Envoyer automatiquement vos fichiers renommés dans DEVONthink

DEVONthink étant une application Mac, ce guide concerne NameQuick 3 sur Mac. Les commandes et libellés d’interface sont indiqués en anglais.

Il n’existe pas de connecteur DEVONthink dédié : une règle NameQuick déplace le fichier renommé vers le dossier local Global Inbox, depuis lequel DEVONthink importe les documents. Le fichier arrive donc avec son nom final. La règle ne choisit ni base de données, ni groupe, ni groupe intelligent : le classement interne reste du ressort de DEVONthink.

Préparer le dossier source#

Les règles s’appliquent aux fichiers des dossiers surveillés. Utilisez, par exemple, le dossier de sortie de votre scanner, votre dossier de téléchargements ou un dossier de réception dédié. Les fichiers ajoutés manuellement dans Quick Rename ne sont pas déplacés par les règles.

Pour commencer, limitez l’automatisation à un seul dossier source et un seul type de fichier. Choisissez des conditions qui excluent les captures d’écran, les exports et les fichiers temporaires.

Pendant les essais, réglez le dossier surveillé sur Review first. Vous pourrez ainsi vérifier le nom et la destination avant d’approuver le renommage.

1. Repérer le dossier Global Inbox#

Le dossier se trouve généralement à l’un de ces emplacements :

~/Library/Application Support/DEVONthink/Inbox
~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Inbox

Dans Finder, ouvrez le menu Go en maintenant la touche Option (⌥), puis choisissez Library. Recherchez ensuite le dossier correspondant dans Application Support.

2. Configurer la règle de déplacement#

1. Ajouter une règle après renommage

   Ouvrez Rules. Sous After a file is renamed, cliquez sur + Write your own si la liste est vide, ou sur + Add a Rule for renamed files.

2. La désactiver immédiatement

   Une nouvelle règle est activée dès sa création et enregistre automatiquement les modifications valides. Désactivez immédiatement son interrupteur pendant sa configuration : elle affiche Paused.

3. Limiter la source et ajouter des conditions

   Avec is in, limitez la règle au dossier surveillé source choisi. Cliquez sur Add a condition pour ajouter des critères précis. Par exemple, voir le tableau ci-dessous. Le critère name contains porte sur le nom final, après renommage, et non sur le nom d’origine. Adaptez donc la valeur à votre préréglage de nommage. N’ajoutez pas Invoice si les noms produits contiennent plutôt Facture.

4. Choisir l’action de déplacement

   Cliquez sur Add action, puis choisissez Move the file et move it into a folder. Cette action conserve le nouveau nom du fichier.

5. Choisir Inbox, vérifier Proof, puis activer

   Cliquez sur Choose destination folder et sélectionnez le dossier Inbox de DEVONthink repéré précédemment. Relisez les conditions et la destination, consultez le panneau Proof, puis activez l’interrupteur : la règle affiche Running.

Pour approfondir la configuration, consultez le guide des règles.

3. Tester avec un fichier#

Déposez un fichier de test dans le dossier surveillé. Avec Review first, le fichier attend dans All Files, marqué d’un nouveau nom. Appliquez ce nom avec Apply uniquement après avoir contrôlé la destination configurée.

L’application du nom déclenche ensuite le déplacement si le fichier correspond aux conditions de la règle. DEVONthink reçoit ainsi le fichier avec son nom final, pas avec son ancien nom.

Vérifiez ensuite le résultat dans Finder et l’arrivée du document dans DEVONthink. Confirmez que le nom est correct avant d’élargir les conditions ou de traiter davantage de fichiers.

Limites à connaître#

Les déplacements sont enregistrés dans History. Undo peut annuler les déplacements enregistrés lorsque cette possibilité est disponible ; consultez l’historique et l’annulation. Si DEVONthink a déjà importé un fichier, vérifiez aussi le document dans DEVONthink, sans supposer que l’annulation du déplacement annule cet import.

Aucune action dédiée ne permet de cibler directement une base ou un groupe DEVONthink. Pour suggérer cette fonction, écrivez à support@namequick.app.

Questions fréquentes#