Beispiele für Kundendateien
Kunden- und Projektdateien auf Mac und Windows umbenennen und organisieren
Mach aus unordentlichen Kundenordnern konsistente, durchsuchbare Dateinamen mit inhaltsbasiertem Umbenennen, Presets (Dateinamenvorlage oder schriftliche Anweisungen), Prüfung vor dem Anwenden, Verlauf mit Rückgängig, überwachten Ordnern, Regeln und Tags (auf dem Mac als Finder-Tags).
Nutze diesen Workflow für Angebote, SOWs, Verträge, Berichte, Screenshots, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Exporte, Bilder und Video-Assets. NameQuick organisiert lokale Dateien; es ersetzt nicht dein CRM, DMS, Projektmanagement-Tool oder deine maßgebliche Kundenablage.
Zum Beispiel kann aus Final_v3.pdf der Name Nordstern-Verlag_Website-Relaunch_SOW_2026-04-18_v3.pdf werden.
Was in einem Kundenordner landet
Unterschriebene PDFs, Angebote und SOWs aus E-Mails oder E-Signatur-Tools, oft mit Namen wie Final_v3.pdf oder vertrag unterschrieben.pdf.
Präsentationen, Berichte und Tabellen-Exporte aus verschiedenen Tools, benannt wie finale praesentation v2.pdf oder export (12).xlsx.
Screenshots, Produktfotos, Design-Bilder und Videoschnitte mit Namen wie Bildschirmfoto 2026-05-09 um 14.22.10.png oder render_final_final.mp4.
CSV- und Analytics-Exporte, Gesprächszusammenfassungen und Verwaltungsnotizen als Word-Dokumente mit Namen wie notizen kunde.docx.
Starte mit dem Dateinamenformat für Kundendateien
Starte mit einem Dateinamenformat, wenn jede Datei derselben Feldreihenfolge folgen soll. Geh zu Presets → Neues Preset → Dateinamenvorlage und verwende diese Vorgabe.
Felder - Kunde - Projekt - Dokument- oder Asset-Typ - Datum oder Zeitraum - Status oder Version Muster {client}_{project}_{type}_{date_or_period}_{status_or_version} Feldregeln - Verwende den Kundennamen, wenn er im Dokument, im Dateinamen oder im Ordnerkontext sichtbar ist. - Verwende den Namen des Projekts, der Kampagne, des Retainers oder des Workstreams, wenn er eindeutig ist. - Verwende einen Typ wie Angebot, SOW, Bericht, Screenshot, CSV-Export oder Video-Ad. - Verwende exakte Datumsangaben als JJJJ-MM-TT oder einen Zeitraum als JJJJ-MM oder JJJJ-Q#. - Verwende Entwurf, Unterzeichnet, Freigegeben oder v1/v2/v3 nur, wenn die Datei das hergibt. Ist ein Feld unklar, rate nicht: Stell bei Wenn nicht gefunden Datei überspringen ein (die Datei wartet zur Prüfung) oder Text verwenden mit einem Marker wie Zur-Pruefung. Nicht aufnehmen - private Kennungen, Kundenadressen oder Telefonnummern - Konto-, Zahlungs- oder Rechnungsnummern - vertrauliche Notizen oder unveröffentlichte Konditionen
Varianten des Dateinamenformats
Wähle die Variante, die dazu passt, wie du diese Dateien sortierst. Jede behält dasselbe strukturierte Muster.
Für kundengerichtete Arbeit wie Präsentationen, Berichte, Mockups, Videoschnitte, Strategiedokumente und Kreativergebnisse.
- •Verwende kurze Typen wie Strategie-Deck, Monatsbericht oder Design-Mockup
- •Halte Entwurf, Final, Freigegeben oder v1/v2/v3 sichtbar, wenn der Prüfstatus zählt
- •Vermeide vertrauliche Details in Dateinamen, sofern dein Team sie nicht ausdrücklich erlaubt
Felder, die NameQuick aus Kunden- und Projektdateien liest
Für Kundenordner sind die nützlichsten Felder meist Kunde, Projekt, Dateityp, Datum, Status, Version, Zeitraum oder Asset-Kontext.
