Renommer automatiquement les PDF selon leur contenu
Utilisez la date, le fournisseur ou le numéro présents dans vos PDF pour leur donner des noms utiles. Configurez NameQuick et vérifiez chaque proposition avant de l’appliquer.
Mis à jour le
Un fichier nommé scan_001.pdf ne dit pas s’il contient une facture ou un contrat. NameQuick lit le texte ou l’image du document et propose un nom fondé sur son contenu. Chaque PDF peut ainsi recevoir un nom différent, sans que vous ayez à l’ouvrir pour le nommer à la main.
Ce guide décrit le traitement manuel sur Mac, avec vérification avant application. Si vous découvrez l’application, commencez par le guide de démarrage.
Choisir les informations utiles
Gardez trois ou quatre éléments que vous utiliserez pour retrouver le document.
| Document | Informations à retenir | Exemple de nom |
|---|---|---|
| Facture | Date de facture, fournisseur, numéro | 2026-09-01_Atelier-Martin_Facture-1843.pdf |
| Reçu | Date, commerce, type de document | 2026-09-03_Cafe-des-Arts_Recu.pdf |
| Contrat | Date, autre partie, objet | 2026-08-20_Atelier-Martin_Confidentialite.pdf |
| Article de recherche | Année, auteur, titre court | 2025_Dupont_Mobilite-urbaine.pdf |
Le format YYYY-MM-DD facilite le tri chronologique par nom. Évitez de placer des informations personnelles inutiles dans les noms de fichiers, comme un numéro de compte ou une adresse complète.
Configurer le renommage
- Ajoutez le dossier contenant vos PDF à NameQuick.
- Sélectionnez quelques documents du même type.
- Dans Naming Presets, définissez un format ou décrivez la règle en langage naturel.
- Choisissez More → Review before renaming pour vérifier les noms proposés avant de les appliquer.
Exemple d’instruction pour une facture :
Lis la date de facture, le nom du fournisseur et le numéro de facture dans le PDF. Utilise le format « YYYY-MM-DD_Fournisseur_Numero-facture ». Ne confonds pas la date de facture avec l’échéance. Omets les informations que tu ne peux pas identifier, sans les deviner.
L’extraction peut se tromper. Vérifiez notamment la date d’émission et l’échéance, ainsi que le fournisseur et le destinataire : un même document peut contenir plusieurs dates et plusieurs sociétés.
PDF texte et PDF numérisé
Dans un PDF où le texte est sélectionnable, NameQuick peut lire le texte directement. Un scan nécessite de l’OCR ou une analyse d’image. Une impression pâle, une page inclinée ou des notes manuscrites peuvent rendre l’extraction moins fiable.
- Remplacez les scans illisibles par une copie plus nette lorsque c’est possible.
- Si un PDF rassemble plusieurs documents, précisez lequel doit déterminer le nom.
- Pour un PDF protégé par mot de passe, assurez-vous que son contenu est accessible avant le traitement.
Ne validez pas tout un lot si certaines propositions sont ambiguës. Corrigez ou refusez ces noms individuellement.
Où le contenu est-il traité ?
Avec un modèle local dans Self-Managed sur Mac, le contenu est traité sur votre ordinateur. Avec votre clé API cloud, il est envoyé au fournisseur d’IA choisi. Managed le traite via le service NameQuick dans l’UE, sans conservation permanente ni utilisation pour entraîner des modèles.
Les formats acceptés et les résultats dépendent du document et de l’IA. Consultez la configuration des fournisseurs, en anglais, si vous devez choisir un mode précis.
Automatiser les prochains PDF
Lorsque les règles donnent les résultats attendus, ajoutez le dossier du scanner ou des téléchargements aux Watch Folders. Utilisez Rules pour définir les destinations selon le type de document ou d’autres conditions.
Un dossier surveillé fonctionne automatiquement. Le mode de vérification choisi pour un lot manuel ne s’y applique pas : testez la configuration avec quelques fichiers avant de l’utiliser au quotidien. Le guide de classement et d’automatisation détaille cette étape.
Questions fréquentes
Peut-on utiliser une date absente du nom initial ?
Oui, si elle apparaît dans le document et que l’IA peut la lire. Précisez si vous voulez la date inscrite dans le PDF ou la date du fichier : ce sont deux informations différentes.
Cette fonction découpe-t-elle les PDF ou fait-elle la comptabilité ?
Ce guide concerne le nommage et le classement. Il ne décrit ni une découpe de PDF ni un traitement comptable.
Quel est le prix ?
Sur Mac, Self-Managed offre 50 renommages gratuits, sans carte ni limite de temps, puis coûte 69 $ US en achat unique pour un appareil. Une API cloud peut entraîner des frais chez votre fournisseur. Managed commence à 12 $ US par mois, avec un essai de 14 jours et 250 renommages nécessitant un moyen de paiement à l’inscription. Voir les tarifs.