatiquement.
La section sur les instructions écrites présente ce mode de nommage.
Exemple complet à copier
Adaptez les noms de champs à vos documents, sans supprimer les règles de calcul ni les repères.
Nommez mes bons de travail hebdomadaires selon ce format :
[semaine ISO + année sur deux chiffres]_[numéro du bon de travail]-[nom du client]-[date du bon de travail]
Informations à extraire :
- Date du bon de travail : champ DATE ou, à défaut, date d’intervention la plus clairement indiquée.
- Numéro du bon de travail : numéro de bon de travail, d’intervention, de ticket ou de référence bien visible près du haut du document.
- Nom du client : champ désignant le client ou l’entreprise cliente.
Règles :
- Utilisez la date du bon de travail pour la date finale ET pour le préfixe.
- Écrivez la date au format YYYY-MM-DD.
- Le préfixe est WWYY, sans séparateur.
- WW = numéro de semaine ISO 8601 sur deux chiffres.
- YY = deux derniers chiffres de l’année de la date du bon de travail.
- Les semaines ISO commencent le lundi. La semaine 01 contient le premier jeudi de l’année.
Repères pour 2026, à mettre à jour si les fichiers concernent une autre année :
2026-06-01 au 2026-06-07 = 2326
2026-06-08 au 2026-06-14 = 2426
2026-06-15 au 2026-06-21 = 2526
2026-06-22 au 2026-06-28 = 2626
Sauf abréviation explicitement définie dans ces instructions, écrivez le nom du client en MAJUSCULES, sans espaces.
Si une valeur est absente ou incertaine, écrivez MANQUANT à sa place au lieu de deviner. Si la date manque, utilisez aussi MANQUANT pour le préfixe.
Renvoyez uniquement le nom du fichier.
Avec le bon 1048 pour ACME daté du 2026-06-15, le résultat attendu est 2526_1048-ACME-2026-06-15.
Vérifier avec plusieurs fichiers réels
Utilisez Test this Preset : choisissez un document avec Choose a sample file…, puis lancez le test avec Test Preset. Recommencez avec plusieurs fichiers réels, notamment un dimanche, le lundi suivant et des dates proches du Nouvel An.
Comparez chaque résultat avec le document et votre convention : date retenue, numéro extrait, nom du client, semaine et année du préfixe. Des instructions précises aident, mais une valeur dérivée peut encore être mal calculée. Pour les lots importants, vérifiez les propositions avant de les appliquer.
Appliquer la même méthode à vos codes internes
Pour les abréviations, codes clients, codes de projet ou codes de type de document, fournissez les correspondances exactes. Par exemple : « Société Exemple → SEXP » ou « bon de livraison → BL ». Pour un préfixe dérivé d’une date, détaillez le calcul et donnez des exemples.
Si la valeur figure sur le document, indiquez où la trouver. Si elle doit être déduite, donnez la règle et quelques exemples de référence.