Renommer et classer vos reçus

Sur Mac et Windows, NameQuick 3 organise vos reçus : carte bancaire, achats en magasin, déplacements, repas, achats remboursables et abonnements. Utilisez photos de téléphone, captures d’écran, PDF numérisés, pièces jointes d’e-mails ou téléchargements de portails.

Les commandes sont indiquées en anglais. Les noms d’entreprise, montants et numéros des exemples sont fictifs. L’extension ne change jamais. Vous pouvez employer des mots français, identiques dans le Preset et la règle.

Consultez séparément les factures fournisseurs et relevés bancaires.

#Résultat attendu

#Construire le Preset

Dans Presets → New Preset → Filename template, utilisez Add part puis New field… pour créer Purchase date, Merchant, Total et Category. Renseignez leurs consignes avec Add instructions for this part :

Pour Total, demandez aussi un tiret puis le code devise : 57.20-USD. Insérez Receipt entre Merchant et Total avec Add part → Fixed text…. Ajoutez éventuellement un champ client/projet. Choisissez le séparateur _, puis Use for all gaps.

Dans If not found, choisissez Skip file pour date et commerçant (retenu pour vérification), Use text avec MISSING pour le total, Leave out pour la catégorie.

Motif descriptif, pas une syntaxe à coller : date_commerçant_Receipt_total-devise_catégorie.

Excluez explicitement dans les consignes :

• numéros de carte complets ou partiels, numéros bancaires ou de compte ;
• identifiants fiscaux ou client ;
• adresses personnelles ou de facturation, numéros de téléphone.

Ces données ne sont pas exclues par défaut. Vérifiez les noms avant application.

#Variante : instructions rédigées

Dans Presets → New Preset → Written instructions, collez :

Nommez le reçu date_commerçant_Receipt_total-devise_catégorie.
Utilisez la date d’achat en YYYY-MM-DD et un commerçant abrégé.
Prenez le total final, jamais le sous-total, avec deux décimales et un point, suivi d’un tiret et du code devise du reçu.
Choisissez une seule catégorie : Travel, Meals, Software, Office, Supplies, Other, ou aucune.
Ne devinez jamais une valeur : écrivez MISSING à la place.
N’incluez jamais de numéros de carte, même partiels, bancaires ou de compte, d’identifiants fiscaux ou client, d’adresses ou de numéros de téléphone.
Gardez littéralement Receipt, Travel, Meals, Software, Office, Supplies, Other et MISSING.

Les modifications valides s’enregistrent automatiquement.

Testez 3 à 5 reçus (photo, capture, scan) : Test this Preset → Choose a sample file… → Test Preset. Ces tests sont gratuits chez NameQuick ; votre fournisseur cloud Self-Managed peut facturer.

#Traiter un lot ponctuel

Avant tout ajout dans Quick Rename, choisissez le Preset comme mode de traitement et activez Review before applying : ces choix sont mémorisés à l’ajout. Le second correspond à Settings → Renaming → Apply suggestions from files you add → Review.

Glissez-déposez les fichiers ou utilisez Add files. Comparez toutes les propositions ; Apply {n} names applique ensemble les noms prêts.

Vous ne pouvez ni modifier les noms ligne par ligne ni appliquer uniquement une sélection. En cas d’erreur, n’appliquez rien : après la fin du lot, utilisez Clear (vide la liste, pas les fichiers), corrigez et testez le Preset avec Test this Preset, puis ajoutez de nouvelles copies. Les règles ne s’exécutent pas ici.

#Automatiser avec un dossier surveillé

Connectez un dossier vide via Settings → Folders → Add folder. Choisissez le Preset dans le sélecteur de traitement, puis Hold for Review dans celui d’application. Sélectionner le Preset active immédiatement le nommage. Les fichiers présents à la connexion servent de référence et ne sont pas renommés : ajoutez ensuite des copies de test.

Gardez NameQuick lancé : fermer la fenêtre le laisse actif sur Mac, mais quitte l’application sur Windows ; réduisez-la.

Dans la barre latérale, Review conserve les propositions : Apply this name, correction en ligne puis Apply edit, Apply selected ({n}), ou Keep original ({n}) pour garder les noms. L’approbation déclenche les règles après renommage actives.

#Classer après renommage

Dans Rules → After a file is renamed, limitez chaque règle au dossier d’arrivée avec is in. Réservées aux dossiers surveillés, elles testent les propriétés et le nom final, jamais le contenu. Le Preset doit écrire le mot de classement.

name contains accepte des mots séparés par des virgules : un seul suffit ; name matches utilise une expression régulière.

Les nouvelles règles sont actives et enregistrent automatiquement les changements valides. Utilisez Disable pendant la configuration, vérifiez Proof (simule les règles sur les fichiers récents sans déplacement), puis Enable.

Chaque déplacement utilise Move the file → move it into a folder, conserve le nouveau nom et vise un dossier fixe :

Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : seule la première correspondance s’exécute. Gardez MISSING en tête, puis les clients (une règle par client).

Pour l’année d’achat, utilisez des dossiers fixes (Expenses/2026/Travel) et actualisez les destinations annuellement. {year}/{month}/{day} vient du traitement ; aucun jeton de catégorie, commerçant, client, compte ou montant n’existe.

Set tags crée des tags Finder sur Mac ; sous Windows, NameQuick les écrit dans les propriétés des fichiers compatibles, sans garantir leur affichage dans File Explorer.

#Revenir en arrière et connaître les limites

Dans History, Undo ou Undo all {n} annulent les renommages et déplacements enregistrés lorsque c’est possible. L’annulation n’est pas illimitée et il n’y a pas de fonction de rétablissement. Elle peut échouer : destination occupée, fichier déplacé, absent ou ouvert.

NameQuick ne permet pas de :

• suivre les dépenses, produire des notes de frais ou rapprocher paiements par carte ou remboursements ;
• remplacer un logiciel de dépenses ou de comptabilité, catégoriser fiscalement ou donner des conseils fiscaux ou financiers ;
• garantir une lecture sans erreur des reçus dégradés, ni lire montants ou catégories dans les règles.

#Questions fréquentes

#Photos et captures sont-elles lisibles ?

Oui : le modèle lit le document, directement dans l’image pour photos, captures et scans, sans étape d’OCR intégrée séparée. Vérifiez les noms : un reçu pâli, froissé ou incliné peut être mal lu.

#Total ou commerçant introuvable ?

If not found décide : Leave out, Skip file (retenu pour vérification) ou Use text avec votre marqueur. NameQuick n’ajoute aucun marqueur automatiquement.

#Mon numéro de carte apparaîtra-t-il ?

Le Preset doit l’exclure ; vérifiez quand même les noms.

#Les règles peuvent-elles trier par montant ou commerçant ?

Seulement via des mots présents dans le nom final, pas en lisant le reçu.

#Confidentialité

Managed utilise le cloud européen de NameQuick, sans clé ; le contenu ne sert pas à entraîner l’IA et le stockage temporaire est supprimé après traitement. Self-Managed avec votre clé cloud envoie le contenu, éventuellement le fichier lui-même, directement au fournisseur ; les modèles locaux analysent sur l’appareil (Ollama et LM Studio sur Mac et Windows ; MLX sur Apple Silicon, macOS 14+), mais installations, téléchargements, vérifications de licence et de mises à jour utilisent Internet. L’IA voit tout le document ; les exclusions du nom dépendent séparément du Preset. Voir la confidentialité des données.