Kunden- und Projektnamen sollten nicht geraten werden. Kann NameQuick ein Feld nicht zuverlässig erkennen, soll die Datei warten: Mit Wenn nicht gefunden → Datei überspringen bleibt sie zur Prüfung, mit Text verwenden bekommt sie einen eigenen Marker wie Zur-Pruefung.
| Feld | Nützlich für | Beispiel |
|---|---|---|
| Kunde | Arbeit im Finder oder Explorer, in der Suche und in Regeln nach Kunden gruppieren | Nordstern-Verlag |
| Projekt | Retainer, Kampagnen, Audits, Launches, Mandate oder Workstreams trennen | Website-Relaunch |
| Dokumenttyp | Die Datei verstehen, ohne sie zu öffnen | SOW, Angebot, Vertrag, Bericht |
| Datum | Chronologisch sortieren und vage Namen wie final vermeiden | 2026-04-18 |
| Status oder Version | Entwurf, unterzeichnet, freigegeben, final, überarbeitet oder nummerierte Versionen nachverfolgen | Entwurf, Unterzeichnet, Freigegeben, v3 |
| Liefergegenstand | Kundengerichtete Arbeit von Zuarbeit trennen | Strategie-Deck, Monatsbericht, Video-Ad |
| Quellkanal | Festhalten, woher die Datei kam, wenn das beim Einsortieren hilft | E-Mail, Slack, Kundenportal, Zoom |
| Asset-Typ | Screenshots, Bilder, Videos, Audio, Design-Dateien und Exporte organisieren | Screenshot, Hero-Bild, CSV-Export |
| Zeitraum | Monats-, Quartals-, Jahres- oder Kampagnen-Reporting | 2026-05, 2026-Q2, FY2026 |
| Verantwortliche oder Abteilung | Gemeinsame Kundenordner, in denen Team-Zuständigkeit zählt | Finanzen, Legal, Kreation, Ops |
Halte sensible Daten aus Dateinamen heraus
Diese Details sollten nie in einem Dateinamen auftauchen. Das Dateinamenformat und die schriftlichen Anweisungen schließen sie standardmäßig aus.
- private Kennungen, Kundenadressen oder Telefonnummern
- Konto-, Zahlungs- oder Rechnungsnummern
- vertrauliche Notizen oder unveröffentlichte Konditionen
- geratene Kunden-, Projekt- oder Statuswerte (nutze stattdessen Wenn nicht gefunden → Datei überspringen oder einen eigenen Marker wie Zur-Pruefung)
Ein praktischer Workflow
Starte mit einem unordentlichen Kunden- oder Projektordner
Wähle einen echten Ordner (im Finder oder Explorer) wie Downloads, Schreibtisch, einen Kunden-Eingang oder einen gemeinsamen Projektordner. Nimm eine repräsentative Mischung aus PDFs, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, Screenshots, Exporten und Assets dazu.
Lass die KI den Inhalt lesen
NameQuick gibt den Dateiinhalt an die KI: Text aus Dokumenten und bei gescannten PDFs, Screenshots und bildbasierten Dokumenten das Bild, aus dem das Modell Kunde, Projekt, Datum und Dokumenttyp liest. Einen separaten lokalen OCR-Schritt gibt es dabei nicht.
Wähle die Felder, die du vereinheitlichen willst
Für die meiste Kundenarbeit starte mit Kunde, Projekt, Dokumenttyp, Datum und Status oder Version. Ergänze Zeitraum, Quelle, Verantwortliche oder Asset-Typ nur, wenn sie dir helfen, Dateien schneller zu finden.
Wähle oder erstelle ein Dateinamenformat
Wende ein Dateinamenformat an, das zum Ordner passt. Nutze ein Liefergegenstands-Format für kundengerichtete Arbeit, ein Vertragsformat für SOWs und Vereinbarungen und ein Bericht/Export-Format für Tabellen und wiederkehrende Exporte.
Nutze schriftliche Anweisungen für gemischte Ordner
Füge schriftliche Anweisungen ein, die NameQuick sagen, wie es mit PDFs, Verträgen, Screenshots, Tabellen, Design-Assets, Meeting-Notizen und unklaren Dateien umgehen soll. Lass unklare Felder nicht raten: Verlange in den Anweisungen einen eigenen Marker wie Zur-Pruefung, oder nutze in einer Dateinamenvorlage bei Wenn nicht gefunden die Option Datei überspringen.
Prüfe jeden vorgeschlagenen Namen in der Vorschau
Sieh dir die Vorher/Nachher-Liste in NameQuick an. Prüfe Kundennamen, Projektnamen, Datumsangaben, Dokumenttypen, Versionsbezeichnungen und alles mit Zur-Pruefung, bevor lokale Dateien geändert werden.
