Enseigner votre convention de nommage à l’IA
Certaines valeurs de vos noms de fichiers ne figurent pas sur le document, comme les semaines ISO, les codes clients ou les préfixes tirés d’une date. Expliquez la règle qui les produit dans vos instructions écrites, pas seulement le format.
Utilisez ce guide quand vos noms de fichiers contiennent des valeurs qui ne figurent pas sur le document, comme des numéros de semaine, des abréviations internes, des codes clients, des phases de projet ou des codes calculés à partir d’une date.
L’IA lit ce que montre le document. Elle ne connaît pas les conventions de votre équipe. Un code comme 2526 peut signifier « semaine ISO 25 de 2026 » pour votre équipe, mais tant que vos instructions écrites ne le disent pas, l’IA ne voit qu’un nombre à quatre chiffres. Elle ne peut pas savoir si 2526 est un code de semaine, un numéro de chantier, un code de lot ou une référence de document.
Ne montrez donc pas seulement le format du nom de fichier. Expliquez la règle qui se trouve derrière.
L’application est en anglais : ce guide indique les commandes en anglais, avec une explication en français.
Donner la règle, pas seulement le format#
| Ce que vous écrivez | Ce que l’IA en apprend |
|---|---|
Le format seul : WWYY_client_date | L’ordre des parties, mais pas le sens de WWYY |
Le format et la règle : WWYY est la semaine calendaire ISO et l’année sur deux chiffres de la date du bon de travail. Les semaines ISO commencent le lundi. | L’ordre des parties, et comment calculer WWYY à partir de la date |
Quelques exemples aident l’IA à appliquer la règle. Pour 2026 :
| Date du bon de travail | Préfixe WWYY |
|---|---|
| 2026-06-01 au 2026-06-07 | 2326 |
| 2026-06-08 au 2026-06-14 | 2426 |
| 2026-06-15 au 2026-06-21 | 2526 |
| 2026-06-22 au 2026-06-28 | 2626 |
Exemple d’instructions écrites#
Ouvrez PresetsNew Preset, choisissez Written instructions (instructions écrites) et collez le texte ci-dessous. Les modifications sont enregistrées automatiquement.
Renomme les bons de travail hebdomadaires avec la semaine ISO, le numéro du bon, le nom du client et la date du bon. Renvoie le nom de fichier exactement sous cette forme : [semaine ISO + année sur deux chiffres]_[numéro du bon]-[nom du client]-[date du bon] Extrais : - Date du bon : le champ intitulé DATE ou la date d’intervention la plus claire. - Numéro du bon : le numéro de bon, de chantier, de ticket ou de référence bien visible en haut. - Nom du client : le champ client, donneur d’ordre ou entreprise. Règles : - Utilise la date du bon pour la date finale et pour le préfixe de semaine. - Formate la date du bon en AAAA-MM-JJ. - Le préfixe est WWYY : WW est la semaine calendaire ISO 8601 et YY les deux derniers chiffres de l’année de la date du bon. - Les semaines ISO commencent le lundi. La semaine 01 est celle qui contient le premier jeudi de l’année civile. - Pour 2026, utilise ces repères : - 2026-06-01 au 2026-06-07 = 2326 - 2026-06-08 au 2026-06-14 = 2426 - 2026-06-15 au 2026-06-21 = 2526 - 2026-06-22 au 2026-06-28 = 2626 - Si tes fichiers datent d’une autre année, mets à jour les repères pour cette année avant d’utiliser le préréglage. - Écris le nom du client en MAJUSCULES. - Supprime les espaces du nom du client, sauf si tu définis une abréviation précise. - Si une valeur manque ou n’est pas claire, écris MANQUANT à sa place. Ne devine pas. - Renvoie uniquement le nom de fichier final.
Tenir compte des règles de NameQuick#
NameQuick ajoute trois règles à chaque requête, après vos instructions :
- Les dates doivent figurer sur le document. Pour les factures et les relevés, c’est la date d’émission, jamais le début ou la fin de la période couverte.
- L’entreprise est celle qui a émis le document, jamais un nom de produit ou de forfait.
- Le nom de fichier ne peut pas contenir de caractères interdits dans les noms de fichiers, comme
/ou:.
Écrivez vos instructions pour qu’elles s’accordent avec ces règles. Un code calculé à partir d’une date imprimée, comme le préfixe de semaine ci-dessus, s’y accorde. Une date que le document ne montre pas, comme le dernier jour de la période d’un relevé, va à leur encontre.
Pourquoi cela fonctionne#
L’IA lit généralement bien les champs visibles sur le document. Son point faible, c’est le sens caché : les conventions que votre équipe connaît mais que le document n’explique pas. Quand vous donnez la règle et quelques exemples, l’IA n’a plus à deviner ce que signifie 2526. Elle peut appliquer la même règle à chaque nouveau document.
Attention
Les valeurs calculées peuvent quand même être fausses, même avec des instructions détaillées. Testez le préréglage dans Test this Preset (tester ce préréglage) avec plusieurs vrais fichiers, surtout avec des dates proches du début d’une semaine ou d’une année, et vérifiez les noms avant leur application pour les lots importants.
La même méthode fonctionne pour :
- les numéros de semaine
- les abréviations internes
- les codes clients ou projets
- les préfixes calculés à partir d’une date
- les codes de type de document
- les règles de nommage qui dépendent du fonctionnement de votre entreprise
Si la valeur figure sur le document, dites à l’IA où la trouver. Si elle vient d’une règle interne, donnez-lui la règle et quelques exemples.
Pour un exemple complet de facture avec des champs, des règles et des cas particuliers, consultez Instructions écrites.