Renommer et classer des documents personnels allemands

Avec NameQuick 3 sur Mac et Windows, renommez vos scans de documents personnels allemands et classez-les automatiquement. Les commandes sont indiquées en anglais. Tous les noms et documents de cet exemple sont fictifs.

Les scans arrivent dans un dossier surveillé. L’IA lit le document, à partir de l’image de la page pour un scan. Un préréglage de nommage inscrit systématiquement le type allemand dans le nom. Après le renommage, des règles reconnaissent ce mot et déplacent le fichier. Leurs conditions portent sur le nom obtenu et les propriétés du fichier, jamais sur son contenu.

#Résultat attendu

Les types utilisés sont Versicherung (assurance), KFZ-Versicherung (assurance automobile), Mietvertrag (bail), Steuerbescheid (avis d’imposition), Rechnung (facture), Gehaltsabrechnung (bulletin de salaire) et Arztrechnung (facture médicale).

L’extension ne change jamais : un fichier JPG reste un JPG.

#1. Préparer les dossiers

Créez un dossier d’arrivée Scans/ et les destinations suivantes. Les noms allemands sont conservés pour correspondre aux documents.

Documents/
├── Scans/                       # Dossier d’arrivée
├── Versicherungen/              # Assurances
├── Verträge/                    # Contrats
├── Steuern/                     # Impôts
├── Finanzen/                    # Finances
│   └── Rechnungen/              # Factures
├── Gesundheit/                  # Santé
└── Arbeit/                      # Travail
    └── Gehaltsabrechnungen/      # Bulletins de salaire

Alimentez Scans/ depuis une application de numérisation sur téléphone enregistrant dans un dossier synchronisé, un scanner à chargeur de documents enregistrant dans un dossier ou un scanner réseau enregistrant dans un dossier partagé. Avec la synchronisation, attendez le téléchargement complet des fichiers avant leur traitement.

Gardez les destinations hors du dossier d’arrivée : le périmètre des règles restera facile à vérifier.

#2. Créer le préréglage de nommage

Dans Presets, créez un préréglage et choisissez Written instructions. Utilisez un seul préréglage pour les six types : les instructions déterminent le modèle approprié.

Copiez ce texte :

Nommez chaque fichier selon le contenu du document, sans modifier son extension.
Les modèles ci-dessous décrivent le nom sans extension.

Incluez toujours le mot allemand correspondant au type :
Versicherung ou KFZ-Versicherung, Mietvertrag, Steuerbescheid,
Rechnung, Gehaltsabrechnung ou Arztrechnung.

Choisissez le modèle adapté :
- Versicherung : YYYY-MM-DD_assureur_type-de-police
  Le type de police doit contenir Versicherung, par exemple KFZ-Versicherung.
- Mietvertrag : YYYY-MM-DD_Mietvertrag_rue-numéro
- Steuerbescheid : YYYY_Steuerbescheid_bureau-fiscal
- Rechnung : YYYY-MM-DD_fournisseur_Rechnung_montantEUR
- Gehaltsabrechnung : YYYY-MM_Gehaltsabrechnung_employeur
- Arztrechnung : YYYY-MM-DD_Arztrechnung_médecin_montantEUR

Utilisez la date du document pour les modèles comportant un jour.
Pour Steuerbescheid, utilisez l’année fiscale concernée.
Pour Gehaltsabrechnung, utilisez le mois de paie, pas la date du virement.
Pour Mietvertrag, conservez la rue et le numéro.

Utilisez des noms courts et cohérents pour les assureurs et les employeurs.
Séparez les éléments par des traits de soulignement (_),
et les mots d’un élément par des tirets (-).
Transcrivez ä, ö, ü et ß en ae, oe, ue et ss.
Écrivez les montants en euros sans espace : 125EUR ou 89.99EUR.
Utilisez un point pour les décimales.
Conservez le mot indiquant le type ; remplacez toute autre valeur absente
ou illisible par A-VERIFIER, sans rien deviner.

Avec Test this Preset, essayez au moins un scan de chaque type. Vérifiez le mot allemand, les dates, les montants et les marqueurs avant de poursuivre. Le nom d’origine ne doit pas remplacer la date réellement lue dans le document.

Configurez ensuite Scans/ comme dossier surveillé, associez-lui ce préréglage et choisissez Hold for Review. Gardez ce mode pendant les essais pour approuver chaque nom avant le déplacement.

Consultez les préréglages de nommage pour leur configuration. Les modifications valides du préréglage et des règles sont enregistrées automatiquement.

#3. Configurer les règles de déplacement

Dans Rules → After a file is renamed, créez une règle par type. Pour chacune, utilisez Disable pendant la configuration. Limitez son périmètre avec is in et sélectionnez le dossier surveillé Scans/, puis ajoutez name contains.

Pour l’action, choisissez Move the file → move it into a folder, puis sélectionnez la destination.

Dans name contains, plusieurs variantes séparées par des virgules sont possibles : une seule correspondance suffit. Vous pouvez aussi ajouter Set tags pour attribuer des étiquettes.

L’ordre importe seulement lorsqu’un nom peut correspondre à plusieurs règles. Placez donc Rechnung après Arztrechnung et Gehaltsabrechnung pour privilégier les types spécifiques. Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : la première règle correspondante après renommage l’emporte. Conservez ce réglage pour cet exemple.

#4. Tester avant d’automatiser

Faites vos premiers essais sur des copies. Examinez le volet Proof de chaque règle, puis activez-les progressivement avec Enable, une règle à la fois. Après chaque activation, déposez un scan correspondant dans Scans/. Dans Review, vérifiez le nom proposé, notamment les éventuels marqueurs A-VERIFIER, avant de l’approuver. L’approbation déclenche le déplacement : contrôlez ensuite le dossier de destination.

Répétez avec chaque type, puis avec un petit lot mélangé. Corrigez les instructions ou les conditions avant de traiter davantage de documents.

En cas d’erreur, History et Undo permettent de revenir sur les renommages et déplacements enregistrés, lorsque cette possibilité est disponible. Consultez la documentation sur l’historique et l’annulation.

#Années, confidentialité et conservation

Pour classer les fichiers selon la date du document, n’utilisez pas {year} ou {month} : ces variables utilisent la date de traitement, pas celle lue dans le document. Pour retrouver les documents par année, gardez l’année dans leur nom et triez-les dans leur dossier de type. Pour des sous-dossiers annuels, classez les anciens scans manuellement.

Avec Managed, le contenu est traité dans le cloud de l’Union européenne et n’est pas utilisé pour entraîner l’IA. Avec Self-Managed et une clé d’API cloud, il est envoyé au fournisseur choisi. Un modèle local configuré traite le contenu sur l’appareil.

Les durées de conservation allemandes dépendent du type de document et de son usage. Ces règles ne suppriment ni n’archivent les fichiers à échéance ; vérifiez vous-même les obligations en vigueur.