Wende die Stapel-Umbenennung an und mach sie bei Bedarf rückgängig
Wende freigegebene Namen in Stapeln an. Sieht ein Stapel vor dem Anwenden nicht richtig aus, wende nicht an, leere die Liste, passe das Preset an und füge frische Kopien hinzu. Nach dem Anwenden nimmst du einen Stapel im Verlauf mit Rückgängig zurück, soweit das möglich ist.
Mach aus dem Setup einen wiederholbaren Ordner-Workflow
Füge wiederkehrende Eingangsordner (Scanner-, Export- oder Kunden-Eingang) unter Einstellungen → Ordner → Ordner hinzufügen als überwachte Ordner hinzu, anfangs mit Zuerst prüfen. Regeln unter Nachdem eine Datei umbenannt wurde sortieren Dateien dann anhand von Wörtern im fertigen Namen ein und setzen Tags (auf dem Mac als Finder-Tags). Regeln gelten nur für überwachte Ordner, nicht für Schnell umbenennen.
Optional: schriftliche Anweisungen nutzen
Wenn Freitext-Anweisungen besser zu diesem Ordner passen, füge sie ein unter Presets → Neues Preset → Schriftliche Anweisungen. Ein Dateinamenformat bleibt der konsistentere Startpunkt, wenn jede Datei derselben Struktur folgen soll.
Benenne jede Datei für einen Kunden-/Projektordner anhand der sichtbaren Dateiinhalte um. Der Ordner kann PDFs, gescannte PDFs, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, CSV-Exporte, Screenshots, Bilder, Video-Assets, Verträge, Angebote, SOWs, Berichte, Meeting-Notizen und Verwaltungsdokumente enthalten. Bevorzugtes Format: {client}_{project}_{documentType-or-assetType}_{date-or-period}_{status-or-version} Extraktionsregeln: - Verwende den Kundennamen, wenn er im Dokument, im Dateinamen, im Ordnerkontext oder wiederholt im Dateiinhalt sichtbar ist. - Verwende den Namen des Projekts, der Kampagne, des Mandats, des Retainers, des Workstreams oder des Liefergegenstands, wenn er eindeutig ist. - Verwende Dokumenttypen wie Angebot, SOW, Vertrag, Bericht, Meeting-Notizen, Design-Mockup, Screenshot, CSV-Export, Video-Ad, Rechnungsanhang oder Kundenfreigabe. - Verwende exakte Datumsangaben als JJJJ-MM-TT. - Verwende Zeiträume als JJJJ-MM oder JJJJ-Q# für Monats- oder Quartalsberichte. - Verwende Entwurf, Unterzeichnet, Freigegeben, Final, Zur-Pruefung oder v1/v2/v3 nur, wenn das Dokument oder der vorhandene Dateiname das hergibt. - Verwende bei Screenshots und Bildern sichtbare UI, Motiv, Asset-Typ oder Kontext, aber halte den Namen knapp. - Ergänze bei Videos Länge oder Platzierung nur, wenn beides offensichtlich und nützlich ist, etwa 15s, 30s, Demo, Walkthrough oder Social-Ad. Sicherheitsregeln: - Rate keine fehlenden Kunden-, Projekt- oder Statusfelder. - Ist die Datei wichtig, aber unklar, ergänze Zur-Pruefung, statt Details zu erfinden. - Nimm keine privaten Kennungen, vollständigen Adressen, Telefonnummern, Kontonummern, Zahlungsdaten oder vertraulichen Notizen in den Dateinamen auf. - Verwende Bindestriche innerhalb von Feldwerten und Unterstriche zwischen den Hauptfeldern. - Entferne Zeichen, die in Dateinamen auf Mac oder Windows nicht erlaubt sind: / \ : * ? " < > | und Zeilenumbrüche. - Halte den Dateinamen lesbar und möglichst unter 140 Zeichen. - Behalte die ursprüngliche Dateiendung bei. Beispiele: Final_v3.pdf -> Nordstern-Verlag_Website-Relaunch_SOW_2026-04-18_v3.pdf notizen kunde.docx -> Hafen-Studio_Q2-Retainer_Meeting-Notizen_2026-05-07.docx export (12).xlsx -> Blaufeld-GmbH_Monatsabschluss_Kreditoren-Export_2026-05.xlsx Bildschirmfoto 2026-05-09 um 14.22.10.png -> Zedern-Labs_App-Redesign_Screenshot_Checkout-Fehler_2026-05-09.png render_final_final.mp4 -> Lichtblick-Media_Produkt-Launch_Video-Ad_30s_v4.mp4 Gib nur den Dateinamen zurück, ohne Erklärung.
