Envoyer automatiquement vos fichiers renommés dans DEVONthink
Configurez une règle NameQuick 3 sur Mac pour déplacer vos fichiers renommés vers le dossier Global Inbox de DEVONthink.
Mis à jour le
DEVONthink étant une application Mac, ce guide concerne NameQuick 3 sur Mac. Les commandes et libellés d’interface sont indiqués en anglais.
Il n’existe pas de connecteur DEVONthink dédié : une règle NameQuick déplace le fichier renommé vers le dossier local Global Inbox, depuis lequel DEVONthink importe les documents. Le fichier arrive donc avec son nom final. La règle ne choisit ni base de données, ni groupe, ni groupe intelligent : le classement interne reste du ressort de DEVONthink.
Préparer le dossier source
Les règles s’appliquent aux fichiers des dossiers surveillés. Utilisez, par exemple, le dossier de sortie de votre scanner, votre dossier de téléchargements ou un dossier de réception dédié. Les fichiers ajoutés manuellement dans Quick Rename ne sont pas déplacés par les règles.
Pour commencer, limitez l’automatisation à un seul dossier source et un seul type de fichier. Choisissez des conditions qui excluent les captures d’écran, les exports et les fichiers temporaires.
Pendant les essais, réglez le dossier surveillé sur Hold for Review. Vous pourrez ainsi vérifier le nom et la destination avant d’approuver le renommage.
1. Repérer le dossier Global Inbox
Le dossier se trouve généralement à l’un de ces emplacements :
~/Library/Application Support/DEVONthink/Inbox
~/Library/Application Support/DEVONthink 3/Inbox
Dans Finder, ouvrez le menu Go en maintenant la touche Option, puis choisissez Library. Recherchez ensuite le dossier correspondant dans Application Support.
Sélectionnez le dossier nommé Inbox, et non le paquet de base de données Inbox.dtBase2.
DEVONthink peut aussi installer un raccourci vers Global Inbox dans Finder via DEVONthink > Install Add-Ons. Dans tous les cas, choisissez le véritable dossier Inbox comme destination.
2. Configurer la règle de déplacement
Ouvrez Rules. Sous After a file is renamed, cliquez sur + Write your own si la liste est vide, ou sur + Add a Rule for renamed files.
Une nouvelle règle est activée dès sa création et enregistre automatiquement les modifications valides. Cliquez immédiatement sur Disable pour la désactiver pendant sa configuration.
Définir les conditions
Avec is in, limitez la règle au dossier surveillé source choisi. Cliquez sur Add a condition pour ajouter des critères précis. Par exemple :
- type is avec
PDF, pour ne traiter que les PDF ; - name contains avec
Invoice, si vos noms finaux contiennent ce mot ; - folder path contains avec
Scans, pour préciser le chemin source si nécessaire.
Le critère name contains porte sur le nom final, après renommage, et non sur le nom d’origine. Adaptez donc la valeur à votre préréglage de nommage. N’ajoutez pas Invoice si les noms produits contiennent plutôt Facture.
Choisir l’action et la destination
Cliquez sur Add action, puis choisissez Move the file et move it into a folder. Cette action conserve le nouveau nom du fichier.
Cliquez sur Choose destination folder et sélectionnez le dossier Inbox de DEVONthink repéré précédemment. Relisez les conditions et la destination, consultez le panneau Proof, puis cliquez sur Enable.
Pour approfondir la configuration, consultez le guide des règles.
3. Tester avec un fichier
Déposez un fichier de test dans le dossier surveillé. Avec Hold for Review, approuvez son nom dans Review uniquement après avoir contrôlé la destination configurée.
L’application du nom déclenche ensuite le déplacement si le fichier correspond aux conditions de la règle. DEVONthink reçoit ainsi le fichier avec son nom final, pas avec son ancien nom.
Vérifiez ensuite le résultat dans Finder et l’arrivée du document dans DEVONthink. Confirmez que le nom est correct avant d’élargir les conditions ou de traiter davantage de fichiers.
Limites à connaître
Les étiquettes ajoutées avec Set tags, comme les étiquettes Finder, peuvent être reprises ou non dans DEVONthink selon ses réglages d’import. Testez leur transmission avant de vous y fier.
Les déplacements sont enregistrés dans History. Undo peut annuler les déplacements enregistrés lorsque cette possibilité est disponible ; consultez l’historique et l’annulation. Si DEVONthink a déjà importé un fichier, vérifiez aussi le document dans DEVONthink, sans supposer que l’annulation du déplacement annule cet import.
Aucune action dédiée ne permet de cibler directement une base ou un groupe DEVONthink. Pour suggérer cette fonction, écrivez à support@namequick.app.
Questions fréquentes
Est-ce un import direct dans une base de données ?
Non. La destination à choisir est le dossier Inbox de Global Inbox, pas une base de données.
DEVONthink doit-il rester ouvert ?
DEVONthink importe généralement les fichiers déposés pendant sa fermeture au prochain lancement. Testez ce comportement une fois avec votre configuration.
Le nom attribué par NameQuick est-il conservé ?
Oui. Le déplacement intervient après l’application du nom final et le conserve.
Cette règle remplace-t-elle celles de DEVONthink ?
Non. Elle les complète : NameQuick renomme et achemine le fichier, puis DEVONthink assure son classement selon votre configuration.