混在する財務書類フォルダの名前変更と振り分け

Mac と Windows で請求書・レシート・明細書・税務書類が混在するフォルダを整理します。1つの Preset で名前に種類の語句を必ず入れ、監視フォルダではその語句で振り分けます。

NameQuick 3 のアプリ画面は英語で表示されます。このページでは操作名を画面の表示どおり英語で示し、初めて出てくるときに日本語の意味を添えています。

種類が決まっているフォルダには、次の専用ページが適しています。

• レシートと経費：カードのレシート、出張・食事・立替経費。
• 請求書と仕入先書類：仕入先の請求書・支払請求・発注書・貸方票・税務フォーム。
• 銀行明細と財務 PDF：銀行・カード・証券・ローンの明細。

各ページで紹介する Filename template（ファイル名のパターン）には条件分岐がないため、混在フォルダでは文章で指定します。

#名前の例と読み取る項目

例の会社名・金額・数字はすべて架空です。拡張子は変わりません。

AI モデルが文書を読み、スキャンや写真ではページ画像を解析します。独立した内蔵 OCR 処理はありません。読み取れる項目は見える情報次第で、誤読もあります。

#1つの Preset を作る

Presets（プリセット）→ New Preset（新規プリセット）→ Written instructions（文章で指定）を開き、次を入力します。有効な変更は自動保存されます。

文書の種類を判定し、次の形で名前を付けてください。
請求書：日付_取引先_Invoice_請求書番号_合計-通貨
レシート：日付_店舗名_Receipt_合計-通貨_分類
明細書：対象期間_金融機関名_Statement
税務書類：税年度_Tax-Form_発行者
対応する種類の語句 Invoice、Receipt、Statement、Tax-Form を、その表記のまま必ず含めてください。
番号は INV-1182、NF-88341 など、記載の接頭辞を保ってください。
日付は YYYY-MM-DD、月次期間は YYYY-MM、税年度は YYYY とします。
合計は小数点をドットとする小数2桁、通貨は USD などのコードにしてください。
分類は Travel、Meals、Software、Office、Supplies、Other から選び、不要なら分類と直前の区切りを省いてください。
不明な必須情報は推測せず MISSING にしてください。
税務識別番号、口座番号・カード番号（全桁・一部とも）、IBAN、残高、住所、電話番号は入れないでください。
名称内の語間はハイフン、項目間はアンダースコアにし、拡張子は変えないでください。

機密情報の除外は、この指示によるものです。種類の語句は独自のものに変更できますが、Preset と Rule で必ず一致させてください。

Test this Preset（このプリセットをテスト）→ Choose a sample file…（サンプルファイルを選択…）→ Test Preset（プリセットをテスト）で、4種類から1ファイルずつ試します。

#単発の一括処理

Quick Rename（クイックリネーム）では、ファイル追加前に処理モードで作成した Preset を選び、 Review before applying（適用前に確認）をオンにします。これは Settings（設定）→ Renaming（名前変更）→ Apply suggestions from files you add（追加するファイルの候補の適用）→ Review（先に確認）と同じ設定です。Preset と確認設定は追加時に取り込まれます。

ドラッグ＆ドロップか Add files（ファイルを追加）で追加し、全候補を文書と照合します。 Apply 4 names（4件の名前を適用）で準備済みの候補を一括適用します。このページのボタン内の件数は例です。

行ごとの編集や選択分だけの適用はできません。誤りがあれば適用せず、バッチ完了後に Clear（クリア）で一覧だけを空にします。ファイルは削除されません。Preset を直し、 Test this Preset で再テストして新しいコピーを追加します。この方法で追加したファイルには、ルールは実行されません。

#監視フォルダでの継続処理

空の取り込みフォルダから始めます。 Settings → Folders（フォルダ）→ Add folder（フォルダを追加）で接続し、処理の選択欄で同じ Preset、適用の選択欄で Hold for Review（確認待ちにする）を選びます。Preset を選ぶと直ちに命名が有効になります。設定後にテスト用コピーを入れます。接続時の既存ファイルは初期状態として扱われ、名前は変わりません。

