Importer des PDF reçus par e-mail
Connectez une boîte mail, approuvez des expéditeurs et importez leurs pièces jointes PDF dans un dossier surveillé par NameQuick sur Mac et Windows.
Mis à jour le
Dans NameQuick 3, Email Ingest connecte une boîte mail par IMAP en lecture seule. Il récupère les pièces jointes PDF des expéditeurs approuvés et les copie dans un dossier activement surveillé. Les réglages de nommage et de vérification de ce dossier s’appliquent ensuite, comme pour tout autre fichier qui y arrive. La fonction est disponible sur Mac et Windows.
Les commandes et libellés de l’application sont indiqués en anglais dans cette page.
NameQuick ne marque, ne déplace et ne supprime jamais les messages. Seules les pièces jointes PDF autorisées sont téléchargées.
Préparer le dossier de destination
Avant de connecter votre boîte mail, ajoutez un dossier surveillé avec un traitement automatique : un préréglage de nommage ou Smart Rename. Le dossier doit être activement surveillé pour servir de destination.
Pour vos essais, privilégiez un dossier vide et choisissez Hold for Review. Vous pourrez ainsi vérifier le résultat du nommage avant de l’appliquer. Cette précaution est utile, car la première vérification peut récupérer des PDF plus anciens, et pas seulement ceux reçus après la connexion.
Si aucun dossier adapté n’est disponible, NameQuick affiche Add a watched folder with automatic processing before connecting an inbox. Configurez d’abord le dossier, puis revenez à la connexion.
Connecter votre boîte mail
Dans la barre latérale, ouvrez Email Ingest, à côté de Presets et Rules, puis sélectionnez Add inbox. Dans Connect an inbox, renseignez les informations suivantes :
- Choisissez votre fournisseur dans Email provider. Dans Inbox name, donnez un nom à la boîte : ce libellé local apparaît dans NameQuick et dans l’historique de renommage.
- Dans Watched destination, sélectionnez le dossier préparé précédemment. Ses réglages déterminent le nommage et la vérification des PDF importés.
- Saisissez votre adresse ou identifiant dans Email or login, puis votre mot de passe d’application dans App password. Where do I get this? ouvre la page de votre fournisseur consacrée aux mots de passe d’application.
Sélectionnez ensuite Connect inbox. La connexion ne vaut pas approbation des expéditeurs : vous choisissez séparément les adresses dont NameQuick pourra importer les PDF.
Particularités selon le fournisseur
Pour Gmail, le mot de passe habituel est bloqué pour les applications : créez un mot de passe d’application. Si la page indique que cette option n’est pas disponible, l’authentification en deux étapes n’est pas activée. iCloud Mail nécessite un mot de passe spécifique à l’application. Fastmail et Yahoo Mail utilisent également des mots de passe d’application.
Avec GMX et Web.de, activez d’abord l’accès IMAP chez le fournisseur.
Avec Proton Mail Bridge, laissez le logiciel fonctionner sur votre ordinateur : NameQuick utilise son point d’accès local STARTTLS. Pour Custom IMAP, utilisez un serveur IMAP public avec TLS ou STARTTLS. Les serveurs utilisant une adresse de bouclage ne sont pas acceptés pour cette option.
Les procédures des fournisseurs évoluent. Pour obtenir votre mot de passe d’application, suivez les instructions de la page ouverte depuis l’application.
Approuver les expéditeurs
À l’étape Who sends you PDFs?, vous pouvez lancer une analyse facultative pour repérer des expéditeurs ayant envoyé des PDF. Cette analyse consulte uniquement les expéditeurs et les objets des messages, sans télécharger de pièce jointe.
Choisissez Watch pour chaque expéditeur de confiance, ou Watch all pour approuver toutes les suggestions présentées. Vérifiez donc la liste avant d’utiliser cette dernière commande. Vous pouvez aussi ajouter des adresses manuellement, sans passer par l’analyse.
