Renommer et classer les documents fournisseurs

Avec NameQuick 3 sur Mac et Windows, traitez les factures fournisseurs, bons de commande, avoirs, formulaires fiscaux de fin d’année de fournisseurs ou payeurs et documents de coûts allemands : téléchargements de portails, pièces jointes, scans ou exports d’achats.

Les commandes sont indiquées en anglais. Entreprises, montants et numéros d’exemple sont fictifs ; l’extension reste inchangée. Vous pouvez employer des mots français si le préréglage et la règle utilisent exactement le même mot.

Les reçus et dépenses et relevés bancaires ont leurs exemples dédiés.

#Résultat et champs

Le modèle lit le texte ou l’image des pages scannées, sans étape OCR intégrée distincte. Numéros et totaux occupent parfois des emplacements inhabituels : vérifiez les noms.

#Préparer le nommage

Dans Presets → New Preset → Written instructions, collez :

Identifiez le type et inscrivez toujours son code dans le nom :
Facture fournisseur : date_fournisseur_INV-numéro_total-devise
Bon de commande : date_fournisseur_PO-numéro_total-devise
Avoir : date_fournisseur_CN-numéro_total-devise
Formulaire fiscal : année-fiscale_Tax-Form_émetteur

Utilisez YYYY-MM-DD pour la date du document, et l’année fiscale pour les formulaires fiscaux.
Abrégez uniformément chaque fournisseur ou émetteur, sans Inc., LLC ou GmbH ; séparez ses mots par des tirets.
Écrivez le total avec deux décimales, un point, un tiret puis la devise ISO.
Ne devinez jamais : écrivez MISSING pour toute valeur absente ou illisible.
Conservez littéralement INV-, PO-, CN-, Tax-Form et MISSING.
Excluez identifiants fiscaux, IBAN, BIC/SWIFT, numéros de compte même partiels, numéros de carte, adresses et téléphones.

Ces exclusions dépendent du préréglage, pas d’un réglage par défaut.

Testez une facture, une commande et un scan : Test this Preset → Choose a sample file… → Test Preset. Ces tests sont gratuits chez NameQuick ; un fournisseur cloud Self-Managed peut facturer.

#Factures uniquement

Dans Presets → New Preset → Filename template, utilisez Add part pour assembler New field… Invoice date, New field… Vendor, Fixed text… INV, New field… Invoice number, New field… Total. Pour Total, reprenez le format du tableau via Add instructions for this part.

Choisissez _ avec Use for all gaps, puis Custom… avec - après INV. Dans If not found : date et fournisseur → Skip file (retenu pour vérification) ; numéro et total → Use text MISSING.

Sans champs conditionnels, ce mode ne choisit pas INV/PO/CN : utilisez les instructions écrites ou un préréglage par type.

#Variante allemande

Pour les documents de coûts d’artisans et prestataires allemands, ajoutez dans Written instructions une exception avec les champs : date, fournisseur, Gewerk (corps de métier : Elektro, Sanitaer, Reinigung), Kostenart (nature du coût : Material, Dienstleistung, Wartung), total. Ce format remplace celui des factures. Gardez les deux champs allemands courts ; demandez de les omettre plutôt que de deviner.

#Lot ponctuel

Avant l’ajout dans Quick Rename, choisissez le préréglage comme mode de traitement et activez Review before applying, équivalent à Settings → Renaming → Apply suggestions from files you add → Review. Ces deux choix sont enregistrés à l’ajout.

Glissez-déposez les fichiers ou utilisez Add files. Comparez toutes les suggestions ; Apply {n} names applique ensemble celles qui sont prêtes. La modification par ligne et l’application d’une sélection sont impossibles. En cas d’erreur, n’appliquez rien, attendez la fin du lot, puis utilisez Clear (vide la liste, pas les fichiers). Corrigez le préréglage, vérifiez avec Test this Preset, puis ajoutez de nouvelles copies. Les règles ne s’exécutent pas ici.