NameQuick は起動しておきます。Mac ではウィンドウを閉じても動作しますが、Windows では閉じると終了するため最小化してください。

保留中の候補はサイドバーの Review（確認）に表示されます。 Apply this name（この名前を適用）か、行内で編集して Apply edit（編集を適用）を使います。一括適用は Apply selected (4)（選択項目を適用（4件））、変更しない場合は Keep original (4)（元のまま保持（4件））を使います。承認すると、有効な名前変更後のルールが実行されます。

#名前の語句で振り分ける

サイドバーの Rules（ルール）→ After a file is renamed（ファイルの名前変更後）を使います。対象は監視フォルダ内のファイルだけです。条件はファイル属性と変更後の名前を調べます。内容から金額・取引先・分類・文書種類を読めないため、種類の語句を名前に入れます。

新規 Rule は有効状態で作られ、有効な変更は自動保存されます。まず Disable（無効にする）にして設定します。

各 Rule の is in（場所：）で取り込みフォルダを指定します。 name contains（名前に含む語句：）はカンマ区切りの語句のどれか1つを含めば成立し、 name matches（名前が一致する）は正規表現で照合します。

Move the file（ファイルを移動）→ move it into a folder（フォルダに移動）は、新しい名前を保って Rule ごとの固定先へ移動します。 Set tags（タグを設定）は Mac では Finder タグ、Windows では対応するファイル形式の属性に書き込みます。File Explorer でのタグ表示は保証しません。

Settings → Renaming の Run all matching Rules（一致するすべてのルールを実行）は初期状態でオフです。最初に一致した Rule だけが動くため、具体的な条件を優先し、Check を先頭に置きます。

Proof（検証）で最近のファイルに対する判定を再現し、結果を確認してから Enable（有効にする）にします。検証では実際に移動しません。

年度別なら Finance/2026/Invoices などの固定フォルダを作って指定します。{year}・{month}・{day} は文書日付ではなく処理日時に基づきます。分類・取引先・顧客・口座・金額のパストークンはありません。

#戻す操作と用途の限界

History（履歴）の記録から Undo（取り消す）／ Undo all 4（4件すべて取り消す）で名前変更や移動を可能な範囲で戻せます。戻す先の同名ファイル、対象の移動・消失、開いているファイルなどで失敗することがあります。無制限ではなく、取り消し後のやり直し機能もありません。

請求書承認・支払い・口座照合は行わず、記帳や会計・買掛金管理・税務ソフトの代わりにはなりません。税務上の分類の正しさや保存・監査要件への適合を保証せず、法務・税務・財務の助言も提供しません。

プライバシー：Managed はキー不要の NameQuick の EU クラウド AI で、内容を AI 学習には使わず、一時保存データは処理後に削除します。Self-Managed で自分のクラウドキーを使う場合、内容（ファイル自体を含む場合もあります）をその提供元へ直接送ります。ローカルモデルは Ollama・LM Studio（Mac と Windows）、MLX（Apple Silicon 搭載 Mac、macOS 14 以降）で端末内解析できますが、インストール、ダウンロード、ライセンス・更新確認にはインターネットを使います。AI は解析中に文書全体を見ます。ファイル名への記載を避けるかどうかは別で、Preset に除外を指示します。

#よくある質問

#Mac や Windows で請求書を自動リネームするには？

Preset を作り、単発なら Quick Rename、継続処理なら監視フォルダを使います。

#スキャンしたレシートや写真も読めますか？

はい。画像から読み取ります。誤読があり得るため、適用前に確認してください。

#会計・税務ソフトの代わりになりますか？

いいえ。ファイル名と整理を支援するもので、会計処理や税務判断を代行しません。