Une approbation peut porter sur Exact address, pour une seule adresse, ou Whole domain, pour un domaine entier. Les noms d’affichage ne sont pas pris en compte. Par exemple, approuver une adresse précise n’autorise pas automatiquement les autres adresses du même domaine. Réservez l’approbation d’un domaine aux cas où vous faites confiance à l’ensemble de ses expéditeurs.
Si un expéditeur est signalé, son approbation nécessite Watch anyway…. Cette action approuve uniquement son adresse exacte, pas tout son domaine.
Première vérification et nouvelles suggestions
La première vérification peut inclure les PDF d’expéditeurs approuvés reçus au cours des 90 derniers jours. Les vérifications suivantes reprennent là où la précédente s’est arrêtée.
Watch for new senders lance une analyse distincte, limitée aux métadonnées, pour suggérer de nouveaux expéditeurs. Leurs PDF ne sont pas téléchargés par cette analyse. Une suggestion reste donc à approuver avant de permettre l’importation.
Pour arrêter les importations d’un expéditeur, utilisez Revoke. Les PDF déjà classés restent à leur emplacement : retirer une approbation ne supprime pas les fichiers précédemment importés.
Comprendre les éléments retenus pour vérification
Un message peut prétendre provenir d’un expéditeur approuvé sans que cette origine puisse être vérifiée. Dans ce cas, il est indiqué Held for review. Rien n’est téléchargé tant que le message reste dans cet état ; la décision vous revient.
Cette vérification est distincte de Hold for Review dans le dossier surveillé. La première intervient avant le téléchargement des PDF d’un message dont l’expéditeur ne peut pas être vérifié. La seconde concerne le traitement du fichier arrivé dans le dossier. Approuver un expéditeur ne supprime donc pas ces contrôles.
Suivre les vérifications
Utilisez Check now pour lancer immédiatement une vérification.
Les principaux états vous indiquent ce qui se passe :
| État | Signification ou action |
|---|---|
| Active | La connexion est active. |
| Checking | Une vérification est en cours. |
| Waiting for a connection | NameQuick attend une connexion. |
| App password needs attention | Utilisez Replace app password pour remplacer le mot de passe d’application. |
| Approve a sender to start | Approuvez au moins un expéditeur pour commencer. |
Des compteurs indiquent aussi les éléments en attente de votre vérification. Le récapitulatif Latest check distingue les ajouts, les éléments déjà présents, les éléments retenus pour vérification, les rejets et les éléments en attente d’une nouvelle tentative.
Pour Mailbox scope, Automatic signifie que NameQuick utilise All Mail lorsqu’il est disponible ; sinon, l’application indique le dossier de messagerie consulté.
NameQuick doit rester en cours d’exécution pour effectuer les vérifications en arrière-plan. Sur Mac, fermer la fenêtre laisse l’application fonctionner. Sur Windows, fermer la fenêtre quitte l’application : les vérifications en arrière-plan nécessitent donc de la laisser ouverte.
Identifiants et confidentialité
Le mot de passe d’application est stocké sur votre ordinateur, dans macOS Keychain ou Windows Credential Manager. Il n’est pas envoyé à NameQuick. Lors des vérifications courantes, l’application demande au serveur uniquement les messages des expéditeurs approuvés. Les analyses de suggestions restent distinctes et limitées aux métadonnées.
Une fois téléchargés, les PDF suivent le même traitement de nommage que les autres fichiers du dossier surveillé, selon le mode choisi. Managed traite le contenu dans le cloud de l’UE, sans l’utiliser pour entraîner l’IA. Self-Managed avec une clé d’API cloud transmet le contenu au fournisseur choisi ; un modèle local configuré le traite sur votre appareil. Consultez la page confidentialité des données pour distinguer ces modes.
Déconnecter une boîte mail
Disconnect retire la boîte mail de NameQuick. Les PDF déjà classés restent à leur emplacement et conservent leur historique. Les actions enregistrées sont consultables dans History ; voir l’historique et l’annulation.
Vous pouvez également révoquer le mot de passe d’application chez votre fournisseur. Cette révocation met fin à l’accès à la boîte mail, sans supprimer les PDF déjà importés.