Erst umbenennen, dann einsortieren
Sobald die Namen stabil sind, können Regeln in überwachten Ordnern Dateien nach dem Umbenennen verschieben und taggen. Sie prüfen den fertigen Namen und Dateieigenschaften, nicht den Inhalt. Halte die ersten Regeln eng und schicke unlesbare Dateien in die Prüfung.
Dateien landen in einem Kunden-Eingang
Neue Dateien landen in Downloads, auf dem Schreibtisch, in einem Scanner-Ordner, einem gemeinsamen Kundenordner oder einem Projekt-Eingang.
NameQuick schlägt Kunden-/Projektnamen vor
NameQuick nutzt das gewählte Dateinamenformat oder die schriftlichen Anweisungen, um Kunde, Projekt, Typ, Datum, Status, Version, Zeitraum oder Asset-Kontext zu extrahieren.
Du prüfst den Stapel in der Vorschau
Prüfe die vorgeschlagenen Namen, besonders alles mit Zur-Pruefung sowie juristische, finanzielle oder kundengerichtete Liefergegenstände.
Regeln sortieren umbenannte Dateien ein
In überwachten Ordnern verschieben Regeln nach dem Umbenennen Dateien in Kunden-/Projektordner und setzen Tags für Typ, Status oder Workstream (auf dem Mac als Finder-Tags).
Der Finder bleibt lesbar
Kundenordner lassen sich leichter überblicken, durchsuchen, teilen, archivieren und übergeben, ohne dass der Finder zum CRM wird.
| Regel | Auslöser oder Bedingung | Aktion | Beispiel |
|---|---|---|---|
| Kunden-Routing | Nachdem eine Datei umbenannt wurde: Name entspricht ^Nordstern-Verlag_ | In den Ordner Kunden/Nordstern-Verlag verschieben (eine Regel pro Kunde; einen Platzhalter {client} gibt es nicht) | Nordstern-Verlag_* -> Kunden/Nordstern-Verlag/ |
| Projekt-Routing | Name enthält Zedern-Labs_App-Redesign | In den Ordner Kunden/Zedern-Labs/App-Redesign verschieben (eine Regel pro Projekt) | Zedern-Labs_App-Redesign_* -> Kunden/Zedern-Labs/App-Redesign/ |
| Unterzeichnete Dokumente | Name enthält _Unterzeichnet (Regeln lesen keinen Dokumentstatus, nur den fertigen Namen) | In den Ordner Legal/Unterzeichnet verschieben und mit Tags setzen das Tag Unterzeichnet vergeben | SOW_2026-04-18_Unterzeichnet.pdf |
| Zur Prüfung | Dateiname enthält Zur-Pruefung | Nicht verschieben, nur mit Tags setzen das Tag Zur Prüfung vergeben | Zur-Pruefung_export.csv |
| Berichte und Exporte | Dateiname enthält Bericht, Export, CSV-Export oder einen Zeitraum wie 2026-Q2 | In den Ordner Berichte verschieben und mit Tags setzen das Tag Bericht vergeben ({period} gibt es nicht; für einen Ordner pro Zeitraum brauchst du je eine Regel) | Blaufeld-GmbH_Filial-Audit_Finanzbericht_2026-Q2.xlsx |
| Kreativ-Assets | Typ ist jpg, png, mp4, mov und Name enthält Video-Ad, Hero-Bild, Screenshot | In den Ordner Assets verschieben und mit Tags setzen das Tag Kreation vergeben ({assetType} gibt es nicht) | Lichtblick-Media_Produkt-Launch_Video-Ad_15s_v5.mp4 |
| Kundenfreigaben | Dateiname enthält Freigabe, Freigegeben oder Kundenfreigabe | Nach Freigaben/ verschieben und Tag Freigegeben hinzufügen | Hafen-Studio_Q2-Retainer_Kundenfreigabe_2026-05-14.pdf |
Beispiele für Finder-Ordnerstrukturen
Nach Kunde und dann nach Projekt organisieren
Nutze das, wenn Kunden- und Projektkontext die wichtigsten Wege sind, Dateien später wiederzufinden.
