Renommer et classer vos courriers

NameQuick 3 fonctionne sur Mac et Windows. Les commandes sont indiquées en anglais. Tous les noms, organismes et dates des exemples sont fictifs.

Traitez les lettres reçues, avis officiels, courriers administratifs ou scolaires, lettres d’accompagnement ou de candidature, correspondance professionnelle enregistrée et copies envoyées : scans papier (scan_001.pdf), PDF de portails ou d’e-mails (letter.pdf, Document(1).pdf), avis téléchargés et photos de téléphone JPG/HEIC.

Pour les contrats et accords signés, consultez l’exemple des contrats ; pour les factures fournisseurs, celui des factures.

#Avant et après

L’extension reste inchangée.

Ajoutez vous-même _Sent aux copies envoyées dans Review.

#Informations à extraire

L’IA lit le document ; pour les scans et photos, elle lit l’image, sans étape OCR intégrée distincte. Vérifiez les noms proposés, surtout pour les pages pâlies, inclinées ou manuscrites.

#Créer le préréglage de nommage

Ouvrez Presets → New Preset → Filename template.

Avec Add part → New field…, créez Document date, puis Sender. Insérez Add part → Fixed text… avec to, puis ajoutez Recipient et Subject comme nouveaux champs.

Dans Add instructions for this part, demandez :

• pour Document date, la date de la lettre ou d’envoi au format YYYY-MM-DD ;
• pour Sender et Recipient, les noms de l’expéditeur et du destinataire ; omettez-les s’ils sont incertains, sans deviner ;
• pour Subject, un sujet de 3 à 6 mots.

Ajoutez aux consignes des champs textuels : « Excluez adresses postales, téléphones, identifiants client ou de référence, numéros de compte, d’identité et de sécurité sociale. » Ces exclusions dépendent des consignes, pas d’un réglage par défaut.

Dans Separators, choisissez _, puis Use for all gaps. Sous If not found, choisissez Leave out pour Sender et Recipient, et Skip file pour Document date : le fichier est retenu pour vérification, sans date inventée. Autre choix : Use text avec votre repère visible, par exemple CHECK. Au besoin, appliquez Cleanup à Whole name.

Testez avec Test this Preset → Choose a sample file… → Test Preset. Le test est gratuit chez NameQuick ; votre fournisseur cloud Self-Managed peut toutefois vous facturer. Les modifications valides s’enregistrent automatiquement, sans bouton de sauvegarde.

#Traiter un lot ponctuel

Dans Quick Rename, activez Review before applying avant l’ajout des fichiers : le choix est mémorisé à cet instant. Vous retrouvez ce réglage dans Settings → Renaming → Apply suggestions from files you add → Review.

Choisissez le préréglage, puis glissez-déposez les fichiers ou utilisez Add files. Comparez toutes les suggestions. Apply {n} names applique ensemble les n noms prêts.

En cas d’erreur, n’appliquez rien : Clear vide la liste, pas vos fichiers. Corrigez et testez le préréglage, puis ajoutez de nouvelles copies. Quick Rename ne permet aucune modification ligne par ligne.

#Automatiser l’arrivée du courrier

Dans Settings → Folders → Add folder, connectez un dossier vide, nommé ici Correspondence Inbox. Affectez-lui le préréglage et choisissez Hold for Review. Les fichiers préexistants servent de référence ; ils ne sont pas renommés.

Review, dans la barre latérale, rassemble les fichiers retenus. Utilisez Apply this name, Apply and next, ou modifiez le nom directement puis choisissez Apply edit. Pour une sélection, utilisez Apply selected ({n}) ou conservez les noms avec Keep original ({n}).

Gardez NameQuick actif : fermer sa fenêtre sur Mac le laisse fonctionner ; sur Windows, cela le quitte, donc réduisez-la.

#Classer avec des règles

Dans Rules → After a file is renamed, les règles concernent uniquement les fichiers des dossiers surveillés, jamais Quick Rename. Elles testent le nom final et les propriétés du fichier, pas son contenu. Approuver un nom retenu les déclenche. Pour déplacer les fichiers, choisissez Move the file → move it into a folder.

Créez une règle par destinataire ou expéditeur. name contains accepte des variantes séparées par des virgules : une seule suffit. Les destinations sont fixes, sans variable de destinataire ou d’expéditeur. {year} et {month} indiquent le moment du traitement, pas la date du courrier : évitez-les ici.

Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : la première règle correspondante s’applique. L’ordre compte si expéditeur et destinataire coexistent ; placez d’abord les règles CHECK et _Sent.

Les nouvelles règles sont actives : choisissez Disable pendant la configuration, vérifiez le panneau Proof, puis Enable. Les changements valides s’enregistrent automatiquement.

Sur Mac, vous obtenez des tags Finder. Sur Windows, seuls les formats dotés d’un gestionnaire de propriétés compatible affichent les tags dans l’Explorateur ; pour les PDF, ils restent dans History.

Voici une variante avec Inbox comme dossier d’arrivée, utilisable dans Finder ou l’Explorateur de fichiers ; adaptez is in en conséquence :

Correspondence/
├── Inbox/
├── J-Doe/
├── Sample-Household/
├── Sent/
└── Check/

Pour un classement par expéditeur, remplacez les dossiers de destinataires par Sample-Authority, Sample-Insurer et Northstar-Books.

#Historique, limites et confidentialité

History conserve le relevé des opérations. Undo ou Undo all {n} annule les renommages et déplacements enregistrés lorsque c’est possible. Un fichier déplacé ou ouvert, ou un emplacement occupé, peut empêcher l’opération. L’annulation est limitée, sans fonction de rétablissement.

NameQuick n’interprète pas la portée juridique ou contractuelle, ne donne aucun conseil juridique et n’authentifie pas l’expéditeur. Il ne remplace pas un système de courrier ou d’archives et ne décide pas quoi conserver ou détruire.

Managed utilise le cloud de NameQuick dans l’UE, sans entraîner l’IA sur vos contenus ; pour le courrier sensible, Self-Managed avec un modèle local garde l’analyse sur votre appareil : Ollama ou LM Studio sur Mac et Windows, MLX sur Apple Silicon avec macOS 14+. L’installation et les vérifications de licence et de mises à jour utilisent toujours Internet. Consultez la confidentialité et les modèles locaux.

#Questions fréquentes

#Comment distinguer expéditeur et destinataire ?

L’en-tête ou le bloc d’expédition indique l’expéditeur ; le bloc d’adresse, le destinataire. Vos consignes demandent d’omettre les champs incertains. Vérifiez avant application.

#Une adresse peut-elle apparaître dans le nom ?

Elle ne devrait pas avec ces consignes, mais vérifiez les suggestions.

#Les scans et photos conviennent-ils ?

Le modèle lit l’image de la page ; les scans pâlis peuvent entraîner des erreurs.

#Et les lettres manuscrites ?

Leur lecture est souvent peu fiable ; NameQuick ne les signale pas automatiquement. Utilisez If not found → Skip file ou votre repère via Use text, sans garantie de détecter une lecture erronée.