Organiser les fichiers sur Mac : classement et automatisation
Vérifiez les dossiers proposés par Organize avant de déplacer vos fichiers. Configurez Watch Folders et Rules pour nommer et classer automatiquement les nouveaux documents.
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Classer les fichiers déjà accumulés et automatiser les prochains arrivages sont deux tâches distinctes. Sur Mac, Organize propose des destinations pour les fichiers existants. Watch Folders et Rules automatisent les tâches répétitives selon votre configuration.
Choisir le bon outil
| Besoin | Fonction | Choix de la destination |
|---|---|---|
| Ranger les fichiers qui s’accumulent dans Téléchargements | Organize | Propositions de l’IA, à vérifier et modifier |
| Donner un nom aux nouveaux fichiers | Watch Folders et modèle de nommage | Règles de nommage définies à l’avance |
| Déplacer les nouveaux fichiers au bon endroit | Watch Folders et Rules | Conditions et actions définies à l’avance |
1. Sélectionner les fichiers existants
Sélectionnez quelques fichiers dans NameQuick et ouvrez Organize. Commencez avec un petit lot pour vérifier les propositions de classement.
Avant l’analyse, vous pouvez activer Rename files pour modifier aussi les noms et Read file contents pour lire le texte des documents et PDF. Cette dernière option n’analyse pas le contenu des images, des fichiers audio ou des vidéos.
Organize utilise Managed AI ou un fournisseur cloud compatible. Il ne fonctionne pas avec un modèle local. Le renommage avec Smart Rename peut, lui, utiliser un modèle local : ne confondez pas les deux fonctions.
2. Vérifier les dossiers proposés
L’IA propose une structure de classement. Vérifiez les noms des dossiers et leur description, qui indique quels fichiers doivent y être rangés. Corrigez les descriptions trop vagues et ajoutez un dossier s’il manque une catégorie.
Exemple pour séparer les documents professionnels et personnels :
Documents/
Professionnel/
Factures/
Contrats/
Personnel/
Assurance/
Logement/
Cette structure est un exemple. Privilégiez les catégories que vous utiliserez pour chercher vos documents, sans multiplier les niveaux. Lorsque la structure vous convient, continuez avec Use these folders.
3. Vérifier les destinations et appliquer
Les fichiers sont regroupés par destination. Utilisez Move to… pour changer le dossier d’un fichier ou Leave in place pour le garder à son emplacement actuel.
Vérifiez individuellement les fichiers de la catégorie Needs a look. Comparez aussi les noms initiaux et proposés. Quand tout vous convient, appliquez le déplacement avec Move. Vous pouvez ensuite annuler le lot avec Undo.
Si vous quittez la vérification avant d’appliquer, les déplacements proposés ne sont pas exécutés. Avec Managed, consultez l’estimation de consommation affichée avant de lancer l’analyse.
4. Automatiser les nouveaux documents
Choisissez un dossier d’entrée, par exemple celui où votre scanner enregistre les nouveaux PDF.
- Ajoutez ce dossier aux Watch Folders.
- Choisissez un modèle de nommage déjà vérifié en traitement manuel.
- Dans Rules, définissez une condition, comme le type de document, et l’action de déplacement.
- Ajoutez quelques fichiers de test.
- Vérifiez leurs noms et leurs destinations avant de traiter vos documents habituels.
La surveillance est automatique et distincte du mode manuel « Review before renaming ». Consultez régulièrement l’historique pour vérifier que les nouvelles variantes de documents sont traitées comme prévu.
Les guides détaillés des règles et des dossiers surveillés sont disponibles en anglais.
Vérifier le traitement des données
Lorsque la lecture du contenu est activée dans Organize, le texte est envoyé à l’IA cloud sélectionnée. Managed utilise le service NameQuick ; avec une clé API personnelle, le traitement passe par votre fournisseur. Si vos documents doivent rester strictement en local, ce mode d’organisation ne convient pas.
Pour commencer par les noms, consultez le guide de renommage des PDF. Pour l’installation et le choix de l’IA, suivez le guide de démarrage.