Renommer et classer vos relevés financiers

Sur Mac et Windows, ce parcours NameQuick 3 couvre les relevés bancaires, de carte, de courtage, de placement, de prêt et de crédit immobilier, les rapports de prestataires de paiement et les récapitulatifs annuels, téléchargés depuis un portail, reçus par e-mail ou scannés. Les commandes sont indiquées en anglais. Les noms d’établissements, montants et numéros d’exemple sont fictifs.

Pour les autres documents, consultez Factures ou Reçus.

#Résultat attendu

L’extension ne change jamais. Vous pouvez employer des mots français si le préréglage et la règle utilisent exactement le même mot.

Le modèle lit tout le relevé, texte ou image, y compris soldes et numéros de compte, sans étape de reconnaissance distincte. L’exclusion du nom dépend des consignes du préréglage : interdisez soldes, IBAN, numéros de compte complets ou partiels, numéros de carte, codes de routage bancaire, sort codes et BIC/SWIFT. Pour les relevés sensibles, envisagez un modèle local.

#1. Définir le nom

Ouvrez Presets → New Preset → Filename template. Créez les champs suivants avec Add part → New field…. Dans Add instructions for this part, indiquez les consignes du tableau et interdisez les données sensibles précitées. Ne devinez aucune valeur.

Choisissez _ comme séparateur, puis Use for all gaps. Les modifications valides s’enregistrent automatiquement.

#Variante : instructions rédigées

Dans Presets → New Preset → Written instructions, utilisez ce bloc à la place :

Nommez dans cet ordre : période, établissement, surnom facultatif, type. Séparez les éléments par _ et conservez l’extension.
Utilisez la période du relevé : YYYY-MM pour un mois, YYYY-Q1 à YYYY-Q4 pour un trimestre, YYYY pour une année. Sans période certaine, ne renommez pas le fichier ; laissez-le à vérifier.
Utilisez un nom court d’établissement, avec des tirets plutôt que des espaces. Pour le surnom, choisissez un seul nom parmi Business-Checking, Savings ou Sample-Card, sans chiffres ; omettez-le s’il est indéterminé.
Choisissez un type : Statement, Card-Statement, Brokerage-Statement, Loan-Statement ou Annual-Summary.
Ne devinez jamais. Pour un établissement ou un type indéterminé, écrivez MISSING ; ne supposez pas Statement.
N’incluez jamais de solde, IBAN, numéro de compte complet ou partiel, numéro de carte, code de routage bancaire, sort code ou BIC/SWIFT.

Testez un relevé mensuel, un relevé de carte et un récapitulatif annuel : Test this Preset → Choose a sample file… → Test Preset.

#2. Traiter un lot ponctuel

Dans Quick Rename, avant l’ajout, choisissez votre préréglage comme mode de traitement et activez Review before applying. Ce réglage correspond à Settings → Renaming → Apply suggestions from files you add → Review. Ces deux choix sont fixés pour chaque fichier à l’ajout.

Glissez-déposez les fichiers ou utilisez Add files. Comparez toutes les propositions ; Apply {n} names applique ensemble les n noms prêts. Il n’y a ni modification ligne par ligne ni application limitée à une sélection. En cas d’erreur, n’appliquez rien : attendez la fin du lot, utilisez Clear (vide la liste sans supprimer les fichiers), corrigez le préréglage avec Test this Preset, puis ajoutez de nouvelles copies. Les règles ne s’exécutent pas sur ces fichiers.

#3. Surveiller les prochaines arrivées

Partez d’un dossier vide : Settings → Folders → Add folder. Choisissez votre dossier d’entrée, puis le préréglage dans son sélecteur de traitement : cela active immédiatement le nommage. Réglez le sélecteur d’application sur Hold for Review, puis ajoutez des copies de test. Les fichiers présents à l’ajout du dossier constituent l’état initial et ne sont pas renommés.

Gardez NameQuick en cours d’exécution : sur Mac, fermer la fenêtre le laisse actif ; sur Windows, cela quitte l’application, donc réduisez plutôt la fenêtre.

Les propositions attendent dans Review, en barre latérale. Approuvez avec Apply this name ou modifiez directement le nom puis utilisez Apply edit. Pour une sélection, Apply selected ({n}) approuve les noms et Keep original ({n}) conserve les noms d’origine. L’approbation déclenche les règles après renommage activées.

#4. Classer après renommage

Dans Rules → After a file is renamed, utilisez is in pour limiter chaque règle au dossier d’entrée des relevés. Les règles concernent uniquement les dossiers surveillés. Elles examinent les propriétés du fichier et son nom final, jamais son contenu : le préréglage doit écrire le mot de classement.

Les nouvelles règles sont activées et s’enregistrent automatiquement. Utilisez Disable pendant leur configuration, vérifiez Proof (simulation sur les fichiers récents, sans déplacement), puis Enable. Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : la première règle correspondante gagne.

Respectez cet ordre. Chaque déplacement utilise Move the file → move it into a folder, conserve le nouveau nom et vise une destination fixe.

Pour les prêts, ajoutez juste avant la dernière une règle name contains Loan-Statement vers Finance/Statements.

name contains accepte des mots séparés par des virgules : un seul suffit. name matches utilise une expression régulière sur le nom complet : ^2025_ cible les noms annuels de 2025. Créez une règle par surnom, avec name contains et une destination fixe, avant les règles générales ; aucun jeton de compte n’existe. Les jetons {year}, {month}, {day} utilisent la date du traitement, jamais celle du document.

Les étiquettes sont fixes : elles deviennent des tags Finder sur Mac. Sous Windows, NameQuick les inscrit uniquement dans les propriétés des formats compatibles, sans garantir leur affichage dans File Explorer.

#Annulation et confidentialité

Les fiches de History proposent Undo ou Undo all {n} pour annuler les renommages et déplacements enregistrés lorsque c’est possible. L’annulation peut échouer si la destination est occupée ou le fichier déplacé, absent ou ouvert. Elle n’est pas illimitée ; aucun rétablissement n’est disponible.

Confidentialité : Managed utilise l’IA cloud de NameQuick dans l’Union européenne, sans clé ; vos données ne servent pas à entraîner l’IA et le stockage temporaire est supprimé après traitement. Self-Managed avec votre propre clé cloud envoie directement le contenu, voire le fichier lui-même, au fournisseur. Les modèles locaux analysent sur l’appareil (Ollama et LM Studio sur Mac et Windows ; MLX sur Apple Silicon avec macOS 14+), mais installations, téléchargements et vérifications de licence ou de mises à jour utilisent Internet. L’analyse du relevé entier reste distincte des exclusions du nom, définies par le préréglage.

#Questions fréquentes

#Mon numéro de compte ou mon solde apparaîtront-ils ?

Pas si votre préréglage les exclut du nom ; vérifiez les propositions.

#Comment distinguer les périodes ?

Utilisez YYYY-MM pour un mois, YYYY-Q1 pour un trimestre, et YYYY avec Annual-Summary pour un récapitulatif annuel.

#Les relevés papier scannés sont-ils lisibles ?

Oui, à partir de l’image. Vérifiez les résultats : les scans médiocres peuvent entraîner des erreurs.

#NameQuick remplace-t-il un logiciel comptable ?

Non. Il ne remplace aucun logiciel bancaire ou comptable et ne fournit ni analyse des soldes ou transactions, ni rapprochement de comptes, ni catégorisation des transactions, ni conseil financier.