#Arrivées récurrentes

Dans Settings → Folders → Add folder, connectez un dossier surveillé vide. Sélectionnez le préréglage pour le traitement et Hold for Review pour l’application. Choisir le préréglage active immédiatement le nommage : commencez avec des copies de test. Les fichiers déjà présents à la connexion servent de référence et ne sont pas renommés.

NameQuick doit fonctionner : sur Mac, fermer la fenêtre le laisse actif ; sur Windows, cela quitte l’application, donc réduisez-la.

Les propositions attendent dans Review (barre latérale) : utilisez Apply this name, ou modifiez directement le nom puis Apply edit. Apply selected ({n}) approuve la sélection ; Keep original ({n}) conserve les noms d’origine. L’approbation déclenche les règles après renommage activées.

#Classer après renommage

Dans Rules → After a file is renamed, les nouvelles règles sont activées : utilisez d’abord Disable. Limitez chaque règle au dossier d’arrivée fournisseurs avec is in. Ces règles concernent uniquement les dossiers surveillés et testent les propriétés du fichier et son nom final, jamais son contenu. Le préréglage doit donc écrire le mot de routage.

name contains accepte des mots séparés par des virgules : un seul suffit ; name matches utilise une expression régulière. Pour les destinations ci-dessous, choisissez Move the file → move it into a folder : destination fixe, nouveau nom conservé.

Créez une règle par Gewerk : les tirets bas évitent de reconnaître Sample-Elektro comme métier. Les tags sont fixes, jamais extraits du nom : tags Finder sur Mac ; propriétés du fichier pour les formats compatibles sur Windows, sans garantie d’affichage dans File Explorer.

Vérifiez Proof, qui rejoue la règle sur des fichiers récents sans déplacement, puis utilisez Enable. Les modifications valides des préréglages et règles s’enregistrent automatiquement.

Settings → Renaming → Run all matching Rules est désactivé par défaut : seule la première règle correspondante s’exécute. Placez les règles spécifiques d’abord, notamment Check first.

Les jetons {year}/{month}/{day} désignent la date de traitement, pas celle du document ; les champs extraits n’ont pas de jetons.

#Annuler

Dans History, Undo ou Undo all {n} inversent les renommages et déplacements enregistrés lorsque c’est possible. L’annulation peut échouer : destination occupée, fichier déplacé, absent ou ouvert. Elle n’est pas illimitée ; aucun rétablissement n’est proposé.

#Questions fréquentes

#Peut-il extraire numéro et total ?

Oui, depuis le texte ou l’image ; vérifiez. Des scans dégradés peuvent entraîner des erreurs.

#Comment traiter commandes et factures ?

Avec les codes dans Written instructions ; Filename template nécessite un préréglage par type.

#Les identifiants fiscaux ou IBAN apparaîtront-ils ?

Pas si votre préréglage les exclut ; contrôlez les noms.

#Remplace-t-il mon logiciel comptable ?

Non. Il ne valide, paie ni comptabilise les factures et ne réalise aucun rapprochement commande-facture, commande-réception-facture ou des comptes fournisseurs. Il ne décide pas de déductibilité, ne déclare pas les impôts et ne remplace aucun logiciel comptable, de comptabilité fournisseurs ou ERP.

#Confidentialité

Confidentialité : Managed utilise l’IA cloud de NameQuick dans l’UE, sans clé ni entraînement sur vos données, avec suppression du stockage temporaire après traitement ; Self-Managed avec votre clé API cloud transmet le contenu, parfois le fichier, directement au fournisseur ; les modèles locaux (Ollama, LM Studio sur Mac et Windows ; MLX sur Apple Silicon avec macOS 14+) analysent sur l’appareil, mais installations, téléchargements et vérifications de licence et de mises à jour utilisent internet. L’IA voit le document entier ; les exclusions du nom relèvent du préréglage.