Naming emphasis: {client}_{project}_{documentType}_{date}_{statusVersion}
NameQuick organisiert Dateien. Es ist nicht deine maßgebliche Kundenablage.
NameQuick erzeugt lesbare, konsistente Dateinamen für lokale Dateien auf Mac und Windows und macht Kundenarbeit leichter zu finden, zu prüfen, zu archivieren und zu übergeben. Leite unklare, kundengerichtete, juristische, finanzielle oder vertrauliche Dateien in die Prüfung, statt sie in einem Archiv zu vergraben, und lass dein CRM, Projektmanagement-Tool, DMS oder Kundenportal die maßgebliche Quelle für Entscheidungen und Freigaben bleiben. Für diese Dateien tut es Folgendes nicht:
- Ein CRM oder Projektmanagement-System ersetzen
- Entscheiden, welches Kundendokument rechtlich oder kommerziell final ist
- Verträge, SOWs, Rechnungen oder Liefergegenstände freigeben
- Ein DMS für Aufbewahrung, Berechtigungen, Prüfpfade oder Zusammenarbeit ersetzen
- Garantieren, dass die KI jedes wichtige Detail korrekt gelesen hat
- Die menschliche Prüfung kundengerichteter, juristischer, finanzieller oder vertraulicher Dateien ersetzen
Häufige Fragen
Wie organisiere ich Kundendateien auf dem Mac ohne DMS?
Nutze eine vorhersehbare Finder-Ordnerstruktur und benenne Dateien mit Kunde, Projekt, Dokumenttyp, Datum und Status um. NameQuick hilft, indem es Dateiinhalte liest, vorgeschlagene Namen in der Vorschau zeigt und Stapel-Umbenennungen anwendet, bevor Regeln Dateien verschieben oder taggen.
Kann NameQuick Kunden-PDFs anhand des Inhalts umbenennen?
Ja. NameQuick kann PDF-Text lesen, und bei gescannten PDFs liest das KI-Modell den Text aus dem Seitenbild, um Namen auf Basis von Kunde, Projekt, Dokumenttyp, Datum, Status und weiterem sichtbaren Kontext vorzuschlagen. Prüfe die Ergebnisse in der Vorschau, bevor du sie auf wichtige Dateien anwendest.
Kommt es mit Word, Excel, Screenshots, Bildern und Videos zurecht?
Ja. Der Workflow deckt gemischte Kundenordner mit Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, CSV-Exporten, Screenshots, Bildern und Videos ab. Welche Felder nützlich sind, hängt davon ab, was im Inhalt erkennbar ist. Große Tabellen liest NameQuick nur als Stichprobe; Videos gehen mit Managed als Medium an das Modell, mit eigenem Key nur bei Gemini, und lokale Modelle nehmen keine Videos.
Ersetzt NameQuick ein CRM oder Projektmanagement-Tool?
Nein. NameQuick organisiert lokale Dateien auf deinem Mac oder Windows-PC. Dein CRM, Projektmanagement-Tool, DMS oder Kundenportal bleibt die maßgebliche Quelle für Kundenbeziehungen, Aufgaben, Entscheidungen und Freigaben.
Was mache ich, wenn NameQuick sich bei Kunde oder Projekt nicht sicher ist?
Lass nicht raten: Stell in der Dateinamenvorlage bei Wenn nicht gefunden Datei überspringen ein, dann wartet die Datei auf dem Bildschirm Prüfen, oder nutze Text verwenden mit einem eigenen Marker wie Zur-Pruefung. Starte überwachte Ordner mit Zuerst prüfen und lass Regeln erst automatisch einsortieren, wenn das Namensmuster zuverlässig ist.
Ist das sicher für vertrauliche Kundendateien?
Nutze konservative Namensmuster, vermeide sensible Kennungen, prüfe vor dem Anwenden in der Vorschau und wähle KI-Einstellungen, die zu deinen Datenschutzanforderungen passen. NameQuick hilft bei der Organisation, verantwortlich für den Umgang mit vertraulichen Kundendaten bleibst du.
Mach einen unordentlichen Kundenordner lesbar
Benenne 30 Kundendateien kostenlos um. NameQuick liest jedes PDF, Dokument, jeden Export, Screenshot, jedes Bild und Video und zeigt jeden Namen in der Vorschau, bevor er angewendet wird.