Renommer et classer vos contrats et documents juridiques

Sur Mac et Windows, NameQuick 3 nomme et classe vos copies locales : contrats, baux et avis locatifs, PDF signés, brouillons Word et versions avec suivi des modifications, courriers et notifications juridiques, politiques, résolutions du conseil d'administration et dossiers juridiques. NDA désigne un accord de confidentialité ; SOW, un cahier des charges ou énoncé des travaux.

Les commandes sont indiquées en anglais ; les noms, entreprises et adresses des exemples sont fictifs. Ce guide ne constitue pas un conseil juridique.

#Résultat attendu

Exemples de noms après vérification ; l'extension ne change jamais.

Lease-Agreement signifie bail, Renewal-Notice avis de renouvellement, Legal-Letter courrier juridique et Policy-Update mise à jour de politique interne. Vous pouvez utiliser Bail ou Contrat-Signe si name contains recherche le même mot.

L'IA lit le texte visible des PDF et l'image des scans ou photos, sans étape OCR séparée. Vérifiez ses propositions : elle peut se tromper.

#Créer le préréglage

Ouvrez Presets → New Preset → Filename template. Avec Add part → New field…, créez quatre champs ; renseignez Add instructions for this part pour chacun :

Document date : date d'effet, de signature ou d'émission visible, au format YYYY-MM-DD.
Document type : type visible parmi NDA, SOW, Lease-Agreement, Legal-Letter, Policy (politique), Notice (notification), Amendment (avenant), Resolution (résolution).
Parties or matter : parties, dossier, bien ou actif explicitement nommés.
Status : seulement Draft, Signed-Copy ou Superseded, uniquement si le document l'indique.
Ordre : Document date, Document type, Parties or matter, Status.
Séparateur : _

Réglez le séparateur sur _, puis Use for all gaps. Pour Document date et Parties or matter, choisissez If not found → Use text : REVIEW ; pour Status, Leave out.

Ne déduisez jamais une date de signature de la date de modification du fichier. Une version comme v3 doit être visible. Pour un bien, excluez toute adresse personnelle. Draft signifie brouillon, Signed-Copy copie signée, Superseded remplacé.

Les modifications valides des préréglages et des règles s'enregistrent automatiquement.

#Alternative : instructions rédigées

Choisissez Written instructions à la place. Les exclusions suivantes valent également pour les quatre champs :

Nommez selon le schéma date_document-type_parties-or-matter_status.
Utilisez uniquement les dates, parties et statuts visibles.
Gardez les types anglais et l'extension d'origine.
Ne décidez pas qu'un contrat est valide, exécutoire, expiré ou dûment signé.
Si une date d'expiration est visible, écrivez Expires-YYYY-MM-DD, jamais Expired.
Si un champ essentiel est incertain, écrivez REVIEW sans deviner.
Excluez les conclusions juridiques, clauses confidentielles, notes juridiques, numéros complets de compte, de police d'assurance ou de dossier, numéros d'identification personnels, adresses personnelles, numéros de téléphone, images de signatures et cachets.

REVIEW est votre marqueur, jamais un ajout automatique de NameQuick.

#Tester avant utilisation

Suivez Test this Preset → Choose a sample file… → Test Preset avec un bail scanné, un NDA signé et un courrier ambigu. Ces tests sont gratuits chez NameQuick ; un fournisseur cloud utilisé avec Self-Managed peut facturer l'analyse.

#A. Traiter un stock ponctuel

Travaillez sur une copie du dossier. Dans Quick Rename, activez Review before applying avant d'ajouter les fichiers (Settings → Renaming → Apply suggestions from files you add : Review).

Choisissez votre préréglage, puis Add files. Comparez chaque proposition au document avant d'utiliser Apply {n} names. En cas d'erreur, n'appliquez rien : utilisez Clear, corrigez et testez le préréglage, puis ajoutez de nouvelles copies. Quick Rename ne permet pas de modifier chaque ligne.

#B. Organiser les arrivées régulières

Dans Settings → Folders → Add folder, connectez un dossier d'arrivée vide, par exemple Legal/Intake. Choisissez votre préréglage de contrats comme mode de traitement et Hold for Review comme réglage d'application. Les fichiers déjà présents lors de la connexion ne sont pas renommés.

Ouvrez Review dans la barre latérale : approuvez avec Apply this name ou Apply and next, modifiez le nom dans la ligne puis cliquez sur Apply edit, ou choisissez Keep original.

NameQuick doit rester actif : sur Windows, fermer la fenêtre quitte l'application ; réduisez-la plutôt.

#Classer après vérification

Dans Rules → After a file is renamed, les conditions portent uniquement sur le nom final et les propriétés du fichier, jamais sur son contenu. Ces règles concernent les dossiers surveillés, pas Quick Rename.

Les nouvelles règles sont activées : utilisez Disable pendant la configuration, vérifiez le volet Proof, puis Enable.

La virgule signifie qu'un seul des mots suffit. Dans Settings → Renaming, Run all matching Rules est désactivé par défaut : seule la première règle correspondante s'exécute. Placez donc REVIEW en premier. Approuver un nom retenu déclenche ces règles.

Les jetons {year}/{month} représentent la date du traitement, pas celle du contrat : ne les utilisez pas pour des dossiers annuels contractuels. Il n'existe aucun jeton {client}, {party} ou {property}.

Les tags Finder sont réservés au Mac ; sur Windows, les tags des PDF restent uniquement dans History.

#Annulation et limites

Pour les actions enregistrées, History → Undo peut annuler renommages et déplacements. Cela peut échouer si le fichier a été déplacé, est ouvert ou si l'ancien emplacement est occupé.

Vos systèmes restent la référence : CLM (gestion du cycle de vie des contrats), DMS (gestion documentaire) ou gestion des dossiers. NameQuick ne remplace ni ces outils ni votre conseil juridique. Il ne fournit ni conseil juridique ni évaluation des risques, n'approuve ni ne signe les documents et ne décide pas des durées de conservation.

#Questions fréquentes

#Peut-il renommer les contrats d'après leur contenu ?

Oui, d'après le texte visible et l'image des pages, avec vérification préalable. La lecture des scans dégradés ou manuscrits n'est pas garantie.

#Peut-il reconnaître un contrat signé ?

Seulement si le document l'indique ou le montre visiblement. Il ne vérifie ni les signatures ni le statut de signature électronique. En cas de doute, utilisez REVIEW ou Skip file.

#Que faire si une partie ou une date manque ?

If not found → Skip file retient le fichier pour vérification ; Use text inscrit votre marqueur.

#Convient-il aux contrats confidentiels ?

Managed traite les données dans le cloud de l'UE sans entraînement de l'IA et supprime les données temporaires après traitement ; Self-Managed avec un modèle local (Ollama, LM Studio ; MLX sur Apple Silicon) garde l'analyse sur l'appareil : consultez la confidentialité.